Punkt: 5. Beslut om rapporteringscykel Underlag till styrelsemöte 17-19 juni 2016

Till: Styrelsen

Från: Sekretariatet

Datum: 2016-06-03
Punkt: 5. Beslut om rapporteringscykel

BESLUTSUNDERLAG

Inledning

I samband med sekretariatets arbete med planeringssystemet har även periodiseringen setts över för att utarbeta ett förslag om hur den svenska sektionen av Amnesty ska ha årets rapportering. Frågan diskuterades initialt på styrelsens maj-möte och var då i första hand avsett att gälla i samband med att vi går in i det nya planeringssystemet 2017.

När sekretariatet ser på årets rapportering så föreslår vi att vi påbörjar tertial-rapporteringen redan från T2 under 2016.

Kvartals- eller tertialrapportering

För att fästa en del av diskussionen och argumenten kring huruvida vi ska ha kvartals- eller tertialrapportering redogör vi här kort hur resonemangen gick under maj-mötet.

Så här ser kvartals- respektive tertialrapportering ut under ett år

Om vi ser på de huvudsakliga argumenten för och emot en förändring i periodiseringen av rapportering  vill sekretariatet lyfta följande. Det som talar mot en tertialrapportering är att vi rapporterar på kvartalsbasis till det internationella sekretariatet. Sekretariatet bedömer dock det som en ringa rapporteringsinsats utifrån de krav som finns idag och ser inte att det skulle innebära problem som vi inte kan hantera på ett förhållandevis enkelt sätt.

Det som talar för en tertialrappportering är att vi skulle få en rapportering som rent tidsmässigt ligger bättre i tiden för att styra på informationen. Det gäller framförallt den andra tertialrapporteringen där vi skulle få information fram t.o.m augusti när vi är åter efter sommarsemestern. Vi fångar på så sätt också de viktiga intäktssiffrorna som kommer under sommaren som är en viktig tidsperiod för att värva nya medlemmar och sympatisörer. Förrutom att vi får mer uppdaterad information så möjliggör det också för oss att styra bättre på kvarvarande period av hösten (sept-dec). Kvartalsrapporteringen vid halvårsskiftet är svårare att styra på eftersom vi inte vet hur intäktssidan utvecklas under sommaren och kvartalsrapporteringen i slutet av september ger alltför sen information och begränsad tid att faktiskt omallokera resurser på ett sätt som möjliggör att man också hinner omprioritera verksamheten.

Konsekvenser för styrelsens kalendarium vid tertialrapportering

För styrelsens del skulle en tertialrapportering innebära följande:

Styrelsen får den första tertialrapporten (T1) till sitt junimöte, den andra (T2) till oktobermötet samt årsrapporteringen till marsmötet (T3).

Styrelsen föreslås besluta

att sekretariatet i den fortsatta utvecklingen av planeringssystemet utgår ifrån en tertialrapportering;

att sekretariatet börjar applicera en tertialrapportering i samband med T2 under 2016.