Punkt: 8. Beslut om plats för årsmötet 2017 Underlag till styrelsemöte 17-19 juni 2016

Till: Styrelsen

Från: Sekretariatet

Datum: 2016-06-03
Punkt: 8. Beslut om plats för årsmötet 2017

BESLUTSUNDERLAG

Årsmötesort 2017

Det är styrelsen som beslutar om på vilken ort sektionens nästa årsmöte ska hållas.

Årsmötena planeras och arrangeras vanligtvis tillsammans med ett distrikt. De distrikt som är intresserade av att vara medarrangörer och värd för nästa årsmöte hör av sig till sekretariatet och anmäler sitt intresse. Om fler än ett distrikt är intresserade av att stå årsmötesvärd tar sekretariatet fram ett underlag som visar på för- och nackdelar med de olika orterna, vilket utgör underlag till styrelsens beslut.  

I år är det ett distrikt som har anmält intresse för att vara medarrangör av årsmötet 2017, vilket är  Stockholmsdistriktet. Även förra året anmälde Stockholmsdistriktet sitt intresse för att arrangera årsmötet 2016, men styrelsen valde då Halmstad. Efter årsmötet i Halmstad har Stockholmsdistriktet återkommit med en ny intresseanmälan för 2017, vilket tyder på ett stort intresse och engagemang i frågan.

Detta kan Stockholm som årsmötesort erbjuda

• Goda förutsättningar att få ett relativt högt deltagarantal baserat på aktivistunderlag och goda transportmöjligheter. Det är lätt att resa till Stockholm från olika delar av landet och med olika transportmedel.

• Ett distrikt med många aktiva medlemmar som visat återkommande intresse för att arrangera årsmötet.

• Närhet mellan sekretariat och distrikt/årsmötesfunktionärer, vilket kan underlätta planering och samarbete.

• Flera olika anläggningar som skulle passa för ett årsmöte, lokaler kan därmed väljas och anpassas utifrån de behov som finns i relation till innehåll och upplägg av årsmötet.

• Möjligheten att välja mellan en anläggning som rymmer både möteslokaler/restaurang/festlokal och boende, en anläggning som bara erbjuder boende till viss del och i en viss prisklass för dem som så önskar eller en anläggning som inte alls inkluderar boende. Det finns för och nackdelar med de olika alternativen. Utgångstanken är dock, eftersom vi oavsett val av plats inte kan garantera att alla väljer att bo på anläggningen, att välja ett ställe dit det går lätt att ta sig på egen hand med hjälp av kollektivtrafik.

Fördelar med att separera möteslokal/restaurang/festlokal och boende

• Det kommer att vara dyrare att arrangera årsmötet i Stockholm än på andra mindre orter i landet. Därför kan alternativet att separera möte/restaurang/festlokal och boende vara ett sätt att minska kostnaderna.

• Det är svårt att på förhand beräkna hur många deltagare som kommer till ett årsmöte i Stockholm, varför det kan bli svårt att förboka boende till rätt antal deltagare.

• Då Stockholm är en plats som många människor har en relation till är det högst sannolikt att flera deltagare kommer välja att bo på andra ställen än där årsmötet hålls, oavsett val av anläggning.

• Att separera möte/middag/festlokal och boende öppnar upp för fler boendealternativ där varje person kan välja sitt boende utifrån det egna behovet av standard och prisklass.

Fördelar med att inte separera möteslokal/restaurang/festlokal och boende

• Om deltagarna väljer att bo där årsmötet arrangeras kan det öka känslan av ett sammanhållet möte och gemenskap.

Styrelsen föreslås diskutera

Sekretariatet skulle redan nu behöva styrelsens medskick kring styrelsens initiala tankar om valet av möteslokal/boende. Utöver de aspekter som nämns ovan handlar det också om vad sekretariatet bör ta i beaktande gällande

• budget/kostnad

• standard

• tillgänglighet

Styrelsen föreslås besluta

att välja Stockholm som ort för årsmötet 2017.