Förslag på direktiv för uppdragsgrupp Underlag till styrelsemöte 1-2 september 2012

Till: Styrelsen
Från: Sofia Halth och Michael Falk
Datum: 7 september 2012

Förslag på direktiv för uppdragsgrupp: Styrelsens arbetsbörda och uppgifter

Bakgrund och problembeskrivning
Sedan åtminstone 90-talet har sektionsstyrelsens övergripande agenda och årscykel sett ungefär likadan ut. Redan då hade styrelsen exempelvis åtta helgmöten om året av samma längd, och vid samma tidpunkter i kalendern, som idag. Samtidigt har världen och Amnestyrörelsen runt omkring oss förändrats. Det finns idag ett större tryck på den svenska sektionen att synkronisera sin verksamhet med den internationella rörelsen vad gäller policies, målstyrning, planer och budget, men också vad gäller arbetssätt. Verksamheten, och styrelsens arbete, har professionaliserats i större utsträckning. Sekretariatet har växt och professionaliserats. Svenska Amnestys medlemsantal är rekordhögt och vi har fler intressenter och ett högre mediatryck. Aktivismen bedrivs inte längre bara i arbetsgrupper utan genom ett stort antal olika kanaler och av enskilda medlemmar. Detta är bara några exempel på förändringar som skapar utmaningar för en ideell styrelse. Därför har det blivit dags att göra en genomgripande översyn av styrelsens arbete, så att vi kan säkerställa att vi även i framtiden har en ändamålsenlig styrelse som kan möta kommande utmaningar och som har förmågan av vara proaktiv i utvecklingen av sektionens och den internationella Amnestyrörelsens visioner, mål och prioriteringar.

Under 2001 gjordes en översyn av styrelsens arbete. Bakgrunden var den höga arbetsbelastningen i styrelsen och ett behov av att befria styrelseledamöterna från operativa arbetsuppgifter. Den utredning som togs fram fokuserade mycket på beredningsorganisationen och ledde fram till ett flertal förbättringar. Trots att vi nu har en välfungerande beredningsorganisation, och styrelsen jobbar mer strategiskt, kvarstår problemet med den höga arbetsbelastningen och att styrelsen inte upplever att man har tillräckligt mycket tid för det pro-aktiva, visionära arbetet.

Syfte och formulering av uppdraget
Uppdragsgruppen ska

Steg 1: reflektera över vad som är och vad som bör vara styrelsens kärnuppgifter i Svenska Amnesty år 2012, och utifrån detta göra en översyn av styrelsens arbetsbörda och arbetsuppgifter. Vad bör styrelsen göra? Gör vi det idag?

Steg 2: föreslå förslag på förändringar av styrelsens arbete som bland annat säkerställer

att styrelsen ges utrymme att vara mer visionär ; ha mer framåtsyftande och förutsättningslösa diskussioner om rörelsens framtid och utveckling samt vara ännu mer proaktiv vad gäller beslut om visioner, strategier och mål.

att de förändringar som skett, vad gäller förskjutandet av beslutsmakt till den internationella nivån , präglar styrelsens sätt att arbeta med och förhålla sig till den internationella rörelsen, och att strategiska frågor på internationell nivå hanteras av och diskuteras i styrelsen

att fokus i styrelsearbetet ligger på rätt saker, och arbetet på rätt strategisk nivå.

Exempel på frågor att lyfta i processen
Har vi ett arbetssätt och en tidsåtgång för styrelsearbetet som möjliggör att sektionen även i framtiden attraherar kvalificerade kandidater som är intresserade av att sitta i sektionsstyrelsen?

Överensstämmer styrelsens kalender med de internationella processerna, och med sekretariatets interna processer, på ett sätt som ger styrelsen utrymme att vara pro-aktiva inför framtagandet av mål och planer?

Vad behöver justeras i styrelsens arbetsuppgifter och kalender för att se till att styrelsen får den tid de behöver för visionära, framåtsyftande processer?

Hur fungerar stödfunktionen AIK i dagsläget? Finns det behov av liknande arbetsgrupper eller andra stödfunktioner på flera områden?

Förutsättningar och avgränsningar
Uppdragsgruppen förväntas komma med konkreta förslag till förändringar och uppmanas att tänka stort och innovativt vad gäller styrelsens arbetsuppgifter och arbetsbörda som helhet.

Utgångspunkten för utredningen är att svenska Amnesty har en ideellt arbetande styrelse. Om uppdragsgruppen däremot anser att en arvodering vore nödvändig eller skulle underlätta för genomförandet av sina förslag, kan man diskutera detta i rapporten.

En grundförutsättning för utredningen är att styrelsens arbetsbörda som helhet inte får öka.

Metoder
Uppdragsgruppen står fri att använda de metoder de själva finner lämpliga.

Uppdragsgruppen kan, om man finner det relevant, i sitt arbete ta hänsyn till de slutsatser som presenterades 2012 i den internationella utredningen av den internationella styrelsens (IEC) arbete (Independent Review of the IEC) och utvärdera vilka av dessa som kan vara av värde också för den svenska sektionens styrelse. Man bör också använda sig av de förslag till Core Standards for Governance – det internationella dokument som slår fast vilka krav som ställs på styrelserna inom Amnesty - samt styrelseprotokoll och dagordningar från de senaste åren.

Gruppen förväntas kontakta/tillfråga relevanta personer från exempelvis valberedningen, styrelsen, AIK, GK, styrelsesekreteraren, generalsekreteraren och avdelningschefen för organisation och resurs om deras erfarenheter.

Gruppen föreslås även hämta inspiration från hur andra Amnestysektioners styrelser och andra svenska ideella organisationer i Sverige lagt upp sitt arbete.

Om uppdragsgruppen finner det lämpligt kan en delrapport, exempelvis när man avslutat Steg 1 i uppdraget, föreläggas styrelsen.

Budget och stödfunktioner
Ersättning utgår för resor, kost och logi för gruppens medlemmar, i de fall då någon/några av gruppens medlemmar behöver resa till mötena eller vill besöka ett styrelsemöte. Under 2012 är budgeten begränsad för övriga kostnader. 2013 kan gruppen äska mer pengar om det är nödvändigt, och detta kan då läggas in i budgeten för 2013. Äskandet bör motiveras och läggas fram till styrelsesekreteraren senast i oktober.

Styrelsesekreteraren finns som ett stöd för gruppen och de bör använda sig av sekretariatet för administrativa uppgifter, såsom inhämtning och sammanställande av information, eller enkäter och frågor till intressenter.

Sammansättning
Uppdragsgruppen föreslås bestå av 3-5 personer varav:

minst en person som har erfarenhet av styrelsens arbete under de senaste åren
minst en person som har erfarenhet av organisationsutveckling och av att arbeta med och analysera förändringsprocesser i ideella organisationer
minst en person som har erfarenhet från styrelsearbete/och eller ledningsarbete i någon annan frivilligorganisation utöver Amnesty i Sverige.

Tidsram
Gruppen bör lägga fram ett första förslag eller en delrapport till styrelsens marsmöte 2013. Om behov finns kan uppdragsgruppen därefter ges ett förnyat uppdrag. Alla förslag som innebär större strukturella förändringar av styrelsens arbete bör helst vara implementerade, eller implementeras senast i samband med, att en ny generalsekreterare för sektionen tillträder januari 2014.

Kontaktperson i styrelsen
Sofia Halth föreslås som kontaktperson i styrelsen.

Förslag till beslut

att anta förslaget till direktiv för uppdragsgrupp om Styrelsens arbetsbörda och uppgifter,

att utse Sofia Halth till kontaktperson.