Befattningsbeskrivning för generalsekreterare och kontorschef Underlag till styrelsemöte 1-2 mars 2001

Till: Styrelsen
Från: Hanna Roberts, Christian Gräslund, Maria Eklund
Datum: 2 mars 2001

Befattningsbeskrivning för generalsekreterare  (GS)

Organisation
Generalsekreteraren utses av svenska sektionens styrelse och är chef  för sekretariatet. Direkt underställda GS är dels kontorschefen (KC), dels vissa andra tjänster på det sätt GS väljer att  organisera sekretariatet.

Ansvar
Generalsekreteraren har av styrelsen fått det delegerade arbetsgivaransvaret för sekretariatets personal. Generalsekreteraren ansvarar för sekretariatets verksamhet inför styrelsen.

Generalsekreteraren har det övergripande ansvaret för arbetet på sekretariatet samt delegerar befogenheter.

Generalsekreteraren är svenska sektionens främsta talesperson och ansvarar för det utåtriktade arbetet i frågor gällande  organisationens verksamhet.

Ansvarsfördelningen mellan styrelsen och generalsekreteraren regleras  i dokumentet "Arbetsordning för styrelsen av svenska sektionen av  Amnesty International."

Befogenheter
Generalsekreteraren har befogenhet
att tillsätta tjänster inom av  styrelsen fastställt tjänsteutrymme,
att besluta om löner inom av  styrelsen fastställd budget,
att besluta i övrigt i  personalfrågor,
att  genomföra verksamhet inom av styrelsen fastställd budgetram,
att teckna firma å sektionens vägnar,
att uttala sig offentligt å sektionens vägnar i enlighet med arbetsordningen,
att vidaredelegera (strikethrough: ansvar och) befogenheter till KC och teamsamordnarna,
att (strikethrough: delegera arbetsuppgifter till underställd personal)
leda och fördela arbetet på sekretariatet.

Huvudsakliga arbetsområden

Generalsekreterarens ledning och fördelning av arbetsuppgifter inom sekretariatet regleras i dokumentet "Beslutsgång för sekretariatet" och omfattar nedanstående

Utåtriktat arbete
Offentliga uttalanden.
Stöd till  den lokala organisationens aktiviteter runt landet.
Representation i offentliga sammanhang.
Kontakt med den svenska regeringen, landets  departement och myndigheter,
internationella organisationer och av andra  länder utsedda representanter.
Kontroll av utgående material som  produceras av sekretariatet, detta
omfattar även material som används  inom rörelsen.

Personal
Rekrytering.
Ansvar för en god och  ändamålsenlig arbetsmiljö.
Planering av utvecklingssamtal.
Genomförande av utvecklingssamtal.
Personalpolicy.
Löneförhandling och -sättning.
Avveckling av personal.
Rapportering till personalen.

Information till styrelsen
Generalsekreteraren informerar styrelseordföranden om uttalanden, artiklar, annat officiellt material  eller händelser som kan förmodas väcka uppmärksamhet.
Där Amnestys policy ej föreligger eller är  oklar skall generalsekreteraren samråda med styrelsen innan han/hon  uttalar sig offentligt.
Vad gäller arbetsgivaransvaret har  generalsekreteraren en kontinuerlig rapporteringsskyldighet till styrelsen(strikethrough:  och  personalen.)
Generalsekreteraren skall regelbundet hålla styrelsen informerad om den ekonomiska situationen.


Befattningsbeskrivning för kontorschef  (KC)

Organisation
KC är direkt underställd generalsekreteraren (GS) och är arbetsledare för den centrala personal- och ekonomifunktionen. KC är samordnare för sekretariatets team samt utlokaliserade tjänster inom sitt ansvarsområde, med undantag för de tjänster som är direkt underställda GS. KC tjänstgör som GS vid dennes bortovaro.

Ansvar

KC ansvarar för det operativa, interna sekretariatsarbetet, arbetsmiljön och sekretariatets skötsel och säkerhet, samt utför GS funktioner efter beslut av GS.

Befogenheter

KC leder och fördelar arbetet samt delegerar befogenheter inom sitt ansvarsområde.
KC verkar i övrigt enligt gällande attestregler och delegeringsordning, speciellt som tf GS.

Huvudsakliga arbetsområden

Arbetsledning
Ledning och fördelning av arbetsuppgifter för genomförande av nedanstående.

Verksamhetsplanering och budget
Framtagande av förslag till  budget, verksamhetsplan och verksamhetsberättelse.
Uppföljning och  utvärdering av sekretariatsarbetet.
Löpande kontroll av  sekretariatskostnader.
Utarbetande av begärda utredningar.

Personal
Rekrytering, i samråd med GS.
Planering av  utvecklingssamtal, i samråd med teamen.
Genomförande av  utvecklingssamtal med direkt underställd personal samt teamsamordnare efter GS önskemål.
Utbildning och kompetensutveckling av personalen.
Genomförande av åtgärder för god och  ändamålsenlig arbetsmiljö.

Information
KC är tillsammans med GS informationskanalen mellan styrelse och personal.

Säkerhet och lokaler
Genomförande av  säkerhetsåtgärder.
Inköp av utrustning samt  tjänster för lokalernas underhåll.

Övrigt
Deltagande som adjungerad vid sektionsstyrelsens möten.
Arbetsuppgifter enligt GS önskemål.