Granskningskommitténs rapport 1997 Underlag till styrelsemöte 1-2 september 1997

Amnesty International
Svenska sektionen

1997-11-03







Granskningskommitténs rapport till budgetmötet 1997-11-15



1. Budgetens utformning

Förslag till budget 1998 innehåller många positiva förändringar jämfört med förslag till budget 1997.

D-utskottet som av styrelsen fått direktiv att se över budgetprocessen har i en skrivelse till svenska sektionens styrelse daterad den 6 juni 1997 föreslagit förändringar. Flere av dessa är genomförda i förslaget till budget. Förändringen i budgetprocessen får dock fullt genomslag först om ett år. I förslaget till budget 1998 finns en tydligare koppling av budgeten till handlingsplanen. Budgeten har delats upp i en fast del och två delar disponibla först efter särskilt beslut av styrelsen. Budgeten innehåller också en långsiktig ekonomisk planering med förslag till budget för 1999, där beslut om den fasta delen måste tas i december 1997. De många bilagorna med, bl.a med uppdelning av kostnader i fast och disponibel del respektive med redovisning av fördelade programkostnader, ger budgeten en lättillgänglig struktur och gör den därmed överskådlig.

Om delprogram i de disponibla delarna ej genomförs kan personal disponeras för andra uppgifter. I de disponibla delarna ska ligga enbart kostnader som går att på kort sikt påverka. Detta medför för budget 1998 att personalkostnader för fasta tjänster, liksom redan gjorda projektanställningar, i sin helhet ligger i den fasta delen, i de disponibla delarna kan enbart kostnader för eventuella nya projekttjänster ligga. Beslut om att inte genomföra eller att skjuta fram delprogram i de disponibla delarna kräver därför också beslut om vilka delprogram de anställda i stället skall arbeta med. Det bör framgå vilka de alternativa programmen är och prioriteringarna mellan dessa.

En komplikation vid läsningen av budgeten är att delprogrammen i programbudgeten redovisas i annan ordning än i översikten över fördelade programkostnader. Om ordningen i programbudgeten är en prioritetsordning bör detta tydligt anges. Om så inte är fallet saknas en prioritering mellan delprogram inom de disponibla delarna. Eftersom den nya budgetprocessen ej slagit igenom fullt ut och den fasta delen av budgeten därför är stor, bör delprogrammen prioriteras även inom denna.


2. Budgetramarna

Budgetförslaget på 39.000 tkr för 1998 är balanserat. Budgeten bygger dock på en liten intäktsökning på 2,1% jämfört med budget 1997. Budget för 1998 innebär en marginell intäktsökning på 0,6% jämfört med utfallet för 1996. Prognosen för 1997 pekar på ett nollresultat. Den ökning av intäkterna som finns föreslaget hänförs till troliga effekter av att Amnestyfonden tilldelats Radiohjälpens höstinsamling 1998. I texten pekas på osäkerheten kring dessa effekter.

I förslaget till budget för 1998 ligger en stor del av kostnaderna i den fasta delen, 90,8%. I förslaget för 1999 utgör den fasta delen 75,7%. Då beslutet om den fasta delen i budget för 1999 tas redan i december 1997 kan även personalkostnaderna förändras.

Stor osäkerhet råder om intäkterna under 1998. Sektionens fria reserver minskade med 2,3 miljoner under 1996, varför inget utrymme för användning av sektionens reserver finns för 1998. Bristen på fria reserver och osäkerhet kring intäkterna talar snarare för att en förstärkning av reserverna behövs.


3.1. Ekonomisk rapport för andra tertialet 1997

I tabellen ”Sammanställning av kostnader” presenteras en sammanställnig av utfallet för det andra tertialet per programområde. Budgeten för 1997 specificeras utgående från de tre huvudkostnadsslagen direkta programkostnader (Progr), direkta lönekostnader (DL) och administrativa kostnader (ADM). För respektive huvudkostnadsslag jämförs utfallet (Diff%) för det andra tertialet (2:a T) med motsvarande budgetbelopp för det andra tertialet (Budg):




Programkostnaderna visar på en minskning med 1.301 tkr (15,7%). I bilaga 1 finns delprogrammen inom respektive programområde närmare specificerade. De stora nedragningarna har skett inom 5.Information och kommunikation; Amnesty Press med 555 tkr (38,4%) samt 6.Finansiell stabilitet och tillväxt; Insamlingsarbete; 757 tkr (34,4%) .

Ökning av programkostnader har skett inom 1.Utredning och aktioner; Lobbyverksamhet 111 tkr (56,0%) samt 6.Finansiell stabilitet och tillväxt 111 tkr (47,4%) och Almanackan 287 tkr (52,8%).

Huruvida dessa förändringar är ett beslut baserade på gjorda omprioriteringar eller felaktiga budgetestimering framgår ej klart av tertialrapporten vilket vore önskvärt.

De direkta lönekostnaderna visar på en genomsnittlig kostnadsökning på 105 tkr (3,1%) per 97-08-31. Ökningen av de direkta lönekostnaderna har skett inom programområdena 2.Medlemsaktiviteter 74 tkr (6,5%) samt 5.Information och kommunikation 49 tkr (6,9%).

Inom 4.Medlemmar och organisation har de direkta lönekostnaderna minskat med 56 tkr (14,6%).

Ökningen av de direkta lönekostnaderna är inom rimliga gränser såtillvida denna nivå bibehålls under det tredje tertialet. Större avvikelser mellan budget och utfall i direkta lönekostnader mellan programområden borde stimuleras, då detta skulle innebära en ökad flexibilitet i utnyttjande av personalresurserna på sekretariatet.

Administrationskostnaderna, dvs kostnaderna för sekretariatet, administrativ personal och avskrivningar visar på en minskning på 179 tkr, dvs -3,0%. Detta visar på betydelsen av att de fasta kostnaderna följs upp löpande. Det är av vikt i budgetsammanhag, att även de olika kostnadsslagen i verksamheten analyseras löpande, där möjligheter till minskning av kostnader och effektivisering av verksamhet kontinuerligt tas tillvara.

Sammantaget visar det andra teritialet på en minskning på 1.374 tkr (7,8%) i förhållande till tertialbudgeten. Huruvida detta är ett resultat av gjorda omprioriteringar, felaktiga budgetestimeringar eller problem i samband med genomförandet av delprogram framgår ej av tertialrapporten vilket vore önskvärt.

3.2. Personal

Av tabellen nedan framgår fördelningen av anställda per programområde för åren 1996, 1997, utfall 2:a tertialet 1997 samt 1998. Personalstyrkan har ökat med 0,20 tjänster i jämförelse med 1996 vid 2:a tertialets slut 1997 och är 26,95 tjänster. För budgetåret 1998 minskar personalstyrkan med 1,25 i jämförelse med 1996 till 25,50 tjänster. Hur denna minskning skall fördelas per programområde är ännu ej beslutat? Detta borde ha framgåt i budgetförslaget.



Fördelningen av tjänster per programområde framgår av bilaga 2.


3.3. Utveckling av tertialrapporten

I årets tertialrapport är det betydligt lättare att följa verksamheten i jämförelse med motsvarande rapport för 1996, vilket granskningskommittén med tillfredsställelse har noterat.

Två grundläggande problem kvarstår dock. Hur skall kopplingen mellan budget och handlingsplanen konkret utformas? Granskningskommittén anser att styrelsen har en bra målsättning beträffande den nya budgetmodellen. ”Den nya budgetmodellen ska visa en tydlig koppling till handlingsplanen och ska utformas som en långsiktig ekonomisk planering där handlingsplanens delmål kopplas till siffror. Budgeten ska innehålla en översikt över det gångna året, innevarande år och de två kommande åren för att underlätta uppföljning och utvärdering och tydliggöra vilka prioriteringar som görs och när de görs. Den ska vara flexibel så att den kan anpassas till förändrade omständigheter. Den ska fungera, både när intäkterna ökar och när de minskar.”

Hur skall delmålen utvärderas? Den nya budgetmodellen skall enligt styrelsen ”.. vara ett medel för att underlätta utvärderings- och uppföljningsarbetet. Vi föreslår att sekretariatet får i uppdrag att utarbeta riktlinjer och mätinstrument för detta.”

Enligt granskningskommitteen kräver detta att de anställda inom programavdelningen gör en genomgång av verksamheten inom respektive delprogram. Den genomgången skall förklara över- eller underutnyttjande av budgeterade resurser och samtidigt görs det även en utvärdering av delprogrammen. Dessa synpukter bör sedan ingå i tertialrapporten

Med tanke på att den nya budgetmodellen skall främja en långsiktig ekonomisk planering är det prioriteringar i handlingsplanens huvudmål och delmål, både på sekretariats- och distriktsnivå, som blir det primära. Styrelsens förutsättningar för att göra korrekta prioriteringar är beroende på hur väl utvärderingen kan göras. Av denna anledning bör arbetet med att utarbeta riktlinjer och mätinstrument för detta vara av högsta prioritet.

4. Handlingsplanen

4.1. Allmänt

Verksamheten skall bedrivas enligt handlingsplanen och budgeten skall därvid vara ett verktyg att genomföra plan och mål.


4.2. Rapport för 2:a tertialet 1997

I den ekonomiska rapporten för 2:a tertialet 1997 redovisas de aktiviteter som genomförts under de olika huvudmålangivelserna i Handlingsplanen.

Huruvida dessa aktiviteter inneburit någon grad av måluppfyllelse är svårt att avgöra. Av redovisningen framgår inte klart kopplingen till de delmål som uppställts i Handlingsplanen. Ej heller framgår en tydlig koppling av de aktiviteter som genomförts under de olika huvudmålangivelserna i Handlingsplanen till programområdena i budgeten. Det framgår inte heller vilket stöd som givits till gruppers och distrikts arbete för att nå handlingsplanens mål. (Anm. årsmötesbeslut om decentralisering)


4.3. Budget 1998

Årsmötesbeslut som påverkar budgeten skall återfinnas i texten under respektive program, antingen som påverkande kostnad eller med motivering till varför ekonomiskt utrymme ej kunnat medges, helst med angivande av beslutsnummer.

I budgetförslaget för 1998 har programkostnaderna (11.312 tkr) minskat med 3.325 tkr jämfört med 1996 (14.637 tkr), varav följer nedskärningar i verksamheten.

Årsmötesbeslut 58 om ”Distriktens roll i sektionen” ansågs visserligen endast besvarad på årsmötet med styrelsens yttrande. Men yttrandet innehöll dock en hel del tankar om konkreta åtgärder om stärkande av distrikten. Konkret kan vi i budgetförslaget endast återfinna en kostnadsökning på 157 tkr för start av Aktivistcentrum under 1998. Det framgår dock inte tydligt att just den eller ev. någon annan kostnadspost är relaterad till årsmötesbeslutet.


5. Amnestyfonden

Amnestyfonden är att betrakta som en egen juridisk person utifrån att den just är en fond och har sin bas i en stiftelseurkund. Den har därmed en speciell ställning i Amnestyrörelsen. De flesta av fondens ärenden är i någon del konfidentiella vilket ytterligare bidrar till att ge fonden en särställning. Fonden har genom åren haft karaktären av en för medlemmarna relativt stängd verksamhet.

Svenska sektionens årsmöte är tillika fondens årsmöte. Årsmötesdeltagarna tar ställning till om ansvarsfrihet ska beviljas den avgående styrelsen. En ny styrelse för det kommande verksamhetsåret väljs. Mot denna bakgrund anser granskningskommittén det viktigt att Amnestyrörelsen ges större insyn i såväl fondens verksamhet (både i planeringsstadiet och efter genomförandet) som budget respektive utfall och bokslut. Naturligtvis ska vederbörlig hänsyn tas till alla konfidentiella handlingar.

I dåvarande finansutskottets rapport till budgetmötet 1996 efterlystes en budget med verksamhetsplan för fonden. Då det fortfarande saknas både en årlig verksamhetsplan och en årlig budget för fonden, vill vi åter betona vikten av att dessa dokument tas fram.

Fonden sammanställer en månatlig rapport, ”Fondens ekonomi”, där en ekonomisk uppföljning av fondens verksamhet under innevarande år görs. F.n. är ”Fondens ekonomi” ett sätt att mäta pengar i enbart plus och minustermer. Kopplat till en verksamhetsplan och en budget kan även grad av måluppfyllelse mätas och ”Fondens ekonomi” får ytterligare en dimension.

”Fondens ekonomi” är dock ett bra instument för att kontinuerligt följa den ekonomiska situationen i fonden. Uppdelningen i intäkter, kostnader och utbetalning med respektive kommentarer är informativ. Granskningskommittén har dock några synpunkter på rapportens utformning:

- Redovisningen är i vissa delar svårförståelig för den oinsatte (tabellen som redovisar månatlig statistik kunde t.ex förses med förklarande kommentarer).

- Det är omöjligt att i redovisningen följa vilka projekt och vilka länder biståndet går till. Här kan det vara lämpligt att använda uppdelningen i ”Guidelines for AI relief work” (p.2 ”Beneficiaries and purposes of relief”). Därigenom möjliggörs en koppling till fondens verksamhetsberättelse vars struktur har likheter med den angiven i ”Guidelines...” (p.1).

- När en budget och en verksamhetsplan gjorts för fonden bör de budgeterade beloppen ingå som jämförande kolumner både vad gäller intäkter och kostnader.

I ”Riktlinjer för fondstyrelsens praktiska arbete” finns bestämmelser om behandling av konfidentiellt material. Där anges bl.a. alla aktörer som kan delges konfidentiellt material. Granskningskommittén finns inte bland dessa. Med anledning av det rekommenderar granskningskommittén en komplettering så att även granskningskommittén kan ta del av konfidentiellt material vid behov. Vi vill dock påpeka att hittills har vi inte haft några problem med att få ta del av begärt material.


Amnesty International
Svenska sektionen - Granskningskommittén

Thomas Back
Eva Sandhammar
Elisabeth Stålhane
Tony Öhrling



Specifikation av kostnader för 2:a Tertialet Bilaga 1







Specifikation över tjänster per programområde och delprogram Bilaga 2





Till: styrelsen
Från: sekretariatet/Anna Karin Wesslenius
Datum: 11 november 1997



Kommentarer till Granskningskommittéens rapport till budgetmötet 1997


Nedan följer några kommentarer till de delar av Granskningskommittéen rapport som direkt berör ekonomiska spörsmål.

1. 1. Budgetens utformning
Det finns ingen speciell anledning till att delprogramsuppställningarna har olika ordning i de olika dokumenten. De har helt enkelt inte under åren uppdaterats på samma sätt.

2. 3.1 Ekonomisk rapport för andra tertialet 1997
För att göra en budgetjämförelse med andra tertialet har årsbudgeten fördelats i 8/12. Detta är helt och hållet en konstruktion av Granskningskommittéen. Normalt arbetar vi endast med årsbudgetar. Anledningen till det är att vår verksamhet inte är jämnt fördelad över året och därför kan en jämförelse med en tidsmässigt fördelad budget ge en felaktig bild av utfallet. Min tanke är att nästa år göra en jämförelse med årets utfall efter 1:a och 2:a tertialet för att på så sätt se skillnaden mellan åren.

I andra stycket talas de om "de stora neddragningarna" inom programmen Amnesty Press och Insamlingsarbete. När det gäller Amnesty Press är 1997 det första år vi ger ut endast sex nummer av AP, och att det därför varit svårt att budgetera en baskostnad per nummer. Det har varit för högt budgeterat. Däremot när det gäller Insamlingsarbetet ligger mycket av aktiviteten på hösten, vilket är förklaringen till att det finns pengar kvar.

I tredje stycket talar de om "ökning av programkostnader" inom några programområden. När det gäller programmet Lobbyverksamhet är den stora kostnaden avgiften till EU-föreningen på 300 tkr och den sista delen betalades redan i juli. Avgiften var dessutom högre än de budgeterade 276 tkr. Kostnaden för Almanackan uppkommer i sin helhet året innan den är budgeterad för. Försäljningen däremot, under programområdet Finansiell stabilitet och tillväxt, är för lågt budgeterat.

3. 3.2 Personal
Antalet tjänster är fördelningsnyckeln för kostnaderna och de 26,95 tjänster det talas om är det antal tjänster som används vid 2:a tertialets slut. Det representerar inte det verkliga antalet anställda vid den tidpunkten utan är ett sätt att justera för den ökning med 0,5 tjänst som tillkom efter det att 1997 års budget var lagd, samt den minskning som blivit i och med att styrelsesekreteraren sedan maj arbetar halvtid.