Budget 1998 Underlag till styrelsemöte 1-2 september 1997

97.11.20 OBS! Ej kopletterat efter AU

Till: styrelsen
Datum: 29 oktober 1997
Från: sekretariatet

Till: budgetmötet
Datum: oktober 1997



Budget 1998
(12 bilagor)


1. Inledning
Det är den av årsmötet 1996 fastställda handlingsplanen för åren 1996-2000 som utgör grunden för planeringen av sektionens verksamhet. Med utgångspunkt från målsättningarna i handlingsplanen, och från andra aktuella årsmötes- och styrelsebeslut lägger sekretariatet fram ett budgetförslag. Budgetunderlaget utgörs av två delar: en som beskriver den föreslagna verksamheten, och en som beskriver process och struktur. Denna sammanställning utgör den förra. Beskrivningen av struktur och process distribueras senare som ett separat dokument.

1.1 Ny planerings- och budgetprocess
Styrelsen beslutade vid junimötet 1997 att anta D-utskottets förslag till ny planerings- och budgetprocess, samt att budgetarbetet 1998 ska bedrivas enligt denna nya modell. I stort innebär den nya modellen, som beskrivs utförligare i dokumentet om budgetens process och struktur, att kopplingen till handlingsplanen blir tydligare, och att budgeten utformas som en långsiktig ekonomisk plan, där handlingsplanens delmål kopplas till siffror. Vidare frångås den gamla indelningen i bas och rörlig budget, och istället görs en uppdelning i en fast del och i två disponibla delar. Den fasta delen kommer i stort att vara sig lik från år till år och ska innehålla sådana kostnader som är nödvändiga för att svenska sektionen ska kunna upprätthållas. Den första av de två disponibla delarna innehåller sådana kostnader, som tillsammans med de fasta, upprätthåller den nuvarande verksamhetsnivån. Den andra av de två disponibla delarna omfattar all form av utökning eller extrainsatser och den verksamheten ska vara direkt kopplad till intäkterna, och får inte sättas igång innan man är säker på att finansiering finns. Bägge de disponibla delarna blir disponibla först när styrelsen fattat ett sådant beslut. I budgetförslaget för det nästkommande året skall både den fasta delen och de två disponibla delarna (disp 1 och disp 2) ingå. Planerade kostnader för ytterligare minst ett år ska också finnas med.

I arbetet med 1998 års budget kommer inte full effekt av den nya planerings- och budgetprocessen att nås. 1998 blir ett inkörningsår, och full effekt uppnås först 1999. Därför kommer 1998 års budget och budgetprocess att på många sätt likna tidigare års, med den skillnaden att beslut om de disponibla delarna föreslås fattas på styrelsemötena i december, juni och september. Tidigare låg beslut om rörliga delar i mars, juni och september. I december måste också beslut fattas om verksamheten i den fasta delen och viss verksamhet i disp delen för ytterligare ett år framåt. I december 1997 blir det alltså aktuellt att fatta beslut om den fasta verksamheten 1999.

1.2 Handlingsplanens huvudmål
Den nu gällande handlingsplanen sammanfattas i åtta huvudmål:

1. Vi ska arbeta för att göra varje människa i Sverige medveten om vad mänskliga rättigheter innebär.
2. Vi ska värva och aktivera fler medlemmar och bidragsgivare i Amnesty.
3. Vi ska utveckla kontakterna med massmedia och andra opinionsbildare.
4. Vi ska utveckla och effektivisera kampanjarbetet.
5. Vi ska utbilda oss så att vi gör ett ännu bättre Amnestyarbete.
6. Vi ska utveckla vår planering och uppföljning i Amnestyarbetet.
7. Vi ska engagera oss i organisationen och i Amnestys arbetssätt.
8. Vi ska utveckla vårt samarbete med Amnesty i andra länder.

Styrelsen har prioriterat bland handlingsplanens mål och delmål. För 1998 har huvudmålen 1-4 och 6 givits hög prioritet medan målen 5, 7 och 8 givits låg prioritet. Sekretariatet har i budgetarbetet sökt beakta styrelsens beslut om prioriteringar. I den ursprungliga 39 mkr budgeten gavs det små möjligheter att föra in ny verksamhet, vilket innebar att några områden, som faller in under prioriterade mål för 1998 inte rymdes i den budgeten. Det handlar främst om inrättandet av ett aktivistcenter och att förbättra kunskapen om medlemskårens sammansättning. Styrelsen bad dock på sitt septembermöte sekretariatet beakta dessa områden i det fortsatta budgetarbetet.

1.3 Särskilda årsmötes- och styrelsebeslut
Förutom att avspegla handlingsplanens intentioner skall verksamhetsplaneringen också omfatta övriga årsmötes- och styrelsebeslut. Ett exempel är den av årsmötet 1996 beslutade Ungdomssatsningen som förutom kampanjen 1997 även kommer att medföra kostnader 1998. I den aktivistutredning som lades fram 1996 talades det om fyra aktivistcenter i Sverige, därför har styrelsen prioriterat den verksamheten.

1.4 Sekretariatets verksamhetsplan
Den stora kampanjen 1998 är den som genomförs med anledning av att FN:s allmänna förklaring om de mänskliga rättigheterna blir femtio år 1998. Temat mänskliga rättigheter kommer därför att löpa som en röd tråd genom flera programområden under året inte minst i vårt utåtriktade arbete och bland annat kommer skolmaterialet att spridas till lärare. Radiohjälpens höstinsamling, som tilldelats Amnestyfonden, kommer troligtvis att medföra stor uppmärksamhet för Amnesty och för mänskliga rättigheter. Insatser för medlemsvärvning och insamling kommer att genomföras. Grundläggande utbildning av medlemmar såsom olika funktionärsutbildningar planeras. En sammanfattning av verksamhetsplanen finns i bilaga 1.

1.5 De ekonomiska ramarna
Sekretariatet lade fram två förslag till intäktsramar till styrelsens junimöte, ett förslag på 39 mkr och ett på 41 mkr. Styrelsen valde att inte sätta någon intäktsram, eftersom man var osäker på den ekonomiska utvecklingen, utan uppdrog åt sekretariatet att till AU- mötet i augusti lämna två förslag till kostnadsbudgetar. AU beslöt att sekretariatet skulle fortsätta att arbeta med två budgetförslag fram till styrelsemötet i september, då styrelsen beslöt lägga ramen på 39 mkr.

Svenska Amnestyfonden har tilldelats Radiohjälpens höstinsamling 1998 (bilaga 2). Inga av de insamlade medlen kommer att tillfalla svenska sektionen, men uppmärksamheten kring insamlingen och framförallt kring den TV-gala som insamlingen avslutas med kommer givetvis att gynna även sektionen. Eftersom så mycket fortfarande är oklart kring samarbetet mellan fonden och sektionen har i det här budgetförslaget ingen hänsyn tagits till Radiohjälpsinsamlingen. Med all sannolikhet kan dock sägas att insamlingsverksamheten kommer att gynnas under 1998, och medlemsvärvningen under 1999. Vilka kostnader det kan medföra för sektionen är svårt att säga innan ett avtal skrivits med fonden.

Radiohjälpsinsamlingen kommer att pågå från mitten av september till slutet på oktober. Under den tiden är det oklart om t ex vilken utåtriktade insamligsverksamhet som Amnesty får bedriva. Under den perioden ligger normalt ett givarbrev till våra vanliga givare. Det troliga är att inget hindrar oss från att skicka ut det, men skulle det vara så att det strider mot Radiohjälpsinsamlingen måste utgivningsplanen för givarbreven ändras så att vi kan nå vårt insamlingsmål.

Intäkterna
Det är bedömningar av sektionens intäkter, samt möjligheten att använda reserver som byggts upp under tidigare år, som bestämmer kostnadsramarna för verksamheten. Den aktuella prognosen för 1997, baserad på utfallet tom september, pekar mot ett årsutfall på ca 38 200 tkr, (bilaga 3.1, 3.2 och 4). Utfallet tom oktober kommer att presenteras på budgetmötet. Intäktsbudgetförslaget på 39 mkr innebär en ökning av intäkterna med 800 tkr (2,1%) jämfört med 1997 års budget och prognos (bilaga 5).

Kostnaderna
Prognosen för kostnaderna 1997 ligger på budget 37 787 tkr, och det skulle alltså innebära ett årsresultat på plus 413 tkr, och ett tillskott till reserverna med samma summa. Budgetförslaget för 1998 är balanserat eftersom 1996 medförde en minskning av de fria reserverna med 2,3 mkr finns det inget utrymme för att använda sektionens reserver 1998. Med en ram på 39 mkr och en IS-avgift på 13 225 tkr blir utrymmet för sektionsverksamhet 25 775 tkr, vilket är 648 tkr (2,5%) lägre än 1997.

1.6 Sammanfattning av budgetförslaget
Uttryckt i siffror kan budgetförslagen sammanfattas enligt följande (tkr):

Intäkter
Medlemsavgifter 14 860
Gruppavgifter 445
Försäljning 290
Prenumerationer 710
Gåvor o bidrag 22 045
Övrigt (räntor) 650
Summa intäkter 39 000

Kostnader
Programverksamhet 11 312
Personalkostnader 9 027
Sekretariatskostnader 5 436
Sektionskostnader 25 775
IS-avgift 13 225
Summa kostnader 39 000


2. Intäkterna
Som framgår av sammanställningen ovan indelas intäkterna i sex klasser: medlemsavgifter, gruppavgifter, försäljning, prenumerationer, gåvor o bidrag samt övriga. En sammanställning av intäktsbudgeten finns i bilaga 5.

Sammanfattning av intäktsbudgetens innehåll
Den ursprungliga intäktsbudgeten för 1997 på 39 000 har förändrats under året. På styrelsens januarimöte beslöt man lägga ner försäljningsverksamheten i Malmö i sin nuvarande form. Detta innebar att både intäkts- och kostnadsbudgeten sänktes med 800 tkr. Intäktsbudgeten för 1997 är alltså i dagsläget 38 200 tkr, och i alla fortsatta jämförelser kommer denna reviderade budget att användas.

Stora skillnader jämfört med intäktsbudgeten för 1997 utgör den höjning av medlemsavgiften som beslutades på årsmötet 1997. Både de hel- och delbetalande medlemsavgifterna ökas med 20 kr, vilket innebär en intäktsökning på 1 400 tkr med en medlemskår på 70 000 medlemmar. Vidare är Humanfonden upptagen till 5 200 tkr, vilket är 1 400 tkr (36,8%) högre än i budgeten för 1997, men bara 1 079 tkr (26,2%) högre än utfallet 1996. Det är också ca 800 tkr lägre än vad vi hade fått om utdelningen varit per sista september. Humanfondens genomsnittliga ökning de tre senaste åren är 20%. Med den utgångspunkten skulle utdelningen 1997 bli 4 945 tkr, och utdelningen 1998 5 934 tkr. Osäkerheten kring Humanfondens utveckling gör den svårbudgeterad, dessutom har den börjat utgöra en allt större del av den totala budgeten. Dessa två aspekter kommer D-utskottet att studera i sitt arbete med sektionens reserver.

2.1 Intäkterna

Medlemsavgifter
Intäkterna i budgetförslaget är beräknade på 42 850 helbetalande och 28 600 delbetalande, totalt 71 450 medlemmar, och ligger något lägre jämfört med utfallet för 1997, och också lägre än budgeten för 1997. Denna lägre nivå inkluderar basverksamheter som avisering, påminnelser och bearbetning av eget register, samt kostnader för extern medlemsvärvning via dr-brev och ibladningar. Medlemsavgiften för 1998 blir 240 kr för helbetalande och 160 kr för delbetalande. En höjning av medlemsavgiften har tidigare år inte resulterat i en högre bortfallsprocent.

Gruppavgifter
Intäktsförslaget bygger, liksom 1997, på 280 gruppavgifter à 1 500 kr. Ökningen med 25 tkr motiveras av intäkterna från 50 nybildade ungdomsgrupper.

Försäljning
Eftersom försäljningsverksamheten i Malmö lagts ner i sin nuvarande form minskar intäktsbudgeten för denna intäktsklass. Återstår gör intäkter för försäljning av rapporter o dyl, vilket är minskat med 180 tkr jämfört med budget 1997, och med 92 tkr jämfört med utfall 1996. Sänkningen av budgeten är bla föranledd av att vi inte vet om eller i vilken utsträckning den svenska respektive engelska årsrapporten kommer att säljas. Översättningen och tryckningen av årsrapporten tillhör ett av de fyra områden som är föremål för styrelsens prioriteringar.

Budgeten för försäljning av kalender o dyl är också minskad i förhållande till 1997. Anledningen till det är att det inte kommer att tryckas några kalendrar direkt för försäljning. Vidare är det inte heller budgeterat för någon julgåva 1998. Återstår gör försäljning av grupp- och medlemsmaterial, samt en del övrig försäljning.

Prenumerationer
Oförändrade intäkter jämfört med budget 1997, men en ökning i förhållande till prognosticerat utfall. Marknadsföring av Kortkampanjen och Pådraget via Amnesty Press, samt bättre rutiner kring avisering och påminnelser förväntas ge ett bättre resultat. Dessutom föreslås prenumerationsavgiften på Kortkampanjen och Pådraget att höjas från 80 till 95 kr.

Gåvor och bidrag
I intäktsbudgeten för 1997 utgör denna kategori 57% av de totala intäkterna. Denna procentsats är oförändrad i budgetförslaget för 1998. Den största förändringen avser Humanfonden, där intäkterna skrivs upp från 3 800 tkr till 5 200 tkr. Insamlingsaktioner och speciella insamlingaktioner är båda nedskrivna jämfört med 1997. Basen i insamlingsaktioner är de sex givarbreven. Ett av breven går i en större upplaga även till de medlemmar som inte är givare. Övrig nyrekrytering av givare sker genom externa ibladningar och dr-brev. Det bör påpekas att den budgeterade kostnaden för insamlingar innebär en klar minskning jämfört med 1997. För AmnestyGiro innebär budgetförslaget en ökning som motsvarar de senaste årens ökning av intäkterna via autogiro.

Ett utökat arbete med vårt register skulle ytterligare kunna förbättra och förfina insamlingsarbetet. Det billigaste och effektivaste sättet att hitta både nya givare och medlemmar är dels att bearbeta vårt eget register, dels att försöka hitta motsvarande grupper utanför vårt register. Vidare skulle ännu bättre uppföljning och utvärdering av de mer kostsamma aktiviteterna kunna ske. Allt för att få högre intäkter till lägre kostnad. Registeranalysprojektet, som även det är föremål för styrelsens prioriteringar, är en förutsättning för detta arbete.

Övriga intäkter
Denna intäktsklass består framförallt av ränteintäkter. En oförändrad likviditet och oförändrat lågt ränteläge föranleder ett förslag om en oförändrad budget jämfört med 1997.


3. Kostnaderna
I kostnadsbudgeten sammanfattas den verksamhet, och kostnaden för den, som planeras för det aktuella året. Den är ett konkret, beloppssatt uttryck för hur det aktuella året skall bli ett led i genomförandet av målsättningarna i den fyraåriga handlingsplanen. En sammanställning av verksamhetsbudgeten med fördelade kostnader finns i bilaga 6. En programbudget med uppdelning i fast och dispdelar fördelade på beslutstillfällen finns i bilaga 7.

Kostnadsbudgeten är förändrad på flera punkter jämfört med det förslag som lades fram till styrelsens septembermöte. Förändringarna är som följer:

- Personalkostnaderna ökar med 167 tkr. Vilket motsvarar en höjd lön för en ny generalsekreterare samt en allmän revidering av personalbudgeten utifrån oktober månads lön 1997.

- Kostnaden för Amnesty Press minskar med 200 tkr. Detta är en följd av att vi i år för första gången ger ut endast sex nummer av AP, och att det därför varit svårt att budgetera en baskostnad per nummer. Ursprungsbudgeten för 1998 var baserad på 1997 års budget, men nu kan vi se att vi inte kommer att nå budget 1997.

- Kostnaderna för Kortkampanjen och Pådraget minskar med sammanlagt 50 tkr. Den kostnadsminskningen är föranledd av att budgeten för 1997 inte kommer att nås och även här var ursprungsbudgeten 1998 baserad på 1997 års budget.

- Kostnaden för almanackan minskar med 85 tkr eftersom Citymail kommer att distribuera en del gratis som kompensation för att ha använt Amnestys namn olovandes.

Dessutom pågår en förhandling mellan sekretariatet och hyresvärden om en minskning av kontorslokalen med ca 170 kvm, vilket skulle innebära en kostnadsbesparing på ca 150 tkr. När beslut om budgeten ska tas vet vi mer om detta.

Detta innebär totalt att kostnaderna ökar med 167 tkr och minskar med 335 tkr. Att disponera finns 168 tkr. Dessa 168 tkr är rena kostnadsbesparingar och alltså inte någon nedprioriterad verksamhet. Sekretariatets förslag till prioriteringar kommer att tas upp senare i detta dokument.

Sammanfattning av kostnadsbudgetens innehåll
Som tidigare nämnts har 1997 års ursprungliga budget på 39 000 tkr förändrats. Förutom att kostnadsbudget sänkts med 800 tkr med anledning av nedläggningen av försäljningsverksamheten i Malmö, valde man på mars månads styrelsemöte att inte ta in i budgeten hela den rörliga del som föreslogs då. Av de 1 686 tkr som styrelsen skulle besluta om, höll man inne med verksamhet för 413 tkr. Detta gör att den nuvarande kostnadsbudgeten är 37 787 tkr, vilket innebär att det är budgeterat ett tillskott till reserverna på 413 tkr, och precis som när det gäller intäkterna görs alla fortsatta jämförelser mot denna reviderade budget. 1998 års budgetförslag innebär att kostnaderna ökar med 1 213 tkr (3,2%).

Sekretariatskostnaderna (inklusive avskrivningar) beräknas öka med 156 tkr (3,0%), och personalkostnaderna med 347 tkr (4,0%). Den stora kostnadsökningen står IS-avgiften för, en ökning med 1 861 tkr (16,4%). IS-avgiften, sekretariats- och personalkostnaderna ökar alltså med sammanlagt 2 364 tkr i budgetförslaget. Detta innebär att utrymmet för programkostnader minskar med 1 151 tkr (9,2%).

3.1 IS-avgiften
Den avgift som ska betalas 1998 baserar sig på genomsnittet av 1995 och 1996 års intäkter. 1998 är det år då ICM-beslutet från 1995 om ändrade beräkningsregler för IS-avgiften träder i kraft. Tidigare har enbart intäkterna från år -2 legat till grund för avgiften. Ökningen av kostnaden för IS-avgiften är rätt markant i budgetförslaget, 16,4%. Det som skall betalas under 1998 uppgår till 13 446 tkr, upplösningen med avseende på 1996 är 818 tkr, och avsättningen med avseende på år 2000 597 tkr.

Vid stagnerande intäkter minskar behovet av reserveringar till IS-reserven. Om prognosen för 1997 håller och intäkterna blir ca 38 200 tkr, och intäkterna för 1998 inte överstiger 39 000 tkr, kan man öka kostnadsutrymmet genom att inte avsätta så mycket till IS-reserven. Det kan ske genom att man redan 1997 inte avsätter allt man borde för att ha reserver att utnyttja 1998, och att man sen även 1998 inte avsätter allt man borde. Ett annat alternativ är att enbart under 1998 låta bli att avsätta till reserven. Oavsett vilket alternativ man väljer rör det sig om max 500 tkr som kan frigöras på detta sätt. Om det sen visar sig att intäkterna 1999 återigen ökar måste vi det året öka kostnaderna för att fylla på reserven.

3.2 Sektionskostnaderna
Sektionskostnaderna (programkostnader + sekretariatskostnader + personalkostnader) beräknas till 25 775 tkr, vilket är en minskning jämfört med 1997 med 648 tkr (2,5%).

Personalkostnaderna
Antalet fasta tjänster uppgår till 27,25, varav 1,5 är förlagda till Göteborg. Av dessa tjänster beräknas de vikariat om 1,5 tjänst som går ut vid årsskiftet inte återbesättas, vidare finns det redan nu ett utrymme på 0,25 tjänst som inte heller fortsättningsvis kommer att återbesättas, vilket gör att antalet tjänster 1998 skulle uppgå till 25,50. Personalkostnaderna beräknas öka med 347 tkr (4,0%) jämfört med 1997. Neddragningen i tjänster motsvarar ungefär 495 tkr.

När detta dokument skrivs är det fortfarande inte riktigt klart hur denna neddragning om 1,75 tjänster ska fördelas. Av den anledningen står den posten fortfarande separat i bilaga 6. De fördelade programkostnaderna kommer alltså ytterligare att förändras. Även fördelningen mellan direkta programlönekostnader och administration kan komma att förändras. I detta förslag har hela neddragningen drabbad de direkta programlönekostnaderna vilket det inte är säkert att det i sin helhet kommer att göra.

Sekretariatskostnaderna
Sekretariatskostnaderna beräknas öka från 4 317 tkr till 4 473 tkr, alltså med 156 tkr (3,6%).

Investeringar 1998
Under de senaste åren har omfattande investeringar i datorer och programvaror skett. Det har t ex investerats i ett dokumenthanterings- och kommunikationssystem, i ett nytt medlemsregister och i ett nytt ekonomisystem. Under 1997 har bl a dokumenthanterings- och kommunikationssystemet uppgraderats vilket har inneburit ytterligare investeringar på budgeterade 250 tkr. Avskrivningarna är 1997 budgeterade till 963 tkr, och de är oförändrade i 1998 års budgetförslag. Den budgeten lämnar ett utrymme för datorinvesteringar på lite drygt 200 tkr och till investeringar i inventarier på ca 35 tkr. Den investeringsbudgeten lämnar inget utrymme för fortsatt utökad datorisering, utan är enbart ett försöka att bibehålla nuvarande nivå.

Programverksamheten
Budgetens allmänna inriktning och gjorda prioriteringar återspeglas framförallt genom vilka projekt som planeras under året. Som nämndes ovan minskar utrymmet för programverksamheten med 1 151 tkr (9,2%). Det är naturligtvis inte möjligt att genomföra en neddragning i programverksamheten med 1 151 tkr utan att det märks. Redan i årets budget har programkostnaderna minskat med 2 174 tkr jämfört med 1996. På två år skulle det innebära en minskning av programkostnaderna med 3 325 tkr. Prioriteringsarbetet har därför inte så mycket handlat om vilka nya aktiviteter som skall tas in i verksamheten utan vilka aktiviteter som skall lyftas ut, skäras ned eller förändras. Sekretariatets budgetförslag innebär följande större förändringar i förhållande till 1997 års verksamhet:

- Den extra tjänsteresurs, som funnits i samband med flyktingkampanjen, försvinner.
- Distriktombudsmötet ska helt finansieras av distrikten.
- Det årliga samordnarseminariet, som fått utgå ur 1997 års verksamhet, genomförs 1998.
- Medlemsutbildningen i samband med flyktingkampanjen 1997 medförde höga kostnader som vi inte kommer att ha under 1998. Kostnaden för utbildningen av flyktingombuden minskar.
- Region Väst förutsätts kunna ta ett större ekonomiskt ansvar för sin verksamhet.
- Ungdomskampanjen avslutas och ersätts av en fortsatt satsning som enbart består av löpande kostnader. (En eventuell tjänst är föremål för prioritering)
- Kostnaden för budgetmötet halveras eftersom distrikten väntas kunna bidra i högre utsträckning.
- Årsrapporten översätts inte i sin helhet, utan enbart sammanfattningen översätts och trycks. (Översättning och tryckning är föremål för prioritering)
- Kostnaderna för medlemsvärvning ökar, eftersom det var för lågt budgeterat för nyrekrytering 1997.
- Kostnaderna för insamlingsarbetet minskar eftersom intäktsmålen är lägre satta.
- Försäljningsverksamheten i Malmö läggs ner i sin nuvarande form. De kostnader som återstår är för sekretariatets försäljning av rapporter och gruppmaterial.
- Kostnaden för almanackan 1998 minskar eftersom SCA sponsrar pappret.

Prioriteringar
I det 41 mkr förslag som presenterades på styrelsens septembermöte fanns det med ytterligare programverksamhet som tagits med främst i enlighet med styrelsens proiriteringar i handlingsplanen. När styrelsen valde att lägga ramen på 39 mkr uttryckte man även en önskan om att sekretariatet skulle beakta fyra av dessa områden i det fortsatta budgetarbetet. Dessa fyra områden är som följer:

- 150 tkr för en halvtidsprojekttjänst för ungdomssatsningen.
- 157 tkr för start av ett aktivistcenter 1/8 1998.
- 200 tkr för en projekttjänst för registeranalys.
- Minst 138 tkr för översättning av årsrapporten, som Internetpubliceras och eventuellt också trycks.

Sedan styrelsemötet i september har det framkommit fakta som tyder på att ett aktivistcenter knappast kan starta under 1998, varför sekretariatet anser att dessa 157 tkr bör ges lägsta prioritet. När det gäller projekttjänsten för ungdomssatsningen avser den att avsluta påbörjad verksamhet och bör av den anledningen starta 1/1 1998. Projekttjänsten för registeranalys däremot är ny och en eventuell start skulle kunna senareläggas för att minska kostnaderna. Startas projektet 1/9 1998, med beslut i juni 1998, skulle kostnaden bli 100 tkr istället för 200 tkr.

Efter de kostnadsbesparingar som nämnts tidigare finns 168 tkr att disponera. De pengarna har sekretariatet valt att lägga på översättning och tryckning av årsrapporten, och de är inlagda i kostnadsbudgeten (bilaga 6 och 7). För att eventuellt rymma ytterligare verksamhet måste den sättas i relation till vår nuvvarande verksamhet. Sekretariatet har ombetts att lämna förslag till prioriteringar och att beskriva konsekvenserna av dessa prioriteringar. Den verksamhet som sekretariatet anser att man eventuellt kan lägga på en lägre nivå kommer att beskrivas nedan. Eventuellt finns ytterligare ca 150 tkr att disponera om förhandlingarna med hyresvärden faller ut väl.

Kostnaden för samordningsgrupperna kan minskas med 25 tkr. Det innebär att den budgeterade kostnaden för intersektionella möten hamnar på samma nivå som 1997, och under 1997 kommer inte budgeten nås. Totalt sett skulle den ändå innebära att kostnaderna för samordningsgrupperna ökar med 94 tkr. Den stora ökningen hänför sig till samordningsseminariet som är budgeterat till 78 tkr.

Kostnaden för medlemsutbildningen kan minskas med 77 tkr. Det innebär att kostnaden för vissa utbildningar stryks helt (utbildningar för nya samo och specialgrupper) och vissa halveras (utbildarnätet, informatörsutbildningar och åtagandeutbildningar). Mål 5 i handlingsplanen "Vi ska utbilda oss så att vi gör ett ännu bättre arbete" har av styrelsen nedprioriterats 1998, vilket påverkar arbetet med medlemsutbildning. Konsekvenserna av ovan föreslagna kostnadsminskning innebär en avsevärt lägre nivå på medlemsutbildningen, vilket kommer att få till följd att medlemsutbildarprojektet (som sträcker sig fram till 1999) tappar fart. Endast grundutbildning av nya utbildare och informatörer kommer att äga rum. All vidareutbildning (Utbildaren 2 och Informatören 2) ställs in. Besparingen blir 48 tkr. Inga utbildningar för specialgrupper och nya samordningar kommer att genomföras. Besparing 21 tkr. Slutligen kommer endast en av planerade två åtagandeutbildningar genomföras. Besparingen blir här 8 tkr .

Fast / disponibelt efter beslut
Sekretariatet har vid bestämningen av vad som är basverksamhet, och alltså ska in i den fasta delen, och vad som är disponibelt utgått från D-utskottets försök till definition, eftersom sekretariatet ännu inte tagit fram en egen. En hel del verksamhet, som enligt definitionen borde vara disponibel, har lagts i fast eftersom det nu är för sent att utan problem stoppa den inför 1998. Mycket av det som ligger i disp 1998 är sådant som tidigare också låg i de rörliga delarna. Nedan följer en sammanfattning av större förändringar mellan vad som nu ligger i disp jämfört med vad som tidigare legat i rörliga delar. Skillnaderna beror antingen på att det faller inom D-utskottets definition, eller på att sekretariatet gjort bedömningen att det kan ligga i disp.

- I sin helhet i disp, för att de faller utanför definitionen, ligger: lobbyverksamheten, flyktingverksamheten (utom bidraget till Rådgivningsbyrån), specialgrupper, arbetsgrupper, distrikt, samordningsgrupper, medlemsutbildning, fortsatta kostnader för ungdomskampanjen, utveckling AI, årsrapporten.
- Styrelsens AU-möten och utbildningshelg ligger i disp.
- Hälften av utskicken av landinformation ligger i disp.


4. Kostnadernas och intäkternas utveckling

4.1 Intäkterna
Om intäktsprognosen för 1997 på 38 200 tkr håller, kommer intäkterna sjunka med 580 tkr (1,5%) mellan 1996 och 1997 (bilaga 8). I 1997 års budget är det planerat med intäktsbortfall inom två områden, dels gruppavgifter där avgiften sänktes 1997 från 7 000 kr till 1 500 kr, dels försäljningsverksamheten i Malmö som lagts ner i sin nuvarande form. Även om försäljningsverksamheten medför kostnader som överstiger intäkterna, är det ändå en minskad intäkt när man enbart ser till intäkterna. Tillsammans innebär dessa två områden ett budgeterat intäktsbortfall på 2 280 tkr.

En intäktsbudget för 1998 på 39 mkr innebär en ökning med 2,1% jämfört med budget och prognos för 1997, och en ökning med 0,6% jämfört med utfallet 1996. Det budgetförslaget innebär en mycket låg tillväxt, och sektionens framtida finansiella tillväxt är fortfarande en viktig fråga, och det är också en anledning till att det föreslås ett registeranalysprojekt.

4.2 Kostnaderna
Kostnaderna har under perioden 1986 till 1996 legat i genomsnitt ca 300 tkr under intäkterna. Utvecklingen under den senaste tioårsperioden har inneburit att sekretariatskostnaderna utgör en minskande del av kostnaderna (bilaga 9), personalkostnaderna är minskande/stagnerande, medan programkostnaderna och avgiften till den internationella rörelsen ökar, men de varierar mycket över åren. Tittar man däremot enbart på åren 1996 till 1998 medför åren 1997 och 1998 ett litet avsteg från den trenden. Sekretariats- och personalkostnaderna utgör en ungefär lika stor del av kostnaderna som 1996. Avgiften till den internationella rörelsen ökar medan programkostnaderna minskar.


5. Sektionens reserver
Sektionens egna kapital består av två delar, bundna och fria reserver. Den bundna reserven ska vara 13% av de budgeterade kostnaderna. Den ingående reserven 1997 uppgick till 9 692 tkr, 5 070 tkr bundet och 4 622 tkr fritt, (bilaga 10). Eftersom prognosen för 1997 pekar mot ett tillskott till reserverna motsvarande ungefär de budgeterade 413 tkr kommer 1998 års ingående reserv vara lite större än de ingående 1997. I budgetförslaget är de bundna reserverna lika som de ingående 1997 eftersom de budgeterade kostnaderna är lika de bägge åren, medan de fria blir 413 tkr högre. Eftersom budgetförslaget är balanserat är det inte budgeterat något ianspråktagande av den fria reserven, därför bör reserverna vid årets slut även 1998 motsvara de ingående. Inför budgetarbetet avseende 1999 måste man beakta att den bundna reserven måste skrivas upp med 13% av en eventuell budgeterad kostnadsökning, vilket vid en balanserad budget innebär en motsvarande minskning av den fria reserven. Sker inget oväntat tillskott till den fria reserven 1997 eller 1998 kommer även 1999 års budget behöva vara balanserad. Frågan om storleken på sektionens reserver är viktig och under behandling i styrelsens D-utskott.


6. Ekonomisk verksamhetsplan 1999
Bilaga 11 är en ekonomisk verksamhetsplan för år 1999. Styrelsen önskade även få en för år 2000, men för att gå vidare behöver sekretariatet bättre definiera den fasta delen i budgeten, och det är ett komplext arbete som ännu inte är klart.

Den nya planerings- och budgetprocessen innebär att redan i december 1997 ska ett preliminärt beslut tas om den fasta verksamheten och viss verksamhet i disp 1-delen. Det viktiga i det här läget är inte så mycket pengarna som verksamheten i sig. För att få en flexibel budget där man ska kunna stoppa verksamhet, alternativt starta verksamhet, utan större problem krävs det planering och framförhållning, och denna nya modell ger möjlighet till det. En av bitarna i det är just att lägga enbart den absoluta basverksamheten i den fasta delen (tyvärr är basverksamheten inte definitivt definierad i detta budgetförslag), och sen lägga den övriga verksamhet som krävs för att upprätthålla den nuvarande nivån i disp 1. På så sätt får man varje år tillfälle att på ett tidigt stadium stoppa eller förändra verksamhet om man så skulle önska.

Den grundläggande principen bakom den ekonomiska verksamhetsplanen för 1999 är fördelningen mellan fast verksamhet, d v s det som behövs för att upprätthålla en tänkt basverksamhet i sektionen, och en disponibel del 1, som representerar upprätthållandet av 1998 års budgeterade nivå. I en disponibel del 2, finns inga aktiviteter inlagda, eftersom vi valt att endast redovisa de aktiviteter som ryms inom förslaget till budget 1998 och dessa aktiviteters förlängning in i 1999. Kort sagt innebär allt under rubriken 'fast' det sektionen ska göra 1999, medan disponibel 1 avser det sektionen bör göra, men först efter beslut.

I den ekonomiska planen är de enskilda programkostnaderna för 1999 i de flesta fall uppräknade med 5% i förhållade till budgetförslaget 1998. I enstaka fall gäller inte denna princip, vilket kommenteras nedan. Uppräkningen ska uppfattas som ett försök att i någon mån bestämma nivån för de olika programkostnaderna. Siffrorna gör inga anspråk på att vara exakta, framför allt inte avseende varje enskild aktivitet. Inte heller här har någon hänsyn tagits till kostnader föranledda av medlemsvärvning med anledning av Radiohjälpsinsamlingen 1998.

Budgetförslaget för 1998 kan ses som starten på ett nytt sätt att se på sektionens ekonomiska planering. En hel del verksamhet har därför lagts i fast del för 1998, eftersom den antingen redan är intecknad eller är en fortsättning av aktiviteter som planerats tidigare. Det är först 1999 som dessa de facto kommer att vara disponibla efter beslut.

Mot bakgrund av detta kommenteras de programkostnader som lagts in i den fasta delen under 1999, samt de som flyttats från fast 1998 till disponibel (disp) 1 1999.

1. Utredning och aktioner
I fast ligger deltagandet i en större land-/temakampanj, deltagande i hälften av planerade aktioner, samt kostnader för detta. All övrig verksamhet har lagts i disp 1.

2. Medlemsaktiviteter
Blixtaktioner är den enda verksamheten i fast. BA är ett material, som i sin ursprungsform och med ett minimum av administration, kan distribueras som extern information för aktion. Kortkampanjen och Pådraget, som exempel på översatt och kraftigt bearbetat material, har flyttats till disp 1.

4. Medlemmar och organistation
Både Aktivistcentrum och ungdomssatsningen som avser nya aktiviteter 1998 (disp 2) har flyttats till disp 1. För AC och för verksamheten i Region Väst räknar vi med att sektionens kostnader på sikt bör minska i takt med att distriktet/regionen tar ett ökat ekonomiskt ansvar för verksamheten. Anledningen till att kostnaden för AC 1999 är högre än för 1998 är att den föreslås pågå i fem månader 1998, men under hela året 1999.
Avseende intersektionella möten har endast sådana möten som ingår i vårt internationella åtagande lagts i fast, dvs Director's Forum och groupingmöte. Övriga möten finns i disp 1. All verksamhet som syftar till att upprätthålla svenska Amnesty som en demokratisk organisation ligger i fast.

5. Information och kommunikation
I massmediearbetet har endast pressbevakning, via pressklipp, lagts i fast. Landinformation är ett område som inte skrivits upp med 5%. Skälet är utvecklingen av vår information på Internet, vilken lett till minskad efterfrågan av landinformation i pappersform. För AmnestyPress har kostnader för fyra nummer lagts i fast, vilket bör ses som en miniminivån vad gäller antalet nummer för en periodisk medlemsskrift. Ytterligare två nummer ligger i disp 1. Med Marknadsföring & Info-mtrl avses sådant material som beskriver organisationens syfte och arbetssätt och som sprids till allmänheten. Sådant material är inlagt i fast.

6. Finansiell stabilitet och tillväxt
Vad gäller Medlemmarna och Insamlingsarbete har i fast lagts de kostnader för nyrekrytering och återvärvning, som krävs för att hålla medlemsantal och insamlade medel på en oförändrad nivå. Försäljningen i fast avser den löpande försäljningen av rapporter och dylikt. Almanackan är ett exempel på aktivitet som flyttats från fast 1998 till disp 1 1999. En anledning till detta är att kostnaderna för 1998 redan är intecknade, men också att det bör finnas utrymme att diskutera almanackans framtid, dels som medlemsförmån, dels som intäktsgenererande produkt.

7. Gemensamma kostnader
I fast ligger 95% av sekretariatskostnaden 1998, resterande 5% ligger i disp 1. Av personalkostnaderna ligger de fasta tjänsterna, övertiden, frivilligersättningen, företagshälsovården och rekryteringen i fast. Medan kostnaden för sommarvikarier och informationsdagen för frivilliga ligger i disp 1. Dessutom har kostnaden för två tjänster flyttats från fast till disp 1. På så sätt behålls samma relation mellan sektionskostnader och personal i den fasta delen som 1997. Detta är ett led i försöket att definiera hur mycket personal som behövs för att upprätthålla en basverksamhet. Vi har fortsatt att utgå från att den vakanshållna tjänsten inte återbesätts. Hela avskrivningskostnaden ligger i fast.

8. Internationella rörelsen
Det är för tidigt att göra en beräkning av kostnaden för IS-avgiften, men den bör i sin helhet ligga i fast.

I den ekonomiska planen för 1999 finns, som nämnts ovan, inga kostnadsberäkningar gjorda för eventuell ny eller utökad verksamhet.
Med hänsyn till bland annat styrelsens prioriteringar av handlingsplanens mål och delmål kan följande områden eventuellt komma att kräva ekonomiskt utrymme 1999: fortsatt stöd till datorisering och utveckling av Internetanvändning i sektionen; arbete med ökad specialisering inom sektionen; ökat deltagande i snabba aktioner; intensifiering av MEK/MSP-arbetet genom till exempel tillkomsten av fler specialgrupper; utveckling och utvidgning av arbetet med blixtaktioner; eventuell begränsad försäljningsverksamhet; arrangerandet av eventuellt ICM 1999 eller 2000; arbete med MR-undervisning och MR-information enligt nyligen antagen strategi.





Bilagor
1. Sekretariatets verksamhetsplan 1998 i sammanfattning
2. Radiohjälpsinsamlingen hösten 1998
3.1 Ackumulerat resultat för 1997
3.2 Jämförelser intäkter t o m september, 1997-1996
4. Intäkter och kostnader, rullande tolvmånadersresultat
5. Intäktsbudget 1998
6. Budget 1998 med fördelade programkostnader
7. Programbudget 1998
8. Intäkter 1985-1998
9. Sammanställning kostnadsslag, 1986-1991-1996
10. Översikt perioden 1997/1998
11. Ekonomisk verksamhetsplan 1999
12. Budget 1998 - sammanfattning