Årsmöteskommitté Underlag till styrelsemöte 1-2 mars 2008

Till: Styrelsen
Från: Shirin Heidari
Datum: 17 februari 2008

Årsmöteskommitté

Svenska sektionens årsmöte är det högst beslutande organet i sektionen. För att årsmötet ska vara ett forum för medlemmarna, bör medlemmarna ges så stort inflytande som möjligt över årsmötet. En årsmöteskommitté kan i nära dialog med medlemmar förbereda och genomföra en mer demokratiskt och inkluderande årsmöte, där medlemmarnas önskemål och intressen står i fokus.

Förslag till riktlinjer för årsmöteskommitté
Styrelsen ska vid varje aprilmöte tillsätta en årsmöteskommitté bestående av ordförande och vice ordförande för nästa årsmöte, styrelsesekreterare (eller annan personal från sekretariatet) samt en representant från det distrikt där årsmötet ska hållas.

Årsmöteskommittén tillsätts för en tid av ett år d.v.s. till och med genomförandet av följande styrelseårs årsmöte. Årsmöteskommittén presenteras om möjligt vid innevarande styrelseårs årsmöte för medlemmarnas kännedom.

Årsmöteskommitténs uppgifter är att:

- Skicka ut kallelse
- Utarbeta förslag till dagordning
- Förbereda årsmötet i nära samarbete med distrikt och lokala grupper
- Organisera beredning av motioner och förslag
- Föreslå funktionärer i beredningsgrupper
- Föreslå mötessekreterare, justerare och rösträknare
- Fastställa årsmötesavgift
- Leda årsmötet (vara mötesordförande)
- Utvärdera årsmötet
- Överlämna till nästa årsmöteskommitté

Kommittén får resurser i form av tjänsteutrymme på sekretariatet till sitt förfogande, och utrymme i budgeten. Det förutsätts att arbetet med att förbereda och genomföra årsmötet göras i samarbete med sekretariat och arrangerande distrikt. Kommittén ska på motsvarande sätt förbereda och leda extra medlemsmöten. Årsmöteskommittén bör träffa styrelsen vid styrelsens septembermöte för att föra en dialog och få information om pågående internationella och nationella processer som är av strategisk karaktär. Styrelsen ska godkänna årsmötesdagordningen vid styrelsens marsmöte, då det enligt stadgarna är styrelsen som är ytterst ansvarig för årsmötet.

Förslag till beslut:
Att styrelsen föreslår årsmötet att från och med 2008 tillsätta en årsmöteskommitté som arbetar utifrån ovanstående riktlinjer.