Kommentarer till årsutfallet 2000 Underlag till styrelsemöte 1-2 mars 2001

Till: Granskningskommittén, Styrelsen, Revisorer och Sekretariatet
Från: Sekretariatet
Datum: Februari 2001

Kommentarer till årsutfallet 2000
(5 bilagor)

Inledning
Detta papper, 2000 års tredje tertialrapport, är ett komplement till verksamhetsberättelsen och tar upp de ekonomiska aspekterna på 2000.

De befogade bilagorna innehåller följande information:
1. Sammanfattning resultatrapport 2000; en sammanfattande tabell med de sex intäktsslagen och 5 kostnadsslagen med: ackumulerat utfall för året, årets budget, årets prognos, utfall i % av prognos; ackumulerat utfall föregående år; helårsutfall föregående år, förändring av ackumulerat i %; Intäkter och kostnader den aktuella månaden under de senaste åren
2. Intäktsrapport 2000 ; intäkterna fördelade på intäktskonton
3. Utfallet 2000 fördelat på programområden/program; en tabell som visar de direkta och de fördelade kostnaderna
4. Nyckeltal
5. Rullande 12 månadersutfall, intäkter och kostnader 1994 - 2000


Ekonomiskt utfall för 2000
För år 2000 redovisar Amnesty ett överskott om 1 405 tkr före avsättning till Humanfondsreserv.

De ekonomiska förutsättningarna
I budgeten för 2000 uppgår intäkterna till 39 600 tkr, även kostnaderna uppgår till detta belopp (inkl disp 1 och disp 2). Vid styrelsemötet i september 2000 beslutades att samtliga disponibla delar i budgeten ej behövde tas i anspråk. Budgeterade kostnader minskade därför till 39 524 tkr.

Utöver budgeterad verksamhet har styrelsen under år 2000 fattat beslut om ett Autogiroprojekt om 1 155 tkr och en informationsfilm om 166 tkr. Enligt styrelsebeslut skall kostnaderna för dessa projekt tas från Amnestys reserver och ligger således utanför budget. Kostnaderna har i resultatrapporten redovisats under Insamlingsarbete respektive MR-undervisning . Under 2000 har autogiroprojektet belastats med kostnader om 897 tkr. Projektet är ännu inte avslutat utan kommer eventuellt att belastas med ytterligare kostnader 2001, ca 136 tkr.

Om hänsyn tas till budgeterade intäkter och kostnader samt kostnaderna för tillkommande verksamhet skulle Amnestys resultat för 2000 bli -988 tkr (se nedan).

Budgeterade intäkter 39 600
Budgeterade kostnader -39 525
Kostnader 2000 för autogiroproj -897
Informationsfilmen -166
-988

Det verkliga utfallet överstiger detta belopp med 2 393 tkr.

På januarimötet 2000 beslutade styrelsen om ändrade redovisningsprinciper för Humanfonden. Eftersom Humanfonden kommit att utgöra en allt större del av sektionens intäkter, och eftersom storleken på Humanfondsutdelningen är beroende av marknaden och politiska beslut, ville styrelsen minska den påverkan utdelningen har på resultatet. Den nya principen innebär att en Humanfondsreserv skapas. Till den reserven sätts ett eventuellt överskott mellan Humanfondsbudgeten och det verkliga utfallet från Humanfonden. Avsättningen regleras dock så att det totala resultatet ej blir negativt, dvs om övriga intäktsslag varit överbudgeterade eller kostnadsramen överskridits justeras avsättningen så att det totala resultatet som sämst blir ett nollresultat. Detta överskott kan sedan lösas upp efter två år.

För 2000 överträffade Humanfondsutdelningen budget med 2 700 tkr. Resultat före avsättning till Humanfondsreserv är 1 405 tkr. Avsättningen till Humanfondsreserven blir därför 1 405 tkr. Därmed blir årets resultat 0.

Intäkterna

Kommentarer till intäktsrapporten för 2000 (bilagorna 1 och 2)

Periodens (december) intäkter
Intäkterna för perioden december är 11 574 tkr, 3 005 tkr lägre än för motsvarande period 1999 (14 579 tkr). Den huvudsakliga anledningen är det lägre utfallet från Human- och Hjälpfonden, 9 115 tkr (12 026 tkr) respektive 651 tkr (740 tkr).

För december 2000 erhölls gåvor över 10 tkr och testamenten om sammanlagt 18 tkr mot 518 tkr motsvarande period 1999.

Årets intäkter
Utfallet för 2000 slutade på 39 915 tkr, vilket är 315 tkr över budget men 3 125 tkr lägre (7,26 %) än 1999.

Intäkterna från hel- och delbetalande medlemmar har ett lägre utfall (667 tkr) än 1999. Helbetalande medlemmar minskade med 5 % att jämföra med en minkning om 4 % mellan 1999 och 1998. Den stora minskningen avser delbetalande medlemmar som minskade med 9 % mot en minskning om 5 % mellan 1999 och 1998. Avseende budget har 83 % av denna uppnåtts gällande delbetalande och 94 % avseende helbetalande medlemmar.

Utfallet för gruppavgifter är 18 tkr lägre än för 1999 och når 83% av budgeten.

Kategorin försäljning ligger under budget med 115 tkr (62 %). Främst är det försäljningen av rapporter som inte nått upp till budget. Utfallet är 48 tkr, att jämföra med budgeten på 150 tkr.

När det gäller prenumerationer överensstämmer utfallet med budget. Kortkampanjen har minskat med 35 tkr jämfört med föregående år. Vid varje årlig avisering tappas c a 10 % av prenumeranterna. Ingen nyvärvningskampanj har skett.

Vad gäller kategorin gåvor & bidrag ligger intäkterna sammantaget över budget (7 %) men är lägre än utfallet 1999 (ned 9%). Den totala andelen av intäkterna för intäktsslaget är 64 % mot 66 % föregående år. Intäkterna från Human- och Hjälpfonden utgör 38 % av intäkterna inom kategorin. Om intäkterna från Human- och Hjälpfonden räknas bort visar kategorin ett underskott gentemot budget med 8 %. Jämfört med 1999 års resultat har gåvor och bidrag då ökat med 3 %. Kategorins minskning i sin helhet gentemot föregående år beror således till största delen på en minskad utdelning från Human- och Hjälpfonden (-24 %). Det skall dock påpekas att utdelningen från Human-och Hjälpfonden är 32 % högre 2000 än vad den var 1998.

Antalet sparare i Humanfonden var i stort sett oförändrat under 2000, 11 068 vid årets början och 11 062 vid årets slut.

De intäktsslag i kategorin gåvor och bidrag där utfallet 2000 är högre än utfallet 1999 är spontana gåvor och Amnestysupporter . Jämförelsen mot 1999 är inte helt rättvisande då uppdelningen mellan spontana gåvor , insamlingar och speciella insamlingsprojekt delvis är felaktig. En stor anledning till resultatförbättringen för spontana gåvor är testamenten om 2 012 tkr mot 638 tkr föregående år. Samtidigt har gåvor > 10 tkr gått sämre än föregående år (-435 tkr).

Intäktsslag under gåvor & bidrag som gått sämre 2000 än 1999 är bl a företagssamarbete, almanackan och speciella insamlingsprojekt . En del av intäkterna som bokförts som spontana gåvor avser sannolikt speciella insamlingsprojekt varför resultatet för detta intäktsslag är något missvisande.

Speciella insamlingsprojekt innehåller intäkterna från projekt som inköp av adresser, bearbetning av eget register och ibladningar. Kategorins utfall understiger budget, men även här torde en del av intäkterna felaktigt hamnat under spontana gåvor.

Ränteintäkterna har ökat med 199 tkr till 534 tkr 2000 jämfört med 1999, detta beror på att det funnits ett större kapital att förvalta år 2000 jämfört med 1999.

Kostnaderna

De sammanlagda rörelsekostnaderna uppgår till 38 510 tkr för år 2000, vilket är 97 % av budgeterade kostnader. Om till de budgeterade kostnaderna läggs de tillkommande kostnader styrelsen godkänt under 2000 (autogiroprojektet och informationsfilmen) utgör utfallet av rörelsekostnaderna 95 % av budget inkl tillkommande kostnader. Årets kostnader är 2 076 tkr lägre än budget inkl tillkommande kostnader.

Vid en jämförelse med utfallet 1999 ligger rörelsekostnaderna i stort sett på samma nivå (187 tkr högre), dock med en något annan fördelning på de olika kostnadsslagen.

          Kostnadsslag
% av rörelsens kostnader 2000
% av kostnader 1999
          Programverksamhet
30,6
25,9
          Sekretariatskostnader
10,3
12,1
          Personalkostnader
23,6
23,9
          Internationella rörelsen
35,5
38,1


Programkostnader (bilaga 3)
Nyckeln för fördelningen av direkta programlönekostnader och administration (indirekta programlönekostnader samt sekretariatskostnader inkl. avskrivningar) är förhållandet mellan tjänster med direkt programanknytning och det totala antalet tjänster, samt den använda tiden för respektive program.

Utredning och aktioner
De direkta kostnaderna inom programområdet fick ett utfall som slutade på 561 tkr, 14 % under budget. Ett av de tre programmen, land- och temakampanjer, har ett utfall som understiger budget med 59 tkr och anledningen till detta är att ett projektarbete gällande Indonesien ej utförts och att visst kampanjmaterial avseende Saudiarabien ej tryckts upp.

De fördelade kostnaderna ligger inom detta programområde aningen över budget, totalt slutade kostnaderna på 3 487 tkr, att jämföra med budgeten på 3 164 tkr en skillnad med 3 %. Differensen beror på att mer arbetstid än planerat lagts på land- och temakampanjer .

Medlemsaktiviteter
Det totala utfallet för de direkta kostnaderna inom detta programområde blev 1 074 tkr, 4 % under budget. Hos flera program inom detta programområde är utfallet beroende av aktivitetsnivån inom organisationen, det gäller till exempel samordningsgrupper och specialgrupper, och där ligger utfallet ungefär i nivå med budget.

De fördelade kostnaderna ligger 10 % under budget. Det beror till största delen på en vakans för ansvarig gällande arbetsgrupper.

Främja de mänskliga rättigheterna
Endast ett program ingår i detta programområde och det är MR-undervisning . Av bilagan "Utfallet 2000 fördelat på program" framgår att de direkta kostnader överstiger de budgeterade med 163 tkr eller 779 %. Det är inte riktigt. I maj 2000 togs styrelsebeslut om att en informationsfilm avsedd för skolor skulle produceras. Det fanns ingen budget för denna utan styrelsen beslutade att kostnaderna för filmen skulle tas från sektionens reserver. Kostnaderna för filmen har bokförts på detta program. De uppgår till 175 tkr. Programkostnaderna understiger således budget med 12 tkr (175-163).

Medlemmar och organisation
Även detta program har direkta kostnader som understiger budget (29 %). Delprogrammet personalutbildning understiger budget med 81 tkr då tid saknats för att genomföra all personalutbildning. Årsmötet ligger på 46 tkr under budget då avgiftssubventionerna inte behövts betalas ut. Resor och oförutsedda kostnader har ett utfall under budget om 392 tkr. I budgeten har för detta program avsatts 300 tkr för en extra flyktinghandläggartjänst. Någon sådan har inte tillsatts under året.

De fördelade programkostnaderna understiger budget med 6 %. En förklaring till detta är att kostnaderna att fördela i sin helhet understiger budgeterade kostnader att fördela.

Information och kommunikation
Detta program ligger 13 % under budget. Amnesty Press visar ett utfall på 1 531 tkr mot budgeterat 1 784 tkr. Färre antal medlemmar än budgeterat har givit lägre tryck- och portokostnader. Marknadsföring & Infomaterial understiger budget med 84 tkr. Anledningen till detta är att den nya versionen av Informationshandboken inte blivit klar för tryckning.

De fördelade kostnaderna hamnade på 3 116 tkr, vilket är nästan exakt på budget. Totala kostnaden för detta programområden blev 4 717 tkr, 15 % under budget.

Finansiell stabilitet och tillväxt
Detta programområdes budget utgör 49 % av den totala budgeten för programkostnader. Av bilagan "Utfallet 2000 fördelat på program" får man intrycket att budgeten överskridits med 11 % eller 653 tkr. Detta är inte riktigt. Styrelsen fattade i mars och juni 2000 beslut om ett autogiroprojekt. Detta projekt var inte budgeterat och kostnaderna för detta skulle tas mot Amnestys reserver. Totalt fick projektet kosta 1 155 tkr. Under 2000 har programmet medlemmarna belastats med kostnader uppgående till 897 tkr avseende autogiroprojektet. Autogiroprojektet är ännu inte klart. Under 2001 kan ytterligare kostnader om 136 tkr tillkomma. Totala kostnader för autogiroprojektet blir då 1 033 tkr. Frånräknat autogiroprojektet ligger programområdet något under budget.

Kostnaderna för almanackan hamnade 118 tkr under budget, detta då almanackan var mindre än normalt blev porto- och tryckkostnader därmed blev lägre.

Insamlingskostnaderna hamnade 389 tkr under budget (87 % av budget). Främst beror detta på att kostnaderna för porto och tryck avseende givarbreven inte blivit så stora som beräknats. En budgeterad prishöjning för porto har förhandlats bort och byte av leverantör gav lägre tryckkostnader än beräknat.

Inklusive fördelade programkostnader översteg kostnaderna för programområdet de budgeterade kostnaderna med 6 %. Om kostnaderna för autogiroprojektet räknas bort har budgeten underskridits med 5 %.

Sekretariatskostnader (inklusive avskrivningar)
Sekratariatskostnaderna för 2000 slutade på 3 455 tkr, vilket är 275 tkr under budget (93 % av budgeten). Största avvikelen är portokostnaderna vilka understiger budget med 162 tkr vilket beror på att e-post används i högre grad och att portokostnaderna i högre utsträckning fördelas ut på andra delprogram.

Personalkostnader
Personalkostnaderna slutade på 9 110 tkr vilket är 695 tkr under budget (93 % av budgeten). Största anledningen till avvikelsen är den icke budgeterade återbetalningen av pensionsmedel från KP Pension och Försäkring om 423 tkr. Lönekostnaderna har också minskats då flera tjänster varit vakanta under året.

Internationella rörelsen
Kostnaden för avgift till den internationella rörelsen överstiger budget med 156 tkr eller 1 %. Detta beror på att avgiften baseras på sektionens intäkter och dessa har blivit något större än budgeterat.

Kostnaderna består av tre delar, det som betalats till IS under året (14 235 tkr), upplösning av den avsättning för kommande höjning av IS-avgiften som gjorts två år tidigare (980 tkr) och avsättning till IS-reserven avseende avgiften för år 2002 (400 tkr).

Sektionens egna kapital
I balansräkningen redovisas sektionens egna kapital. Det kan förklaras som sektionens tillgångar minus dess skulder. Det egna kapitalet består av två delar, bundna och fria reserver. Den totala reserven skall enligt styrelsebeslut från maj 1998 följa den internationella normen. Denna säger att reserven skall uppgå till 75% av budgeterade personalkostnader och 25% av övriga kostnader, vilket tolkas som sekretariatskostnader inklusive avskrivningar. Den bundna reserven ska vara 13% av de budgeterade totala kostnaderna.

Det ingående egna kapitalet 2000 uppgick till 15 924 tkr. Eftersom årets resultat var positivt innebär det att det egna kapitalet ökat till 17 329 tkr. Av det totala egna kapitalet uppgår den obligatoriska totala reserven 8 396 tkr och den bundna reserven till 5 148 tkr. Den fria reserven uppgår därmed till 3 248 tkr (8 396 - 5 148). Sektionen har en "överreserv" om 8 933 tkr (17 329 - 8 396).

"Överreserven" kommer sannolikt att minska kraftigt till 2001 års utgång. Detta beroende på att det 2001 har budgeterat med ett underskott före upplösning av Humanfondsreserv om 4 060 tkr. 2001 kommer Humanfondsreserven avseende 1999 att lösas upp. Denna uppgår till 4 738 tkr. Budgeterat resultat för 2001 blir därmed +137 tkr (-4 060 + 4 738). Eget kapital kommer enligt budget att minska med 4 060 tkr. Därtill kommer de obligatoriska totala och bundna reserverna att vara större eftersom sektionens kostnadsmassa ökar under 2001.

Sammanfattning
Sammanfattningsvis kan sägas att 2000 gav ett överskott på 1 045 tkr, som har satts av till Humafondsreserven och ingår därmed i sektionens egna kapital. Sett till det egna kapitalets storlek har den svenska sektionen en god ekonomi. Negativt är det sjunkande medlemsantalet. Rent ekonomiskt innebär detta minskade intäkter från medlemsavgifter samt färre potentiella givare. Detta problem kanske inte endast kan lösas med större ekonomiska satsningar på medlemsvärvningar då även sådana kostnader måste vara rimliga i förhållande till det resultat de ger.

Frånräknat Human- och Hjälpfondsutdelningen understiger resultatet för Gåvor och insamlingar budget men motsvarar föregående års resultat. Arbete med att utveckla insamlingsverksamheten pågår ständigt. Detta arbete är speciellt viktigt för det fall att utdelningen från Human- och Hjälpfonden skulle börja sjunka.

Årets totala kostnader hamnar nära vad som budgeterats. Detta visar att budgetprocessen fungerar på ett tillfredsställande sätt.


Bilagor
1. Sammanfattning resultatrapport 2000, januari - december (tkr)
2. Intäktsrapport 2000, januari - december (tkr)
3. Utfallet 2000 fördelat på programområden/program (tkr)
4. Nyckeltal
5. Rullande 12-månadersutfall, intäkter och kostnader, 1994 - 2000