Översyn av sektionens organisationsstruktur Underlag till styrelsemöte 1-2 mars 2008

Till: Styrelsen
Från: Sekretariatet
Datum: 15 februari 2008

Översyn av sektionens organisationsstruktur

Inledning

Styrelsen fattade i september 2007 beslutet

att uppdra åt sekretariatet att att utifrån styrelsens diskussion komma med ett förslag på process kring att förändra den svenska sektionens organisationsstruktur med målet att bli en flexibel, attraktiv och effektiv organisation. Sekretariatet rapporterar tillbaka till styrelsen i mars 2008.

Sedan september 2007 har en stor del av styrelsens och sekretariatets arbete dock snarare kretsat kring förslaget om en gemensam redovisning för svenska sektionen och i takt med att den frågan diskuterats har två saker blivit uppenbara: 1) den organisationsstruktur vi har idag fungerar inte tillfredsställande vare sig för oss själva eller de krav vi har på oss utifrån, 2) begrepp som insamling, redovisning, ansvarsutkrävande är fundamentala även för organisationsstrukturen.

Frustrationen över hur dåligt organisationen på sina håll fungerar är gammal, men den internationella diskussionen och sedemera beslutet på ICM i augusti 2007 om "One Amnesty" har oneklingen hjälpt oss att få struktur på tankarna. Inte minst kravet på att "tala med en röst", som bl a lett till att vi ska få ett enhetligt utseende och tilltal världen över. "Ett Amnesty" har också varit en viktig drivkraft i diskussionen om en gemensam redovisning.

Vi skulle därför vilja börja frågan om svenska Amnestys framtida organisationsstruktur med den pågående diskussionen om en gemensam redovisning.

Den pågående diskussionen om en gemensam redovisning

Förutsättning

Styrelsen har fastslagit att alla pengar som samlas in i Amnestys namn måste kunna redovisas. Man måste även kunna utkräva ansvar för all verksamhet som bedrivs i Amnestys namn och det måste vara tydligt var i organisationen detta ansvar ligger.

Antingen är man en egen juridisk person och då ska man redovisa sin egen verksamhet och ekonomi eller så är man en del av sektionen och då måste denna verksamhet och ekonomi redovisas av sektionen.

I diskussionen om "Ett Amnesty - en gemensam redovisning" har hittills diskuterats att gå hela vägen mot en enda formell organisationsform eller juridisk person, d v s sektionen, med en enda redovisning, alternativt att låta självständiga organisationsformer med egen insamling och redovisning existera parallellt med sektionen. Det första alternativet är det vi kallar "Ett Amnesty", det andra alternativet kallar vi här "Mixed Amnesty".

1. "Ett Amnesty"

Här finns bara en formell organisation, svenska sektionen, och inga övriga juridiska personer (förutom Amnestyfonden). Alla andra är "undergrupper". Idag nämns i stadgarna arbetsgrupper, distrikt, samordnings-, aktions- och specialgrupper. Dessa grupper skulle formeras efter innehåll och MR-aktiviteter, inte organisation eller "föreningsformalia". Grupperna/enheterna bedriver endast insamling till sektionens 90-konto, men betalar å andra sidan inga grupp- eller distriktsavgifter. Gruppernas/enheternas verksamhet finansieras inom ramen för sektionens budget.

2. "Mixed Amnesty"

Utöver sektionen och Amnestyfonden kan grupper/enheter välja om man vill vara en egen juridisk person (motsvarande "lokalförening") eller en icke-formaliserad "undergrupp". För de grupper/enheter som är egna juridiska personer gäller vissa saker: De ska en egen redovisning och extern revision, de kan, beroende på omsättning, vara bokföringsskyldiga, de bör följa FRIIs riktlinjer och SFIs regler och nyckeltal även om de i formell mening inte är tvungna att följa dem (de har t ex inte eget 90-konto).

De juridiska personerna inom Amnesty med egen insamling bör själva finansiera åtminstone delar av sin verksamhet. Man kan tänka sig att t ex gruppavgiften finns kvar för dessa grupper, men inte för "undergrupperna" då dessa enbart kan samla in pengar till sektionens 90-konto.

Andra alternativ

Man skulle kunna tänka sig att sektionen går mot en helt formaliserad hierarkisk organisationsstruktur med en juridiskt fristående distrikts- respektive lokalnivå, motsvarande de distriktsförbund och lokalföreningar som finns hos t ex Rädda Barnen och flera andra organisationer. Men eftersom detta alternativ ännu inte föreslagits i den pågående diskussionen lämnar vi tillsvidare det alternativet därhän.

Organisationsöversynen

Syftet med en organisationsförändring

I och med att styrelsen lyft förslaget om en gemensam redovisning skulle man kunna säga att en förändring av organisationen oundvikligen har "framtvingats". Vi kan helt enkelt inte fortsätta som tidigare. Det är naturligt att förändringar av en organisations förhållanden vad gäller insamling, redovisning och ansvarsutkrävande förändrar organisationsstrukturen, men man måste svara på vad man vill åstadkomma med en förändring innan man genomför den. Det behövs ett annat, mer verksamhetsinriktat perspektiv, för att veta vilken organisation man vill ha.

I Amnesty Internationals långsiktiga plan 2004-2010, Globalising justice!, införde man två nya begrepp vad gällde Amnestys egen organisation: Release energy! och Dynamic architecture, fritt översatt Frigör energi! och Dynamisk arkitektur. Bakgrunden till dessa båda begrepp är att man i förarbetet till långsiktsplanen såg att mycket av Amnestys resurser, organisationens "energi", var bunden till gamla arbets-, organisations- och beslutsformer och att fokus nu måste ligga på "effective action" för mänskliga rättigheter. Genom att bryta upp gamla former och tänka nytt frigörs energi i organisationen, underförstått energi som kan satsas på effektivt MR-arbete. Dynamisk arkitektur syftar på ett system "that is less rule-based and provides more opportunity and flexibility for action and growth".

Vi uppfattar att syftet med organisationsöversynen är att hitta en organisationsform som

- ser till att sektionens mänskliga och ekonomiska resurser på ett så effektivt sätt som möjligt används för Amnestys huvudsyfte, nämligen att förebygga och stoppa allvarliga kränkningar av mänskliga rättigheter,

- är transparent och där vi kan redovisa hur alla insamlade medel till Amnesty International i Sverige används och vem eller vilka som kan utkrävas ansvar för vilka delar av verksamheten,

- är byggd på de etiska principer och krav på kvalitet som återfinns i International NGO Accountability Charter (INGO), FRIIs kvalitetskod och SFIs regler och riktlinjer.

Vi tror att vi genom att hitta en sådan organisationsform har alla förutsättningar att skapa en organisation som är flexibel, attraktiv och effektiv.

Styrelsens process

Styrelsen måste vara öppen och tydlig med att man anser att svenska Amnestys organisation måste förändras och redan till årsmötet 2008 formulera en vision av ett framtida Amnesty kopplat till frågan om "Ett Amnesty".

Styrelsen har två "hävstänger" till sin hjälp i förändringsarbetet: En kortare nationell som gäller frågan om redovisning och ansvar, en längre internationell som är visionen av "One Amnesty". Styrelsen måste använda båda och de måste samverka.

Styrelsen måste analysera de diskussioner som förs och de beslut som fattas av årsmötet 2008 i anslutning till frågan om en gemensam redovisning. Där ligger en del av förståelsen av hur de aktiva medlemmarna i dagsläget ser på organisationen. I bästa fall kan årsmötet ge en tydlig vägledning i frågan, förmodligen kommer man att landa i ett beslut som tillsvidare innebär ett mellansteg, ett "mixed Amnesty"

Styrelsen måste efter årsmötet låta sig ledas av sin vision och vara till 100% beredd att tillsammans driva igenom den. "Ett Amnesty" kommer att vara den bärande drivkraften i arbetet med att formulera och upprätthålla visionen.

Styrelsens måste ta hjälp av sekretariatet i förändringsprocessen så att alla anställda i sina olika kontakter med stödjande och aktiva medlemmar kan vara ambassadörer för förändringen.

Styrelsen måste efter årsmötet få ut diskussionen i organisationen och i bilagan lyfter vi upp viktiga punkter i den processen.

Sekretariatets framtid

Sekretariatet måste aktivt ta del i den här processen och har fått i uppdrag att formulera en vision för sekretariatets framtid. Vi kan knappast göra det fristående från den förändringsprocess som pågår. Vi kan dock redan nu se vissa saker:

- Sektionen växer i fråga om intäkter, vilket möjliggör en tillväxt även av sekretariatet.

- Sektionen bör därför integrera frågan om sekretariatets roll och uppgifter i nästa långsiktiga handlingsplan. Flera organisationer och Amnestysektioner inkluderar de anställda och kontoren som en viktig del av organisationens resurser i sina verksamhetsplaner och strategier.

- "Ett Amnesty" innebär att alla anställda formellt måste vara anställda av sektionen oavsett var i Sverige man arbetar. Tjänster utanför Stockholm är utlokaliserade. I "Mixed Amnesty" eller en annan organisationsform som bygger på att svenska Amnesty består av flera juridiska personer kan man tänka sig både utlokaliserade eller decentraliserade tjänster. I det senare fallet skulle då en annan juridisk person än sektionen ha arbetsgivaransvaret.

- Den internationella processen kring "One Amnesty" skulle på lång sikt kunna innebära att sektionens tillväxt återinvesteras i andra delar av världen, i andra sektioner eller strukturer. Flera internationella NGOs arbetar på så sätt att de stora nationella enheterna i globala Nord fokuserar på fundraising och de insamlade medlen investeras i verksamhet i globala Syd.

Förslag till beslut

att arbeta utifrån de riktlinjer som anges under avsnittet "Styrelsens process" ovan samt i nedanstående bilaga.


Bilaga - Förslag till process för organisationsutveckling

Målbild: konkret MR-fokus, jobba effektivt mot MR-kränkningar

Styrelsens vision bör uttryckas i positiva termer kopplade till MR: Amnesty finns till för att jobba för de mänskliga rättigheterna globalt.

Man bör inte fokusera på "negativa" organisationsfrågor: Amnesty finns inte till för att upprätthålla en viss organisationsstruktur som ett självändamål.

Kortsiktiga mål för svenska sektionens organisation

"Ett Amnesty", ekonomisk redovisning och organisationsstrukturen inom samma diskussion.

Konkretisera "Ett Amnesty" enligt våra förutsättningar och tydliggör en målbild, håll diskussionen inom svenska Amnesty (identifikation).

Omvandla till MR-frågor:

- "Ett Amnesty": Vi gör vårt arbete för mänskliga rättigheter effektivare, enhetligare, osv.

- Organisationsutveckling: Vi ska vara organiserade så att vi på bästa sätt kan tillgodose alla människors förutsättningar att arbeta för mänskliga rättigheter (idag tappar vi en stor del av de som anmäler sitt intresse att bli aktiva p g a organisatoriska problem).

- Ekonomisk redovisning; Styrelsen bör förmedla att detta är viktigt för att vi ska kunna behålla vår trovärdighet i vårt arbete för mänskliga rättigheter.

Visionera kring begreppen "release energy" och "dynamic architecture" i den internationella handlingsplanen.

Kommunicera och diskutera med rörelsen kontinuerligt (distriktsmöten, årsmötet etc)

- Utnyttja årsmötet 2008 för att diskutera visionen om "Ett Amnesty".
- Delta på distriktsmöten under hösten 2008 och inbjud till samtal om organisationsstruktur, samarbetsnivåer och gruppavgift/ekonomisk redovisning.
- Samtal på budgetmötet 2008 om ekonomisk redovisning kopplat till distrikt och strukturer.
- Styrelsen bör vara aktiv och ta initiativ till diskussioner om ämnet på medlemssidorna, i Grupptrycket och Amnesty Press.
- Integrera frågorna i budgetprocessen 2009 och i arbetet med en ny handlingsplan 2010-2016.
- Lägg ett tydligt och visionärt förslag till årsmötet 2009.

Att tänka på i kommunikationen

- Viktigt att diskussionen är visionär och ledande, ett långsiktigt tänk och tydligt ledarskap är viktigt i processen.
- Bra att undvika negationer och en alltför "teknisk" diskussion (FRII, SFI, etiska riktlinjer etc).
- Förklara vad vi vill uppnå och inte vad vi vill undvika.
- Våga säga vad vi måste göra, inte bara invänta årsmötesbeslut.
- Våga fråga medlemmarna om åsikter, viktigt i förankringsprocessen.
- Styrelsen måste vara enig och tydlig i sin kommunikation utåt och måste kunna argumentera för sina åsikter och beslut.