Revidering av styrelsens arbetsordning Underlag till styrelsemöte 30-31 januari 2015

Revidering av styrelsens arbetsordning

Bakgrund

Förändringar är presenterade antingen som överstruket för förslag på borttagningar, i blått för förslag på tillägg och rödmarkerat är kommentarer och förklararingar.

Styrelsens arbetsordning

Antogs vid styrelsens möte den 27-28 september 2014.

[Utdrag ur sektionens stadgar, senast antagna av årsmötet i Malmö 2014:

10. STYRELSE

10.1 Styrelsen består av: ordförande, kassör och ytterligare sex ordinarie ledamöter, två suppleanter samt personalrepresentant med personlig ersättare. Personalrepresentanten har närvaro- och yttranderätt.

10.2 Ordförande och kassör väljs särskilt av årsmötet för en tid av två år med val av ordförande ena året och kassör andra året. Sex ledamöter väljs av årsmötet för en tid av två år med val av halva antalet ena året och halva antalet andra året. Två suppleanter väljs av årsmötet för en tid av ett år. Vid vakans kan årsmöte eller extra medlemsmöte förrätta fyllnadsval.

10.3 Personalrepresentanten och dess ersättare väljs av personalen för en tid av ett år bland den personal, avlönad eller icke avlönad, som arbetar inom sektionens sekretariat sedan minst ett år och som är medlem av Amnesty International. Personalrepresentanten deltar inte i behandlingen av frågor som rör kollektivavtal eller stridsåtgärder eller i styrelsens beredning och beslut i frågor som kommer att förhandlas med de fackliga organisationerna. Personalrepresentanten deltar inte heller i beredning, beslut och uppföljning av de tjänstetillsättningar som styrelsen inte delegerat.

10.5 Styrelsens suppleanter kallas till varje sammanträde och har där yttrande- och förslagsrätt. De inträder i ordinarie ledamöters ställe i den ordning de blivit valda och har då också rösträtt.

10.6 För styrelsebeslut fordras att minst fyra närvarande ordinarie ledamöter är ense. Vid lika röstetal gäller den mening som sektionens ordförande eller - vid dennes frånvaro - mötesordförande biträder.

10.7 Styrelsen utser inom sig vice ordförande och fördelar andra arbetsuppgifter.

10.8 Styrelsen kan adjungera en eller flera personer utan rösträtt.

10.9 Styrelsen antar en arbetsordning som beskriver hur arbetet i styrelsen är organiserat och bedrivs.

10.10 Styrelsen bestämmer vilka som har rätt att teckna sektionens firma.]

Grundläggande rollfördelning

Svenska sektionen av Amnesty International är en del av en internationell rörelse.

Verksamheten regleras i sektionens stadgar. Enligt stadgarna är årsmötet sektionens högsta beslutande organ.

Styrelsen är svenska sektionens högsta beslutande organ mellan årsmötena. Styrelsen ansvarar för att säkerställa att organisationens verksamhet bedrivs i enlighet med organisationens vision och åtagande, grundläggande värderingar, samt arbetssätt. Styrelsen ansvarar också för att den interna kontrollen är tillräcklig och att verksamheten bedrivs på ett effektivt sätt.

En styrelseledamot har ett personligt ansvar och en sysslomannaliknande ställning i förhållande till organisationen. Det innebär att ledamoten är skyldig att ägna uppdraget den tid och omsorg och ha den kunskap som erfordras för att på bästa sätt tillvarata organisationens och dess intressenters intressen.

En styrelseledamot är förtroendevald på personligt mandat för att arbeta för sektionens övergripande mål och intressen och skall inte företräda enskilda delar i strukturen eller annan intressent eller organisation utanför sektionen.

Styrelsens ordförande har en särställning inom styrelsen med ett särskilt ansvar för att styrelsens arbete är väl organiserat och bedrivs effektivt och att styrelsen fullgör sina uppgifter.

Sekretariatet sköter den löpande verksamheten och ger medlemmarna stöd och service.

Styrelsen anställer en generalsekreterare, som ansvarar för och företräder sekretariatet inför styrelsen. Till generalsekreteraren delegeras arbetsgivaransvaret för övriga sekretariatsanställda samt funktionen som sektionens främste talesman. Generalsekreteraren ansvarar för genomförandet av styrelsebesluten vad gäller sekretariatet.

Arbetsordningen reglerar i detalj arbetsfördelningen mellan styrelse och sekretariat.

Arbetsordning

1. Den internationella rörelsen, stadgarna och årsmötet

Svenska sektionen av Amnesty International är en del av en internationell rörelse. Sektionen följer internationella beslut och strävar att uppnå internationella mål.

Verksamheten regleras i sektionens stadgar. Enligt stadgarna är årsmötet sektionens högsta beslutande organ. Beslut fattade av årsmötet kan upphävas endast genom årsmötesbeslut.

2. Förhållningssätt till omvärlden

Som 90-kontoinnehavare är sektionen skyldig att följa de regler och riktlinjer som ställts upp av Svensk insamlingskontroll. Som medlem i Frivilligorganisationernas Insamlingsråd (FRII) är sektionen skyldig att följa FRII:s kvalitetskod. Internationellt har Amnesty International även förbundit sig att följa "International Non Governmental Organisations Accountability Charter", som på ett övergripande sätt tar upp de principer som återfinns i FRII:s kvalitetskod. Sektionen har att följa Amnesty Internationals jävspolicy ”Conflicts of Interest and Conflicts of Duty-Policy and Rules” ORG 20/002/2004.

3. Styrelsen

Styrelsen ansvarar för att den internationella rörelsens och årsmötets beslut genomförs och har mellan årsmötena ett övergripande ansvar för sektionens ekonomi och verksamhet. Detta innebär att styrelsen ansvarar för:

- vision och övergripande mål och delmål

- övergripande strategier och policyer

- verksamhetens utveckling utifrån långsiktiga planer

- budget på förslag från sekretariatet, ekonomisk uppföljning samt godkännandet av reservnivåerna i enlighet med Global Reserve Guidelines och riskanalyser

- årsmötet

- granskningen av årsredovisning inklusive revisorernas rapport, samt godkänner dessa

- att sektionen arbetar för att nå rörelsens mångfalds- och jämnställdhetsmål

Styrelsen har också en roll som sekretariatets arbetsgivare, se även "5. Generalsekreteraren".

Andra styrelseledamöter än personalrepresentanterna ska inte vara anställda i organisationen men kan i undantagsfall ha avlönade uppdrag för organisationen utöver styrelseuppdraget.

Ordförande och medlemmar av styrelser i sektioner och strukturer få inte tillträda en senior befattning i sin sektion inom två år efter avslutat styrelseuppdrag. Senior befattningshavare av en sektion eller struktur får inte av medlemmarna föreslås till styrelsen i denna sektion eller struktur inom två år efter avslutad tjänst. Om detta i exceptionella fall skulle motverka intresset inom organisationen kan ett beslut tas av en ad hoc-grupp bestående av den Internationella styrelsens och ICM:s ordförande och internationella generalsekreteraren.

Styrelseledamot ska agera på ett sådant sätt att en sammanblandning mellan olika intressen inte sker så att jäv eller jävsliknande situation uppstår eller kan uppfattas uppstå. Det är exempelvis inte tillåtet för styrelseledamot att samtidigt vara leverantör till organisationen och därvid ha personlig vinning i någon form av relationen.

Definitioner: Jäv innebär intresse-eller tjänstekonflikt.

Intressekonflikt uppstår när en beslutsfattares beslut eller bruk av information direkt påverkar hans/hennes finansiella eller materiella intressen eller kan leda till att han/hon kommer eller kan komma i åtnjutande av eller förlora något av värde.

Tjänstekonflikt uppstår när beslutsfattares beslut eller bruk av information påverkar annan person,organisation eller sammanslutning som han/hon har en relation till och där det kan uppstå krav eller förväntan på positiv särbehandling.

Svensk Insamlingskontroll ställer krav på att lämpliga och i ekonomiska frågor kunniga personer ska ansvara för insamlingsorganisationens verksamhet. Styrelsens ledamöter och suppleanter får t ex inte vara satta i konkurs, meddelade näringsförbud eller ha betalningsanmärkningar och/eller förfallna och obetalda skatteskulder. Det innebär att en kreditupplysning tas på alla styrelseledamöter en gång per år för att styrka att inga hinder finns. Styrelseledamöterna är skyldiga att känna till Svensk insamlingskontrolls föreskrifter och förbinder sig att omedelbart informera styrelsens ordförande och generalsekreteraren om föreskrifterna inte kan efterlevas.

4. Sekretariatet

Ett sekretariat under ledning av en generalsekreterare sköter den löpande verksamheten enligt budget, plan och direktiv från styrelsen samt genomför styrelsens beslut.

5. Generalsekreteraren

Generalsekreteraren ansvarar för sekretariatets verksamhet inför styrelsen. Styrelsen tillsätter generalsekreteraren efter en extern rekryteringsprocess. I rekryteringen ska en generalsekreterare från en annan Amnestysektion eller struktur eller en person med relevant erfarenhet från den internationella rörelsen som nominerats och delegeras av internationella generalsekreteraren involveras i processen. Sättet på vilket detta sker enligt överrenskommelse mellan sektionen/strukturen och den internationella generalsekreteraren. Generalsekreterarens förordnande ska vara tidsbegränsat, normalt fem år, och kan förlängas efter beslut av styrelsen.

Generalsekreteraren har från styrelsen fått det delegerade arbetsgivaransvaret inklusive personalpolicy, anställning, lönesättning, befordran och avveckling av personal. Styrelsen fastställer dessutom riktlinjer angående sekretariatets bemanning i samband med budgetarbetet.

Generalsekreteraren är ständigt adjungerad med yttrande- och förslagsrätt i styrelsen och utser föredragande från sekretariatet till de olika punkterna på dagordningen. Generalsekreteraren kan delegera befogenheter till underställd personal. Vad gäller arbetsgivaransvar är det dock generalsekreteraren som fattar beslut om personalpolicy, avveckling av personal samt rapporterar regelbundet till styrelsen.

6. Arbetsbeskrivningar för styrelsen

Styrelsens ordförande

- leder styrelsens arbete;

- fastställer i samråd med vice mötesordförande förslag till dagordningen för styrelsemötena i samråd med generalsekreteraren samt sammankallar till styrelsemötena;

- ansvarar för att styrelsen arbetar som ett lag och att alla ledamöter görs delaktiga i styrelsens hela arbete;

- är ansvarig för löpande frågor genom att regelbundet ta del av styrelsens information och kommunikation. Dessutom ansvarar ordförande för att inkommande korrespondens och andra frågor tilldelas en ansvarig;

- håller regelbunden kontakt med generalsekreteraren;

- ser till att generalsekreteraren får förutsättningar att utföra sitt arbete;

- ansvarar för att styrelsens och generalsekreterarens arbete utvärderas och utvecklas;

- för organisationens talan i medlemsrelaterade frågor;

- deltar i övrigt i arbetet som övriga styrelseledamöter men har normalt inget särskilt ansvarsområde.

Styrelsens vice ordförande tydligare roll?

- ger ordföranden stöd i uppgiften att leda styrelsen;

- fullgör ordförandes uppgifter när denne är förhindrad;

- deltar i övrigt i arbetet som övriga styrelseledamöter.

Styrelsens kassör

- för styrelsens talan i ekonomiska frågor;

- håller regelbunden kontakt med sekretariatet;

- deltar i övrigt i arbetet som övriga styrelseledamöter.

Styrelsens ledamöter och suppleanter

- tar del av denna arbetsordning och bidrar till att styrelsen kan uppfylla de krav den ställer på sig själv. Speciellt ska varje ledamot bidra till att styrelsen arbetar med relevanta, strategiska och principiella frågor;

- åtar sig och fullgör uppgifter inom ramen för styrelsens arbete;

- tar regelbundet del av styrelsens information och kommunikation. Om förhinder för detta föreligger meddelas styrelsen;

- meddelar styrelsen vid förhinder eller problem att utföra arbetsuppgift;

- deltar i samtliga styrelsemöten om inte särskilda skäl att utebliva föreligger;

- deltar som en del av styrelsen på årsmötet;

- håller regelbunden kontakt med tilldelade distrikt;

- utvärderar en gång om året sin verksamhet för att avgöra om arbetsordningen varit effektiv när det gäller att styra beslutsprocessen;

- vad som i denna arbetsordning sägs om ledamot gäller också suppleant om inte annat anges.

Personalens representant och dennes personlige suppleant

- är förtroendevalda av anställda och frivilliga på sekretariatet, på samma sätt som de andra ledamöterna är förtroendevalda av årsmötet;

- deltar ej i behandlingen av frågor som rör kollektivavtal eller stridsåtgärder eller i styrelsens beredning och beslut i frågor som kommer att förhandlas med de fackliga organisationerna;

- deltar i övrigt i arbetet som övriga styrelseledamöter.

7. Val av vice ordförande

Vice ordförande väljs på det konstituerande styrelsemötet. Till vice ordförande kan endast ordinarie ledamöter väljas. Valet sker genom att de styrelseledamöter som är intresserade av att kandidera till posten som vice ordförande kungör det på det konstituerande styrelsemötet. Om mer än en ledamot är intresserad får respektive person presentera sig kort. Därefter förrättas val genom sluten omröstning. Endast de ordinarie ledamöterna har rösträtt. Ordförande och kassör räknar gemensamt rösterna och samtliga röstsiffror presenteras därefter öppet. Vid lika röstetal har ordförande utslagsröst.

8. Process om någon ledamot är frånvarande eller avgår

Om någon styrelseledamot mer än tillfälligt är frånvarande eller förklarar sig ha avgått utses den suppleant som står närmast i tur till ordinarie ledamot. Om ordförande mer än tillfälligt är frånvarande eller förklarar sig ha avgått träder vice ordförande in som tillförordnad ordförande för sektionen. Om kassören mer än tillfälligt är frånvarande eller förklarar sig ha avgått väljer styrelsen en tillförordnad kassör. Till tillförordnad kassör kan endast ordinarie styrelseledamot väljas. Förändringar enligt denna punkt formaliseras genom att ordförande eller vice ordförande initierar beslut per capsulam, då beslutet är brådskande, eller genom beslut på nästkommande styrelsemöte.

9. Sektionens talespersoner

Generalsekreterare och ordförande har rätt att uttala sig i sektionens namn. Normalt är det generalsekreteraren som gör offentliga uttalanden och ordföranden som är talesperson för organisationen som medlemsorganisation. Generalsekreteraren kan delegera rätten att uttala sig i sektionens namn.

Den som uttalar sig samråder alltid med styrelsen eller av styrelsen utsedd person då policy ej föreligger eller är oklar.

Utgående officiellt sektionsmaterial såsom skrivelser, pressmeddelanden, annonser och foldrar ska godkännas av generalsekreteraren såvida de inte kommer från styrelsen.

Generalsekreteraren informerar styrelsen om uttalanden, artiklar, annat officiellt material eller händelser som kan förmodas väcka uppmärksamhet.

10. Sektionens roll i den internationella rörelsen

Styrelsen representerar sektionen gentemot den internationella styrelsen och andra sektioner och ansvarar för utarbetande av sektionens ståndpunkter i principiella frågor. Styrelsen ansvarar för att medlemskåren konsulteras vid stora internationella frågor och ska utgå från beslut fattade av årsmötena och förankra sina ståndpunkter i rörelsen på lämpligt sätt. (Tillagd skrivning för att uppfylla CS 9 I: The Board actively participates in the international Movement by: Ensuring that international governance papers and issues are discussed in Board meetings and with members. Denna har en underliggande indikator som lyder: “There are mechanisms in place to ensure that members are consulted on key international issues”.)

Styrelsen ska diskutera frågor som rör den internationella rörelsen med generalsekreteraren. Generalsekreteraren ska deltaga i det internationella rådsmötet och i andra relevanta internationella möten.

Styrelsen utser en delegation till det internationella rådsmötet. Denna delegation äger rätt att fatta beslut å styrelsens vägnar under mötet.

Styrelseordföranden deltar i Chairs Assembly.

Kassören deltar i International Finance Meeting.

Generalsekreteraren deltar i Directors Forum.

Den som å sektionens vägnar deltar i internationella möten ska återrapportera till styrelsen.

11. Befattningsbeskrivningar för sekretariatet

Styrelsen upprättar befattningsbeskrivning för generalsekreteraren. Styrelsens ordförande och vice ordförande håller utvecklingssamtal med generalsekreteraren. Generalsekreteraren svarar för att övrig personal har befattningsbeskrivning och att utvecklingssamtal hålls.

12. Sekretariatets rapportering och ekonomiska styrning

Sju dagar före ordinarie styrelsemöte ska generalsekreteraren tillställa styrelsen aktuell rapport om sekretariatets verksamhet.

Generalsekreteraren ansvarar för att verksamheten bedrivs i enlighet med av styrelsen angiven budget. Styrelsen ska regelbundet hållas informerad om den ekonomiska situationen.

Generalsekreteraren beslutar i frågor som rör omfördelning av budgeterade medel och tjänsteutrymme. Vid större förändringar ska samråd ske med ordförande och kassör.

13. Relationen mellan styrelse och sekretariat vid framförande av allvarligare eller principiell kritik

Styrelsen framför endast gemensamt kritik mot sekretariatet och då till generalsekreteraren. Detta utesluter inte ordförandes självklara huvudansvar för att hantera känsliga situationer och att bistå generalsekreteraren med råd och konstruktiv kritik.

Personal framför kritik mot styrelsen till generalsekreteraren eller personalrepresentanten eller sin fackliga företrädare.

Styrelsen har rätt att ta del av allt material, även arbetsmaterial, som rör organisationen.

14. Organisationen av styrelsens arbete

Styrelsen utser tidsbegränsade uppdragsgrupper, arbetsgrupper och enskilda personer ansvariga för särskilda områden. Där det är lämpligt söker styrelsen utanför styrelsen för att säkerställa erforderlig kompetens och utveckling av medlemmarna. Sekretariatet upprätthåller dokumentation över hur styrelsen på detta sätt organiserar sitt och sektionens arbete.

15. Styrelsens beslut

Styrelsens arbete regleras av internationella beslut, stadgarna och andra årsmötesbeslut, denna arbetsordning och andra egna principbeslut. Undantag från egna principbeslut måste

motiveras i beslutet och kan ej delegeras. Detta gäller särskilt avsteg från arbetsordningen. Styrelsen fattar beslut på styrelsemöten och per capsulam. I samband med beredning och allra senast vid beslutstillfället är ledamot skyldig att anmäla om jäv föreligger i något ärende. Vid beslut ska jäv antecknas till protokollet och ledamoten deltar inte i beslutet.

Beslut av styrelsen ska föregås av beredning enligt nedan. Styrelsens diskussioner och informella möten för utbildning eller reflektion ska också vara förberedda med skriftliga underlag.

Beslut i principiella frågor fattas aldrig utan att skriftligt förslag till beslut föreligger.

Beslut fattade av styrelsen kan endast avföras genom styrelsebeslut eller årsmötesbeslut.

När ett beslut fattats står hela styrelsen bakom det och verkar för dess genomförande. Ledamot som deltar i ett beslut kan reservera sig skriftligen och alla ledamöter och adjungerade kan begära och få protokollsanteckning, men det innebär inte att ledamot får undergräva styrelsens beslut i ord och handling.

16. Styrelsens arbetsplan

Sekretariatet ansvarar för att en generell tvåårsplan för styrelsens arbete upprätthålls. Denna

ska täcka

- budgetarbetet;

- förberedelser inför årsmötet;

- sektionens deltagande i den internationella beslutsprocessen.

Tvåårsplanen kompletteras med aktuellt kalendarium. (Tillägg enligt beslut §142 FÖRSLAG GÄLLANDE STYRELSENS ARBETSBÖRDA på styrelsens möte i februari 2014)

17. Ordinarie styrelsemöten

Ordförande sammankallar normalt till ordinarie styrelsemöte enligt kalendarium som antas på konstituerande möte. Styrelsen sammanträder minst fyra gånger per år, jämnt fördelade över året. Sekretariatet ansvarar för att kallelse med tid och plats skickas ut fjorton dagar före mötet. Vid det första ordinarie styrelsemötet efter det konstituerande styrelsemötet ska en genomgång ske där var och en av ledamöterna redogör för de anknytningar man har till verksamhet eller personer i yrkeslivet eller ideellt vilka eventuellt kan innebära att jäv eller uppfattas som jäv. Uppgifterna ska protokollföras.

Endast fysisk närvaro räknas som närvaro. Ledamöter kan delta på distans men då utan rösträtt. Av transparensskäl ska det i protokollet antecknas när ledamöter deltar via distans.

Styrelsemöten ägnas åt

Rapporter som normalt är skriftliga och läggs till handlingarna efter att styrelsen i förekommande fall kommenterat dem samt beslut fattade per capsulam.

Beslut om:

- vision och övergripande mål och delmål

- övergripande strategier och policyer

- verksamhetens utveckling utifrån långsiktiga planer

- budget på förslag från sekretariatet samt ekonomisk uppföljning

- upplägg på och förslag till årsmötet

- förtroendeuppdrag och annan delegation (görs med fördel per capsulam)

- vidare hantering av ärenden, tex. direktiv (görs med fördel per capsulam)

Diskussioner som en del av den inledande beredningen av en fråga, som underlag för vidare strategiskt arbete, till stöd för generalsekreteraren, för särskilt ändamål tillsammans med annan del av rörelsen, t ex valberedning, distriktsombud eller specialgrupp eller i frågor av annan art som styrelsen finner vara av stor vikt.

Styrelsemöten är öppna för alla medlemmar, dock utan yttranderätt. Styrelsens kalendarium och dagordning ska hållas lätt tillgängliga för medlemmarna, som rekommenderas anmäla sin önskan om deltagande i förväg. Styrelsen kan besluta att viss punkt på dagordningen är styrelseintern.

18. Extra styrelsemöte

Extra styrelsemöte kan sammankallas av styrelsemöte, styrelsen per capsulam eller ordförande. Beslut om extra styrelsemöte ska motiveras. ska styrelsen mötas fysiskt, ska mötet äga rum tidigast fem dagar efter att beslutet kommit alla styrelseledamöter tillhanda. Möts styrelsen per telefon, ska mötet äga rum tidigast två dagar efter att beslutet kommit alla styrelseledamöter tillhanda. Kallar styrelsemöte till extra styrelsemöte, kan det hållas tidigare. Förslag till dagordning och beslut ska vara styrelsen tillhanda dagen före mötet och hållas lätt tillgängliga för medlemmarna.

19. Inledande beredning

Ärenden bereds av sekretariatet eller annan av styrelsen utsedd arbetsgrupp eller person. Styrelsens beslutsunderlag består av bakgrundsinformation, problembeskrivning, resonemang, alternativ och vägval samt rekommendation och i förekommande fall förslag till beslut. Förslag till beslut ska möjliggöra uppföljning. När det gäller policy, riktlinjer och strategier ska underlaget klargöra hur beslutet ska kommuniceras och genomföras i organisationen.

20. Styrelsens dagordning och slutlig beredning inför styrelsemöten

Styrelsen utser mötesordförande (normalt ordförande eller vice ordförande) och vice mötesordförande för styrelsemöten ett styrelsemöte i förväg.Ordförande ansvarar i samråd med vice ordförande, vice mötesordförande och generalsekreterare för att ett förslag till dagordning upprättas för kommande styrelsemöte.

Ett arbetsmöte sammanträder per telefon före ordinarie styrelsemöte. I arbetsmötet ingår ordförande, vice mötesordförande, generalsekreteraren samt av generalsekreteraren utsedd personal. Arbetsmötets enda uppgift är att kvalitetssäkra underlag inför styrelsemötet.

Officiellt förslag till dagordning fastställs av ordförande och generalsekreterare senast fjorton dagar före styrelsemöte. Rapporter och diskussionsunderlag ska föreligga styrelsen senast sju dagar före styrelsemötet och beslutsunderlag senast 14 dagar före styrelsemötet.

Styrelsen kan göra undantag från dessa tidsfrister och är då medveten om de problem det innebär för beslutskvaliteten. Inför första styrelsemötet efter årsmötet kan man ofta vara tvungen att göra några sådana undantag.

21. Protokoll och uppföljning

Styrelsesekreterare för protokoll. Det justeras av särskilt utsedd justeringsperson och av dem som varit mötesordförande.

Generalsekreteraren ansvarar för att styrelsens beslut följs upp om inte annat framgår av beslutet.

22. Styrelsens kommunikation och information

Styrelsen och till styrelsen ständigt adjungerade kommunicerar mellan mötena med hjälp av styrelsens forum, e-post, och post.

Styrelsen tar också del av

- sekretariatets allmänna utskick till de olika medlemsstrukturerna;

- sektionens hemsida;

- sektionens medlemssidor.

23. Principer för transparens och hantering av känslig information

Öppenhet och transparens utgör vägledande principer för svenska sektionen, vilket bland annat framgår av årsmötesbeslut. Inom sektionen hanteras dock en del känslig information som av olika skäl är olämplig att spridas utanför en begränsad krets. Det kan till exempel vara av hänsyn till enskilds personliga integritet eller röra information om organisationens kampanjstrategier eller sårbarhet. Inom svenska sektionen hanteras information av extern, Amnestyintern, sekretariats- samt styrelseintern natur. Extern information är sådan information som är tillgänglig för alla som efterfrågar den, oavsett om de är medlemmar i Amnesty eller inte. Amnestyintern information är endast tillgänglig för medlemmar i Amnesty. Sekretariatsintern information är endast tillgänglig för anställda och frivilliga på sektionens sekretariat samt för styrelsen vid förfrågan. Styrelseintern information är normalt endast tillgänglig för medlemmar i styrelsen och eventuella personer adjungerade till styrelsen och kan bland annat röra styrelsen i egenskap av arbetsgivare. Styrelsen kan vid behov utsträcka behörigheten att ta del av intern information av olika slag till andra personer eller kommittéer, så som Granskningskommittén eller Amnestys internationella kommitté. Medlemmar i styrelsen får inte förmedla information enligt ovan till obehörig. Känslig information får inte heller förmedlas till obehörig efter att förtroendeuppdraget inom Amnesty avslutats.

24. Uppdragsgrupper

Styrelsen utser uppdragsgrupper för

- beredning av ärenden till styrelsen

- att bygga kompetens och kontinuitet

- särskilda uppdrag (t ex förankring i rörelsen).

För varje uppdrag utser styrelsen en kontaktperson inom styrelsen. Efter att styrelsen har formulerat direktiv för uppdragsgruppen, ges sekretariatet i uppgift att föreslå gruppens sammansättning. Varje uppdrag ska ges ett direktiv innehållandes:

- bakgrund/beslut

- syfte

- formulering av uppdraget/uppgifter

- metoder

- avgränsning

- tidsram

- budget

- uppdragsgruppens sammansättning

- kontaktperson i styrelsen

Styrelsen tar i beaktande eventuellt jäv enligt ovanstående definitioner i samband med att uppdragsgrupper utses.

25. Kontakter mellan de bägge styrelserna för Amnestyfonden och sektionen

Amnestyfondens styrelse och sektionsstyrelsen utser varsin kontaktperson. Dessa ansvarar för fortlöpande informationsutbyte mellan styrelserna. Formerna för detta omfattar:

- Sektionsstyrelsens kontaktperson ska inledningsvis under mandatperioden kontakta fondens kontaktperson för genomgång av arbetssätt.

- Inför varje styrelsemöte förser kontaktpersonerna varandra med dagordning via mail

- Vid varje styrelsemöte ska en rapportpunkt finnas. Om något ska diskuteras som är speciellt intressant eller relevant för båda styrelserna, bör båda kontaktpersonerna närvara.

- Senast två veckor efter varje styrelsemöte rapporterar kontaktpersonerna via mail om de viktigaste punkterna

- Efter varje styrelsemöte förser kontaktpersonerna varandra med justerat protokoll.

- Fondens justerade protokoll skickas till styrelsen via mail tillsammans med sekretariatets rapport.

- För behandling av frågor av stor principiell vikt kan särskilda samverkansgrupper bildas.

26. Styrelsens arbete mellan styrelsemöten - korrespondens

All korrespondens till styrelsen ska diarieföras och kopior ska arkiveras av styrelsesekreteraren, även sådan som tillställs enskild styrelseledamot. Kopia ska hållas i styrelsedatabasen utom då styrelsen klassat korrespondensen som styrelseintern eller då den som skriver brevet uttryckligen begär att det ska vara styrelseinternt. Med korrespondens avses inte styrelsens interna kommunikation eller kommunikation med annan del av organisationen som är att betrakta som arbetsmaterial. I alla oklara fall ska samråd ske med resten av styrelsen. Styrelsens ordförande föreslår hur inkommande korrespondens hanteras. Brev ställt till enskild styrelseledamot besvaras av denne men ska diarieföras.

27. Styrelsens arbete mellan styrelsemöten - beslut per capsulam

I frågor

- om förtroendeuppdrag och annan delegation;

- om vidare hantering av ärenden, t ex direktiv;

- som på annat sätt är av mindre principiell vikt;

- av principiell vikt när styrelsen redan behandlat beslutsunderlaget på styrelsemöte eller när frågan är brådskande kan styrelsen fatta beslut per capsulam med hjälp av styrelsens forum.

Efter en diskussion i styrelsens forum eller på styrelsemöte föreslår ordförande ett beslut och de ordinarie ledamöterna avger sina röster på samma sätt. Per capsulam-beslut ska vara öppna minst tre dagar och efter det är beslut fattat när en majoritet av de ordinarie ledamöterna bifallit. En ordinarie ledamot som inte har avgett sin röst under de tre första dagarna anses vara frånvarande och suppleanter kliver då in i deras ställe som vid övriga beslut. Stadgarnas punkter 10.5 och 10.6 gäller även för beslut fattade per capsulam. I de fall som beskrivs under punkt 8 i denna arbetsordning har även vice ordförande möjlighet att initiera ett beslut per capsulam.

Sekretariatet upprätthåller dokumentation över på detta sätt fattade beslut. Om en ledamot motsätter sig att en fråga behandlas per capsulam flyttas frågan till styrelse. Denna form av elektronisk per capsulam är den enda form av per capsulam som styrelsen använder.

(10.5 Styrelsens suppleanter kallas till varje sammanträde och har där yttrande- och förslagsrätt. De inträder i ordinarie ledamöters ställe i den ordning de blivit valda och har då

också rösträtt.

10.6 För styrelsebeslut fordras att minst fyra närvarande ordinarie ledamöter är ense. Vid lika röstetal gäller den mening som sektionens ordförande eller - vid dennes frånvaro - mötesordförande biträder. Detta är utdrag ur stadgarna)

28. Överlämning och introduktion av nya styrelseledamöter

Sekretariatet ansvarar för att nya ledamöter snarast efter årsmötet erhåller grundläggande dokumentation och blir delaktiga i styrelsens informations- och kommunikationssystem. Ordförande kontaktar snarast nya ledamöter för att informera om viktiga aktuella frågor. Styrelsen utser överlämningsansvariga mellan avgående och tillträdande styrelse.

29. Utbildning

Styrelsen håller i samband med sitt första ordinarie möte efter det konstituerande en utbildning som omfattar

- styrelsens ansvar och arbetsordning;

- budgetprocessen;

- organisation.

30. Konflikt- och krishantering inom organisationen

Generalsekreteraren ansvarar inför ordföranden för hanteringen av konflikter inom sekretariatet och mellan medlemmar och sekretariat, i det senare fallet i samråd med styrelsen om konflikten är av allvarlig karaktär.

Generalsekreteraren ansvarar inför ordföranden för hanteringen av konflikter mellan medlemmar eller medlemsstrukturer liksom hanteringen av fall av diskriminering, trakasserier eller annan kränkande behandling under eller i anslutning till aktiviteter anordnade av sektionen. Styrelsen ansvarar för att lösa allvarliga konflikter mellan medlemmar eller medlemsstrukturer.

Konflikter och allvarligare kritik inom styrelsen ska diskuteras med ordförande eller vice ordförande och därefter behandlas av styrelsen.

31. Utvecklingssamtal med generalsekreteraren

Ordförande ansvarar för att årliga utvecklingssamtal hålls med generalsekreteraren. Den årsmötesvalda styrelsen ska före och efter generalsekreterarens utvecklingssamtal diskutera generalsekreterarens arbete men delegerar till ordförande och vice ordförande att hålla samtalet. Före samtalet ska de inhämta avdelningschefernas syn på generalsekreterarens ledning av sekretariatet.

Under utvecklingssamtalet, som ska fokusera på gemensamt identifierande av problem och konstruktiv kritik, ska följande avhandlas:

- Amnestys mål och verksamhet med tonvikt på generalsekreterarens roll och uppgift;

- generalsekreterarens arbetssituation och förutsättningarna för arbetet. Speciellt diskuteras

relationen till styrelsen;

- uppfyllelse av tidigare satta mål;

- möjligheter och problem med avseende på arbetsordning och arbetsbeskrivning, speciellt

verkställande av styrelsebeslut;

- generalsekreterarens utveckling;

- gemensamt sättande av nya mål. Dessa dokumenteras styrelseinternt.

32. Utvecklingssamtal med styrelseledamöterna

Ordförande ansvarar för att ordförande, vice ordförande eller kassören håller årligt utvecklingssamtal med styrelsens ledamöter. Ordförande håller utvecklingssamtal med vice

ordförande och kassören. Följande ska avhandlas:

- Amnestys mål och verksamhet med tonvikt på styrelsens roll och uppgift;

- styrelsens arbete och arbetsordningen;

- arbetsklimatet i styrelsen;

- ledamotens personliga ansvar och åtagande;

- ordförandes ledning av styrelsen;

- ledamotens utveckling i styrelsen.

Ordförande upprättar en styrelseintern åtgärdsplan när samtliga samtal är avslutade.

För sin egen del bör ordförande ingå i ett nätverk med t.ex. ordföranden i andra sektioner, andra frivilligorganisationer eller andra personer med gedigen folkrörelseerfarenhet.

33. Styrelsens kontroll

Sekretariatet lämnar regelbundet rapporter som underlag för genomlysning av verksamheten och ekonomin. För närvarande görs detta var tredje månad (kvartal) avseende ekonomin och var sjätte månad avseende verksamheten. Utifrån den årliga riskanalys som sekretariatet genomför kan styrelsen i samråd med generalsekreteraren begära in ytterligare rapporter för att stärka den interna kontrollen.

Följande rapporter ska vara styrelsen tillhanda till:

Varje styrelsemöte

Sekretariatets rapport enligt gällande verksamhetsplan.

Junimötet

- Styrelseutbildning på sekretariatet (halvdag)

- Uppföljning årsmötesbeslut

- Styrelsens interna ansvars- och arbetsfördelning

- Ekonomisk rapport första kvartalet

- Riskanalys av sektionens verksamhet och intäkter samt livscykelanalys av sektionens intäktskällor.

- Planering inför verksamhetsmötet

- Anmälan av styrelseledamöter till Svenska Insamlingskontroll

- Jäv

- Genomgång av styrelsens arbetsordning

Septembermötet

- Halvårsrapport verksamhet

- Ekonomisk rapport andra kvartalet

- Måldiskussion

- Workshop med ledningsgruppen

- Verksamhetsmöte

- I förekommande fall uppföljning av ICM

Novembermötet

- Ekonomisk rapport tredje kvartalet

- Förslag till budget samt i förekommande fall förslag på verksamhetsplan alternativt revidering av verksamhetsplan

- Utbildning (halvdag)

- I förekommande fall planering inför ICM

Januarimötet

- Inför årsmötet

- I förekommande fall planering inför ICM

Marsmötet

- Sektionens verksamhetsberättelse, årsredovisning

- Helårsrapport verksamhet

- Ekonomisk rapport fjärde kvartalet för föregående år

Majmötet

- Rapport om gruppernas redovisning

- Rapport om vilande distrikt

- Inför årsmötet

- Utvärdering styrelseåret

34. Utskott

Styrelsen arbetar uppdelad i fyra utskott:

Ekonomiutskottet

Utskottet ska säkerställa att organisationen har en god verksamhetsplanering där mål och medel hänger ihop. Gruppen hanterar även frågor som rör styrelsens ansvar för utvärdering, rapportering och kontroll av verksamheten. Dessutom ska gruppen säkerställa att styrelsen som helhet har tillräcklig insyn i ekonomi- och styrningfrågor på den internationella nivån då detta påverkar verksamheten i svenska sektionen.    

Internationella utskottet

Utskottet ska bevaka den internationella rörelsens utveckling och identifiera när det finns behov av att lyfta internationella frågor till styrelsen (för strategiska och visionära diskussioner.) Utskottet har också en viktig roll i att tillsammans med generalsekreteraren (och ordförande vid behov) bedöma vilka internationella policyfrågor som sekreteriatet ensamt kan hantera och vilka som behöver lyftas till styrelsen. Utskottet samverkar med Amnestys internationella kommitté (AIK).   

Kommunikationsutskottet

Utskottet ska identifiera vad styrelsen behöver kommunicera om och tillse att detta sker på ett strategiskt, transparent och tillgängligt i lämpliga kanaler. Utskottet identifierar också behov av förändringar i styrelsens kommunikationskanaler eller styrelsens kommunikationssätt gentemot medlemsrörelsen. Utskottet har ett strategiskt ansvar för styrelsens roll på medlemsforum, på aktivistseminariet samt verksamhetsmötet.

Planeringsutskottet

Utskottet arbetar med styrelsens interna arbete och vidareutveckling, med syfte att säkerställa att styrelsearbetet är välplanerat, strategiskt och hanterar rätt frågor i rätt tid, att styrelsen som grupp mår bra och utvecklas, och att ordförande avlastas i det övergripande ansvaret för planeringen av styrelsens interna arbete.  

35. Visionsmöten

Styrelsen ska vid två möten per år avsätta tid för visionsdiskussioner. Det är önskvärt med en visionsdiskussion under hösten och en under våren. Inför visionsdiskussionen ska det finnas ett skriftligt diskussionsunderlag.

Förslag till beslut

att anta den reviderade arbetsordningen för styrelsen.