Sena anmälningar till årsmötet Underlag till styrelsemöte 30-31 januari 2015

Till: Styrelsen

Från: Sekretariatet

Datum: 29 januari 2015

BESLUTSUNDERLAG

Sena anmälningar till årsmötet

Bakgrund

Under senaste dagarnas arbete med årsmötesförberedelser på sekretariatet har det framkommit att en stadgeändring som gjordes av årsmötet 2014, som får konsekvenser för årsmötet 2015, inte hade uppmärksammats tidigare. Stadgeändringen medför ett nytt sätt att förhålla sig till sena anmälningar. Då beslutet fick en del konsekvenser som sannolikt inte förutsågs på årsmötet och därmed skulle kunna innebära att styrelsen vill lägga ett förslag till årsmötet i frågan, ansåg sekretariatet och Planeringsutskottet att ett sent diskussionsunderlag var motiverat istället för att hänskjuta frågan till styrelseforum.

Ursprunget till årsmötesbeslutet 2014 var styrelsens förslag om att avskaffa anmälningsavgiften till årsmötet, vilket berörde stadgarnas § 9.2, men på årsmötet beslutades att ändra paragrafen också på ett sätt som styrelsen inte ursprungligen föreslagit, avseende sena anmälningar. Paragrafens slutgiltiga lydelse blev därför:

9.2 Varje medlem av sektionen har rätt att närvara vid årsmöte och extra medlemsmöte förutsatt att medlemmen innan anmälningstiden till mötet gått ut har betalat medlemsavgift för innevarande eller föregående år. För yttrande och rösträtt krävs att medlemmen anmält sig till årsmötet senast den dag som styrelsen fastställt som sista anmälningsdag. [Fetmarkering tillagd]

Tidigare fanns en förseningsavgift som tillkom ovanpå årsmötesavgiften och resonemanget på årsmötet kan således ha handlat om att en konsekvens av avskaffandet av årsmötesavgiften var att inget incitament förelåg att anmäla sig i tid. Då detta beslut fattades i samband med beslutet om årsmötesavgiften kan det ha setts som ett sätt att stävja risken för alltför många sena anmälningar, vilket försvårar planeringen av mötet och sannolikt ökar sektionens kostnader för det också. En annan möjlighet är att diskussionen på årsmötet också handlade om ett sätt att minska risken för kupper, även om det inte framgår av protokollet och verkar mindre troligt (eftersom det inte vore den mest logiska åtgärden i det hänseendet).

De senaste fem åren har antalet sena anmälningar legat på 15-33 stycken. Störst antal sena anmälningar har det varit då årsmötet hållts i någon av de tre största orterna, Stockholm, Malmö och Göteborg (33-44 st) och ett färre antal på lite mindre orter som Uppsala och Sunne (15-22 st). Inga gigantiska antal alltså, men sett till deltagarantalet i stort vid dessa möten utgör gruppen ändå en ansenlig del. Dessa siffror är bra att ha med sig i när styrelsen överväger de olika handlingsalternativen nedan.

Tolkning av § 9.2

Intressant nog upptäckte sekretariatet att den gamla lydelsen av paragraf 9.2 egentligen inte har medigivit sena anmälningar då den tidigare löd:

9.2 Varje medlem av sektionen har rätt att närvara vid årsmöte och extra medlemsmöte förutsatt att medlemmen innan anmälningstiden till mötet gått ut har erlagt medlemsavgift för innevarande eller föregående år. För yttrande- och rösträtt vid årsmötet fordras att medlemmen erlagt av styrelsen fastställd årsmötesavgift.Anmälan till årsmötet skall ske till den dag som styrelsen fastställt som senaste anmälningsdag. I händelse av att flera anmält sig till årsmötet före sista anmälningsdag än vad som av praktiska skäl kan tas emot av årsmötesarrangörerna, ges tidigare anmälda förtur framför senare anmälda. Dock skall alltid minst en deltagare från varje arbetsgrupp garanteras deltagande, förutsatt att anmälan inkommit i tid. [Fetmarkering tillagd]

Mot bakgrund av den gamla lydelsen, där yttrande- och rösträtten var knuten till årsmötesavgiften men inte till sista anmälningsdagen, måste följande tolkning göras:

1. I den gamla lydelsen innebar betoningen på hur en medlem erhöll yttrande- och rösträtt en åtskillnad mellan de som betalat årsmötesavgiften och de som inte gjort det. Den nuvarande skrivningen av paragrafen om hur en medlem erhåller yttrande- och rösträtt innebär istället en åtskillnad mellan de som anmält sig till årsmötet i tid och de som inte gjort det.

2. Tidigare praxis att tillåta sena anmälningar har egentligen inte varit stadgeenlig då det uttryckligen står att anmälan måste ske till den dag som är fastställd som sista anmälningsdag. Nuvarande lydelse av § 9.2 öppnar däremot för sena anmälningar, då det står att det är för att få yttrande- och röstrrätt som medlemmen måste ha anmält sig i tid, men däremot inte står att anmälan överlag måste ha skett i tid, betoningen har alltså förkjutits så att tyngdpunkten i meningen ligger på yttrande- och rösträtten. Till skillnad från tidigare praxis skulle alltså en person som anmält sig sent däremot enbart ha närvarorätt.

Konsekvenser av ändringen

Stadgeändringen innebär att sekretariatet på ett mycket tydligt sätt måste informera om att möjligheten att yttra sig och vara med och fatta beslut på årsmötet försvinner om en anmäler sig efter sista anmälningsdag. Risken är stor att vi trots grundligt informerande hamnar i en situation där det dyker upp (utifrån tidigare statistik) ca 15-44 personer på årsmötet som tror att de kommer kunna delta fullvärdigt i årsmötet och först på plats inser att så inte är fallet. Det riskerar därmed skapa mycket frustration och ilska, särskilt då deltagarna kan ha haft kostnader knutna till deltagandet så som resa, boende och mat.

Fördelen är att det totala deltagarantalet höjs och det går att se det som att även ett passivt deltagande, det vill säga att deltagarna kan höra och följa alla diskussioner som förs samt lära känna andra deltagare vid måltider och informella aktiviteter, kan vara intressant och skapa en lust att engagera sig mer.

En annan konsekvens är att det blir svårt att kontrollera vilka som har yttranderätt på påverkanstorget där de som anmält sig i tid skulle behöva ha med sig sitt röstkort varje gång de vill skriva ett yrkande eller bara öppna munnen för diskussion - alternativt att deltagarna ges olika färger på sina namnskyltar eller liknande lösning. I plenum kan detta lösas genom att de sent anmälda får ett annat nummer i närvaroförteckningen (röstlängden) och inte ges ett röstkort vid registreringen. Oavsett lösning det kan det uppfattas som negativt att det blir en tydlig skillnad på deltagare och deltagare på ett annat sätt än vad som sker med den sekretariatspersonal som deltar på mötet som i regel inte heller har rösträtt.

Vidare är en konsekvens av beslutet att också möjligheten till sent deltagande i onlinevalen - där sen anmälan vore än mer trolig då deltagarna inte behöver bekymra sig om ökade rese- och boendekostnader - stängs. Möjligheten att locka många deltagare på distans till valen minskar således också.

Sista anmälningsdag

Det är möjligt att tänka sig att ett sätt att minska de negativa konsekvenserna av årsmötesbeslutet vore att senarelägga sista anmälningsdagen. Detta är dock inte möjligt eftersom stadagarnas § 7.4 stipulerar att årsmöteshandlingarna ska utsändas till årsmötesdeltagarna senast fyra veckor före årsmötet. Praxis är således att förlägga sista anmälningsdagen precis dagarna före utskicket ska göras. Detta går alltså inte att ändra på utan att först ändra stadgarna också på den punkten.

Årsmötesförslag

Som framgår av redogörelsen ovan ser sekretariatet ett antal problem med stadgeändringen och skulle därför föreslå styrelsen att återigen till årets årsmöte föreslå en ändring av lydelsen i stadgarnas § 9.2. Sekretariatet har ännu inte hunnit analysera exakt vad en sådan ändring borde ta sikte på men troligt är att det rör sig om två huvudalternativ, antingen att stänga möjligheten till sena anmälningar eller att öppna för yttrande- och rösträtt också vid sena anmälningar.

Till marsmötet måste dock ett förslag på årsmötesförslag vara klart och sekretariatet kan inför det mötet titta vidare på vilket alternativ som är rimligast.

Förslag till beslut

att uppdra åt sekretariatet att till styrelsens marsmöte föreslå ett årsmötesförslag om att ändra stadgarnas § 9.2.