Redovisning av uppdrag att ta fram förslag till riktlinjer för valberedningen Underlag till styrelsemöte 1-2 mars 2009

Till: Styrelsen
Från: Arbetsgruppen ”Riktlinjer för valberedningen”
Datum: 19 februari 2009

Arbetsgruppen redovisar härmed uppdraget att ta fram förslag till riktlinjer för valberedningen.

Uppdraget
Styrelsen tillsatte i samråd med valberedningen en arbetsgrupp som fick i uppdrag:

Att ta fram ett förslag till riktlinjer för valberedningens arbete samt för distriktsombudens arbete med att föreslå valberedning. Förslaget ska läggas fram till årsmötet 2009. I förslaget till riktlinjer ska även framgå hur revideringar av dessa kan genomföras framöver.

Arbetsgruppens arbete och förslag
Förslaget har utarbetats av Ulrika Sturesdotter Andersson, Åsa Vinge och Andreas Drufva. Värdefulla synpunkter på förslaget har lämnats av Dan Grundin på sekretariatet.

Arbetsgruppen har inhämtat skriftliga underlag från valberedning och styrelse och satt sig in i den praxis valberedningen arbetar utifrån idag. Arbetsgruppen har också orienterat sig om riktlinjer för valberedningar i andra föreningar.

Arbetsgruppens har i sitt förslag (se bilaga) strävat efter att i så liten mån som möjligt detaljreglera valberedningens arbete utan lagt fokus på att utforma riktlinjer som gör processen mer transparent.

Enligt direktivet skulle tillsättande av valberedning särskilt beaktas givet osäkerheten i distriktsfrågan. Arbetsgruppens förslag på lösning av det problemet är en stadgeändring som helt enkelt går ut på att man stryker ”distriktens” i punkt 7.4. Medlemmarna kan istället uppmanas att inkomma med förslag avseende valberedning. Valberedningen tillsätts alltså av årsmötet, med eller utan tidigare inkommet förslag från medlemmarna.

Beslutsprocessen
I direktivet till arbetsgruppen står det att ”Uppdragsgruppen ska lämna ett färdigt förslag direkt till årsmötet och ska inhämta valberedningens och sektionsstyrelsens kommentarer på ett utkast innan det slutgiltiga förslaget färdigställs av gruppen”. Det är arbetsgruppens mening att ett uppdrag till styrelsen från årsmötet ska återkomma till årsmötet i form av ett förslag från styrelsen och inte som en motion från enskilda medlemmar. Vi anser därför att vårt uppdrag är slutfört i och med denna redovisning.

Arbetsgruppen föreslår att styrelsen, om möjligt i samråd med valberedningen, lägger fram förslaget till årsmötet.

Förslag till beslutsformulering:

Styrelsen föreslår årsmötet besluta

att anta riktlinjer för valberedningen i enlighet med upprättat förslag

att riktlinjerna för valberedningen endast kan ändras genom årsmötesbeslut

Om det inte finns några distrikt som kan utgöra ”valberedningens valberedning” bör stadgarna justeras.

Nuvarande paragraf om förslag avseende valberedning:

”7.4 Följande handlingar skall utsändas till alla grupper, distrikt och årsmötesdeltagare samt göras tillgängliga för medlemmarna senast fyra veckor före årsmötet:
- styrelsens verksamhetsberättelse med ekonomisk redovisning […]
- valberedningens förslag avseende stadgeenliga val (utom val till valberedningen)
- distriktens förslag avseende valberedningen”

Förslag på ny formulering:

”7.4 Följande handlingar skall utsändas till alla grupper, distrikt och årsmötesdeltagare samt göras tillgängliga för medlemmarna senast fyra veckor före årsmötet:
- styrelsens verksamhetsberättelse med ekonomisk redovisning […]
- valberedningens förslag avseende stadgeenliga val (utom val till valberedningen)
- i förekommande fall, förslag avseende valberedningen.”

Bilaga: Förslag till riktlinjer för valberedningen i den svenska sektionen av Amnesty International

Förslag till riktlinjer för valberedningen i den svenska sektionen av Amnesty International

1 Övergripande ansvar och syfte
Valberedningen ska vara en strategisk grupp förtroendevalda, som genom sina förslag på kandidater till olika förtroendeuppdrag inom föreningen verkar för föreningens utveckling och förnyelse.

2 Val av valberedning
Valberedningens tillsättning, sammansättning och uppdrag regleras i sektionens stadgar.

3 Uppgifter
Allmänt
Valberedningen ska
a) arbeta i enlighet med internationella direktiv inom Amnesty, riktlinjer från samverkansorganisationerna FRII och SFI, samt riktlinjer och policies antagna av svenska sektionen.
b) inte enbart förlita sig på nomineringar från medlemmarna utan arbeta proaktivt och aktivt under hela mandatperioden
c) i början av verksamhetsåret lägga upp en plan för arbetet under året
d) informera medlemmarna om syftet med valberedningen
e) genom sin kontakt med anställda, medlemmar, revisorer och förtroendevalda skaffa sig en uppfattning om dels hur föreningens verksamhet fungerar och vilka behov som finns av förnyelse och kompetens dels hur de förtroendevalda sköter sina uppdrag. Resultatet ska sammanställas i en behovsanalys.

Kandidater och nomineringar
Valberedningen ska
f) efter upprättad behovsrapport upprätta en eller flera profiler för de kandidater man söker
g) i god tid innan årsmötet underrätta medlemmarna om de kommande valen samt profilerna för de kandidater man söker. Kontaktuppgifter till den/de av valberedningens ledamöter som svarar på frågor under nomineringstiden ska framgå i uppropet. Nomineringar ska vara valberedningen tillhanda senast den tio veckor innan årsmötet
h) senast tio veckor innan årsmötet tillfråga samtliga styrelseledamöter samt revisorer och deras ersättare om de står till förfogande för förnyat mandat.

Urval
Valberedningen kontaktar de aktuella kandidaterna (nominerade och egna) och presenterar arbetsuppgifterna. Det är mycket angeläget att tydligt presentera föreningens organisation, arbetssätt och vad uppgiften kräver i form av kunskap, tidsåtgång och engagemang.

Med hjälp av de metoder (frågeformulär, intervjuer, tester etc.) valberedningen valt utvärderas kandidaterna; efter detta fattar valberedningen beslut om sitt förslag.

Inför årsmötet
Valberedningens förslag ska delges medlemmarna innan årsmötet, utskicket samordnas med övriga handlingar. Till förslaget ska bifogas förteckning över samtliga nominerade personer samt presentation av föreslagna kandidater.

På årsmötet
Valberedningen ska
a) vara representerad på årsmötet
b) innan man presenterar sitt förslag informera årsmötet om sin sammansättning, arbetssätt och resultatet av den behovsanalys man gjort
c) redogöra för eventuella jävsförhållanden
d) föredra sitt förslag samt övriga nomineringar för årsmötet

4 Åtagande
Ledamot av valberedningen
a) har ansvar för att valberedningens uppdrag fullföljs
b) ska i början av varje mandatperiod genomgå en utbildning med fokus på rekrytering, gruppsammansättning och mångfald. Utbildningen ska tillhandahållas genom sekretariatet
c) ska behandla känslig information om enskilda personer som framkommer genom valberedningens arbete konfidentiellt
d) ska inte vara anställd av Amnesty eller inneha andra förtroendeuppdrag på sektionsnivå
e) ska tydligt deklarera eventuella jävsförhållanden

Hela valberedningen
Valberedningen ska rapportera viktiga händelser inom sitt ansvarsområde till medlemmarna (nya riktlinjer, förtroendevalda som avgår, fyllnadsval etc).

Valberedningen ska årligen utvärdera riktlinjerna. Eventuella ändringar i dessa riktlinjer kan föreslås av valberedningen eller övriga medlemmar i föreningen. Förändringsförslag läggs fram till årsmötet i form av motion eller förslag.