Svenska sektionens planering och budgetprocess Underlag till styrelsemöte 1-2 maj 1997

Till: Svenska sektionens styrelse
Från: D-utskottet
Datum: 6 juni 1997

Inledning
Vid verksamhetsårets början har varje utskott fått direktiv av styrelsen. I D-utskottets direktiv fann bland annat uppdraget att se över budgetprocessen. D-utskottet har under det gångna verksamhetsåret ägnat mycket tid åt detta arbete.

De förändringar vi föreslår kan sammanfattas i följande punkter:

1. Budgeten ska utformas som en långsiktig ekonomisk planering med en tydlig koppling till handlingsplanen och delas upp i en fast del, som återkommer varje år, och i två rörliga delar.
2. Beslut om budgeten ska årligen fattas för det kommande året och preliminärt för de två därpå följande åren.
3. Den fria reserven ska användas i högre utsträckning än tidigare, framförallt som buffert, men även för projektverksamhet.
4. Tidpunkterna för tilläggsbeslut och revideringar under året ändras.

Målsättning
Den nya budgetmodellen ska visa en tydlig koppling till handlingsplanen och ska utformas som en långsiktig ekonomisk planering där handlingsplanens delmål kopplas till siffror. Budgeten ska innehålla en översikt över det gångna året, innevarande år och de två kommande åren för att underlätta uppföljning och utvärdering och tydliggöra vilka prioriteringar som görs och när de görs. Den ska vara flexibel så att den kan anpassas till förändrade omständigheter. Den ska fungera, både när intäkterna ökar och när de minskar.

Förslag till förändring
I den nya budgetprocessen ska vi knyta ihop handlingsplan med budget och försöka åstadkomma en långsiktig ekonomisk planering med runda siffror. Vi ska med andra ord skapa en rullande ekonomisk verksamhetsplan. Den ska vara ett viktigt verktyg för kontroll och ge styrelsen möjligheter att påverka verksamheten. Den ska också ge styrelseledamöter, som ju regelbundet byts ut, möjlighet att få insikt i den löpande och planerade verksamheten och dess ekonomiska konsekvenser.

Prioritering kommer vara ett nyckelord. Det är viktigt att ha klart för sig redan vid början av handlingsplaneperioden hur man vill rangordna handlingsplanens olika mål och hur arbetet med dem ska fördelas över perioden. I planeringen ska tydliga punkter för beslut ingå. Verksamheter får inte sättas igång utan att styrelsen så beslutat. Man får emellertid inte mista rörlighet och flexibilitet i den långsiktiga planeringen.

Metoden att skapa flexibilitet i en budget med hjälp av fasta och rörliga delar är bra. Däremot anser vi att metoden behöver finslipas. Vi föreslår att budgeten delas upp i tre delar, en fast och två rörliga. De rörliga delarna ska vara disponibla efter beslut. Vi föreslår att de kallas DISP 1 och DISP 2.

Den fasta delen kommer att vara sig lik från år till år. Den ska ta upp kostnaderna för vår grundläggande verksamhet eller, uttryckt på ett annat sätt, för den del av verksamheten som vi inte kan vara utan om vi vill upprätthålla en svensk sektion. Vilka delar av verksamheten som är oumbärliga är en viktig fråga. Själva anser vi det vara följande områden: information och aktion, insamling, basservice till arbetsgrupper och medlemmar, register, beslutsprocessen, IS-avgift, lokal och avskrivningar. Vi föreslår att styrelsen ger sekretariatet uppdraget att utarbeta ett förslag till vad som ska ingå i den fasta delen.

Det är viktigt att påpeka att kostnader för den fasta verksamheten är fasta endast under en viss tidsperiod. Till exempel kommer vi alltid ha kostnader för hyra av lokal, men dessa kan ändra sig om man omförhandlar hyran eller byter lokal. För närvarande är hyreskostnaderna fasta för en tid av tre år. Ett annat exempel är personalkostnaderna, dessa ligger relativt fasta för ett år framöver men personalstyrkan kan blir större eller mindre.

DISP 1 kan definieras som den del som ska upprätthålla nivån på vår nuvarande verksamhet. Det betyder att det i denna del kan ingå andra aktiviteter än det gör just för dagen, men att verksamhetens omfattning inte ökar.

DISP 2 omfattar all form av utökning eller extrainsatser. Verksamheter som ligger i budgetens DISP 2-del ska vara direkt kopplade till intäkterna De får inte sättas igång innan man är säker på att finansiering finns. Detta kan vara svårt idag med vår strikta syn på budgetårets början och slut. Den fleråriga rullande verksamhetsplaneringen är därför viktig. Vi föreslår även större användning av de fria reserverna för denna del av budgeten i en form av projektreserver.

I DISP-delarna ska de olika verksamheterna i största möjliga mån vara avgränsade. Dessutom ska deras prioriteringsordning vara tydlig. Detta förfarande ska i första hand skapa en flexibel hantering av kostnaderna när intäkterna avviker från budget, men det ska också visa en prioritering i tiden. Ett mål i handlingsplanen som har låg prioritet under handlingsplanens första år kan få en hög prioritet i slutet av perioden.

Budgetens utformning
För att ge en översyn över verksamheten och dess kostnader tidigare år och kommande år ska budgeten innehålla budgeterade kostnader och utfallet från året innan och från innevarande år. Budgetförslaget för nästkommande år ska innehålla den fasta delen och de två DISP-delarna. Denna del ska visa klara prioriteringar i form av avgränsade bitar och ska ge styrelsen möjlighet att påverka och förändra redan i december när beslutet för påföljande år ska fattas. Planerade kostnader för ytterligare minst ett år ska anges. På så sätt blir det lättare att få inblick i verksamheten och dess konsekvenser i form av kostnader och uppföljnings- och utvärderingsarbete. Det kan också vara ett hjälpmedel för nya styrelsemedlemmar att sätta sig in i budgetarbetet och att se verksamheten som en helhet under flera år.

Dessutom ska det vara ett medel för att underlätta utvärderings- och uppföljningsarbetet. Vi föreslår att sekretariatet får i uppdrag att utarbeta riktlinjer och mätinstrument för detta.

Sekretariatets arbete med nästa års budget påbörjas under våren. Vid styrelsens möte i juni sätts ramarna för nästa års budget. Med stöd av det förberedande arbete som sekretariatet gjort och de ramar som styrelsen beslutar om i juni arbetar sekretariatet fram ett förslag till budget som föreläggs styrelsens AU i augusti för att sedan antas som styrelsens budget i september. Efter remissinstanser, bland annat budgetmöte, beslutar styrelsen i december om nästa års budget.

Med hjälp av följande exempel som är tagen ur styrelseunderlaget "När ska vad göras i handlings-planen" försöka vi förtydliga hur vi tror att framtida budgetar kan se ut. Vi har lagt till den kursiva texten som ska motsvaras av prislappar i kronor.

Exempel ur handlings- och verksamhetsplanen, mål 4.
Vi ska utveckla och effektivisera vårt kampanjarbete

Reserver
Klara prioriteringar och de möjligheter att lägga till respektive eller plocka bort aktiviteter som vår modell ger skapar rörlighet i budgeten men ändå lever vi i viss mån ur hand i mun. Vi förutsätter att vi ska få intäkter av en viss storlek och gör budgeten efter det, men det kommer alltid att finnas en viss tröghet i systemet. Det tar lång tid (flera månader) innan man märker att en föränd-ring i intäkterna är definitiv och inte bara en tillfällig fluktuation. När man väl konstaterat föränd-ringen och vidtar åtgärder kan det ta lång tid innan dessa får effekt.

Verksamhet och kostnader hänger inte ihop. Om man säger att "om vi inte får intäkter nog så genomför vi inte de här projekten", så har man fortfarande utgifter för löner, lokaler och en hel del annat.

Alla dessa skäl talar för att det inte räcker med en uppdelning av budgeten i en fast och två rörliga delar för att möta avvikelser mellan budget och utfall. Med hjälp av reserver eller buffertar är det möjligt att anpassa sig till trögheten i systemet. Behovet av panikåtgärder minskar. Om man inte behöver använda reserven som buffert kan delar av den användas till projekt.

Ett mycket tydligt exempel för behovet av en buffert är humanfonden. Vi vet aldrig före årets sista dag hur stora de faktiska intäkterna från humanfonden blir. Om de av någon anledning skulle bli mycket mindre än beräknat så får det allvarliga följder för verksamheten.

Förhoppningsvis kommer detta inte att ske. Om humanfonden de närmaste åren ger de intäkter vi tror föreslår vi att delar av dessa intäkter används för att bygga upp en buffert.

Reserven består av en bunden del som är avsett för en eventuell avveckling. Den fria delen av reserven har två ändamål. Den ska fungera som en buffert för att möta eventuella avvikelser mot budget och den ska kunna användas till specifika projekt.

Det är idag svårt att säga hur stora de olika delarna ska vara. Vi är inte ens riktigt säkra på att den nuvarande storleken av den bundna reserven är den rätta. Vi föreslår därför att styrelsen ger oss i uppdrag att under nästa utskottsperiod se över beräkning och storlek av sektionens reserver.

Beslutstillfällen
Alla de ovannämnda åtgärderna kräver en god kontroll av intäkter och utgifter. Utgifter kan vi beräkna men vi har inte möjlighet till säkra prognoser för intäkterna. Därför är uppföljning, rapportering och utvärdering ytterst viktigt. Vi föreslår att detta sker regelbundet i samband med att styrelsen fattar beslut om revideringar och tillägg i den rörliga budgeten, och när beslut tas om att göra medel i DISP-delarna disponibla.

I dagsläget fattas dessa beslut av styrelsen i mars, juni och september. I september sker även i förekommande fall avsättningen av årets del av IS-avgiften.

Vi tror inte att man redan i mars och juni vet hur resten av året kommer att gestalta sig. Enligt vår uppfattning bör man inte avsätta medel för projekt i DISP-budgeten förrän man tror sig veta att beslutet inte äventyrar årets budgetresultat.

Detta innebär konkret att man bör ha gjort någon form av delårsbokslut innan beslut tas om den rörliga delen av budgeten. Delårsbokslutet kan vara i form av ett tertials- eller halvårsrapport. Att använda halvårsbokslut kan ha fördelen att det även kan ligga till grund för budgetarbetet. Använ-der man modellen med att fatta beslut om rörlig del av budget först efter halvårsrapport så förlo-rar man ett par beslutstillfällen jämfört med idag. Vi anser att det är något man får acceptera då det är viktigt att man har ett bra underlag till grund för så viktiga beslut. Däremot kan styrelsen fatta beslut om medel under året när de ekonomiska förutsättningar tillåter det och det finns an-ledning att tidigarelägga planerad verksamhet.

Vidare måste det vara säkerställt att den rörliga delen verkligen är rörlig. Den rörliga delen får inte vara intecknad. Vi hade långa diskussioner om budget och organisation. Vi kom fram till att man måste ha i åtanke att organisationen ställer krav på budgeten för att den ska vara användbar och att budgeten i sin tur ställer krav på organisationen för att den ska vara styrbar.

Tidplan
Redan i år ska budgeten utformas i enlighet med det nya förslaget. I sekretariats förslag till budget 1998 bör även utfallet för 1996 samt budgeten för 1997 och en ekonomisk planering för 1999 ingå. Vi anser, trots att tiden är knapp, att det är viktigt att inte skjuta upp genomförandet av den nya modellen till nästa år.

Utvärdering
Naturligtvis ska också den nya budgetmodellen utvärderas efter en tids användning. Vi anser inte att detta ska utföras av D-utskottet. Vi föreslå att sekretariatet får i uppdrag att utarbeta riktlinjer för en framtida utvärdering av den nya budgetmodellen.

Förslag till beslut
D-utskottet föreslår sektionens styrelse besluta

att arbeta enligt planen för en långsiktig ekonomisk verksamhetsplanering
att anta våra förslag för ett förändrat budgetarbete
att anta den föreslagna tidsplanen
att ge sekretariatet i uppdrag att lämna förslag över fasta delar i budgeten
att ge sekretariatet i uppdrag att utarbeta nya och förbättrade mätinstrument för verksamhetsupp-följning
att ge sekretariatet i uppdrag att utforma riktlinjer för utvärdering och uppföljning av denna mo-dell för verksamhetsplanering
att ge D-utskottet i uppdrag att se över beräkning och storlek av sektionens reserver