Rapport om sekretariatets organisation och arbetsmiljö Underlag till styrelsemöte 1-2 mars 2001

Till: Styrelsen
Från: Sekretariatet, Hanna Roberts
Datum: 20 februari 2001

Rapport om sekretariatets organisation och arbetsmiljö

Inledning

Frågan om arbetsmiljön på sekretariatet aktualiserades i samband med konflikten kring den nytillträdde generalsekreteraren 1998. Översynskommittén pekade i sin slutrapport hösten 1998 på problem både vad gällde sekretariatets organisation och arbetsmiljö. Översynskommittén identifierade tre problemområden: 1) brister i organisationen på sekretariatet, 2) brister i arbetsmiljön och 3) generellt låga löner för de anställda. I Översynskommitténs nionde rekommendation formulerades detta på följande sätt:

9. Problem med arbetsmiljön på sekretariatet bör åtgärdas så snart som möjligt. Vidare bör organisationen av sekretariatet ses över i syfte att tydliggöra ansvarsförhållandena. Alla bör ha klart för sig vilka arbetsuppgifter de har, vilka resurser som är avsatta, hur och när och till vem resultaten ska avrapporteras. Ett organiserat system för delaktighet i sekretariatets inre utveckling bör etableras. Var och en måste få en egen utvecklingsplan. På sikt måste lönenivåerna närma sig vad som gäller på arbetsmarknaden i övrigt.

Förhållandena inom sekretariatet har bidragit till krisen. Roll- och ansvarfördelningen har varit otydlig. Anställda har varit missnöjda med organisationen av sekretariatet och dess ledning. Det har rått missämja inom personalgruppen, en del anställda har känt sig illa behandlade. Missnöje har funnits mot arbetsmiljön på sekretariatet och påpekandena har kommit från yrkesinspektionen.

Vissa av dessa frågor kan inte åtgärdas omedelbart, några av aspekterna kan inte avgöras förrän en ny generalsekreterare finns på plats (se rekommendation 7). Men akuta brister i arbetsmiljön kan inte vänta. Här bör styrelsen agera.
Till bilden hör att frågan om personalens inflytande är omdiskuterad. Här finns motstridiga åsikter inom svenska sektionen, å ena sidan att man inte alls lyssnat till personalen tidigare, å andra sidan att personalen haft för stort inflytande. I den diskussionen ryms också frågan om personalrepresentant i styrelsen; denna bör tas upp i den demokratiutredning som beslutades av årsmötet.
(Ur Översynskommitténs slutrapport, november 1998)

Uppdraget

Sekretariatet har i samarbete med Hanna Roberts efter styrelsebeslut i september 2000 tagit fram denna rapport om arbetsmiljön på sekretariatet utifrån Översynskommitténs nionde rekommendation. Vi har i arbetet med rapporten valt att lägga stor vikt vid sekretariatets organisation och övergången till en ny teamorganisation, eftersom vi anser att det är den viktigaste åtgärden som vidtagits för att på ett strukturellt sätt förbättra sekretariatet som arbetsplats.

Uppdraget att redogöra för arbetet med de förhållanden som tas upp i Översynskommitténs slutrapport kompletterades i december 2000 med uppdraget att rapportera om personalomsättningen på sekretariatet, enligt följande

att uppdra åt sekretariatet att inkludera en rapport om personalomsättningen i den slutrapport om arbetsmiljöfrågor på sekretariatet som ska presenteras på styrelsens marsmöte.

Vad har gjorts?

Översyn av sekretariatets organisation

Styrelsen beslutade på sitt ordinarie styrelsemöte i juni 1998 att göra en översyn av sekretariatets organisation. Uppdraget gavs till C-utskottet och i ett senare skede till en grupp, "översynsgruppen", bestående av representanter från styrelsen, sekretariatets ledning och personal.

Fr o m 1 januari 1999 delades den tidigare programavdelningen på sekretariatet in i tre team: information, medlemsservice och IMM (insamling, medlemsvärvning, marknadsföring). Den administrativa avdelningen förblev tillsvidare oförändrad. I maj 1999 lämnade översynsgruppen ett första förslag till förändringar avseende sekretariatets organisation till styrelsen. På detta möte fattade styrelsen beslutet att inrätta kontorschefstjänsten. I augusti 1999 tillträdde Carl Söderbergh tjänsten som generalsekreterare. Dan Grundin, som tidigare varit tf generalsekreterare, tillträdde samtidigt tjänsten som vikarierande kontorschef.

I mars 2000 sjösattes, efter beslut av översynsgruppen, den nya organisationen på sekretariatet, en teamorganisation med fyra team, information, aktivism, fundraising och informationshantering, och en grupp, teamsupport, knuten till generalsekreteraren och kontorschefen. Samtidigt gav översynsgruppen Barbro Mellberg från Ledarinstitutet i uppdrag att utreda sekretariatets framtida kompetens- och bemanningsbehov. Barbro Mellbergs rapport förelades styrelsen i maj 2000, då det slutliga beslutet om sekretariatets organisation fattades och översynsgruppen upplöstes. I maj 2000 tillsvidareanställdes Dan Grundin som kontorschef.

I november 2000 gjordes en första utvärdering av sekretariatets arbete i den nya teamorganisationen där hela sekretariatspersonalen deltog på en utvärderingsdag under ledning av Barbro Mellberg. Följande sex områden identifierades i prioritetsordning som de viktigaste att arbeta vidare med (Forum = det veckovisa mötet med ledningen och teamsamordnarna):

1. Tydligare beslutsfattande. Tydliggöra Forums syfte.
2. Bättre personalvård/personalpolitik i syfte att minska personalomsättningen.
3. Skapa en väl fungerande frivilligverksamhet. Öka tillgängligheten för medlemmar.
4. Större flexibilitet. Behovsanpassade tjänster och team.
5. Organisationskriser: krishantering externt och internt. Kommunikationsstrategi - både i kris och normaltillstånd.
6. Människorättskriser: skapa struktur för "crisis response".

Under hösten 2000 reviderades även befattningsbeskrivningarna för de anställda och ett nytt arbetstidsavtal innebärande flextid förhandlades fram. Utvecklingssamtal utifrån de reviderade befattningsbeskrivningarna startade i februari 2001 då också det nya arbetstidsavtalet började gälla.

En viktig del av arbetet med den nya organisationen har varit att utöka resurserna för personalens utbildning och utveckling. Från 1999 till 2000 ökades budgeten för personalutbildning från 180 tkr till 270 tkr, en ökning med 50 %. Personalutbildningsbudgeten för 2001 är på 350 tkr, en ökning med 30 % jämfört med 2000. Förutom utbildningsplaner på individ- och teamnivå finns sedan 2000 sekretariatsgemensamma utbildningspass i form av en halvdag i månaden.

Arbetsmiljön på sekretariatet

Efter beslut av sekretariatets ledningsgrupp i maj och av styrelsen i augusti 1998 inleddes arbetet med att kartlägga personalomsättningen och arbetsmiljön på sekretariatet. En rapport presenterades på styrelsens septembermöte 1998, en utbildning i internkontroll för sekretariatets ledning genomfördes och en åtgärdsplan för arbetet med arbetsmiljön antogs. I april 1999 genomfördes en heldag om arbetsmiljön för samtliga anställda under ledning av Barbro Mellberg från Ledarinstitutet. En styrelseledamot, Binnie Kristal-Andersson, deltog under perioden 1999-2000 i arbetet med arbetsmiljöfrågor på sekretariatet.

Arbetet med arbetsmiljön på sekretariatet var under våren 2000 en integrerad del av översynen av sekretariatets organisation. Hösten 2000 bildades en ny arbetsmiljögrupp på sekretariatet bestående av kontorschefen, personalhandläggaren, skyddsombudet och ytterligare en representant från personalen. Gruppen bildades efter att fackklubben och ledningen haft ett möte om den psyko-sociala arbetsmiljön och den höga personalomsättningen. Gruppen har tagit fram en jämställdhetsplan och -policy och diskuterar aktuella arbetsmiljöfrågor.

Som ett led i arbetsmiljöarbetet finns i budget 2001 även resurser för friskvård för personalen.

Löneutvecklingen på sekretariatet

Styrelsen fattade i september 1998 beslutet att utöver det centrala löneavtalet under avtalsperioden 1998-2000 skjuta till ytterligare 3 % årligen för att öka lönenivån för de anställda på sekretariatet. Det utökade urymmet användes i löneförhandlingarna dels till att öka lönerna för vissa administrativa tjänster som ansågs ligga på en orimligt låg nivå, dels till att höja den generella lönenivån.

En kronologisk översikt

Översyn av sekretariatets organisation

Juni 1998
Beslut om översyn av sekretariatets organisation
C-utskottet påbörjar arbetet med översynen

Januari 1999
Översynsgruppen bildas
Programavdelningen på sekretariatet delas upp i tre team

Februari 1999
Sekretariatets ledningsgrupp genomgår utbildning i teamorganisation och teamarbete på Ledarinstitutet

Våren 1999
Utbildning i teamarbete för f d programavdelningens personal på Ledarinstitutet

Maj 1999
Beslut om att inrätta en kontorschefstjänst

Augusti 1999
Carl Söderbergh tillträder som generalsekreterare

Oktober-november 1999
Utvärderingsdagar för samtliga team och administrativa avdelningen, samt gemensam utvärderingsdag för hela sekretariatet under ledning av Barbro Mellberg från Ledarinstitutet

Januari-februari 2000
Utbildningsdagar i teamarbete under ledning av Barbro Mellberg

Mars 2000
Ny teamorganisation på sekretariatet sjösätts

Maj 2000
Barbro Mellbergs rapport läggs fram till styrelsen
Slutgiltigt beslut om sekretariatets organisation
Översynsgruppen upplöses

September 2000
Utbildningsdag för teamsamordnarna under ledning av Barbro Mellberg

Oktober 2000
Befattningsbeskrivningar för de anställda revideras
Nya former av utvecklingssamtal tas fram

November 2000
Utvärdering av den nya organisationen (heldag för hela sekretariatet), under ledning av Barbro Mellberg

Februari 2001
Nytt arbetstidsavtal med flextid införs på sekretariatet
Utvecklingssamtal inleds

Arbetsmiljön på sekretariatet

September 1998
Rapport om arbetsmiljön och personalomsättningen på sekretariatet förelades styrelsen
Arbetsmiljöarbete på sekretariatet i form av mindre samtalsgrupper

Oktober 1998
Yrkesinspektionen lämnar inspektionsmeddelande om arbetsmiljön på sekretariatet
Sekretariatets ledningsgrupp genomgår utbildning i internkontroll

December 1998
Handlingsplan för arbetet med arbetsmiljön på sekretariatet fastslås

Februari 1999
Kartläggning av den fysiska arbetsmiljön på sekretariatet tillsammans med ergonom från Företagshälsovården

April 1999
Heldag om arbetsmiljön för hela sekretariatet under ledning av Barbro Mellberg

Sommaren 1999
Enkät till sekretariatets personal om den psyko-sociala arbetsmiljön

Februari 2000
Utbildning i konflikthantering för personalhandläggaren och skyddsombudet

Våren 2000
Arbetsmiljöfrågor diskuteras inom ramen för översynen av sekretariatets organisation

Hösten 2000
Ny arbetsmiljögrupp bildas på sekretariatet

Januari 2001
Utbildning i konflikthantering för generalsekreteraren och kontorschefen

Personalomsättningen

Bakgrund

På uppdrag av sekretariatets dåvarande ledningsgrupp genomförde personalhandläggaren och skyddsombudet sommaren 1998 en kartläggning av arbetsmiljön och personalomsättningen på sekretariatet. Undersökningen avsåg 43 personer som arbetade/hade arbetat på sekretariatet på tjänsterna växel/reception, samo/grupp, grupp/distrikt, Amnesty Press, marknadsförare, pressekreterare, flykting, distribution och region. Av dessa intervjuades 30 personer om deras syn på tjänsten, lönen och stöd från ledningen. De som slutat tillfrågades också om orsaken till detta. Resultatet av undersökningen presenterades för styrelsen i september 1998. I mångt och mycket överensstämmer denna undersökning med vad Översynskommittén kom fram till i sin slutrapport något senare samma höst.

Nuläget

I bilaga 1 redovisas omsättningen av personal på respektive tjänst på sekretariatet från 2000-01-01 till dags dato.

I dag har sekretariatet 27,5 fasta tjänster (inkl Amnestyfonden) som fördelar sig på 31 personer. Alla tjänster är inte heltidstjänster, vilket innebär att antalet anställda är fler än det totala antalet heltidstjänster. Av de 31 är 21 fast anställda, en har ett tidsbegränsat förordnande (generalsekreteraren), fem är vikarier och fyra tjänster vakanta där rekrytering pågår. Sedan 1 januari 2000 har 43 personer innehaft de 31 "persontjänsterna", ett snitt på 1,4 personer per tjänst på drygt ett år. I ett fall, distributionstjänsten, har så många som fyra personer innehaft tjänsten, vilket drar upp snittet.

Den genomsnittliga anställningstiden för sekretariatets anställda är f n 3 år och 7 månader, men anställningstiden i de olika teamen varierar kraftigt. I aktivistteamet är anställningstiden i medeltal drygt 5 år, men då drar en anställd upp medeltalet kraftigt. I informations- och fundraisingteamet är är siffran ca 1,5 år och för informationshanteringsteamet ca 10 år.

En tredjedel av de 27 personer som i dagsläget arbetar på sekretariatet har arbetat i mindre än ett år. En sammanfattning av fördelningen av de anställda vad gäller anställningstid ser ut som följer.

Anställningstid Antal personer

mindre än 1 år 9
1 - 2 år 3
2 - 3 år 4
3 - 4 år 1
mer än 4 år 10

Motsvarande siffror för de 43 i undersökningen från 1998 var

Anställningstid Antal personer

mindre än 1 år 10
1 - 2 år 18
2 - 3 år 6
3 - 4 år 4
mer än 4 år 5

Observera att siffrorna gäller de 43 personerna på ovan angivna tjänster som deltog i undersökningen, det faktiska antalet anställda "mer än fyra år" t ex var betydligt högre. Däremot visar siffrorna på det höga antalet anställda med en kortare anställningstid än två år.

Orsaker till personalomsättningen

Personalomsättningen har av sekretariatspersonalen själva upplevts som hög de senaste åren. Att så många varit anställda mindre än ett år säger en hel del om den tid och de resurser som lagts ned på rekrytering och introduktion av nyanställda. Vad som är en "normal" personalomsättning för en arbetsplats som Amnestys sekretariat är omöjligt att säga, men vi ser tydliga tecken på att människor är allt mindre benägna att stanna länge på sekretariatet och då framför allt på mer specialiserade tjänster som kräver viss typ av akademisk bakgrund. Teamorganisationen är bl a ett svar på denna utveckling, då det gäller att bygga en organisationsform som är mer flexibel och som tål en större genomströmning av personal utan kunskapsförluster för organisationen.

Omorganisationen av sekretariatet skulle i sig kunna vara en orsak till att personer slutat. Detta har dock inte kunnat beläggas i något av de "avvecklingssamtal" som hållits med pesonal som slutat. Tvärtom har teamorganisationen genomgående upplevts som positiv, även om kritik framförts mot framför allt takten i omorganiseringsprocessen.

Förbättringen av löneläget har överlag uppfattats som positiv av dem som varit anställda sedan 1998, de nyanställda däremot upplever fortfarande ofta lönen som låg i förhållande till vad de kan erbjudas "på marknaden".

Vi tror att vad vi bevittnat de senaste åren är något av en "generationsväxling" bland personalen på sekretariatet. En generationsväxling liknande den som man kan iaktta på andra nivåer i organisationen. Naturligtvis innebär detta en stor påfrestning för organisationen, men mot bakgrund av Översynskommitténs rapport borde detta ändå uppfattas som övervägande positivt. Många av de problem som Översynskommittén pekade på handlade ju just om informella maktstrukturer som uppstått inom organisationen, bl a på sekretariatet, motsättningar på personnivå, organisationsformer som gått i stå, låg förändringsbenägenhet och ett allmänt dåligt arbetsklimat.

Slutord

Avslutningsvis vill vi framhålla att det enda sättet att mer systematiskt undersöka orsakerna till personalomsättningen på sekretariatet är att genomföra en kvalitativ undersökning liknande den som gjordes 1998. Problemet med en sådan undersökning är förstås att resultatet alltid måste ställas mot i förväg uppställda mål med personalarbetet, något som i dag saknas. Vi tror dessutom att vi har en ganska bra bild av situationen i stort och att vi i stället bör koncentrera oss på punktinsatser för att komma tillrätta med personalomsättningen på speciellt utsatta tjänster.

Vad vi däremot har ett behov av är ett övergripande "personalpolitiskt program" för sekretariatet, ett program som definitivt bör kopplas samman med en strategi för användandet av mänskliga resurser i hela organisationen, d v s även dem vi i dag kallar frivilliga och aktiva. Vad vi efterfrågar och anser bör högprioriteras är det som med en engelsk term brukar kallas en "Human Resources Strategy" för svenska sektionen.

Bilaga 1 - Personalomsättningen på sekretariatet 2000-01-01 - 2001-02-20