DUG förslag: Styrelsens arbete Underlag till styrelsemöte 1-2 mars 2001

Till: Styrelsen
Från: DUG
Datum: 16 februari 2001

Styrelsens arbete

Bakgrund
I en mindre organisation är ofta såväl antalet praktiska arbetsuppgifter som antalet aktiva medlemmar begränsat. Därför faller det sig ofta så att styrelsen inte bara ansvarar för ledningen av organisationen utan också för det praktiska utförandet av en mängd arbetsuppgifter. Behovet av övergripande ledarskap är ofta inte heller särskilt påtagligt.

Efterhand som organisationen växer i stolek blir det allt tyngre att administrera de praktiska arbetsuppgifterna. Det ökade antalet medlemmar gör samtidigt att högre krav ställs på själva ledarskapet. Därutöver tenderar verksamheten att bli alltmer komplex och svåröverskådlig, vilket kräver större fokusering på strategiska frågor.

Om de praktiska göromålen tillåts svälla i omfattning är det ofta svårt för en styrelse att samtidigt orka ta tag i de övergripande strategiska frågorna. Den höga arbetsbelastningen kan dessutom avskräcka många att ta på sig styrelseuppdrag. I en så stor organisation som svenska Amnesty bör styrelsen inte ägna någon kraft alls åt operativa arbetsuppgifter. En hel del sådana arbetsuppgifter utförs dock, vilket riskerar att på olika sätt försvåra ett effektivt ledarskap. Det finns ett behov av att såväl styrelsens som andra beslutsorgans funktion och arbetssätt ses över ordentligt i syfte att minska styrelsens arbetsbelastning.

Problem
Styrelsen arbetar idag under en alltför hög arbetsbelastning. En genomgång av styrelseprotokoll från senare år visar att fokuseringen på de stora, strategiska frågorna har minskat något. Det är – av flera anledningar – av stor vikt att styrelsens arbete renodlas och att styrelseledamöterna avlastas på olika sätt. Detta är i allra högsta grad en demokratifråga eftersom en styrelse med för hög belastning inte har möjlighet att fokusera på och prioritera de strategiska frågorna. Problemet får ytterligare en dimension när det inte längre är möjligt att hitta kandidater till styrelseposterna som motsvarar de kriterier som årsmötet har beslutat om.

Förslag
Styrelsens arbete kan avlastas på olika sätt. Under de senaste åren har en rad förändringar och förbättringar av arbetet genomförts. Trots detta måste ytterligare förändringar komma till stånd om styrelsen skall fungera så effektivt som organisationen kräver.

• Utskottsarbete
Styrelsen har under nästan tio år knutit till sig fasta utskott med uppgift att genomföra utredningsarbete samt bereda frågor åt styrelsen. I stort sett alla styrelseledamöter verkar i något utskott. Mot bakgrund av utskottens syfte och mål samt arbetets operativa karaktär borde styrelsens ledamöter inte länge aktivt delta i utskottsarbetet.

• Personella resurser
För att göra styrelseledamöternas arbetsbörda rimlig och för att försäkra oss om att deras krafter koncentreras på de för styrelsen primära arbetsuppgifterna, bör de avlastas så mycket som möjligt vad gäller administrativt arbete. Varje styrelseledamot bör därför ha tillgång till ett fastställt tjänsteutrymme att utnyttja.

• Prioriteringar
En årskalender för styrelsens arbete bör upprättas med tydliga prioriteringar. En sådan kalender underlättar också arbetet för nya styrelser. I årskalendern bör inga operativa uppgifter finnas med.

• Stöd från rörelsen
Vi bör också se över möjligheterna för styrelsen att delegera arbete och därmed stärka samarbetet med olika delar av organisationen. Som exempel bör samarbetet med distriktsombuden ytterligare kunna stärkas, eventuellt genom att ge dem status som ett förtroenderåd i sektionen.

• Informationsteknik
Redan idag utnyttjar styrelsen ny teknik för att hålla olika delar av sektionen informerad om arbetet. Genom att ytterligare utveckla användandet av informationsteknik bör styrelsens ledamöter kunna minska sitt resande och ändå förbättra kontakterna med och återrapporteringen till rörelsen.

Årsmötet beslutar

att ge styrelsen i uppdrag att snarast tillsätta en referensgrupp om tre personer att se över styrelsens arbete i syfte att minska arbetsbördan för varje styrelsemedlem samt att renodla arbetet från operativa arbetsuppgifter. Gruppen bör bestå av minst en tidigare styrelsemedlem samt en organisationskonsult.

att att referensgruppen senast på det sista styrelsemötet 2001 avger en rapport med förslag till åtgärder till styrelsen

att sektionens styrelse till årsmötet 2002 rapporterar om hur åtgärderna har/kommer att implementeras.