Riktlinjer för budgetarbetet avseende 1998 Underlag till styrelsemöte 1-2 maj 1997





Till: Styrelsen
Från: Sekretariatet/Anna Karin Wesslenius och Kerstin Höijer
Datum: Juni 1997





Riktlinjer för budgetarbetet avseende 1998



Detta är sekretariatets förslag till riktlinjer för den fortsatta verksamhetsplaneringen och budgetarbetet avseende 1998. Riktlinjerna avser
  1. verksamhetens inriktning
  2. prioriteringsfrågor
  3. budgetens struktur
  4. ekonomiska ramar
  5. tidplan för det fortsatta arbetet



Sammanfattning
  • Det är handlingsplanen som är grunden för planeringen av verksamheten.
  • Flera aktivitetsområden måste prioriteras.
  • Beträffande intäktsbudgeten föreslås samma indelning som tidigare år.
  • Sekretariatets fortsatta arbete med kostnadsbudgeten följer D-utskottets förlslag till ny budgetprocess.
  • Budgetens programområden är desamma som i den internationella handlingplanen.
  • Intäkterna beräknas tillsvidare till 41 000 tkr.
  • Ramen för de totala kostnaderna föreslås till 41 000 tkr.
  • Av de sammanlagda kostnaderna utgör sektionskostnaderna 27 702 tkr, och medan IS-avgiften utgör 13 298 tkr.







1. Verksamhetens inriktning

Grunden för budgeten 1998 är sektionens handlingsplan 1996-2000, fastställd av årsmötet 1996. De åtta målen i handlingsplanen är:

1. Vi ska arbeta för att göra varje människa i Sverige medveten om vad mänskliga
rättigheter innebär

2. Vi ska värva och aktivera fler medlemmar och bidragsgivare i Amnesty

3. Vi ska utveckla kontakterna med massmedia och andra opinionsbildare

4. Vi ska utveckla och effektivisera vårt kampanjarbete

5. Vi ska utbilda oss så att vi gör ett ännu bättre Amnestyarbete

6. Vi ska utveckla vår planering och uppföljning i Amnestyarbetet

7. Vi ska engagera oss i organisationen och i Amnestys arbetssätt

8. Vi ska utveckla vårt samarbete med Amnesty i andra länder.


Styrelsens beslut om prioriteringar i handlingsplanen måste vägas in i budgetförslaget.


2. Prioriteringsfrågor

För att få vägledning i det fortsatta budgetarbetet behöver sekretariatet få veta hur styrelsen vill prioritera, genom att rangordna bland områden, som i olika fora diskuterats ingå i budgeten för nästa år, eftersom allt inte kommer att kunna rymmas i budgeten. Områdena är: nytt aktivistcentrum, projekt för stöd till ungdomsgrupper, översättning av årsrapporten, ambitionsnivå flyktingfrågor, Rådgivningsbyrån, stöd Baltikum som en del i kampanjen allmänna deklarationen 50 år, stöd till Polen, projekt Radiohjälpen, projekt registeranalys, övertid, försäljningsverksamhet och utvärdering av försäljningsprojektet.

En grov kostnadsberäkning har gjorts för dessa områden, som vid en summering innebär kostnader runt 1.5 miljoner kronor. På sekretariatet finns för närvarande budgetäskanden motsvarande knappt 41 miljoner kronor och beloppet 1.5 miljoner tillkommer. Utrymmet i budgeten för 1998 beror på vilken av de två föreslagna nivåerna för intäkter, som styrelsen väljer. I det lägre alternativet ryms knappast något av nedanstående områden med mindre än att annan grundläggande verksamhet plockas bort. I det högre alternativet kan möjligen en del av nedanståede rymmas, men även då måste nedskärningar i grundläggande verksamhet göras. Frågan är då hur styrelsen vill prioritera och rangordna nedanståenden områden.

Nytt aktivistcentrum
Styrelsen uppdrog vid sitt möte i september 1996, i anslutning till behandlingen av aktivistutredningen, åt sekretariatet att i budgetarbetet för 1998 beakta inrättandet av ett aktivistcentrum (AC). Någon formell framställan om AC har inte inkommit ännu. Dock bör medel avsättas i budgeten för att ge möjlighet till inrättandet av ett AC under 1998. För att få tillräcklig beredningstid, innan beslut i frågan kan fattas av styrelsen, och för att hålla nere kostnaderna 1998, föreslås att medel avsätts för ett eventuellt AC från augusti 1998. Uppskattad kostnad 150 000 kronor.

Projekt för stöd till ungdomsgrupper
Om höstens ungdomskampanj når upp till målet om bildandet av fler ungdomsgrupper, kommer dessa att behöva stöd från sekretariatet. En halvtids projektanställning föreslås för detta samt för uppföljning och utvärdering av ungdomskampanjen. Uppskattad kostnad 150 000 kronor.

Årsrapporten
Översättning av årsrapporten till svenska är förenat med höga kostnader för arvoden och tryckning. Upplagan ligger runt 1.500 exemplar. Många av dem, som använder årsrapporten kan använda den engelska versionen, därför föreslås att endast sammanfattningen av årsrapporten översätts nästa år. Uppskattad kostnadsminskning 215 000 kronor. Intäktsbortfall cirka 200 000 kronor.

Flyktingfrågor
Styrelsen beslutade vid sitt möte i juni 1996 om en utökad ambitionsnivå för handläggning av flyktingfrågor. Av resursskäl har den inte kunnat förverkligas i år. Sekretariatet föreslår att nuvarande nivå behålls även nästa år.
Sektionen avsätter årligen ett visst belopp till Rådgivningsbyrån. Med tanke på pågående diskussion i RGB:s styrelse och beslut, som fattas där, samt i sektionsstyrelsen kan ett resultat bli att Amnesty träder ut ur RGB. Detta kommer att få konsekvenser för flyktingarbetet på sekretariatet och frågan är då om ytterligare resurser kan tillföras detta område. Bidraget till RGB är cirka 210 000 kronor.

Stöd Baltikum
Sektionen har tidigare vid två tillfällen deltagit i utvecklingsarbete av Amnesty i de baltiska staterna för att sprida information om MR och AI. Det ingår i sektionens utvecklingsstrategi att ge stöd till Baltikum. En idé för 1998 är att inom ramen för kampanjen med anledning av FN:s allmänna förklaring 50 år, är att producera och sprida information om MR och särskilt den allmänna förklaringen till till exempel Estland. Detta skulle kunna vara inledningen på ett mer långsiktigt arbete med att utveckla medvetenheten om MR i de baltiska staterna. Uppskattad kostnad 50 000 kronor.

Stöd Polen
Polen är ett av de tio högprioriterade länder, som Amnesty ska satsa särskilt på för att utvecklas i. Svenska sektionen har tidigare medverkat i utvecklingsprojekt i Polen bland annat genom deltagande i en informationsturné sk Open University-turné och i utbildningsseminarier för amnestymedlemmar i landet. I samband med möten med den sektionsgruppering vi tidager ingick i tillsammans med bl a Polen, förekomsamtal om att svenska sektionen ska ge stöd till Polen. IS har tillsammans med Amnesty i Polen utarbetat en ambitiös plan för vad som ska göras de närmaste tre åren för att stärka medvetenheten om mänskliga rättigheter i Polen och för att stärka Amnesty där. Vi har fått fråga från IS vilket stöd vi kan ge. Möjligheterna att ge stöd ökar väsentligt om man även kan bidra ekonomiskt genom att till exempel stå för en del kostnader vid arrangerandet av möten i Polen mm. Det är svårt att veta vilka kostnader det handlar om, men man kan tänka sig storleksordningen 50 000 kronor för resor, produktion och översättning av material.

Radiohjälpen
Svenska Amnestyfonden har sökt och preliminär fått beviljat Radiohjälpen för 1998, tillsammans med andra organisationer, som arbetar med biståndsverksamhet inom området mänskliga rättigheter. Om detta blir verklighet, är det ett utmärkt tillfälle även för sektionen att synas och värva medlemmar. För samordning och genomförande av aktiviteter i anslutning till Radiohjälpen föreslås en projektanställning. Uppskattad kostnad 300 000 kronor.

Registeranalys
Medlemsavgifter och gåvor utgör tillsammans en allt större del av sektionens intäkter. Förra året inköptes ett nytt registerhanteringssystem, vilket ger helt nya möjligheter att på olika sätt bearbeta, följa upp och analysera information om vilka våra medlemmar/givare är, på vilket sätt de värvades mm. Genom att bearbeta befintlig information i registret, samt redovisa och utvärdera resultatet av insamlings- och medlemsvärvningsaktiviteter, kan vi med den ökade kunskapen förbättra och förfina våra arbetsmetoder inom dessa områden. För att möjliggöra detta krävs en extra resurs i form av en projektanställning. Uppskattad kostnad 300 000 kronor.

Övertid
I årets budget är beloppet för övertidsersättning reducerat med cirka 65% i förhållande till året innan. Den övervägande delen av övertid arbetas in i samband med anställdas konsultativa arbete dvs vid kurser, seminarier och möten med medlemmar under helger. I årets budget är avsatt 240 000 kronor för övertid, vilket inte kommer att räcka, trots stor återhållsamhet i beviljandet av uppdrag förenade med övertid. Sekretariatet föreslår att beloppet för övertidsersättning höjs väsentligt jämfört med innevarande år. Höjning med cirka 200 000 kronor.

Försäljningsverksamhet
Styrelsen har beslutat att försäljningsverksamheten ska upphöra i sin nuvarande form och vara avvecklad före 1997 års utgång. Styrelsen har dock konstaterat att det föreligger ett behov av ett begränsat sortiment försäljningsartiklar med nära AI-anknytning. En fortsatt försäljningsverksamhet även i begränsad form kommer att resultera i kostnader. Kopplingen mellan ett eventuellt aktivistcentrum och en framtida försäljningsverksamhet handhas för närvarande av C- respektive D-utskottet. Ett beslut som innebär ett sammankopplande av aktivistcentrum med försäljningsverksamheten är då att jämföra med Region Väst, som bedriver både decentraliserad och utlokaliserad verksamhet. Om verksamheten ska bedrivas på motsvarande sätt som i Göteborg innebär det en kostnad motsvarande 2 x 1/2-tidstjänst, lokal, el, tele etc. Kostnad för en knapp halvtidstjänst beräknas till cirka 120 000 kronor. Till detta ska läggas lokal, tel etc.

Utvärdering försäljningsverksamheten
Styrelsen har beslutat att den, vid 1997 års utgång, avslutade försäljningsverksamheten i Malmö ska utvärderas. För att en objektiv utvärdering ska kunna göras är det angeläget att en "utomstående" kraft anlitas. Om detta är förenat med kostnader bör detta beaktas och anslå medel för i 1998 års budget. Uppskattad kostnad vid anlitande av extern person 50 000 kronor.

Övrigt
I sekretariatets planering för 1998 ingår även att delta i kampanjen med anledning av att FN:s allmänna förklaring blir 50 år och att genomföra en medlemsvärvningskampanj. Förutom detta kan tillkomma ökad avgift till EU-föreningen beroende på beslut, som fattas på årsmötet den 7 juni 1997 då man har att ta ställning till förslag om att anställa en pressekreterare på halv- alternativt heltid vid EU-kontoret. Om förslaget vinner gehör kommer det att påverka sektionens avgift till föreningen. Beslutar årsmötet om en halvtidstjänst ökar vår avgift med drygt 30 000 och vid heltid med drygt 50 000 kronor.

Styrelsen beslutade vid sitt möte i maj 1997 att vid förändring av personalstyrkan skall vid uppsägning omfördelningen inom befintlig personal göras. Vid årsskiftet löper två vikariat ut, tillsammans 1.5 tjänst. Föreslås att dessa vakanshålls under 1998, vilket ger en besparing i de fasta kostnaderna på cirka 428 000 kronor.

3. Budgetens struktur

Intäkterna
På intäktssidan föreslås inga förändringar beträffande indelningen i huvudgrupper. Dessa är även fortsättnigsvis medlems- och gruppavgifter, försäljning, prenumerationsavgifter, gåvor och bidrag samt övriga intäkter (framförallt räntor). Förslag till intäktsbudget för 1998 finns i bilagorna 1.1 och 1.2.


Kostnaderna
När det gäller kostnaderna föreslås att vi frångår den gamla uppdelning av kostnaderna i en basbudget och i en rörlig budget, och i stället arbetar enligt D-utskottets förslag till ny budgetprocess. Den nya processen kan man läsa om i styrelseunderlaget till punkten "Svenska sektionens planering och budgetprocess". I stort innebär den att kopplingen till handlingsplanen blir tydligare, och att budgeten utformas som en långsiktig ekonomisk plan där handlingsplanens delmål kopplas till siffror. Vidare görs en uppdelning i en fast del och i två rörliga delar. Den fasta delen kommer i stort att vara sig lik från år till år, och ska innehålla sådana kostnader som är nödvändiga för att Svenska sektionen ska kunna upprätthålla ett sekretariat. Den första av de två rörliga delarna innehåller sådana kostnader som tillsammans med de fasta upprätthåller den nuvarande verksamhetsnivån. Den andra av de två rörliga delarna omfattar all form av utökning eller extrainsatser, och den verksamheten ska vara direkt kopplad till intäkterna, och får inte sättas igång innan man är säker på att finansiering finns. Om denna del av budgeten fattar man beslut under året. I budgetförslaget för det nästkommande året skall både den fasta delen och de två rörliga delarna ingå. Prioriteringar skall underlättas genom att man presenterar budgetförslaget för de rörliga delarna i form av avgränsade bitar.

Förutom denna grova indelning, som är relevant när det gäller att fastställa det ekonomiska utrymmet och ange prioritet för olika verksamheter, görs även en indelning i fyra delar: IS-avgift, sekretariatskostnader, personalkostnader och programkostnader. Den IS-avgiften som redovisas ett år består av två delar, dels det som vi ska betala under året och som baseras på tidigare års intäkter, dels nettot av den reservering som görs för kommande års höjningar och den upplösning som görs av tidigare års reserveringar. Med sekretariatskostnaderna avses de kostnader som inte är direkt hänförbara till något program eller något projekt. I kostnadsuppföljningen fördelas samtliga sekretariatskostnader på program eller projekt i förhållande till den nedlagda arbetstiden. Personalkostnaderna innehåller kostnaderna för den fast anställda personalen. Även de kostnaderna fördelas på program i kostnadsuppföljningen i förhållande till den nedlagda arbetstiden.

Programmen grupperas i sex programområden (som följer den internationella handlingsplanen, Ljubljana Action Plan): utredning och aktioner, aktionsaktiviteter, MR-kunskap, organisation, information och kommunikation samt finansiell tillväxt. Programområdena indelas i ett antal program. I bilaga 2 finns 1996 och 1997 års budgetar beskrivna enligt denna struktur. Programmen delas sedan in i delprogram, och det är på den nivån det konkreta budgeteringsarbetet görs. Man kan säga att det är delprogrammen som utgör budgetens byggstenar.

Den ovan nämnda beskrivning av budgeten i fyra delar, IS-avgift, sekretariats-, personal- och programkostnader, grundar sig på uppdelningen i bas- och rörlig budget, och kan till vissa delar komma att ändras i och med övergången till den långsiktiga ekonomiska planeringen. För att kunna göra jämförelser över åren, och för att sekretariatet ska kunna ha ett fungerande arbetsredskap bör denna uppdelning finnas kvar i någon form.

4. Ekonomiska ramar

1997 års ursprungliga budget var balanserad på en nivå av 39 000 tkr. Som en följd av att man på januari månads styrelsemöte beslutade att lägga ner försäljningsverksamheten i Malmö i sin nuvarande form, minskade man både kostnads- och intäktsbudgeten med 800 tkr. Vidare valde man på mars månads styrelsemöte att inte ta in i budgeten hela den rörliga del som föreslogs då. Av de 1 686 tkr som styrelsen skulle besluta om, höll man inne med verksamhet för 413 tkr. Allt detta gör att den nuvarande intäktsbudgeten är 38 200 tkr, medan kostnadsbudgeten är 37 787 tkr. Budgeterat i dagsläget är alltså ett tillskott till reserverna på 413 tkr.

De senaste åren har intäktsökningarna sjunkit. Ökningen mellan 94-95 var 12,4 %, medan ökningen mellan 95-96 var 7,6 %. Utfallet 1996 var ca 1 100 tkr under budget. Intäktsbudgeten för 1997 innebär alltså en ökning med endast 0,6 % jämfört med utfallet 1996, och den reviderade budgeten innebär en minskning med 1,5 %.

1997 års utfall
Beträffande intäkterna pekar aprilsiffrorna på att utfallet för hela året kommer att hamna kring 38 600 tkr, alltså 400 tkr över den reviderade budgeten (majsiffrorna kommer att färdigställas veckan före styrelsemötet). Kostnaderna ser efter första tertialgenomgången ut att hamna ca 500 tkr över den reviderade budgeten. Detta beror främst på att budgeten för den fasta personalen redan från början var för låg eftersom förhandlingarna om 1996 års löner inte vara klara då budgeten lades, samt på att det blir svårt att realisera den ospecificerade kostnadsminskningsposten som finns under programmet sekretariatet. Sammantaget innebär detta, med intäkter på 32 200 tkr + 400 tkr och med kostnader på 38 200 tkr - 413 tkr + 500 tkr, att vi skulle få ett överskott vid årets slut på ca 300 tkr.

1998 års ekonomiska ram
Eftersom det eventuella tillskottet till reserverna 1997 blir litet, och inget utrymme för ianspråkstagande av reserverna finns sedan tidigare, måste även 1998 års budget vara balanserad.

Vi har i år valt att presentera två förslag till intäktsbudget. Ett på 39 000 tkr, och ett på 41 000 tkr. Det första innebär att budgeten är oförändrad i jämförelse med ursprunget 1997, det andra innebär en intäktsökning på 5 %. Om man i stället jämför med den reviderade budgeten ger förslagen intäktsökningar på 2 % respektive 7 %.

Det finns flera skäl till att vi valt dessa två nivåer. Ett skäl är att enligt försiktighetsprincipen lägga oss på samma budgetnivå som 1997 eftersom början av året, och prognosen, säger oss att året inte kommer att innebära några stora intäktsökningar. Sedan finns det andra skäl som starkt talar för en ökning av intäktsbudgeten, t ex innebär höjningen av medlemsavgiften med 20 kr att våra intäkter ökar med nästan 1 500 tkr vid 73 375 medlemmar. Det medlemsantalet är förutsättningen i vår 39 000 tkr budget, och baserar sig på ett oförändrat antal medlemmar jämfört med 1996. I vår 41 000 tkr budget har vi räknat med att vi nyvärvar 3 400 medlemmar. Vidare går Humanfonden bra, vid utdelning per sista maj skulle vi få närmare 5 100 tkr. Vi har även där budgeterat försiktigt med 1996 års utfall på 4 100 tkr, alltså nästan 1 000 tkr under nuvarande nivå.

Den sammanlagda kostnadsramen föreslås balansera mot intäkterna eftersom det inte finns något utrymme att utnyttja reserverna. Vid en budget på 39 000 tkr innebär det alltså en oförändrad kostnadsram jämfört med ursprungsbudgeten 1997, men en ökning med 3,2 % jämfört med den reviderade. En budget på 41 000 tkr innebär ökningar på 5,1 %, respektive 8,5 %.

Något som man mycket noga måste beakta är den omläggning av beräkningsunderlaget för IS-avgiften som sker 1998. Tidigare år har avgiften grundats på intäkterna två år tillbaka i tiden, men fr o m 1998 träder ICM beslutet från 1995 i kraft, och det innebär att avgiften grundar sig på genomsnittet av intäkterna två respektive tre år tillbaka i tiden. Detta, tillsammans med att vi har förlorat en stor avdragsmöjlighet med nedläggningen av Malmöbutiken, (vi hade ovanligt stora avdrag 1996), och att vi måste räkna med att vi hamnar ett intervall högre på den procentskala som avgiften räknas fram från, gör att nettot för IS-avgiften stiger kraftigt 1998. 39 000 tkr-budgeten innebär en ökning jämfört med 1997 på nästan 1 500 tkr, och en budget på 41 000 tkr en ökning på nästan 1 900 tkr.

Den ökade IS-avgiften gör att andra områden inom budgeten måste minska. Vid oförändrade, dvs endast uppräknade med normal höjning, personalkostnader på 8 627 tkr och sekretariatskostnader på 5 223 tkr, ger en budget på 39 000 tkr ett minskat utrymme för programkostnader på 1 500 tkr (11,2 %), en budget på 41 000 tkr ger däremot ett ökat utrymme på 100 tkr (0,7 %). Sekretariatets förslag är att denna minskning i programkostnader görs mindre genom att man låter årets eventuella överskott innebära en ökad avsättning till IS-reserven som sedan kan föras över till 1998, och under 1998 kan man helt eller delvis lösa upp IS-reserven. I bilaga 3.1 och 3.2 kan man se hur IS-reserven påverkas vid de olika intäktsnivåerna.



5. Tidplan för det fortsatta arbetet
  • På styrelsemötet 14-15 juni fastställs de allmänna riktlinjerna för det fortsatta budgetarbetet.
  • En preliminär verksamhetsplan och budget presenteras styrelsen inför AU-mötet 31 augusti.
  • På styrelsemötet 27-28 september fastställer styrelsen det budgetförslag som distribueras till grupperna, och som är underlag för budgetmötet.
  • Den 15 november hålls budgetmötet.
  • Ett förslag till definitiv budget - baserad på den preliminära budgeten, eventuella förslag från budgetmötet och förändringar föranledda av den ekonomiska utvecklingen - presenteras styrelsen inför mötet 29-30 november. Definitiv budget fastställs.




Förslag till beslut

Med hänvisning till ovanstående föreslås styrelsen besluta

att rangordna de områden som finns angivna i avsnittet om prioriteringar

att budgetarbetet fortätter enligt D-utskottets förslag till budgetprocess

att de ekonomiska ramarna utgår från att intäkterna blir 41 00 tkr, och att de sammanlagda kostnaderna blir 41 000 tkr, varav 13 298 tkr är IS-avgift och 27 702 tkr är sektionskostnader

att arbetet bedrivs enligt den föreslagna tidsplanen.



Bilagor

1.1 Intäktsbudget 1998, förslag 1
1.2 Intäktsbudget 1998, förslag 2
2 1996 och 1997 års verksamhetsbudget uppdelad på programområden/program
3.1 Översikt åren 1997 och 1998, förslag 1
3.2 Översikt åren 1997 och 1998, förslag 2