- Skriv ut
- Uppdaterad 27 Feb 2015
Januarimötet 2015 Protokoll från 30-31 januari 2015
PROTOKOLL FÖR MÖTE MED STYRELSEN AV SVENSKA SEKTIONEN AV AMNESTY INTERNATIONAL 30-31 JANUARI 2015
Tid: Fredag 30 januari kl. 09.00 - 18.15, Lördag 31 januari, kl.09.00 - 13.30
Plats: Sekretariatet, Stockholm
Mötesordförande: Karin Linkhorst och Tora Törnquist
Justerare: Lars Gäfvert
Närvarande
Maria Eklund
Lars Gäfvert
Sofia Halth
Anders Hällbom
Amanda Jackson
Karin Linkhorst
Elisabet Stålhane
Erik Thornberg
Tora Törnquist
Frånvarande
Andreas Boström (personalrepresentant)
Susanna Warhammar (personalrepresentant, suppleant)
Sekretariatet
Johanna Azar (§ 126)
Annica Blidegård (§ 120-125)
Robin Harms Oredsson (§ 121)
Hannah Laustiola (§ 100-128)
Anna Lindenfors (§ 100-128)
Elisabeth Lundgren (§ 115-118)
Mikael Willborg (§ 112-119)
Övriga
Hanna Roberts, granskningskommittén (§ 111-116, § 121-123)
§ 100 Mötet öppnas
Mötet öppnas av Tora Törnquist.
§ 101 Fastställande av dagordningen
Punkten om ICM-volontärer under Övriga frågor stryks och hänskjuts till styrelseforum.
Beslut
att fastställa dagordningen med nämnda förändring.
§ 102 Protokoll från tidigare styrelsemöte
Protokollet från föregående styrelsemöte gås igenom utan anmärkningar.
Beslut
att lägga protokollet från styrelsens novembermöte till handlingarna.
§ 103 Uppföljning av öppna beslut
Styrelsen går igenom listan över öppna beslut och stryker de som är åtgärdade samt kommenterar de som av olika skäl ännu ej är åtgärdade.
§ 104 Utvärdering av tidigare styrelsemöte
Tora Törnquist går igenom utvärderingen från föregående styrelsemöte. Många ledamöter såg positivt på att utbildningsdagen var förlagd till Internationella sekretariatet (IS) även om några menade att mer hade kunnat göras av besöket och påpekade att det fanns en del svårigheter i att hinna kombinera både utbildningsdag och styrelsemöte. En majoritet ansåg att besöket bör upprepas framöver, då med en intervall på ca vartannat eller vart tredje år. Generellt efterfrågades även snittvärden på svaren för att göra det lättare att jämföra mötena.
§ 105 Rapport om per capsulambeslut
Följande beslut har fattats per capsulam (PC) sedan styrelsens senaste möte:
2 januari
Val av AIK
Beslut
att välja: Robert Scherman (sammankallande), Sara Belfrage, Bengt Brülde, Anton Lidström, till medlemmar i Amnestys internationella kommitté för 2015.
7 januari
Beslut om resolution om individarbetet
Beslut
att uppdra till sekretariatet att skicka in resolutionen om stärkande av individarbetet till ICM 2015.
Beslut om resolution om långsiktig inriktning
Beslut
att uppdra till sekretariatet att skicka in resolutionen om en långsiktig inriktning för Amnesty International till ICM 2015.
23 januari
Beslut
att utse: Anna Lindenfors, Tora Törnquist, Karin Linkhorst, Lars Gäfvert, Anton Lidström, kassören som väljs på årsmötet 2015, till ICM-delegation 2015,
att en reserv, som kan hoppa in vid sjukdomsfall eller annan akut oförutsedd händelse, utses av sekretariatet och meddelas styrelsen.
§ 106 Rapport från sekretariatet
Anna Lindenfors föredrar och nämner utöver det som står i rapporten veckans lansering av Fair Finance Guide där Amnesty tillsammans med andra organisationer samarbetat i en granskning av bankerna och deras investeringar gällande bland annat mänskliga rättigheter (MR) och miljö. Hon nämner även att det internationella Amnestyprojektet “Alt-Click” fått sin projektansökan godkänd från Postkodlotteriet. Det är ett framåtblickande projekt där Amnetsty tillsammans med aktivister kan jobba med teknik för att få in realtidsinformation om kränkningar av MR. Det innebär ett helt andra möjligheter att ha ögonen på kränkningar och hon tror att det kan påverka hela rörelsen på ett nytt sätt.
Diskussion uppstår om Amnestys medverkan i Fair Finance Guide, speciellt gällande huruvida det rör sig om en rankning av bankerna och flera menar att rankning är något Amnesty inte brukar syssla med. Anna Lindenfors anser att den metod som nu använts syftar till att kunna jämföra en utveckling, alltså inte rankning och berättar även att Amnestys deltagande i den grupp som jobbat fram guiden lett till att sådant som vore mer uppenbar rankning tagits bort. Sekretariatet har också diskuterat just frågan om rankning med IS som har konfirmerat att det sätt som vi gör det på är okej och att det också baseras på samma verksamhet i Holland där Amnesty har varit med sedan 2009. Flera ledamöter uppfattar det ändock som rankning och styrelsen ber sekretariatet avisera ifall liknande frågor som kan uppfattas som kontroversiella eller förväntas leda till mediauppmärksamhet dyker upp. Sekretariatet kommer att lägga upp frågor och svar i styrelseforum kring guiden generellt och rankning specifikt.
Vidare diskuteras det ifall det finns någon risk för jäv då en av styrelsens ledamöter jobbar på Swedbank som är en av de banker som granskas. Amanda Jackson förklarar att Fair Finance Guide är en internationell undersökning som startat i Holland och sedan applicerats på den svenska kontexten och därför inte är något som Amnesty hade kunnat påverka vare sig gällande frågor eller utformning. Därmed bedömde hon att det inte fanns en jävssituation men tydliggör att om hon svarar på frågor kring det i media är det som representant för Swedbank och inte för Amnesty. Under diskussionens gång framkommer dock att det Amnesty i Sverige kommer bidra med fördjupande fallstudier som ett led i arbetet med guiden. Med anledning av det önskar Amanda Jackson föra följande till protokollet: Hon hade inte kännedom om att Amnesty kommer arbeta fram fallstudierna till nästa steg av Fiar Finance Guide-undersökningen. Utifrån denna, för henne nya information, vill hon säkerställa att all eventuell kommunikation mellan styrelse och sekretariat kring dessa fallstudierna exkluderar henne i alla led. Detta för att undvika all form av jäv eller misstanke till jäv.
I övrigt ställs en fråga om Amnesty agerar på något sätt gällande Sveriges vapenhandelsavtal med Saudiarabien som enligt uppgift inte kommer att sägas upp nu när det löper ut. Sekretariatet berättar att frågan lyfts i media om att avtalet bör sägaa upp, t ex har det nämnts i koppling till spöstraffet mot Raif Badawi och Amnesty jobbar även med påverkansarbete i samband med den vapenexportutredning som pågår.
Slutligen får sekretariatet uppskattning för att rapporten är så tydligt kopplad till verksamhetsplanen dock med tillägget att det verkar ha gjort att information om personalfrågor inte längre finns med och sekretariatet ombeds därför lägga till en rubrik om personal/HR-frågor i rapporten.
§ 107 Rapport från styrelsemedlemmar
Ledamöterna rapporterar vad de har arbetat med sedan senaste styrelsemötet.
§ 108 Rapport från Amnestys internationella kommitté (AIK)
Karin Linkhorst rapporterar. Som framgår av PC-besluten har ett nytt AIK tillsatts. Styrelsen ska även se över processen med deras tillsättning och anpassa direktiven till nya arbetsformer. Inom kort kommer styrelsen att starta upp ett per capsulam beslut om detta i vilket sekretariatet ges i uppdrag att återkomma med underlag till styrelsens junimöte.
§ 109 Rapport från Amnestyfonden
Elisabet Stålhane rapporterar. Amnestyfonden hade styrelsemöte den 16-17 december. De stora frågorna för Fonden är dels den internationella process som pågår som rör framtiden för biståndet inom hela Amnesty och dels processen med framtagandet av ett nytt avtal mellan sektionen och Fonden där det exempelvis dykt upp en fråga kring huruvida Fonden omfattas av sektionens medlemskap i FRII, något som måste ses över. Mer information om det kommer i underlaget till styrelsens marsmöte.
§ 110 Rapport internationella processer
Tora Törnquist redogör för att styrelsen kommer att föreslå någon form av diskussionspanel angående abort på ICM för att hålla frågan levande, oklart dock exakt hur det kommer genomföras eller om sektionen får igenom det.
Anna Lindenfors berättar att det kommit ett dokument för konsultation från den internationella styrelsen (IB) hur Amnesty är organiserat nationellt (POL/021/2014). Det är en viktig process internationellt som sektionen kommer följa. AIK och Internationella utskottet (IU) har fått underlaget och IU kommer att återkomma med förslag på hur styrelsen kan hantera detta framåt.
Vidare informerar generalesekreteraren (GS) om att hon haft möte med sina motsvarigheter i AI Norge och AI Finland. Hon berättar att sektionerna har mycket gemensamt, bland annat i arbetet med långsiktiga planer och att de har en ambition att ambition att se om ett ökat samarbete skulle leda till större genomslag mot kränkningar och ökad effektivitet i användandet av resurser.
§ 111 Generalsekreterarens rapport om arbetsprocesser 2015
Anna Lindenfors ger en presentation som syftar till att återrapportera hur GS applicerat de uppdrag hon fick av styrelsen vid sin tillsättning samt att gå igenom de stora arbetsprocesser som pågår under 2015.
Utöver löpande verksamhet och kampanjer är fokus under våren 2015 på de nya planeringssystemen, inklusive framtagande av långsiktig inriktning och verksamhetsplan, förslaget till sexarbetspolicy, internationella rådsmötet (ICM), årsmötet, medlemskommunikationsstrategin, personalfrågor, CRM-systemet, omgörning av hemsidan, mångfaldsfrågor och nytt avtal med Amnestyfonden. Vissa frågor avslutas under våren medan andra kvarstår under hösten och bortom då frågor om personalpolitik (policyfrågor), kommunikationsstrategi, nytt dokumenthanteringssystem samt en eventuell vidareutveckling av Voteit tillkommer.
En ledamot menar att det är märkligt att hemsidan ska göras om före kommunikationsstrategin är klar. Anna Lindenfors förklarar att omgörningen mest handlar om tekniska bitar, exempelvis att göra sidan responsiv, det vill säga anpassad till använding från olika kanaler så som mobiler och surfplattor. Kanalval och strategier för kommunikation får sekretariatet och styrelsen återkomma till senare.
Det föreslås också att rapporten, som är uppskattad för den överblick den ger, införs som rutin framöver.
§ 112 Rapport om kommunikation kring Sexarbetspolicyn
Ingen föredragning sker av den rapport som på grund av dess känsliga natur mailats ut till styrelsen och granskningskommittén. Två förslag leder till diskussion, en om behovet av en uttömmande utvärdering av sektionens krishantering i frågan och en angående hur beredskapen framåt kan förbättras, utöver den krishanteringsplan sekretariatet redan har. Frågorna hänger ihop men gällande det förra föreslås att en extern konsult ska tas in för att grundligt gå igenom det som skedde och då också se till att i högre grad spegla styrelsens insats under perioden, exempelvis hur styrelsen valde att kommunicera med medlemmarna. Styrelsen konstaterar att detta skulle utgöra en bra grund gällande den andra frågan, att ha bättre beredskap framöver. Sekretariatet tillägger att ett avtal skrivits med en PR-byrå för att stärka arbetet med hur mediala kriser kan hanteras.
Beslut
att uppdra åt sekretariatet att i samråd med Planeringsutskott ta fram en uppdragsbeskrivning för en utvärdering av sektionens arbete med sexarbetsfrågan under 2013/14 och att anlita en konsult för att utföra uppdraget.
§ 113 Frågan om delbetalande medlemsavgift för pensionärer
Mikael Willborg föredrar sekretariatets ståndpunkt att styrelsen inte bör föreslå en sänkt medlemsavgift för pensionärer. Som svar på frågor i styrelseforum kompletterar han med att andelen pensionärer som ger en avgift utöver sin medlemsavgift är runt 70 %, vilket är nära övriga medlemmar. Pensionärer är dessutom kraftigt underrepresenterade av de som uppger ekonomiska skäl för avhopp.
Styrelsen känner sig trygg i förslaget till beslut då pensionärer inte framstår som en ekonomiskt särskilt utsatt grupp bland medlemmarna och några ledamöter framhåller istället möjligheten att titta vidare på alternativa lösningar för ekonomiskt utsatta grupper generellt, i händelse av att årsmötet inte är nöjda med styrelsens förslag.
Beslut
att till årsmötet inte föreslå delbetalande medlemskap för pensionärer,
att uppdra åt sekretariatet att till styrelsens marsmöte i förslaget till årsmötesförslag på medlemsavgifter ta upp varför styrelsen inte föreslår att erbjuda pensionärer delbetalande medlemskap.
§ 114 Gruppernas kontantinsamling
Mikael Willborg förklarar att frågan härrör från ett årsmötesbeslut 2012 då styrelsen uppdrogs att agera gentemot samtliga storbanker i syfte att avskaffa den avgift bankerna tar ut för kontanthantering som påverkar gruppernas insamling. År 2013 besökte han således de största bankerna och slutsatsen var att inga banker vill ha med kontanthanteringen att göra. Mikael Willborg menar att “tiden sprungit ifrån oss” och sekretariatet föreslår därför att satsa på alternativa lösningar framöver, som exempelvis att underlätta en övergång till digital insamling för grupper.
Styrelsen är nöjda med underlaget och anser att de gjort tillräckligt för att uppfylla årsmötesbeslutet. Hur detta gjorts bör dock återraporteras i Styrelsen informerar som tidigare beslutat.
§ 115 Formen för övergång till nytt planeringssystem
Anna Lindenfors föredrar de två alternativ sekretariatet presenterar angående hur övergången till det nya planeringssystemet kan ske. I det ena alternativet tas först en verksamhetsplan på ett år fram, medan beslutet om innehållet i den långsiktiga inriktningen på årsmötet 2016 inväntas, och först därefter tas en treårig verksamhetsplan för åren 2017-2019 fram (alternativ “1+3”). I det andra alternativet skulle istället en ettårig operativ plan för 2016 tas fram samt en preliminär fyraårig plan för åren 2016-2019 som skulle revideras efter att årsmötet 2016 fattat beslut om innehållet i den långsiktiga inriktningen (alternativ “1+4”).
Anna Lindenfors menar att en avvägning måste göras mellan att å ena sidan säkerställa att medlemmarnas beslut på 2016-års årsmöte genomsyrar verksamhetsplanen och å andra sidan att sekretariatet får den långsiktiga styrning som behövs i den operativa verksamheten. Hon poängterar vikten av att såväl styrelse som sekretariat är beslutsfähiga också i avvaktan på medlemmarnas synpunkter. Då alternativ “1+4” innebär större långsiktighet, samt eftersom revideringar kommer behöva göras oavsett alternativ, lutar sekretariatet åt det alternativet men ser styrkor med båda förslagen.
Det råder stor enighet i styrelsen om att gå på alternativ “1+3”. Det främsta argumenten för detta handlar om medlemsrörelsens beslutanderätt och som anförs i underlaget inväntas årmötets synpunkter i och med alternativ “1+3” och det riskerar inte heller upplevas av medlemmarna som att de har blivit föregångna i den demokratiska processen. Vidare nämns skäl som att demokrati tar tid och det måste respekteras, att sekretariatets arbetsbörda under 2015 underlättas på detta sätt samt att reella vägval i den långsiktiga inriktningen också innebär kontroversiella beslut, vilka kan vara svåra att förutse i planeringen - att invänta årsmötet vore därför bättre. Styrelsen har dock förståelse för sekretariatets behov av långsiktighet och är medvetna om att beslut kommer att behöva fattas löpande för att verksamheten inte ska stanna upp.
Ingen talar för det andra alternativet men några ledamöter undrar vad för sorts beslut det är som sekretariatet menar att styrelsen kan behöva fatta under år ett, för att versamheten inte ska bli lidande i avvaktan på treårsplanen. Sekretariatet nämner som exempel skolverksamheten där en försöksverksamhet pågått under ett par års tid och nu står vid ett vägskäl för att kunna fortsätta. Ett exempel på en fråga som skulle kunna uppstå är hur mycket av statens ansvar sektionen ska ta gällande utbildning om mänskliga rättigheter, beroende av ens syn i den frågan skulle arbetet komma att läggas upp på skilda sätt i fortsättningen.
Beslut
att uppdra åt sekretariatet att ta fram en ettårsplan för 2016 och en 3-årsplan för 2017-2019.
§ 116 Viktiga frågor gällande långsiktiga inriktningen
Anna Lindenfors förklarar att underlaget bygger på den workshop styrelsen och ledningsgruppen hade tillsammans på septembermötet ifjol. Syftet med dagens diskussion är att avgöra ifall sekretariatet fångat frågeställningarna som kom upp då på rätt sätt, det vill säga, inte främst innehållet i sakfrågorna utan grupperingen och framställningen av dem samt vilka som bör tas till årsmötet redan i år.
Mycket av diskussionen kretsar kring identitetsfrågor med en internationell anknytning, frågor som i viss utsträckning tangerar frågeställningarna som nämns inom grupp 3 i underlaget. Som exempel nämns formuleringar kring ett mer lösningsfokuserat arbetssätt som organisationen kan komma att gå mot. Det är även kopplat till de förändringar i policy och metod som skett över tid, ibland utan tydlig förankring i medlemsrörelsen, som styrelsen uppfattat senaste åren och tog upp genom resolutionen till ICM 2013 om Core Values. Frågor som rör till exempel effektivitet, samarbete med andra organisationer, Amnestys roll i den globala MR-rörelsen, med mera. Flera i styrelsen menar detta perspektiv bör reflekteras mer bland de frågor som tas till årsmötet. Några poängterar att trots dessa frågors tydliga internationell prägel, är de tätt sammanlänkade med svenska sektionen, som måste fastställa hur vi vill jobba på dessa områden. Däremot bör det tydliggöras hur den långsiktiga inriktningen förhåller sig till internationella planer och mål och att den svenska sektionen kan komma att behöva revidera sin inställning beroende på vad internationella rörelsen bestämmer.
På samma område diskuteras vidare vikten av att på årsmötet förankra ett sorts nuläge gällande vilken organisation vi är idag genom att belysa organisationens utveckling internationellt och de många förändringar som skett de senaste åren. Detta för att säkerställa att årsmötet har samma utgångsläge i diskussionerna om vilken organisation vi vill vara i framtiden.
Inga direkta synpunkter lyfts gällande övriga områden i underlaget och mötesordföranden tolkar det som att styrelsen är nöjd med hur dessa behandlats i underlaget. Några ledamöter framhåller även att andra frågor än de som finns identifierade i underlaget kan komma att lyftas på årsmötet och att det gäller att det finns en beredskap och lyhördhet inför det.
Beslut
att uppdra åt sekretariatet att till marsmötet ta fram förslag på en konsultationsprocess för den långsiktiga riktningen,
att uppdra åt sekretariatet att till styrelsens marsmöte presentera förslag på ett diskussions- och informationsunderlag till årsmötet om den långsiktiga inriktningen, utifrån följande frågeställningar:
Vad betyder lokal relevans för oss?
Fokusering, var ger resurserna bäst effekt?
Hur stärker vi medlemsdemokratin?
Hur tillvaratar vi potentialen till aktivitet bland medlemmar (och supporters?)
att i underlaget beakta styrelsens diskussion kring identitetsfrågor kopplat till den internationella rörelsen och våra kärnvärden.
§ 117 Sammanställning av aktivistundersökningen
Elisabeth Lundgren föredrar sammanställningen av den aktivstundersökning bland de så kallade kärnaktivisterna, som sekretariatet genomfört för andra gången för att undersöka hur nöjda aktivisterna är med det stöd de får av sekretariatet. På junimötet bad styrelsen om en fördjupad enkät som denna gång genomförts via telefon. Resultaten har genomgående blivit bättre jämfört med förra året, vilket möjligen kan bero också på metoden. Frågan om man har insyn i styrelsens arbete fick ett lågt betyg förra året och även i år, varför en följdfråga i år lagts till om aktivisterna ville ha mer insyn. Det visade sig att de flesta inte vill ha mer insyn i hur styrelsen jobbar och därmed behöver det låga resultatet inte betraktas som oroväckande.
Styrelsen tycker det är glädjande att se så positiva resultat och påtalar möjligheten att använda resultaten i extern kommunikation. De är överens om att enkäten bör fortsätta att genomföras men diskuterar med vilken frekvens. Då det är avhängigt frågor om kostnader, arbetsinsats och den totala mängden information som efterfrågas av grupperna, beslutas att låta sekretariatet titta närmare på frågan om hur ofta och på vilket sätt enkäten ska genomföras och återkomma till styrelsen på marsmötet, i samband med att sekretariatet då också ombetts inkomma med en statusuppdatering gällande aktivismen i stort.
Därutöver ställs en fråga kring sekretariatets reflektioner om det som nämnts i några av frisvaren om en upplevd spänning mellan vad som ibland kallas den professionella rörelsen och medlemmarna. Sekretariatet poängterar att det är okänt hur utbredd den uppfattningen är och/eller om den har ökat. Vidare menar de att det dels handlar om en inbyggd spänning i all ideell verksamhet och dels kan ha att göra med det faktum att sekretariatet vuxit kraftigt de senaste åren. Det senare kan ha lett till en upplevelse bland aktivister av att man har en mindre roll att spela lokalt. Därutöver kan kommentarerna möjligen bero på att det av vissa upplevs svårare att påverka organisationens utveckling då många viktiga beslut fattas på internationell nivå. Sekretariatet framhåller också att denna fråga kommer diskuteras vidare på årsmötet inom ramen för diskussionerna om den långsiktiga riktningen.
Slutligen framförs ett önskemål om att redovisa siffrorna mer grafiskt och att spridningen på värdena framgår.
Beslut
att uppdra åt sekretariatet att återkomma med ett underlag till marsmötet med ett förslag om hur styrelsen kan hantera aktivistenkäten i fortsättningen.
§ 118 Arbetet med att utveckla distrikten
Elisabeth Lundgren föredrar underlaget som härrör i ett beslut som fattades för ca ett år sedan i styrelseforum, som har diskuterats mellan sekretariatet och en dåvarande strategigrupp sedan dess. Men på grund av brister i dokumentationen har uppdraget varit lite oklart och det har funnits olika bilder av vad för underlag sekretariatet förväntas ta fram. Det har resulterat i denna systematiska genomgång av hur sekretariatet operativt jobbar med distrikten. Tillsammans med styrelsens planeringsutskott föreslås därför en ny beslutsats för det fortsatta arbetet. Bakgrunden till uppdraget är att det varit en ständigt återkommande fråga inom styrelsen om hur distrikten som “mellannivå” ska organiseras för att säkerställa demokratiskt inflytande och aktivism.
Beslut
att uppdra åt sekretariatet att till styrelsens novermbermöte ta fram en processplan för att se över våra organisatioriska mellanformer så som distrikten, i syfte att stärka det demokratiska inflytandet och aktivismen.
§ 119 Läsarundersökning Styrelsen informerar
Mikael Willborg föredrar underlaget som har bakgrund i utredningen om styrelsens arbetsbörda. Sekretariatet har blivit försenade med implementeringen av beslutet men har påbörjat arbetet. Jämfört med underlaget föreslås dock att hanteringen av frågan skjuts framåt i tiden, till juni respektive november eftersom arbetet med en medlemskommunikationsstrategi, där frågan ingår, också skjutits framåt.
Beslut
att uppdra åt sekretariatet att till styrelsens junimöte inkomma med ett beslutsunderlag kring syftet med styrelsens kommunikation direkt med medlemmarna,
att uppdra åt sekretariatet att baserat på bl.a. styrelsens diskussion om medlemskommunikation vid junimötet och en läsarenkät, återkomma till styrelsens novembermöte med ett beslutsunderlag avseende sektionens strategi för medlemskommunikation, där frågan om Styrelsen informerar ingår.
§ 120 Sena anmälningar till årsmötet
Hannah Laustiola meddelar att det i samband med årsmötesförberedelserna uppstod frågetecken kring följderna av en av stadgeändringarna förra året, den gällande § 9.2 om beslutsfattande vid årsmötet. Därav har sekretariatet tagit fram ett extra underlag om sena anmälningar till årsmötet. Stadgeändringen medför att personer som anmäler sig sent inte får vare sig röst- eller yttranderätt vid årsmötet, vilket sekretariatet menar bland annat riskerar medföra att det dyker upp medlemmar på plats som anmält sig till mötet sent utan att vara medvetna om att det i motsats till tidigare år gör att förlorat sin röst- och yttranderätt.
Styrelsen menar att detta sannolikt inte var årsmötets avsikt och att det vare sig var eller är årsmötets vilja utan kom med på grund av en ändring i sista minuten och att då både årsmötet och styrelsen missade att till fullo uppfatta konsekvenserna av beslutet. Styrelsen är därför överens om att det är eftersträvansvärt att hitta en lösning som gör att så många som möjligt kan delta i årsmötet med yttrande- och rösträtt. En ledamot föreslår att sista anmälningsdag officiellt sätts först vid årsmötets början men att man måste anmäla sig fyra veckor innan för att få årsmöteshandlingarna i tid. Eventuellt kan en sen administrativ avgift tas ut för de som anmäler sig efter den dagen för att minska för många anmälningar sista veckorna. Styrelsen överlåter åt sekretariatet att finna en lämplig lösning för i år. Gällande förslaget till stadgeändring som läggs fram till årsmötet föreslår en ledamot att även § 7.4 ses över då den eventuellt också skulle kunna påverka vilket förslag som läggs.
Beslut
att uppdra åt sekretariatet att till styrelsens marsmöte föreslå ett årsmötesförslag om att ändra stadgarnas § 9.2. och eventuellt styrelsens 7.4 utifrån styrelsens diskussion på januarimötet,
att uppdra åt sekretariatet att återkomma snarast i styrelseforum med förslag på hur vi ska sätta sista anmälningsdag till årsmötet för att möjliggöra att så många medlemmar som möjligt kan delta med röst- och yttranderätt.
§ 121 Onlineval
Hannah Laustiola och Robin Harms Oredsson förklarar hur onlinevalen på årsmötet kommer att gå till. Viss diskussion uppstår om vilka konsekvenser valet av modell har för demokratin och sekretariatet ombeds återkomma med länkar till mer information samt en “Q & A” (frågor och svar) i styrelseforum för att säkerställa att styrelsen har bra kunskap om hur modellen fungerar och dess implikationer.
§ 122 Uppdatering om valberedningens valberedning
Hannah Laustiola förklarar att styrelsen tidigare beslutat återkomma till frågan om valberedningens valberedning inför årets årsmöte, då styrelsen vid årsmötet 2014 fick kritik för att inte helt ha genomfört årsmötesbeslutet om detta från 2013. Styrelsen behöver ta ställning till huruvida de vill lägga ett förslag om att återkalla årsmötesbeslutet, lägga fram ett nytt förslag till årsmötet eller inte göra någotdera. Anna Lindenfors tillägger att sekretariatet på grund av vissa omständigheter inte har så mycket information i frågan till detta möte som önskat.
Styrelsen diskuterar handlingsalternativen och menar att det är svårt att ta ställning till vad som är bäst med så liten kännedom om vilka resultat de vidtagna åtgärderna lett till. De landar i att föreslå årsmötet att beslutet rivs upp, dock med utförlig information i förslaget om de åtgärder som faktiskt har genomförts.
Beslut
att uppdra åt sekretariatet att till styrelsens marsmöte ta fram förslag till årsmötesförslag om att riva upp årsmötesbeslutet om valberedningens valberedning och att förslaget ska innehålla resonemang om vilka åtgärder som vidtagits, vilka resultat det gett och hur styrelsen kommer att hantera frågan framåt.
§ 123 Styrelsens förslag till årsmötet
Utifrån tidigare diskussioner står det klart att styrelsen kommer att lägga fram förslag till årsmötet på följande områden:
Medlemsavgifterna 2015
De två ICM-resolutionerna
Stadgeändring av § 9.2 och eventuellt § 7.4
Att riva upp beslutet om valberedningens valberedning
Utöver det diskuterar styrelsen potentiella förslag om:
En stadgeändring om att tidigarelägga motionsstoppet
Ersättningsriktlinjer för styrelsen
Sexarbetspolicyn
Frågan om att tidigarelägga motionsstoppet har kommit upp flera år i rad på grund av den tidspress som brukar uppstå i samband med att styrelsens motionsyttranden ska tas fram. Förra året lade styrelsen fram ett förslag om att tidigarelägga motionsstoppet som en del av ett större förslag om en motionskommitté men då föll hela förslaget. En ledamot poängterar att distrikten i dagsläget har sina egna årsmöten före motionsstoppet och därmed riskerar att inte kunna ställa sig bakom motioner om datumet tidigareläggs. I övrigt finns inga invändningar mot att lägga fram den del av förslaget som handlade om motionsstoppet igen och sekretariatet får se över hur frågan med distrikten löstes förra gången.
En ledamot framhåller att det är möjligt att utredningen om ersättningsvillkor för styrelsen som presenteras till marsmötet kommer leda till att styrelsen vill lägga ett förslag till årsmötet om de nya riktlinjerna. Styrelsen lämnar därför som medskick till uppdragsgruppen att förbereda ett årsmötesförslag när utredningen läggs fram.
Vidare diskuterar styrelsen frågan om hur det kommande internationella förslaget på sexarbetspolicy bör hanteras på årsmötet. Sekretariatet meddelar att det nya förslaget på policy kommer presenteras på Chairs Assembly och Directors Forum (CADF) i mars. Med det i åtanke är det svårt att för sekretariatet att få färdigt ett årsmötesförslag inför marsmötet som bygger på det. Flera röster hörs i styrelsen för att det trots det vore bra om styrelsen kunde få årsmötets vägledning gällande hur ICM-delegationen bör agera i frågan på ICM. Exempelvis skulle ett årsmötesförslag kunna be om årsmötets bekräftelse i att delegationen driver samma linje som den sektionen antog förra året då frågan behandlades på årsmötet. Någon anser att det även är viktigt att styrelsen får tid att diskutera sin egen inställning i sakfrågan innan årsmötet.
Frågan om hur förslaget till strategiska mål för rörelsen ska tas upp på årsmötet behandlas separat.
Beslut
att uppdra åt sekretariatet att återkomma på styrelsens marsmöte med förslag på årsmötesförslag från styrelsen angående ICM-resolutionerna,
att uppdra åt sekretariatet att återkomma på styrelsens marsmöte med förslag på årsmötesförslag från styrelsen angående att tidigarelägga motionsstoppet,
att uppdra åt sekretariatet att i samråd med Planeringsutskottet ta fram ett beslutsunderlag till marsmötet om om process- och sakfrågor kring nuläget i sexarbetsfrågan som förberedelse för hanteringen av frågan på årsmötet.
§ 124 Tema på årsmötet
Hannah Laustiola berättar att sekretariatets förslag till tema på årsmötet 2015 är Framtid. Några ledamöter är positiva till förslaget medan några menar att förslaget på tema är väldigt brett och rymmer det mesta av sådant årsmötet ändå brukar behandla, samtidigt som sekretariatet menar att det inte kan genomsyra allt. Då styrelsen beslutat ha ett uttalat tema på försök menade flera att det är viktigt att se till att det finns med och anknyts till även i innehållet.
Beslut
att årsmötet 2015 har tema Framtid.
§ 125Förslag till årsmötesdagordning
Hannah Laustiola föredrar det första utkastet med förslag till årsmötesdagordning. Hon förklarar att den största skillnaden mot tidigare år är att mötet börjar först 17.00 på fredagen på grund av att lokalerna inte är tillgängliga innan dess samt att mycket mer tid lagts till påverkanstorgen vilket i sin tur inneburit att tiden för beslut i plenum på söndagen kapats. Det senare i enlighet med det förslag till förbättringsåtgärder av påverkanstorget som presenterades till septembermötet.
Viss diskussion uppstår Flera ledamöter uppfattar det som nämndes i underlag på septembermötet om att utöka tiden för påverkanstorget som ett förslag bland flera att återkomma till. Sekretariatet framhåller att förslaget till årsmötesdagordning endast är ett första utkast som kan komma att ändras en hel del fram till årsmötesutskicket och förklarar att antalet motioner som inkommit efter motionsstoppet även kommer inväntas för att se om det är motiverat att ta så mycket tid till påverkanstorgen som nu föreslagits.
I övrigt diskuteras att den tid som avsatts för sexarbetspolicyn troligen är för liten, då många årsmötesdeltagare förra året uttryckte att det behövdes mer tid för diskussion. Om styrelsen lägger ett förslag om policyn kommer den dock få gott om utrymme också på påverkanstorget. Någon påpekar att det underlaget till septembermötet även stod att det kan tänkas att det behövs andra former än påverkanstorget för att hantera särskilda frågor på, t ex sexarbetspolicyn. Den exakta utformningen av påverkanstorget och övriga punkter överlämnas åt sekretariatet med medskicket att det bör säkerställas att tid finns för de stora processerna, i annat fall bör tiden för påverkanstorget minskas.
Slutligen framförs att presentationen av valresultatet bör göras till en egen punkt samt att val av kassör i misstag försvunnit från valen.
§ 126 Strategic Goals
Anna Lindenfors och Johanna Azar föredrar underlaget som sammanfattar förändringarna i version två av de strategiska målen och vad sektionen fått för gehör för synpunkterna i remissvaret. Fokus i den nya versionen är på vad som kallas Theories of Change som bryter ner de fem övergripande målen och operationaliserar hur de olika sektionerna bidrar till att uppnå varje mål. En skillnad är att den nya versionen lyft in mer aktivism i det organisatoriska målet 5 och överlag har sektionen även fått stort gehör för krav på jämställdhetsintegrering. Då den nya versionen just har släppts har sekretariatet inte hunnit göra en mer djupgående analys av konsekvenserna för sektionen ännu men det kommer ske i nästa fas.
Styrelsen ger en eloge till sekretariatet för en snabb sammanställning av ett mycket kvalitativt underlag. Frågor uppstår kring hur Theories of Change ska tolkas; som något som ICM ska besluta om eller som ett sorts förklarande tilläggsdokument. Då det råder oklarhet kring det också för sekretariatet fokuserar styrelsen istället sin diskussion på hur de strategiska målen bör hanteras på årsmötet. På grund av att det slutgiltiga förslag som presenteras på ICM kommer ha tröskats igenom flera konsulationsrundor bedömer sekretariatet chanserna som små att på ICM kunna genomföra mer omfattande förändringar i förslaget. Styrelsen diskuterar således möjligheten att på årsmötet be om vägledning gällande vilka bitar ICM-delegationen bör rikta in sig på att påverka. Formen för hur detta ska ske diskuteras och styrelsen landar i att de bör lägga fram ett förslag om vilka huvudpunkter delegationen vill ha mandat att driva samt att hålla ett separat seminarium med möjlighet till fördjupning.
Beslut
att uppdra åt sekretariatet att till marsmötet ta fram ett förslag på årsmötesförslag om de huvudpunkter svenska sektionen föreslås driva i den internationella rörelsen angående de strategiska målen.
§ 127 Revidering av styrelsens arbetsordning
Hannah Laustiola förklarar att styrelsens arbetsordning brukar revideras vid junimötet varje år och att ett ytterligare tillfälle till revidering ges vid februarimötet om behov finns. Revideringen nu syftar därmed till att införa eventuella förändringar som en följd av Core Standards samt ifall det fanns utestående revideringar kopplade till de rekommendationer som antogs efter utredningen om styrelsens arbetsbörda, utöver de som gjordes i en extra revidering av arbetsordningen i september förra året.
Någon föreslår att sekretariatets förslag under punkt 16, att skriva in att styrelsen jobbar efter en tvåårig plan, bör tas bort då detta inte tagits i bruk än. I övrigt diskuteras behovet av att uppdatera punkt 33 i arbetsordningen, gällande vilka punkter som är stående vid olika möten i möteskalendern, samt möjligheten att i punkt 27 låta vice ordförande starta per capsulam-beslut. Vidare diskuteras under punkt 20 hur långt innan styrelsemötet olika underlag bör vara styrelsen tillhanda. Styrelsen belsutar att återkomma till dessa frågor på junimötet. Förslaget om att i punkt 10, i enlighet med Core Standards, lägga till att medlemskåren konsulteras vid stora internationella frågor, antas.
Beslut
att anta förslaget på förändring i arbetsordningen gällande punkt 10,
att uppdra åt sekretariatet att till styrelsens junimöte se över punkt 33 i styrelsens arbetsordning.
§ 128 Övriga frågor
- Ny teckningsrätt
En fråga lyfts angående att det inte ser ut att finnas något tak för hur mycket två personer får ta ut, som en inbyggd skyddsmekanism. Anna Lindenfors förklarar att det i sekretariatets delegationsordning finns begränsningar för t ex hur mkt avdleningscheferna får ta ut utan GS godkännande. Sekretariatet bedömer det som tillräckligt i nuläget men får som medskick att se över om det finns behov av att stärka upp säkerheten kring detta.
Beslut
att följande personer, var för sig, äger rätt att teckna sektionens firma:
Sektionsordförande, Sofia Halth
Kassör, Maria Eklund
Generalsekreterare, Anna Lindenfors
Avdelningschef, Elisabeth Lundgren
Avdelningschef, Mikael Willborg
Avdelningschef, Annica Blidegård
att följande personer var för sig vid belopp upp till 15 000 kronor, två i förening vid belopp överstigande 15 000 kronor, äger rätt att teckna sektionens bank- och postgirokonto:
Sektionsordförande, Sofia Halth
Kassör, Maria Eklund
Generalsekreterare, Anna Lindenfors
Avdelningschef, Elisabeth Lundgren
Avdelningschef, Mikael Willborg
Avdelningschef, Annica Blidegård
Sekretariatsanställd, Naval Fayazi
att återkalla alla tidigare beslut om teckningsrätt,
att inköp av varor, tjänster och inventarier regleras separat genom attestfunktionen som innehas av generalsekreteraren och avdelningscheferna,
att förklara beslutet omedelbart justerat.
§ 129 Inför utvecklingssamtal med generalsekreteraren[endast för valda ledmöter]
Karin Linkhorst leder styrelsens förberedelser inför det årliga utvecklingssamtalet med generalsekreteraren.
§ 130 Feedbackövning
Sofia Halth leder styrelsen i en feedbackövning.
§ 131 Mötet avslutas
Karin Linkhorst avslutar mötet.
Karin Linkhorst
Mötesordförande
Tora Törnquist
Mötesorförande
Hannah Laustiola
Sekreterare
Lars Gäfvert
Justerare
Förklaringar:
AI - Amnesty International
AIK - Amnestys Internationella kommitté
CADF - Chairs Assembly & Directors Forum, möte för alla ordförande och generalsekreterare
CRM - Customer Relations Management, förenklat en medlemsdatabas
FRII - Frivilligorganisationernas insamlingsråd
GS- Generalsekreterare
HR - Human Resources
IB - International Board, internationella styrelsen
ICM - International Council Meeting, internationella rådsmötet
IS - International Secretariat, internationella sekretariatet
IU - Internationella utskottet i styrelsen
MR - mänskliga rättigheter
PC - per capsulam, beslut som fattas av styrelsen i deras webbforum mellan mötena
Q & A - Vanliga frågor och svar samlade i ett dokument