Kostnadsersättning ICM-delegater Underlag till styrelsemöte 1-2 september 2012

Till: Styrelsen
Från: Strategigrupp 3
Datum: 7 september 2012


Kostnadsersättning och ersättning för förlorad inkomst i samband med uppdrag som ICM-delegat

Bakgrund
Svenska Amnestys styrelse är ideell och får inte arvode för sitt arbete. De flesta av styrelsens möten är förlagda på helger, men om möten förläggs på vardagar (som t.ex. mötet direkt före årsmötet) finns möjlighet för styrelsens ledamöter att ansöka om ersättning för förlorad arbetsinkomst. I nu gällande regler finns dock ett undantag för ICM då ingen ersättning för förlorad arbetsinkomst utgår. Strategigrupp 3 (SG3) fick genom diskussion i forum uppdrag att se över reglerna för ersättning för förlorad (arbets)inkomst och kostnadsersättning för styrelsen i samband med uppdrag som ICM-delegat. SG3 har även ett uppdrag att ta fram ett diskussionsunderlag utifrån ICM-beslut 21 och 22/2011, vilket kan komma att leda till behov att revidera dessa ersättningsregler igen, men den diskussionen kommer efter samråd med ordförande att ske vid ett senare styrelsemöte.

Gällande regler
I nu gällande regler, antagna av styrelsen den 6 november 2010 (se bilaga, avsnitt C), står det: ” För deltagare i internationella rådsmöten finns särskilda regler för traktamenten, ingen ersättning för förlorad inkomst utgår. ”

Det stycket har sitt ursprung i följande styrelsebeslut från mars 1997 (§143):

"D. Ersättning för förlorad inkomst
Inkomstbortfall
Personer som medverkar i möten på styrelsens eller sekretariatets begäran, erhåller om så önskas skattepliktig ersättning motsvarande förlorad arbetsinkomst, dock högst 3 % av basbeloppet per dag. Ersättningsbeloppet är individuellt och utgår tillsammans medtraktamente. Beloppet ska verifieras med specifikation från arbets-eller uppdragsgivaren som visar aktuellt inkomstbortfall. För innehavare av F-skattesedel gäller samma beloppsgräns. Utöver detta belopp utgår även ersättning för sociala avgifter.

Ersättning utgår för de möten respektive uppdrag som utförs på styrelseledamotens ordinarie arbetstid.

För personer som ej är förtroendevalda utgår ingen ersättning om inget annat överenskommits i förväg med generalsekreteraren.

För deltagare i internationella rådsmöten finns särskilda regler förtraktamenten, ingen ersättning för förlorad inkomst utgår.”

Förslag från SG3
Undantaget för ICM ter sig märkligt, särskilt då ICM, förutom själva mötesveckan (under vilken delegater måste ta ut semester eller tjänstledighet) kräver utförliga förberedelser som även dessa kan kräva viss ledighet från förvärvsarbete. Att vara ICM-delegat skulle på grund av detta kunna innebära ett betydande inkomstbortfall. SG3 har inte funnit något särskilt skäl till att ordningen ser ut så här idag och vi ser att det skulle kunna hindra vissa förtroendevalda att åta sig uppdrag som ICM-delegat. Detta överensstämmer heller inte med styrelsens ambition i övrigt att underlätta för alla ledamöter att kunna delta, för mångfald samt att det inte ska inverka negativt på personens ekonomi att vara styrelseledamot.

Ett argument för att ha kvar denna ordning är att det kan bli kostsamt för sektionen att ersätta alla ur delegationen till ICM för förlorad arbetsinkomst (delegationen har de senaste åren sett ut på följande sätt: ordförande, kassör, generalsekreterare, AIK-representant, två övriga delegater).

För uppdrag som utförs utanför hemorten kan förtroendevalda, om så önskas, erhålla ett skattefritt traktamente, vilket enligt Skatteverkets regler är reducerat när måltider och logi bekostas av sektionen. SG3 anser inte det motiverat att ha särskilda regler om traktamente för uppdrag i samband med ICM.

Förslaget som SG3 lägger fram är att stryka den nämnda meningen i riktlinjerna, eftersom vi inte anser det motiverat att ha något undantag vid ICM. Samma regler för ersättning ska gälla i samband med ICM som i samband med andra uppdrag för styrelsen.

För att riktlinjerna ska omfatta även den ICM-delegat som tillhör AIK men inte är en del av styrelsen samt för att samma regler i praktiken tillämpas också på andra förtroendevalda så som valberedningen och granskningskommittén, föreslår SG3 i samband med att riktlinjerna nu ändå uppdateras, att de fortsättningsvis gäller alla förtroendevalda. Med förtroendevalda avses personer valda av årsmötet eller utsedda av sektionsstyrelsen.

Förslag till beslut

att stryka meningen ”För deltagare i internationella rådsmöten finns särskilda regler för traktamenten, ingen ersättning för förlorad inkomst utgår.” i riktlinjerna ”Kostnadsersättning för styrelsen i svenska sektionen av Amnesty International”, samt

att byta namnet på riktlinjerna till ”Kostnadsersättning för förtroendevalda i svenska sektionen av Amnesty International”

att sist i riktlinjerna tillägga följande definition av förtroendevalda: ”Med förtroendevald avses person vald av årsmötet eller utsedd av sektionsstyrelsen”.


Bilaga

Kostnadsersättning för styrelsen i svenska sektionen av Amnesty International

Antagna av styrelsen den 6 november 2010.


ANGÅENDE BILERSÄTTNING, KOSTNADSERSÄTTNING, FÖRLORAD INKOMST, RESEBESTÄLLNING

A. Bilersättning

Utgår med max 30,50 kr per mil varav 18,50 kr är skattefritt.

För ersättning ifylles blanketten "Reseräkning/redovisning av utlägg" och skickas till personalhandläggaren senast den 10:e varje månad. Utbetalning sker den 25:e.

B. Kostnadsersättning

Ersättning betalas endast för utgifter som vederbörande kan ha under en resa eller i övrigt med anledning av sitt förtroendeuppdrag. Med utgifter menas t ex utlägg för flygplatsavgifter, taxi, buss, förtäring, telefon, tullavgifter och vaccination inför resa. Växling av valuta i Sverige ska i första hand ske på avgiftsfria växlingskontor t ex Forex.

Alla utlägg ska verifieras med originalkvitton. Det ska framgå klart av kvittot vad det avser.
Då ersättningsanspråk ej avser hela beloppet på kvittot ska det specificeras vad i kvittot anspråket gäller.

För ersättning ifylles blanketten "Reseräkning/redovisning av utlägg" och skickas till personalhandläggaren senast den 10:e varje månad. Utbetalning sker den 25:e. Bifoga originalkvitton. Ersättning för utlägg utbetalas bara mot originalkvitton.

C. Ersättning för förlorad inkomst

Styrelseledamot i sektionens styrelse kan, om så önskas, erhålla skattepliktig ersättning motsvarande förlorad arbetsinkomst för deltagande i möten och uppdrag, dock högst 3 % av prisbasbeloppet* per dag. Ersättningsbeloppet är individuellt. Beloppet ska verifieras med specifikation från arbets- eller uppdragsgivaren som visar aktuellt inkomstbortfall. För innehavare av F-skattesedel gäller samma beloppsgräns. Utöver detta belopp utgår även ersättning för sociala avgifter.

Ersättning kan endast utgå för de möten respektive uppdrag som utförs på styrelseledamotens ordinarie arbetstid.

För personer som ej är förtroendevalda utgår ingen ersättning om inget annat överenskommits i förväg med generalsekreteraren.

För deltagare i internationella rådsmöten finns särskilda regler för traktamenten, ingen ersättning för förlorad inkomst utgår.

För ersättning ifylles blanketten "Reseräkning/redovisning av utlägg" och skickas till personalhandläggaren senast den 10:e varje månad. Utbetalning sker den 25:e.

D. Resebeställning

Personer som ska boka resor för Amnestys räkning bör göra detta via sekretariatets reception.

För att kunna hålla kostnaderna på en rimlig nivå bör vissa riktlinjer för hur vi reser och bor under uppdrag inom sektionen gälla.

Principer för rese- och hotellbokningar

* Resor till och från möten bör ske med billigaste rimliga färdsätt.
* Övernattning på hotell bör ske till rimligt pris.
* Beställning av resor och hotell ska göras i god tid, då det ökar möjligheten till prisvärda inköp.
* Avbokningar ska även de göras i god tid, för att inte sektionen behöver betala resan i onödan.

Undantag från dessa generella regler ska godkännas av respektive delprogramansvarig på sekretariatet. I de fall det gäller styrelsemedlemmars kostnader ska undantag godkännas av styrelsemedlem med firmateckningsrätt.

För att det ska vara möjligt att ha en överblick över kostnaderna i samband med resor och hotellövernattningar ska alla, i möjligaste mån, använda sig av den reseservice som sekretariatet tillhandahåller genom receptionen. För att underlätta bokningen ombedes samtliga i styrelsen lämna en s.k. reseprofil med bl.a. uppgifter om eventuella rabattkort etc till receptionen.

För beställning av resor via sekretariatets reception ifylles blanketten "Resebeställning" och skickas till receptionen.

*) Prisbasbeloppet 2010 är 42 400 kr, 3 % blir 1 272 per dag.