Punkt: 3.6 Uppdatering av styrelsens arbetsordning Underlag till styrelsemöte 17-19 juni 2016

Till: Styrelsen

Från: Sekretariatet

Datum: 2016-06-03
Punkt: 3.6 Uppdatering av styrelsens arbetsordning

 

BESLUTSUNDERLAG

 

Bakgrund

 

Styrelsen har gett sekretariatet i uppdrag att till styrelsens junimöte göra en större översyn av styrelsens arbetesordning. I samband med detta har sekretariatet

 

  1. Uppdaterat rutinerna utifrån hur styrelsen arbetar idag

Exempel: Vi har bytt ut att styrelseledamöter ska rapportera till hela styrelsen vid förhinder
att delta på ett möte till att ledamöter vid förhinder ska rapportera till ordförande. Vi har tagit
bort att  styrelsen ska hålla löpande kontakt med tilldelade distrikt osv.

  1. Redigerat bort upprepningar

  2. Försökt att lägga de olika delarna och punkterna i en logisk följd och renodla vad som hör till vilken punkt, vems ansvarsområde osv.

  3. På något ställe tagit bort onödigt detaljerad information som är av tydligt operativ karaktär.
    Exempel: När det står att Styrelsen ansvarar och beslutar om övergripande policyer och strategier samt säkerställer att arbetet sker i linje med rörelsens internationella gemensamma vision har vi tagit bort “att sektionen arbetar för att nå rörelsens mångfalds- och jämnställdhetsmål” eftersom det endast är ett axplock av de policyer som finns.

 

Diskussionsfrågor:

 

  • Är arbetsordningen för detaljerad? Ska den kortas mer och vad kan i så fall tas bort?

  • Sekretariatet noterar att formuleringar kring styrelsens personalrepresentant (punkt 6) inte speglar hur styrelsen arbetar idag men överlåter till styrelsen att utarbeta hur uppdraget ska se ut (för att undvika otydliga roller).

 

  • Sekretariatet noterar att skrivningarna om val av vice ordförande (punkt 7) inte verkar återge dagens rutiner för val av vice ordförande, men överlåter till styrelsen att uppdatera skrivningen utifrån nu rådande rutin.  

 

  • Sekretariatet noterar att de inte vet vad “överlämningsansvariga” innebär under Överlämning och introduktion av nya styrelseledamöter (punkt 9).

 

  • Sekretariatet noterar att skrivningarna om beredning och underlag (punkt 16) är detaljerade och kan uppfattas väl opperativa. Är styrelsen bekväm med att ta bort de meningar som har markerats i texten?

 

  • Sekretariatet noterar att det under styrelsens beslut (punkt 19), styrelsens beslut mellan styrelsemöten - per capsulambeslut, är otydligt vad som menas med att per capsulambeslut främst fattas “i frågor gällande förtroendeuppdrag och annan delegation”. Det som förefaller sekretariatet otydligt är vad som avses med “delegation”.  

 

  • Sekretariatet noterar att det som ligger under rubriken En generell årsplan för styrelsens arbete (punkt 21) har en väldigt operativ karaktär och också kan förändras över tid (t ex vilka månader styrelsen har möten osv). Sekretariatet har valt att låta detta vara kvar i arbetsordningen men vill lyfta frågan om huruvida detta ska ingå i arbetsordningen till styrelsen att besluta om.



Styrelsen föreslås besluta

 

att med styrelsens medskick fastställa styrelsens arbetsordning.



 

 

AMNESTY - ARBETSORDNING FÖR STYRELSEN I SVENSKA SEKTIONEN

Antogs av styrelsen september 2014, senast reviderad vid styrelsens junimöte 2016.
Arbetsordningen behandlas av styrelsen en gång om året, vanligtvis på styrelsens junimöte.

 

Arbetsordningen reglerar i detalj arbetsfördelningen mellan styrelse och sekretariat.

 

1. Den internationella rörelsen, stadgarna och årsmötet

 

Amnesty i Sverige är en del av den globala rörelsen där vi lär av varandra. Vi

följer de prioriteringar som görs i den internationella amnestyrörelsen, samtidigt

som vi aktivt deltar och påverkar hela rörelsens utveckling.

 

Amnesty i Sverige har internationell solidaritet som utgångspunkt och arbetar mot

allvarliga människorättskränkningar var de än sker i världen, så även i Sverige.

 

Verksamheten regleras i sektionens stadgar. Enligt stadgarna är årsmötet sektionens högsta beslutande organ. Beslut fattade av årsmötet kan upphävas endast genom årsmötesbeslut.

 

Utdrag ur svenska sektionens stadgar:

10. STYRELSE

10.1 Styrelsen består av: ordförande, kassör och ytterligare sex ordinarie ledamöter, två suppleanter samt personalrepresentant med personlig ersättare. Personalrepresentanten har närvaro- och yttranderätt.

10.2 Ordförande och kassör väljs särskilt av årsmötet för en tid av två år med val av ordförande ena året och kassör andra året. Sex ledamöter väljs av årsmötet för en tid av två år med val av halva antalet ena året och halva antalet andra året. Två suppleanter väljs av årsmötet för en tid av ett år. Vid vakans kan årsmöte eller extra medlemsmöte förrätta fyllnadsval.

10.3 Personalrepresentanten och dess ersättare väljs av personalen för en tid av ett år bland den personal, avlönad eller icke avlönad, som arbetar inom sektionens sekretariat sedan minst ett år och som är medlem av Amnesty International. Personalrepresentanten deltar inte i behandlingen av frågor som rör kollektivavtal eller stridsåtgärder eller i styrelsens beredning och beslut i frågor som kommer att förhandlas med de fackliga organisationerna. Personalrepresentanten deltar inte heller i beredning, beslut och uppföljning av de tjänstetillsättningar som styrelsen inte delegerat.

10.5 Styrelsens suppleanter kallas till varje sammanträde och har där yttrande- och förslagsrätt. De inträder i ordinarie ledamöters ställe i den ordning de blivit valda och har då också rösträtt.

10.6 För styrelsebeslut fordras att minst fyra närvarande ordinarie ledamöter är ense. Vid lika röstetal gäller den mening som sektionens ordförande eller - vid dennes frånvaro - mötesordförande biträder.

10.7 Styrelsen utser inom sig vice ordförande och fördelar andra arbetsuppgifter.

10.8 Styrelsen kan adjungera en eller flera personer utan rösträtt.

10.9 Styrelsen antar en arbetsordning som beskriver hur arbetet i styrelsen är organiserat och bedrivs.

10.10 Styrelsen bestämmer vilka som har rätt att teckna sektionens firma.




2. Styrelsens uppdrag

Styrelsen är den svenska sektionens högsta beslutande organ mellan årsmötena och ansvarar för att den internationella rörelsens och årsmötets beslut genomförs. Styrelsen ansvarar för att säkerställa att organisationens verksamhet bedrivs i enlighet med organisationens vision och åtagande, grundläggande värderingar, samt arbetssätt. Styrelsen ansvarar också för sektionens ekonomi, att den interna kontrollen är tillräcklig och att verksamheten bedrivs på ett effektivt sätt.

 

Styrelsen har också en roll som sekretariatets arbetsgivare då styrelsen tillsätter generalsekreteraren genom en extern rekryteringsprocess. I rekryteringen ska en generalsekreterare från en annan Amnestysektion eller struktur eller en person med relevant erfarenhet från den internationella rörelsen som nominerats och delegeras av internationella generalsekreteraren involveras i processen. Sättet på vilket detta sker bestäms i överenskommelse mellan sektionen/strukturen och den internationella generalsekreteraren.

 

Generalsekreterarens förordnande ska vara tidsbegränsat, normalt fem år, vilket kan förlängas efter beslut av styrelsen. Styrelsen upprättar befattningsbeskrivning för generalsekreteraren. I samband med budgetarbetet fastställer styrelsen riktlinjer angående sekretariatets bemanning.

 

Styrelsen ansvarar för och beslutar om:

  • Övergripande policyer och strategier, samt säkerställer att arbetet sker i linje med rörelsens internationella gemensamma vision

  • Verksamhetens utveckling utifrån långsiktiga planer

  • Övergripande mål och delmål för verksamheten

  • Budget, ekonomisk styrning, uppföljning och kontroll, reservnivåerna i enlighet med Global Reserve Guidelines och riskanalyser

  • Sektionens årsredovisning inklusive revisorernas rapport

  • Upplägg av årsmötet och styrelsens förslag till årsmötet

  • att

 

3. Styrelsens ansvar för sektionens roll i den internationella rörelsen

Styrelsen representerar sektionen gentemot den internationella styrelsen och andra sektioner och ansvarar för utarbetande av sektionens ståndpunkter i principiella frågor. Styrelsen ska utgå från beslut fattade av årsmötena och på lämpligt sätt förankra styrelsens ståndpunkter i rörelsen. Styrelsen kan utse andra personer att representera sektionen vid internationella möten av strategisk karaktär. Utsedda representanter ansvarar för att återrapportera från dessa möten till styrelsen.

 

Styrelsens ansvar

  • Styrelsen ska diskutera frågor som rör den internationella rörelsen med generalsekreteraren.

  • Styrelsen utser en delegation till det internationella rådsmötet. Denna delegation äger rätt att fatta beslut å styrelsens vägnar under mötet.

  • Sektionsordföranden deltar i Chairs Assembly.

  • Kassören deltar i International Finance Meeting.




4. Styrelsens ledamöter

En styrelseledamot är förtroendevald på personligt mandat för att arbeta för sektionens övergripande mål och intressen. Hen har ett personligt ansvar och en sysslomannaliknande ställning i förhållande till organisationen. Det innebär att ledamoten är skyldig att ägna uppdraget den tid och omsorg och ha den kunskap som erfordras för att på bästa sätt tillvarata organisationens och dess intressenters intressen.

 

Andra styrelseledamöter än personalrepresentanterna ska inte vara anställda i organisationen, men kan i undantagsfall ha avlönade uppdrag för organisationen utöver styrelseuppdraget.

 

5. Förhållningssätt till omvärlden

Som 90-kontoinnehavare är sektionen skyldig att följa de regler och riktlinjer som ställts upp av Svensk insamlingskontroll. Det ställer krav på att lämpliga och i ekonomiska frågor kunniga personer ska ansvara för insamlingsorganisationens verksamhet. Styrelsens ledamöter och suppleanter får till exempel inte vara satta i konkurs, meddelade näringsförbud eller ha betalningsanmärkningar och/eller förfallna och obetalda skatteskulder. Det innebär att en kreditupplysning tas på alla styrelseledamöter en gång per år för att styrka att inga hinder finns. Styrelseledamöterna är skyldiga att känna till Svensk insamlingskontrolls föreskrifter och förbinder sig att omedelbart informera styrelsens ordförande och generalsekreterare om föreskrifterna inte kan efterlevas.

 

Som medlem i Frivilligorganisationernas Insamlingsråd (FRII) är sektionen också skyldig att följa FRII:s kvalitetskod. Internationellt har Amnesty International även förbundit sig att följa "International Non Governmental Organisations Accountability Charter", som på ett övergripande sätt tar upp de principer som återfinns i FRII:s kvalitetskod.

 

Sektionen har att följa Amnesty Internationals jävspolicy ”Conflicts of Interest and Conflicts of Duty-Policy and Rules” ORG 20/002/2004. Sektionsstyrelsen ska också följa styrelsens riktlinjer gällande jäv, vilket är en bilaga till denna arbetsordning (bilaga 1) samt den internationella rörelsens gemensamma Core Standards som varje sektion förväntas efterleva för att stärka One Amnesty.



6. Arbetsbeskrivningar för styrelsens ledamöter

 

Styrelsens ordförande

Styrelsens ordförande har en särställning inom styrelsen med ett särskilt ansvar för att styrelsens arbete är väl organiserat och bedrivs effektivt och att styrelsen fullgör sina uppgifter.

  • Leder styrelsens arbete

  • För organisationens talan i medlemsrelaterade frågor

  • Fastställer, i samråd med planeringsutskott och generalsekreterare, förslag till dagordning för styrelsemötena

  • Sammankallar till styrelsens möten

  • Ansvarar för att styrelsen arbetar som ett lag och att alla ledamöter görs delaktiga i styrelsens hela arbete

  • Tar  regelbundet del av styrelsens information och kommunikation och ansvarar för styrelsens löpande frågor

  • Ansvarar för att inkommande korrespondens och andra frågor tilldelas en ansvarig

  • Håller regelbunden kontakt med generalsekreteraren och ser till att generalsekreteraren får förutsättningar att utföra sitt arbete

  • Ansvarar för att styrelsens och generalsekreterarens arbete utvärderas och utvecklas (Se punkt 29 och 30 i denna arbetsordning.)

  • Deltar i det löpande styrelsearbetet som övriga styrelseledamöter men har normalt inget särskilt ansvarsområde utöver de ovan nämnda

 

Styrelsens vice ordförande

  • Ger ordföranden stöd i uppgiften att leda styrelsen

  • Fullgör ordförandes uppgifter när denne är förhindrad

  • Deltar i det löpande styrelsearbetet som övriga styrelseledamöter

 

Styrelsens kassör

  • För styrelsens talan i ekonomiska frågor

  • Håller regelbunden kontakt med sekretariatet

  • Deltar i det löpande styrelsearbetet som övriga styrelseledamöter

 

Styrelsens ledamöter och suppleanter

Vad som i denna arbetsordning sägs om ledamot gäller också suppleant om inte annat anges.

  • Bidrar till att styrelsen kan uppfylla de krav den ställer på sig själv. Varje ledamot ska bidra till att styrelsen arbetar med relevanta, strategiska och principiella frågor

  • Åtar sig och fullgör uppgifter inom ramen för styrelsens arbete

  • Tar regelbundet del av styrelsens information och kommunikation, inklusive styrelsens forum. Om förhinder för detta föreligger ska styrelsen meddelas

  • Meddelar ordförande vid förhinder eller problem att utföra arbetsuppgift

  • Deltar i samtliga styrelsemöten om inte särskilda skäl att utebli föreligger

  • Deltar som en del av styrelsen på årsmötet

  • Utvärderar en gång om året styrelsens verksamhet för att avgöra om arbetsordningen varit effektiv när det gäller att arbeta i enlighet med styrelsens uppdrag.

 

Personalens representant och dennes personlige suppleant

  • Är förtroendevalda av anställda och frivilliga på sekretariatet, på samma sätt som de andra ledamöterna är förtroendevalda av årsmötet

  • Deltar ej i behandlingen av frågor som rör kollektivavtal eller stridsåtgärder eller i styrelsens beredning och beslut i frågor som kommer att förhandlas med de fackliga organisationerna

  • Deltar i det löpande styrelsearbetet som övriga styrelseledamöter

 

 

7. Val av vice ordförande

Vice ordförande väljs på det konstituerande styrelsemötet. Till vice ordförande kan endast ordinarie ledamöter väljas. Valet sker genom att de styrelseledamöter som är intresserade av att kandidera till posten som vice ordförande  kungör det på det konstituerande styrelsemötet. Om mer än en ledamot är intresserad får respektive person presentera sig kort. Därefter förrättas val genom sluten omröstning. Endast de ordinarie ledamöterna har rösträtt. Ordförande och kassör räknar gemensamt rösterna och samtliga röstsiffror presenteras därefter öppet. Vid lika röstetal har ordförande utslagsröst.

 

 

8. Process om någon ledamot är frånvarande eller avgår
Om någon styrelseledamot mer än tillfälligt är frånvarande eller förklarar sig ha avgått utses den suppleant som står närmast i tur till ordinarie ledamot. Om ordförande mer än tillfälligt är frånvarande eller förklarar sig ha avgått träder vice ordförande in som tillförordnad ordförande för sektionen. Om kassören mer än tillfälligt är frånvarande eller förklarar sig ha avgått väljer styrelsen en tillförordnad kassör. Till tillförordnad kassör kan endast ordinarie styrelseledamot väljas. Förändringar enligt denna punkt formaliseras genom att ordförande eller vice ordförande initierar beslut per capsulam, då beslutet är brådskande, eller genom beslut på nästkommande styrelsemöte.



9. Överlämning och introduktion av nya styrelseledamöter

Sekretariatet ansvarar för att nya ledamöter snarast efter årsmötet erhåller grundläggande dokumentation och blir delaktiga i styrelsens informations- och kommunikationssystem. Dokument i Drive som ägs av avgående styrelseledamöter förs över till ordförande i samband med att avgående ledamöters e-postkonton stängs ner. Sekretariatet ansvarar för att så sker.

 

Ordförande kontaktar snarast nya ledamöter för att informera om viktiga aktuella frågor. Styrelsen utser överlämningsansvariga mellan avgående och tillträdande styrelse.



10.  Sekretariatet

Sekretariatet har, under ledning av en generalsekreterare, ett helhetsansvar för verksamheten. I sekretariatets uppdrag ingår såväl strategiska som operativa delar. Sekretariatet sköter den löpande verksamheten enligt budget, plan och direktiv från styrelsen samt genomför styrelsens beslut. Sekretariatet verksamhet ska bedrivas utifrån ett långsiktigt perspektiv i enlighet med sektionens långsiktiga riktning och annan styrning från styrelsen samt beslut fattade av den internationella rörelsen. När sekretariatet ser behov av detta ska sekretariatet initiera en dialog med styrelsen kring områden där tydlig styrning saknas eller behöver utvecklas ytterligare.



11.  Generalsekreteraren

Generalsekreteraren har från styrelsen fått det delegerade arbetsgivaransvaret inklusive att fatta beslut om personalpolicy, anställning, lönesättning, befordran och avveckling av personal.Generalsekreteraren svarar för att personalen har befattningsbeskrivningar och att utvecklingssamtal hålls. Generalsekreterararen kan delegera befogenheter till underställd personal, dock ej beslut om personalpolicyer eller avveckling av personal.

 

Generalsekreterarens övergripande ansvar

  • Generalsekreteraren ansvarar för att utveckla och driva verksamheten för att uppnå de mål som är satta av styrelsen samt den internationella rörelsen.

  • Generalsekreteraren ansvarar för genomförandet av styrelsens beslut (om inte annat framgår av beslutet) och företräder sekretariatets verksamhet inför styrelsen. Generalsekreteraren är ständigt adjungerad med yttrande- och förslagsrätt i styrelsen.

  • Genrealsekreteraren asvarar för att underlätta styrelsens arbete genom att skapa förutsättningar för ett systematiskt arbete med god framförhållning som underlättar för styrelsen att  i enlighet med gällande årsplan och aktuellt kalendarium fatta rätt beslut på rätt nivå, vid rätt tidpunkt.

  • Generalsekreteraren ansvarar för att regelbundet följa upp och rapportera verksamheten (inklusive sektionens ekonomi och årliga budget) till styrelsen. Generalsekreteraren kan utse annan föredragande från sekretariatet till de olika punkterna på styrelsens dagordning.

 

Generalsekreterarens ansvar för ekonomisk styrning och kontroll

  • Generalsekreteraren ansvarar för att verksamheten bedrivs i enlighet med av styresen angiven budget samt att regelbundet hålla styrelsen informerad om den ekonomiska situationen.

  • Generalsekreteraren beslutar i frågor som rör omfördelning av budgeterade medel och tjänsteutrymme. Vid större förändringar ska dessa ske i samråd med ordförande och kassör.

 

Generalsekreterarens ansvar för riskanalys och riskhantering

  • Generalsekreteran ansvarar för förebyggande arbete som minskar risker, identifikation av risker samt löpande hantering av risker när så är påkallat.

  • Generalsekreteraren ansvarar för att hålla ordförande/styrelsen informerad.

  • Utifrån den årliga riskanalys som sekretariatet genomför kan styrelsen i samråd med generalsekreteraren begära in ytterligare rapporter eller besluta om åtgärder för att stärka den interna kontrollen.

 

Generalsekreterarens ansvar för sektionens roll i den internationella rörelsen

  • Generalsekreteraren representerar sektionen gentemot den den internationella rörelsens tjänstemannasida och ansvarar för att samarbeta på strategisk såväl som operativ nivå utifrån de ramar som styrelsen satt för den svenska sektionen. Generalsekreteraren delegerar uppdragen inom sekretariatet och dessa personer rapporterar till relevant chef.

  • Generalsekreteraren deltar i det internationella rådsmötet och i andra relevanta internationella möten såsom Directors Forum och regionala möten.

  • Generalsekreteraren ansvarar för återrapportering till styrelsen kring internationella frågor av strategisk karaktär.



12.  Sektionens talespersoner

Generalsekreterare och ordförande har rätt att uttala sig i sektionens namn. Normalt är det generalsekreteraren som gör offentliga uttalanden och ordföranden som är talesperson för organisationen som medlemsorganisation. Generalsekreteraren kan delegera rätten att uttala sig i sektionens namn.

 

Då policy ej föreligger eller är oklar ska den som uttalar sig samråda med generalsekreteraren, som vid behov lyfter frågan vidare till styrelsen.

 

Generalsekreteraren ansvarar för det informationsmaterial (skrivelser, pressmeddelanden, annonser och foldrar etc) som tas fram och produceras av sekretariatet.

 

Generalsekreteraren informerar styrelsen om uttalanden, artiklar och annat officiellt material eller händelser som kan förmodas väcka uppmärksamhet.



13.  Konflikt- och krishantering inom organisationen

Generalsekreteraren ansvarar inför ordföranden för hanteringen av konflikter inom sekretariatet och mellan medlemmar och sekretariat, i det senare fallet i samråd med ordförande om konflikten är av allvarlig karaktär.

 

Generalsekreteraren ansvarar inför ordföranden för hanteringen av konflikter mellan medlemmar eller medlemsstrukturer liksom hanteringen av fall av diskriminering, trakasserier eller annan kränkande behandling under eller i anslutning till aktiviteter anordnade av sektionen. Styrelsen ansvarar för att lösa allvarliga konflikter mellan medlemmar eller medlemsstrukturer.

 

Konflikter och allvarligare kritik inom styrelsen ska diskuteras med ordförande eller vice ordförande och därefter behandlas av styrelsen.



14.  Relationen mellan styrelse och sekretariat vid framförande av allvarligare eller    
principiell kritik

Styrelsen framför endast gemensamt kritik mot sekretariatet och då till generalsekreteraren. Detta utesluter inte ordförandes självklara huvudansvar för att hantera känsliga situationer och att bistå generalsekreteraren med råd och konstruktiv kritik.

 

Personal framför kritik mot styrelsen till generalsekreteraren, personalrepresentanten eller facklig företrädare.

 

Styrelsen har rätt att ta del av allt material, även arbetsmaterial, som rör organisationen.



15.  Styrelsens dagordning och kallelse till ordinarie styrelsemöte

Planeringsutskottet utser mötesordförande (vanligtvis sektionsordförande) och vice mötesordförande (vanligtvis någon i planeringsutskottet). Sektionens ordförande ansvarar i samråd med planeringsutskottet och generalsekreteraren för att ett förslag till dagordning upprättas för kommande styrelsemöte.

 

Ett officiellt förslag till dagordning fastslås av sektionens ordförande och generalsekreterare senast fjorton dagar före styrelsemötet. Beslutsunderlag och diskussionsunderlag till styrelsens möte ska också föreligga styrelsen fjorton dagar före styrelsemötet. Rapporter till styrelsens möte ska föreligga styrelsen senast sju dagar före styrelsemötet. Styrelsen kan göra undantag från dessa tidsfrister och är då medveten om de problem det innebär för beslutskvaliteten. Inför första styrelsemötet efter årsmötet kan styrelsen bli tvungen att göra sådana undantag.

 

Sektionens ordförande sammankallar till ordinarie styrelsemöte enligt kalendarium som antas på styrelsens konstituerande möte alternativt på styrelsens junimöte. Styrelsen sammanträder minst fyra gånger per år, jämnt fördelade över året. Sekretariatet ansvarar för att kallelse med tid och plats skickas ut fjorton dagar före mötet.

 

Planeringsutskottet, generalsekreterare och styrelsesekreterare sammanträder per telefon cirka en vecka före ordinarie styrelsemöte. Arbetsmötets uppgift är att gå igenom praktiska detaljer inför styrelsemötet och att kvalitetssäkra de underlag som föreligger till mötet.



16.  Beredning och underlag

När en ny fråga ska beredas för ofta styrelsen inledande diskussioner som ligger till grund för den fortsatta beredningen. Som underlag till dessa diskussioner kan det föreligga så kallade diskussionsunderlag. De frågor som sätts upp på dagordningen kan både vara frågor som styrelse själv har valt att initiera och frågor som sekretariatet har valt att initiera. Styrelsens inledande diskussioner fungerar som stöd till generalsekreteraren och som underlag till sektionens fortsatta strategiska arbete. Styrelsen kan också föra diskussioner tillsammans med annan del av rörelsen, t ex valberedning, distriktsombud, Amnestyfonden eller annan uppdragsgrupp.

 

Efter inledande diskussioner bereds frågorna av sekretariatet eller annan av styrelsen utsedd arbetsgrupp eller person. De beslutsunderlag som läggs fram till styrelsen ska bestå av bakgrundsinformation, problembeskrivning, resonemang, alternativ och vägval samt rekommendation och förslag till beslut. Alla beslut som styrelsen fattar ska möjliggöra uppföljning. När det gäller policyer, riktlinjer, och strategier ska underlaget klargöra hur beslutet ska kommuniceras och genomföras i organisationen.

 

Till styrelsens möten föreligger också ett antal skriftliga rapporter. Skriftliga rapporter läggs till handlingarna efter det att styrelsen har getts möjlighet att kommentera dem.



17.  Styrelsens möten

Endast fysisk närvaro på styrelsemöten räknas som närvaro. Ledamöter kan delta på distans men då utan rösträtt. Av transparensskäl ska det i protokollet antecknas när/om ledamöter deltar via distans.

 

Styrelsemöten är öppna för alla medlemmar, dock utan yttranderätt. Styrelsens kalendarium och dagordning ska hållas lätt tillgängliga för medlemmarna, som rekommenderas anmäla sin önskan om deltagande i förväg. Styrelsen kan besluta att viss punkt på dagordningen är styrelseintern.



18.  Extra styrelsemöte

Extra styrelsemöte kan sammankallas av styrelsemöte, styrelsen per capsulam eller ordförande. Beslut om extra styrelsemöte ska motiveras. Ska styrelsen mötas fysiskt ska mötet äga rum tidigast fem dagar efter att beslutet kommit alla styrelseledamöter tillhanda. Möts styrelsen per telefon, ska mötet äga rum tidigast två dagar efter att beslutet kommit alla styrelseledamöter tillhanda. Kallar ett styrelsemöte till extra styrelsemöte, kan det hållas tidigare. Förslag till dagordning och beslut ska vara styrelsen tillhanda dagen före mötet och hållas lätt tillgängliga för medlemmarna.

 

 

19.  Styrelsens beslut

Styrelsens arbete regleras av internationella beslut, stadgarna och andra årsmötesbeslut samt styrelsens egna principbeslut. Undantag från styrelsens egna principbeslut måste motiveras i beslutet och kan ej delegeras. Detta gäller särskilt avsteg från arbetsordningen. Styrelsen fattar beslut på styrelsemöten och per capsulam i styrelsens forum.

 

Beslut av styrelsen ska föregås av beredning (se ovan). Efter diskussion på mötet föreslår mötesordförande förslag till beslut. För styrelsebeslut fordras att minst fyra ordinarie ledamöter är ense. Vid lika röstetal gäller den mening som sektionens
ordförande eller - vid dennes frånvaro - mötesordförande biträder.

 

Beslut i principiella frågor fattas aldrig utan att skriftligt förslag till beslut föreligger.

 

Beslut fattade av styrelsen kan endast avföras genom styrelsebeslut eller årsmötesbeslut.

 

När ett beslut fattats står hela styrelsen bakom det och verkar för dess genomförande. Ledamot som deltar i ett beslut kan reservera sig skriftligen och alla ledamöter och adjungerade kan begära och få protokollsanteckning. En ledamot eller adjungerad person får dock inte undergräva styrelsens beslut i ord och/eller handling.

 

Styrelsens beslut mellan styrelsemöten - per capsulambeslut

Mellan styrelsens möten kan styrelsen fatta så kallade per capsulambeslut. Dessa beslut fattas i styrelsens digitala styrelseforum. Per capsulambeslut fattas främst

  • i frågor gällande förtroendeuppdrag och annan delegation

  • vid fortsatt hantering av ärenden som redan har diskuterats på ett styrelsemöte, t ex gällande direktiv

  • i frågor som är brådskande eller av mindre principiell vikt.

 

Efter en diskussion i styrelsens forum eller på styrelsemöte föreslår ordförande ett beslut och de ordinarie ledamöterna avger sina röster. Styrelsens suppleanter har yttrande- och förslagsrätt. Per capsulambeslut ska vara öppna minst tre dagar och efter det är beslut fattat när en majoritet av de ordinarie ledamöterna bifallit. En ordinarie ledamot som inte har avgett sin röst under de tre första dagarna anses vara frånvarande och suppleanter kliver då in i deras ställe som vid övriga beslut, det vill säga i den ordning de har blivit valda, och har då rösträtt. För per capsulambeslut fordras, precis som för andra styrelsebeslut,att minst fyra ordinarie ledamöter är ense. Vid lika röstetal gäller den mening som sektionens ordförande eller - vid dennes frånvaro - vice ordförande biträder.

 

Om ordförande är förhindrad har även vice ordförande möjlighet att initiera ett beslut per capsulam.

 

Denna form av elektronisk per capsulam är den enda form av per capsulam som styrelsen använder.

 

Sekretariatet upprätthåller dokumentation över på detta sätt fattade beslut. Om en ledamot motsätter sig att en fråga behandlas per capsulam flyttas frågan till ett styrelsemöte.



20.  Protokoll och uppföljning

Styrelsesekreteraren för diskussionsprotokoll från styrelsens möten. I protokollen sammanfattas de diskussioner som leder fram till styrelsens beslut och besluten i sin helhet. Protokollen justeras av mötesordföranden och särskilt utsedd justeringsperson.

 

I protokollen redogörs också för eventuella beslut som efter det föregående styrelsemötet har fattats per capsulam i styrelsens forum. För att underlätta granskningskommitténs och medlemmarnas uppföljning av per capsulambeslut görs även en kort sammanfattning av de diskussioner som har lett fram till aktuella beslut.

 

 

 

21.  En generell årsplan för styrelsens arbete

 

Varje styrelsemöte

  • Protokoll från styrelsens föregående möte

  • Uppföljning av Öppna beslut

  • Styrelsens utvärdering av föregående möte

  • Uppföljning av per Capsulam-beslut

  • Sekretariatets rapport utifrån gällande verksamhetsplan.

 

Majmötet - konstituerande möte

  • Teckningsrätt

  • Möteskalender

 

Junimötet

  • Styrelseutbildning på sekretariatet, obligatorisk för nya ledamöter (halvdag)

  • Styrelsens arbete (Styrelseåret, val av justerare för styrelseåret, styrelsens arbetsformer, forumanvändning och kommunikation, ansvarsområden inom styrelsen, uppdatering av och genomgång av styrelsens arbetsordning och riktlinjer gällande jäv, utvärdering och feedback.)

  • Budget och verksamhetsrapportering (T1)

  • Planering och prioriteringar inför kommande verksamhetsplanering

  • Riskanalys av sektionens verksamhet och intäkter

  • Uppföljning av årsmötesbeslut relevanta för CADF

  • Inför CADF (Chairs Assembly och Directors Forum)

  • Inför ICM (vartannat år)  

  • Beslut om tema för verksamhetsmötet

  • Genomgång där var och en av ledamöterna redogör för de anknytningar man har till verksamhet eller personer i yrkeslivet eller ideellt vilka eventuellt kan innebära jäv eller uppfattas som jäv. Uppgifterna ska protokollföras.

  • Anmälan av styrelseledamöter till Svensk Insamlingskontroll

 

Septembermötet

  • Workshop med ledningsgruppen

  • Fortsatt uppföljning av årsmötet (årsmötesbeslut, Granskningskommitténs rapport, utvärderingar från årsmötet)

  • Uppföljning från CADF (Chairs Assembly och Directors Forum)

  • Uppföljning av ICM (vartannat år)

  • Verksamhetsplanering/måldiskussion

  • Planering verksamhetsmöte

 

Oktobermötet

  • Budget och verksamhetsrapportering (T2)

  • Strategisk planering (verksamhet- och budgetramar)

  • Genomgång av sektionens självutvärdering och aktionsplan gällande Core Standards (vartannat år, 2016) (Obs, än så länge har vi inte fått någon information om detta, men vi avser att ha denna punkt i oktober.)

  • Verksamhetsmöte

 

Decembermötet

  • Utbildning (halvdag) ev studiebesök/studieresa

  • Planering inför ICM (vartannat år)

  • Fastställande av verksamhetsplan och budget

  • Inför årsmötet (Uppföljning av årsmötesbeslut, uppföljning av GKs rapport, Styrelsens förslag till årsmötet, Struktur för motionsyttranden)

  • Feedback-övning (stryrelseintern)

 

Januarimötet (online, kvälltid en vardag)

  • Inför årsmötet

  • Inför utvecklingssamtal med generalsekreteraren

  • Planering inför ICM (vartannat år)

 

Marsmötet

  • Budget och verksamhetsrapportering (T3)

  • Sektionens årsredovisning (inklusive versksamhetsberättelse)

  • Inför årsmötet (Kommentarer till det ekonomiska utfallet, Revisorernas rapport, Motioner och motionsyttranden, Styrelsens förslag, Uppföljning av årsmötesbeslut, GKs preliminära rapport, förslag till dagordning, program, arbetsordning för årsmötet)

  • Valberedningens förslag

  • Uppföljning av utvecklingssamtal med generalsekreteraren

 

Majmötet

  • Rapport om gruppernas redovisning

  • Rapport om vilande distrikt

  • Inför årsmötet (styrelsens roll på årsmötet, Genomgång av årsmötet, GKs rapport, Internationella gäster, Styrelsens punkter i plenum, Styrelsens seminariedeltagande, Styrelsens arbetsfördelning, reflexioner från årsmötesordföranden)

  • Utvärdering styrelseåret (styrelseintern)

  • Inför ICM (vartannat år)



22.  Visionsmöten

Styrelsen ska vid två möten per år avsätta tid för visionsdiskussioner. Det är önskvärt med en visionsdiskussion under hösten och en under våren. Inför visionsdiskussionen ska det finnas ett skriftligt diskussionsunderlag.



23.  Utbildning

Styrelsen håller i samband med sitt första ordinarie möte, efter det konstituerande mötet, en utbildning som är obligatorisk för nya ledmöter. Alla ledamöter är dock välkomna att delta. Utbildningen omfattar



24.  Organisationen av styrelsens arbete

Styrelsen arbetar uppdelad i fyra utskott:

 

Ekonomiutskottet

Utskottet ska säkerställa att organisationen har en god verksamhetsplanering där mål och medel hänger ihop. Utskottet hanterar även frågor som rör styrelsens ansvar för utvärdering, rapportering och kontroll av verksamheten. Utskottet ska också säkerställa att styrelsen som helhet har tillräcklig insyn i ekonomi- och styrningfrågor på den internationella nivån då detta påverkar verksamheten i svenska sektionen.    

 

Internationella utskottet

Utskottet ska bevaka den internationella rörelsens utveckling och identifiera när det finns behov av att lyfta internationella frågor till styrelsen (för strategiska och visionära diskussioner.) Utskottet har också en viktig roll i att tillsammans med generalsekreteraren (och ordförande vid behov) bedöma vilka internationella policyfrågor som sekretariatet ensamt kan hantera och vilka som behöver lyftas till styrelsen. Utskottet samverkar med Amnestys internationella kommitté (AIK).   

 

Kommunikationsutskottet

Utskottet ska identifiera vad styrelsen behöver kommunicera om och tillse att detta sker på ett strategiskt, transparent och tillgängligt sätt i lämpliga kanaler. Utskottet identifierar också behov av förändringar i styrelsens kommunikationskanaler eller styrelsens kommunikationssätt gentemot medlemsrörelsen. Utskottet har ett strategiskt ansvar för styrelsens roll på aktivistseminariet och verksamhetsmötet.

 

Planeringsutskottet

Utskottet arbetar med styrelsens interna arbete och vidareutveckling, med syfte att säkerställa att styrelsearbetet är välplanerat, strategiskt och hanterar rätt frågor i rätt tid, att styrelsen som grupp mår bra och utvecklas och att ordförande avlastas i det övergripande ansvaret för planeringen av styrelsens interna arbete.  



25.  Särskilda uppdragsgrupper

Styrelsen utser tidsbegränsade uppdragsgrupper, arbetsgrupper och enskilda personer ansvariga för särskilda områden. Där det är lämpligt söker styrelsen utanför styrelsen för att säkerställa erforderlig kompetens och utveckling av medlemmarna. Sekretariatets eventuella ansvar i relation till  uppdragsgrupper och arbetsgrupper som styrelsen utser ska tydligt definieras i varje enskilt fall.  



Styrelsen utser uppdragsgrupper för

  • beredning av ärenden till styrelsen

  • att bygga kompetens och kontinuitet

  • särskilda uppdrag (till exempel förankring i rörelsen)

 

För varje uppdrag utser styrelsen en kontaktperson inom styrelsen. Efter att styrelsen har formulerat direktiv för uppdragsgruppen, ges sekretariatet i uppgift att föreslå gruppens sammansättning. Varje uppdrag ska ges ett direktiv innehållandes:

  • bakgrund/beslut

  • syfte

  • formulering av uppdraget/uppgifter

  • metoder

  • avgränsning

  • tidsram

  • budget

  • uppdragsgruppens sammansättning

  • kontaktperson i styrelsen

 

Styrelsen tar i beaktande eventuellt jäv (enligt bilaga 1) i samband med att uppdragsgrupper utses.



26.  Kontakter mellan de bägge styrelserna för Amnestyfonden och sektionen

Amnestyfondens styrelse och sektionsstyrelsen utser varsin kontaktperson. Dessa ansvarar för fortlöpande informationsutbyte mellan styrelserna. Formerna för detta omfattar:

  • Sektionsstyrelsens kontaktperson ska inledningsvis under mandatperioden kontakta fondens kontaktperson för genomgång av arbetssätt.

  • Inför varje styrelsemöte förser kontaktpersonerna varandra med respektive styrelses dagordning, via e-post.

  • Vid varje styrelsemöte ska en rapportpunkt finnas. Om något ska diskuteras som är relevant för båda styrelserna bör båda kontaktpersonerna närvara.

  • Senast två veckor efter varje styrelsemöte rapporterar kontaktpersonerna till varandra via e-post om de viktigaste frågorna som diskuterades på respektive möte.

  • Efter varje styrelsemöte förser kontaktpersonerna varandra med justerat protokoll.

  • Fondens justerade protokoll skickas till styrelsen via e-post tillsammans med sekretariatets rapport.

  • För behandling av frågor av stor principiell vikt kan särskilda samverkansgrupper bildas.



27.  Styrelsens kommunikation och information

Styrelsen och till styrelsen ständigt adjungerade kommunicerar mellan mötena med hjälp av styrelsens forum och e-post.

 

Styrelsen tar också del av

  • Sekretariatets allmänna utskick till de olika medlemsstrukturerna

  • Löpande sammantällningar av veckans medierapportering

  • Sektionens webbplats

  • Sektionens medlemssidor



28.  Styrelsens korrespondens

All korrespondens mellan styrelsen och medlemmarna ska arkiveras av styrelsesekreteraren,även sådan som tillställs enskild styrelseledamot. Undantag görs dåstyrelsen klassat korrespondensen som styrelseintern eller då den som skriver brevet uttryckligen begär att det ska vara styrelseinternt.

 

Med korrespondens avses inte styrelsens interna kommunikation eller kommunikation med annan del av organisationen som är att betrakta som arbetsmaterial. I alla oklara fall ska samråd ske med resten av styrelsen. Styrelsens ordförande föreslår hur inkommande korrespondens hanteras. Brev ställt till enskild styrelseledamot besvaras av denne men ska arkveras av styrelsesekreteraren.



29.  Principer för transparens och hantering av känslig information

Öppenhet och transparens utgör vägledande principer för svenska sektionen, vilket bland annat framgår av årsmötesbeslut. Inom sektionen hanteras dock en del känslig information som av olika skäl är olämplig att spridas utanför en begränsad krets. Det kan till exempel vara av hänsyn till enskilds personliga integritet eller röra information om organisationens kampanjstrategier eller sårbarhet. Inom svenska sektionen hanteras information av extern, Amnestyintern, sekretariats- samt styrelseintern natur.

 

Extern information är sådan information som är tillgänglig för alla som efterfrågar den, oavsett om de är medlemmar i Amnesty eller inte. Amnestyintern information är endast tillgänglig för medlemmar i Amnesty, men är i visst hänseende att betrakta som extern med tanke på antalet medlemmar Amnesty har. Sekretariatsintern information är endast tillgänglig för anställda och frivilliga på sektionens sekretariat samt för styrelsen vid förfrågan. Styrelseintern information är normalt endast tillgänglig för medlemmar i styrelsen och eventuella personer adjungerade till styrelsen och kan bland annat röra styrelsen i egenskap av arbetsgivare.

 

Styrelsen kan vid behov utsträcka behörigheten att ta del av intern information av olika slag till andra personer eller kommittéer, såsom Granskningskommittén eller Amnestys internationella kommitté. Medlemmar i styrelsen får inte förmedla information enligt ovan till obehörig. Känslig information får inte heller förmedlas till obehörig efter att förtroendeuppdraget inom Amnesty avslutats.



30.  Utvecklingssamtal med styrelseledamöterna

Ordförande ansvarar för att ordförande, vice ordförande eller kassören håller årligt utvecklingssamtal med styrelsens ledamöter. Ordförande håller utvecklingssamtal med vice

ordförande och kassören. Följande ska avhandlas:

  • Amnestys mål och verksamhet med tonvikt på styrelsens roll och uppgift

  • Styrelsens arbete och arbetsordningen

  • Arbetsklimatet i styrelsen

  • Ledamotens personliga ansvar och åtagande

  • Ordförandes ledning av styrelsen

  • Ledamotens utveckling i styrelsen

 

Ordförande upprättar en styrelseintern åtgärdsplan när samtliga samtal är avslutade.

 

För sin egen del bör ordförande ingå i ett nätverk med t ex ordföranden i andra sektioner, andra frivilligorganisationer eller andra personer med gedigen folkrörelseerfarenhet.



31.  Utvecklingssamtal med generalsekreteraren

Ordförande ansvarar för att årliga utvecklingssamtal hålls med generalsekreteraren. Den årsmötesvalda styrelsen ska före och efter generalsekreterarens utvecklingssamtal diskutera generalsekreterarens arbete men delegerar till ordförande och vice ordförande att hålla samtalet. Före samtalet ska de inhämta avdelningschefernas syn på generalsekreterarens ledning av sekretariatet.

 

Under utvecklingssamtalet, som ska fokusera på gemensamt identifierande av problem och konstruktiv kritik, ska följande avhandlas:

 

  • Amnestys mål och verksamhet med tonvikt på generalsekreterarens roll och uppgift

  • Generalsekreterarens arbetssituation och förutsättningarna för arbetet. Speciellt diskuteras relationen till styrelsen

  • Uppfyllelse av tidigare satta mål

  • Möjligheter och problem med avseende på arbetsordning och arbetsbeskrivning speciellt verkställande av styrelsebeslut

  • Generalsekreterarens utveckling

  • Gemensamt sättande av nya mål. Dessa dokumenteras styrelseinternt.