Förslag till utformning av en ombudsmannafunktion inom Svenska Amnesty Underlag till styrelsemöte 1-2 mars 2007

Förslag till utformning av en ombudsmannafunktion inom Svenska Amnesty

Bakgrund

Årsmötet 2005 beslutade:

att ge styrelsen i uppdrag att utarbeta förslag till riktlinjer för en intern klagomålshantering och ombudsman avseende diskriminering och kränkning,

att styrelsen lämnar förslaget till årsmötet 2007,

att valberedningen ges i uppdrag att till årsmötet 2007 lämna förslag på kandidat till en eventuell position som ombudsman, samt

att valberedningen i god tid får del av styrelsens förslag.

Inspirationen till det förslag från styrelsen som ledde fram till beslutet var det internationella system som finns med ombudsman på Internationella rådsmötet (ICM) som tar emot klagomål gällande kränkande behandling och diskriminering under mötet.

Syftet med en ombudsman inom svenska Amnesty är dels att säkerställa ett arbetsklimat inom organisationen som är fritt från diskriminering och kränkningar samt att visa att vi tar upplevelser av kränkningar på allvar och inte tolererar sådant beteende inom vår organisation.

I enlighet med årsmötes beslut 48 tillsatte styrelsen en uppdragsgrupp som
under året har utrett frågan - och kommit med förslag om utformning av en
ombudsmannafunktion inom den svenska sektionen av Amnesty International.
Uppdragsgruppen presenterade ett förslag till styrelsens decembermöte. Med
utgångspunkt i uppdragsgruppens förslag föreslår styrelsen årsmötet att
besluta om inrättandet av en ombudsmannafunktion enligt nedan.

Förslag

Ombudsmannafunktionen inom svenska Amnesty bör inkludera två verksamhetsområden: (1) en uppsökande d.v.s. informerande och utbildande verksamhet och (2) ett förfarande att ta itu med enskilda fall av diskriminering och trakasserier. Båda verksamhetsområden är tänkta att vara riktade mot medlemmar.

(1) Information och utbildning

Den uppsökande verksamheten skall säkerställa att svenska Amnestys medlemmar får tillfälle att bli informerade och utbildade vad avser diskriminering och trakasserier: vad är diskriminering, vad är trakasserier, hur kan diskriminerande eller trakasserande beteenden undvikas och hur skall dem bemötas, vad är strukturell
diskriminering, hur kan strukturell diskriminering förhindras, hur kan ”missförstånd” undvikas samt hur kan Amnesty bli mer inkluderande.

Policydokument

Ombudsmannafunktionen bör bistå styrelsen med goda råd vid utformningen av förslag till policydokument kring organisationsintern diskriminering och ansvara för upprättandet av uppföljningsrapporter.

Rådgivande funktion

Delar av organisationen kan av Ombudsmannen få råd, exempelvis vid upprättande av dokument, omorganisation och förberedelse av möten.

(2) Förfarandet

Ett förfarande att hantera uppkomna fall av diskriminering/trakasserier administreras och tillämpas av Ombudsmannen.

(A) Ombudsmannafunktionen bör vara permanent

Ett av syftena med att Amnesty skall ha en intern klagomålshantering är att kunna säkerställa att varje medlem i det interna arbetet lever upp till Amnestys kärnvärderingar, att Amnesty kan garantera att vara en organisation som i alla led är fri från diskriminering och trakasserier. Den enskilde medlemmens integritet skall alltid kunna garanteras.

(B) Hur skall uppdraget utformas, vem kan anses vara lämplig såsom ombudsman?

Det skall finnas en ombudsman som är behörig att fatta beslut. Ombudsmannen bör utnämnas av årsmötet för en period om tre år. Samma ombudsman får inte inneha ett uppdrag i mer än två perioder. Ombudsmannen bör vara en erfaren och yrkesverksam jurist. Detta för att beslut om disciplinära åtgärder kräver vana i förvaltnings- och utredningsprocessen samt medlingsvana. Rekrytering bör kunna ske från Amnestys Juristgrupp.

(C) Avgränsning: vad skall kunna klagas på, prövas?

1. Direkt diskriminering : att en medlem missgynnas genom att behandlas sämre än någon annan behandlas, har behandlats eller skulle ha behandlats i en jämförbar situation, om missgynnandet har samband med kön, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, sexuell läggning, funktionshinder eller ålder.

2. Indirekt diskriminering : att en medlem missgynnas genom tillämpning av bestämmelser, kriterier eller förfaringssätt som framstår som neutrala men som i praktiken särskilt missgynnar personer med visst kön, viss etnisk tillhörighet, sexuell läggning, visst funktionshinder eller ålder, såvida inte bestämmelserna, kriterierna eller förfaringssätten kan motiveras av berättigade mål och medlen är lämpliga och nödvändiga för att uppnå målet.

3. Trakasserier : Med trakasserier menas ett oönskat beteende som av medlemmen upplevs som kränkande och som har samband med kön, etnisk tillhörighet, sexuell läggning, funktionshinder eller ålder. Med sexuella trakasserier menas ett uppträdande av sexuell natur som av medlem upplevs som kränkande.

4. Instruktion att diskriminera : Ingen representant för Svenska Amnesty får beordra eller instruera en medlem att diskriminera annan medlem. Om en sådan instruktion följs och därmed får effekt omfattas den av diskrimineringsförbudet. Även en instruktion som inte åtlyds kan innebära diskriminering. Utpekandet i sig kan innebära en kränkning. Instruktionen kan också leda till uppmärksamhet eller skvaller även om den inte följs.

5. Förbud mot repressalier : Ingen representant för Svenska Amnesty får utsätta en medlem för repressalier på grund av att hon eller han har anmält medlem för diskriminering. Repressalier är om medlems anmälan eller påtalan om diskriminering får negativa följder.

Klagoprocessen

(D) Vem har klagorätt?

Alla medlemmar i Svenska Amnesty, samt den som utan att vara medlem råkar ut för/som anser sig ha utsatts för diskriminering/trakasserier/sexuella trakasserier av en medlem eller anställd i dennes roll som företrädare för Svenska Amnesty.

(E) Hur definieras medlem?

Medlem är den som har betalat in medlemsavgiften.

(F) Hur man går tillväga för att göra en anmälan

Anmälan/klagomålet skall göras skriftligen, vara egenhändigt undertecknad och innehålla uppgifter om klagandens namn, medlemsnummer, postadress/kontaktadress och telefonnummer samt uppgifter om motpartens namn och adress/telefon.

I anmälan skall anges vad den klagande anser sig ha utsatts för och de närmare omständigheter som åberopas till stöd för påståendet, gärna så detaljerat som möjligt.

Ansökan tillställs Ombudsmannen. Ombudsmannen skall inte ta upp till prövning om ansökan inte har fog för sig. Det ankommer på Ombudsmannen att avgöra om en anmälan har fog för sig eller om Ombudsmannen annars önskar ta upp ärendet.

Om ansökan är ofullständig föreläggs klaganden att avhjälpa bristen med risk för att ärendet annars inte blir utrett.

(G) Handläggning hos Ombudsmannen

Ombudsmannen ansvarar för att ärendet blir utrett.

Ombudsmannen får avgöra om det är till fördel för utredningen om klaganden och motpart skall få personligt företräde inför Ombudsmannen.

Vid företräde inför Ombudsmannen bör tillfälle till medling ges.

Budgeten bör räcka för att täcka kostnader för klagandens/motpartens resa/uppehälle till ombudsmannen och ev. kostnader för tolk.

Ansökan och bifogade handlingar skall sändas till motparten för yttrande. Motparten föreläggs att svara skriftligen inom viss tid. I yttrandet skall anges om han/hon medger eller bestrider anklagelserna, skäl för inställningen och eventuella motbevis.

(H) Vilka sanktioner har vi för att få in ett yttrande?

Vid inträde i Svenska Amnesty kan en förbindelse skrivas under gällande att medlem åtar sig att svara genom yttrande i fall ett dylikt ärende uppkommer/alternativt kan en sådan bestämmelse tas med i stadgarna. Om åtagandet inte följs kan medlemskapet komma att upphöra.

Yttrandet kommuniceras till klaganden, även klaganden skall svara inom viss
tid (osanktionerat)



(I) Medlingen, företrädet

Medlingen genomförs av ombudsmannen och en protokollförare.

(J) Beslut

Ärendet kan avslutas antingen genom beslut eller avskrivas efter återkallelse eller medling.

Ett beslut skall motiveras.

Olika åtgärder kan beslutas om:

– rekommendation till styrelsen avseende upphörande av medlemskap
- suspendering uppdrag/medlemskap
- varning
- alltid anonymiserat offentliggörande av beslut på AI:s hemsida och tidning

Om Ombudsmannen tänker ta beslut att medlemskapet skall upphöra skall denne lägga fram frågan till styrelsen som omedelbart måste fatta beslut i frågan om man skall stödja ombudsmannen eller gå emot. Om styrelsen önskar gå emot kan en kvalificerad majoritet av styrelsen lindra beslutet till suspendering/varning. I övriga fall riskerar Ombudsmannen bli för vingklippt samtidigt som någon form av kontrollinstans/ventil bör få finnas i varje fall för den mest ingripande åtgärden.

Alla andra beslut än sådana som innebär upphörande av medlemskap står följaktligen fast utan att styrelsen har möjlighet till ändring.

Beslutet kan inte överklagas.

(K) Tystnadsplikt

Den som fullgör eller har fullgjort uppdrag som ombudsman och de som medverkar eller har medverkat vid handläggning av ärenden får inte på något sätt röja vad de under uppdraget har fått vetskap om enskilds personliga förhållanden.

(L) Tolk

På begäran av den som så önskar tillhandahålls tolk vid företräde inför Ombudsmannen. Det är en subjektiv känsla huruvida man upplever sig kunna uttrycka sig på ett visst språk eller inte och Svenska Amnesty bör gå ett önskemål om tolk tillmötes.

För mer information om förslaget kan ni läsa rapporten i sin helhet genom att gå in på den interna hemsidan under beslutsunderlag till styrelsens decembermöte 2006.