- Skriv ut
- Uppdaterad 16 Jan 2015
Formen för övergång till nytt planeringssystem Underlag till styrelsemöte 30-31 januari 2015
Till: Styrelsen
Från: Sekretariatet
Datum: 16 januari 2015
BESLUTSUNDERLAG
Formen för övergång till nytt planeringssystem
Bakgrund
Styrelsen beslutade i november 2014 om ett planeringssystem för svenska Amnesty. Det innebär att vi ska ha en långsiktig riktning på 12 år, en 4-årig verksamhetsplan samt 1-åriga operativa planer. Inför nästa styrelsemöte i januari fick sekretariatet i uppdrag att ta fram ett underlag för hur formerna för själva övergången till det nya systemet ska ske. När vi nu ska hitta en övergång från nuvarande planering till vårt nya system uppstår det en utmaning eftersom vi har relativt kort om tid på oss. Därav detta beslutsunderlag.
Olika möjligheter för övergång
Utmaningen består i hur avvägningen mellan två viktiga faktorer görs. Å ena sidan är medlemmarna de som ger styrelsen och sekretariatet den långsiktiga riktningen som manifiesteras i den nuvarande “Svenska Amnesty 2016”. När “Svenska Amnesty 2016” inte längre gäller har inte längre styrelsen rörelsens riktning för att ta beslut om långsiktiga (4-åriga) perspektiv och risken är att man förekommer medlemmarnas beslut/vilja för riktningen från 2017 och framåt. Å andra sidan har årsmötet tillsatt styrelsen för att leda arbetet på ett sätt som gagnar genomförandet av våra mål/verksamhet också på lång sikt. Om inte styrelsen ger riktning på lite längre tid (4 år) till sekretariatet finns en risk att resurserna används ineffektivt och att naturlig vidareutveckling och investeringar hämmas eftersom verksamheten styrs ur ett kortsiktigt perspektiv.
Den långsiktiga inriktningen kommer att diskuteras, utvecklas och förankras löpande i olika fora fram till beslutstillfället på årsmötet 2016 (några viktiga frågor och processen beskrivs närmare i underlaget Viktiga frågor för framtagande av långsiktig inriktning).
Under 2015 kommer vi att utveckla den internationella planen för perioden 2016-2019. De strategiska målen kommer att beslutas på ICM i augusti. Detta kommer självklart att vara vägledande i framtagandet av den svenska tre- eller fyra-åriga verksamhetsplanen. Eftersom vi således kommer att ha en ny internationell plan att förhålla oss till så kan vi inte heller förlänga den nuvarande svenska planen.
Sekretariatet håller med och tar till sig styrelsens tidigare uttryckta vilja om att planera för hela den svenska verksamheten. Det sker oavsett vilket av nedanstående val som styrelsen beslutar sig för.
Eftersom planerandet kräver mycket resurser och är uppbyggt på en 1-årscykel ser sekretariatet inte annat än helårsplaner som alternativ. Halvårsrapporter skulle t.ex innebära att vi måste omallokera resurser från planerad verskamhet där måluppfyllelsen sannolikt skulle påverkas negativt.
Vi ser två olika alternativ för övergång till nästkommande verksamhetsplan. Den är i systemet 4 år så det kommer att gälla i framtiden. Men för att övergången ser vi att vi antingen kommer att arbeta med en 4-årig eller 3-årig plan för att göra övergången på bästa sätt.
1. Styrelsen beslutar om en 1-årsplan (2016) och en 4-årsplan (2016-2019)
Sekretariatet tar fram en preliminär fyraårsplan som styrelsen beslutar om på novembermötet 2015. Beslutet skulle dock endast vara preliminärt och det slutgiltiga beslutet fattas av styrelsen först på septembermötet 2016. Tills dess skulle sekretariatet ha möjlighet att korrigera både fyraårsplanen (2016-19) samt den operativa planen för 2016 om beslut av årsmötet kring den långsiktiga inriktningen påverkar innehållet. Vi arbetar alltså med preliminära planer för 2016-2019 och 2016. Inga beslut kring eventuella större förändringar kommer därför att planeras under det första halvåret 2016 om inte styrelsen anser att medskick från årsmötet 2015, eller på annat sätt, har gett tillräcklig vägledning.
Tilläggas bör också att framtagningen av den långsiktiga inriktningen kommer att vara vägledande och när vi tar fram fyra- och ettårsplanerna så följer/vägleds innehållet av diskussioner kring den långsiktiga riktningen. Vi kommer också att börja med de mest prioriterade frågorna vad det gäller den långsiktiga riktningen (se underlaget om Viktiga frågor för framtagandet av långsiktig inriktning). Själva utvecklingen av inriktningen kommer också att ligga snäppet före de andra planerna tidsmässigt.
Fördel:
Vi har en fyraårsplan + ettårsplan på plats och kan därmed planera och använda våra resurser på ett effektivt sätt.
Nackdel:
Kan upplevas som att vi sätter planerna utan att lyssna in årsmötets beslut kring den långsiktiga inriktningen som förstås påverkar både fyraårs- och ettårsplaner
Det blir ett intensivt år av planering för både styrelse och sekretariat.
Om styrelsen fattar beslut om detta alternativ krävs det att styrelsen/sekretariatet genomför en gedigen revidering av framför allt fyraårsplanen för att försäkra oss om att årsmötets beslut integreras i planen fullt ut.
2. Styrelsen beslutar om en 1-års plan (2016) och en 3-årsplan (2017-2019)
Sekretariatet tar fram en 1-årsplan för 2016, men avvaktar framtagandet av plan för 2017-2019 tills årsmötet har beslutat om långsiktig riktning.
Fördel:
Kan inte på något sätt upplevas att styrelsen/sekretariatet går händelserna i förväg.
Vi förskjuter arbetet med planen för 2017-2019 till 2016 och därmed minskas arbetsbördan på sekretariatet under 2015.
Nackdel:
Redan idag upplever sekretariatet att bristen på långsiktig riktning (bortom “Svenska Amnesty 2016”) hämmar beslut om framtiden, t.ex. gällande investeringar och personalrekryteringar. Det behöver inte nödvändigtvis gälla stora beslut som fattas av årsmötet kring riktningen utan vara mindre och löpande beslut som normalt fattas av sekretariatet men som inte kan fattas på grund av brist på långsiktig plan.
Att planera i en så utdragen period som två år tar energi och resurser från själva genomförandet av vårt arbete.
Om styrelsen fattar beslut om detta alternativ krävs det att styrelsen/sekretariatet behåller sin förmåga att ta beslut och inte blir bakbundna av en ännu icke-existerande långsiktig inriktning. Det krävs beslutsfäighet för att fortsätta vidareutveckla arbetet kring alla frågor som inte är av övergripande principiell karaktär och som därmed beslutas av årsmötet. Detta för att säkerställa att arbetet inte bara fortskrider utan också vidareutvecklas på ett bra sätt i verksamheten.
Förslag till beslut
att uppdra åt sekretariatet att ta fram en ettårsplan för 2016 och en 3/4-årsplan för X - 2019.