- Skriv ut
- Uppdaterad 19 Sep 2013
Förslag till årsmötet om organisationen Underlag till styrelsemöte 1-2 mars 2009
Till: Styrelsen
Från: Organisationsöversynsgruppen genom Lisa Moraeus
Datum: 20 februari 2009
Bakgrund
:
Här är organisationsöversynsgruppens förslag till styrelsens årsmötesförslag angående gruppers ekonomi och angående distrikten. Vi har utgått från diskussionen på januarimötet och även tagit in synpunkter från sekretariatet.
- Angående stadgeändringar som gäller gruppernas ekonomi har vi fått följande besked från sekretariatet: ” Om ni vill ha med något i stadgarna angående grupper med eller utan egen ekonomi så bör det i så fall in under 5.2 och 6.2, men vi tycker inte att det behövs. Enligt revisorerna är detta tydligen överflödigt. ” Därför har vi inte med några stadgeändringar kring gruppernas ekonomi. Är styrelsen enig med sekretariatet i detta?
- Vi har kort beskrivit styrelsens planer angående regioner med bemannade kontor i årsmötesförslaget, men vi anser inte att detta är någonting som årsmötet ska besluta om. Det är inte en organisatorisk fråga utan en fråga som handlar om sekretariatets stöd till aktivismen. Vi har inte heller dragit upp tydliga riktlinjer för de anställda på regionkontoren, vi anser att detta är någonting som generalsekreteraren i nära samråd med styrelsen bör göra. Vi skulle dock vilja be sekretariatet att redan nu ge styrelsen en bild av vilka uppgifter som skulle kunna läggas på regionkontoren, så att vi har satt igång den diskussionen mellan styrelse och sekretariat i god tid innan årsmötet. Kanske med utgångspunkt i riktlinjerna för distriktscentren?
- Det finns några exempel på grupper som samarbetar kring en gemensam, stor ekonomi. Dessa fungerar idag som tematiska samverkansgrupper med egen ekonomi, enligt organisationsöversynsgruppens förslag till förra styrelsemötet. Detta förslag fick inte stöd vid mötet och vi föreslår därför att dessa grupperingar även fortsättningsvis är undantag som sekretariatet får hantera separat och att samma regler gäller för dem som för geografiska samverkansgrupper. Detta finns inte med i årsmötesförslaget.
- Vid januarimötet konstaterade styrelsen att vi kan komma att ha regionala samverkansgrupper som består både av grupper med och utan egen ekonomi. Vi anser att detta är någonting som samverkansgrupperna själva får hantera. Poängen med vårt förslag är att samverkansgrupperna är frivilliga grupperingar som själva får hitta sina former. Finansiering blir en av de saker som varje samverkansgrupp får diskutera inom sig.
- Vi anser inte att det ska vara ”norm” att ha egen ekonomi och inte heller att endast samla in till sektionens 90-konto. Grupperna ska informeras om att det finns möjlighet för grupper att samla in pengar till ett eget konto och vilka krav som då gäller. Varje grupp ska göra ett aktivt val kring detta och vi vill inte styra det valet.
- Vi har i gruppen diskuterat om grupper ska ha ett minimum antal gruppmedlemmar. Vi är inte eniga om detta och lämnar därför den frågan med varm hand till styrelsen. Det kan tyckas problematiskt att två eller tre personer kan skapa en Amnestygrupp och hantera pengar, antingen det är på ett eget konto eller genom att kvittera ut bidrag från sekretariatet. Å andra sidan fungerar det bra på många håll och fler medlemmar är heller ingen garanti att det skulle fungera bättre.
Förslag till årsmötet
Bakgrund – till båda styrelsens förslag
Denna bakgrundstext gäller båda styrelsens förslag angående organisationen, dvs förslag x och y.
Vid årsmötet i Västerås fattades följande beslut:
att det arbetet ska bedrivas genom bred konsultation med aktivister på olika nivåer i organisationen,
att konsultationen skall ske bland annat genom tillsättandet av en referensgrupp, bestående av minst fyra representanter för grupper/enheter med olika ekonomiska förutsättningar.
En av styrelsen utsedd uppdragsgrupp har under året arbetat med denna organisationsöversyn i samråd med sekretariatet och en referensgrupp (se bilaga) och i konsultation med rörelsen, bland annat i samband med aktivistseminarium, distriktsombudsmöte och budgetmöte.
Utgångspunkten för uppdragsgruppen och för de förslag som styrelsen nu lägger har varit att underlätta för aktivister och ta tillvara på den kompetens som finns inom rörelsen, att Amnesty ska vara en organisation som är rättvis och transparent och enkel, tydlig och logisk. Förslagen strävar inte efter en helt ny organisation utan snarare efter att tydliggöra och förenkla.
En fråga som styrelsen diskuterat i samband med organisationsöversynen är vilka konsekvenser våra förslag kan få för Amnestys demokrati. Medlemsinflytande är centralt inom Amnesty och även i fortsättningen kommer medlemmar att ha möjlighet att diskutera och påverka i forum som årsmötet, budgetmötet, aktivismseminarium och genom lokala och tematiska möten. Frågan om Amnesty ska gå över till ett system med representativ demokrati har varit uppe till årsmötesdiskussion några gånger utan att vinna stöd hos årsmötet. Det är möjligt att vårt förslag angående distrikten gör det svårare att i framtiden införa representativ demokrati. Vi menar dock att distrikten är så olika varandra att det redan idag är svårt att använda dem för ett sådant system.
Åtgärder utöver styrelsens förslag till årsmötet
Utöver de förslag som styrelsen nu lägger till årsmötet så har översynen resulterat i ett antal åtgärder som styrelsen kommer genomföra men som inte kräver årsmötesbeslut. Bland annat kommer villkor och roller för specialgrupper, temagrupper och nätverk att förtydligas.
Styrelsen planerar även en indelning av svenska sektionen i regioner för att sekretariatet bättre ska kunna stödja aktivister i hela Sverige. Sektionen delas in fyra regioner: Syd, Väst, Öst och Norr. På sikt ska varje region ha ett bemannat regionkontor som tar över ansvaret för att samordna vissa av de uppgifter som tidigare förväntats av distrikten, bland annat gruppbildning, informationsmöten och utbildningar. Målet är även fortsättningsvis att aktivister utför merparten av arbetet.
Styrelsens förslag
De förslag som styrelsen lägger till årsmötet berör grupper och distrikt. Vi föreslår att distrikten ersätts med frivilliga samverkansgrupper. Dessutom föreslår vi att grupper kan välja att inte ha någon insamling till ett eget konto samt riktlinjer för de grupper som vill samla in till eget konto och därmed är redovisningsskyldiga.
Förslag A, Gruppernas redovisningsansvar
Problemformulering
Amnesty åtnjuter idag ett stort förtroende hos allmänheten och en viktig del av detta förtroende är att vi tydligt redovisar hur mycket pengar vi samlar in och hur dessa används. Samtidigt ställs det högre krav idag från Stiftelsen för insamlingskontroll (SFI), Frivilligorganisationernas insamlingsråd (FRII) och INGO Accountability Charter på frivilligorganisationer. På årsmötet 2006 beslöts därför att samtliga grupper/enheter som samlar in pengar i Amnestys namn skall redovisa sin ekonomi i ett årligt bokslut. År 2007 kunde vi visa att 9 procent av rörelsens totala intäkter (5 mkr av 53,6 mkr) inte redovisas i sektionens årsredovisning utan redovisas i de 224 grupper/enheter som år 2007 hade en egen insamling och ekonomi, se Bilaga X. Styrelsen bedömer att nästa steg i att få en bättre redovisning av rörelsens ekonomi är dels att skapa klarhet i att grupper som hanterar pengar på ett annat konto än sektionens 90-konto är egna juridiska personer, dels att kvaliteten på gruppernas redovisning förbättras.
Grupper som är egna juridiska personer är ansvariga för sin egen ekonomi och för gruppens redovisning, som inte integreras med sektionens. För att det inte ska råda några oklarheter om detta vill vi att grupperna som vill fortsätta att ha egen ekonomi, vid ett extrainkallat årsmöte under 2009, väljer en styrelse och antar egna stadgar för gruppen. Det kommer att finnas en mall för gruppens stadgar.
Alternativt kan grupper välja att inte vara juridiska personer. De slipper då formalia i form av stadgar, styrelse och redovisning. När de samlar in pengar så gör de detta direkt till sektionens 90-konto. För att finansiera sin verksamhet har de möjlighet att få ett redovisningsfritt aktivitetsbidrag från sektionen.
Gällande grupper som väljer att vara egna juridiska personer och redovisningsskyldiga:
Styrelsen föreslår årsmötet besluta:
att grupper som vill (fortsätta) samla in pengar till ett eget konto antar sektionens standardstadgar för grupper, se Bilaga Y.
att dessa grupper inkommer till sekretariatet med ett årsmötesprotokoll där gruppens styrelse samt antagna stadgar framgår senast 2009-12-31.
att en grupp som är redovisningsskyldig ska ha minst en myndig medlem.
att grupper med intäkter som överstiger 50 000 kronor per kalenderår ska upprätta ett Årsbokslut enligt Bokföringslagen och få det reviderat av en kvalificerad revisor.
att grupper med intäkter som inte når upp till 50 000 kronor per kalenderår ska upprätta ett förenklat bokslut som kan revideras av en lekmannarevisor (samma regler som idag). En mall för förenklat bokslut tillhandahålls av sekretariatet.
att alla grupper som är redovisningsskyldiga ska inkomma till sekretariatet med bokslut enligt ovan, senast den 15 februari varje år.
att grupper kan avsäga sig sin redovisningsskyldighet genom att en kopia på årsmötesprotokollet som visar beslut om ändringen skickas till sekretariatet omgående tillsammans med en ekonomisk redovisning gällande innevarande år. Gruppen som juridisk person måste då avvecklas och kontot avslutas. Därefter följer gruppen de regler som gäller för grupper utan redovisningsskyldighet.
Gällande grupper som väljer att inte vara juridiska personer och redovisningsskyldiga:
Styrelsen föreslår årsmötet besluta:
att grupper som inte vill vara juridiska personer avvecklar denna (stadgar, styrelse, organisationsnummer, postgirokonto etc).
att grupper som inte är redovisningsskyldiga endast kan samla in pengar till sektionens 90-konto.
att grupper som inte är redovisningsskyldiga får ett aktivitetsbidrag om högst 2000 kronor per år för sin verksamhet. Detta bidrag kvitteras ut genom ett intyg, underskrivet av minst två av gruppens medlemmar, som beskriver på vilket sätt pengarna skall användas för Amnestys ändamål. Bidraget behöver inte redovisas i efterhand.
att grupper som vill börja samla in pengar till eget konto ska besluta detta på ett årsmöte där gruppens styrelse väljs och stadgar antas. Gruppen blir då redovisningsskyldig. Information om gruppens ändrade status måste omgående meddelas till sekretariatet.
Förslag B, Att ersätta distrikten med frivilliga samarbetsformer
Problemformulering
Det finns idag en otydlighet kring distriktens roll. Det finns idag många mycket väl fungerade distrikt och samarbeten mellan grupper inom geografiska områden. Det är viktigt för organisationen att det arbete som görs inom ramen för dessa grupperingar fortsätter. Samtidigt finns det distrikt som tar energi och kräver administration istället för att underlätta för grupperna. Vi vill därför göra distrikten frivilliga så att de distrikt som fungerar bra kan fortsätta sitt arbete och att de distrikt som fungerar mindre bra kan finna nya samarbetsformer.
I vårt förslag finns även fortsättningsvis möjlighet för de geografiska samverkansgrupper som så vill att ha en egen ekonomi och ett eget konto, med samma villkor som för redovisningsskyldiga grupper. Vi är medvetna en att samverkansgrupp kan bestå av både sådana grupper som har egen ekonomi och sådana som har valt att endast samla in pengar till sektionens 90-konto. Det är upp till samverkansgruppen att besluta hur den gemensamma ekonomin då ska fungera, med eventuella bidrag/avgifter från grupperna som ingår.
Styrelsen föreslår årsmötet besluta:
att distrikten som begrepp försvinner.
att de distrikt som önskar finnas kvar omvandlas till geografiska samverkansgrupper där det är frivilligt för grupperna att vara med.
att distrikten fortsätter i sin nuvarande form fram tills nästa distriktsårsmöte (eller extra medlemsmöte).
att definitionen på en geografisk samverkansgrupp är att den består av minst två grupper. En samverkansgrupp skall utse en kontaktperson för sekretariatet och styrelsen.
att samverkansgrupper som vill ha egen ekonomi med eget konto är redovisningsskyldiga på samma sätt som grupper. Samma regler som för redovisningsskyldiga grupper gäller då, avseende styrelse, stadgar (se bilaga Z) och redovisning.
att svenska sektionens stadgar därför ändras enligt följande (ursprunglig text överstruken, ny text kursiverad):
§ 6.1 Sektionen verkar genom a) årsmöte, b) extra medlemsmöte, c) sektionens styrelse, d) svenska Amnestyfonden,
§ 6.5 För att genomföra styrelsens beslut och ge service till
§ 7.4 Följande handlingar skall utsändas till alla grupper
- styrelsens verksamhetsberättelse med ekonomisk redovisning
- svenska Amnestyfondens styrelses verksamhetsberättelse med ekonomisk redovisning
- revisorernas berättelser avseende sektionen resp fonden
- förslag till dagordning och arbetsordning
- i förekommande fall motioner som inkommit inom föreskriven tid samt styrelsens yttranden över dessa
- i förekommande fall styrelsens förslag till handlingsplan
- styrelsens övriga förslag
- granskningskommitténs rapport om det föregående årets verksamhet
- valberedningens förslag avseende stadgeenliga val (utom val till valberedningen)
-
§ 7.6 Avskrift av justerat protokoll skall sändas till alla grupper
§ 8.3 Avskrift av justerat protokoll skall utsändas till alla grupper
§ 13.1 Förslag till ändring av sektionens stadgar skall vara styrelsen tillhanda tio veckor före årsmötet och skall med styrelsens yttrande utsändas till alla grupper