Onlineval av förtroendevalda Underlag till styrelsemöte 7-8 december 2013

Till: Styrelsen

Från: Sekretariatet

Datum: 29 november 2013

Onlineval av förtroendevalda

Inledning

Sekretariatet har varit i kontakt med Anders Hultman, som våren 2013 gjorde en första utredning åt styrelsen gällande onlineval av förtroendevalda. Anders Hultman arbetar för Betahaus, vilka ligger bakom VoteIT.se.

För onlineval av förtroendevalda enligt den relativt enkla valmodell Amnesty använder sig av för sina val, finns troligen andra system än VoteIT, men om ett framtida årsmöte skulle välja att behandla även motioner online finns, så vitt vi funnit, inget alternativ, varför det vore naturligt att ta avstamp i VoteIT.se-plattformen.

Om underlaget

Underlaget redogör inte för eventuella stadgeändringar som kan komma av detta. Ett skarpt förslag tas fram åt styrelsen inför årsmötet 2014, utifrån styrelsens diskussion och beslut kring detta underlag. Istället beskriver detta underlag konkret hur ett onlineval av förtroendevalda skulle kunna gå till, vad man behöver ha i åtanke samt vissa frågor styrelsen behöver diskutera innan ett färdigt förslag kan beredas.

Då Amnestyfonden har egna stadgar att ta hänsyn till utgår förslaget ifrån att frågan om onlineval gäller sektionsstyrelsen, valberedning samt granskningskommitten.

Kostnadsbild

Ett medlemsskap i VoteIt kostar 10 000 kronor. Utöver detta tillkommer även kostnader i att anpassa systemet efter våra förutsättningar och önskemål samt en expert på systemet som närvarar vid själva årsmötet. Dessa beräknas till cirka 30 000 kronor. Förutom medlemsskapet, vilket är en årlig kostnad, är de andra engångskostnader. När systemet är anpassat till oss går det att använda år efter år, tills dess vi själva väljer uppdatera eller utveckla det ytterligare.

Vidare tillkommer även utbildningtid för ett antal nyckelpersoner, exempelvis årsmötespresidiet.

Rösträtten

Systemet skulle inte ha några problem att hantera valet om samtliga av våra 100 000 medlemmar skulle vilja delta. Då skulle problemet snarare ligga i att distribuera inloggningsuppgifterna då vi inte har mailuppgifter till samtliga medlemmar. En möjlighet vore givetvis att koppla det förfarandet till årsmötesanmälan och då kräva e-post (vilket de facto redan görs).

I dagsläget tas en årsmötesavgift ut för deltagare på årsmötet i och med att de anmäler sig. Det är en symbolisk summa, vars främsta uppgift är att minimera antalet avhopp för att lättare planera mötet. För de som väljer att inte delta “fullt ut” utan endast för att kunna rösta om förtroendevalda finns möjlighet att sätta en mindre årsmötesavgift eller till och med ingen alls.

Praktiskt på mötet

Röstandet är öppet från och med någon vecka innan årsmötet till och med en angiven tidpunkt under själva mötet. Såsom VoteIt-systemet är uppbyggt är det en röstares sista röst som räknas. En person kan alltså rösta flera gånger, både innan och under mötet, men det är endast den sist lagda rösten som räknas.

Rimligen kan antas att en del av deltagarna har egna datorer med sig och kan använda dem, eller sina smartphones, till att rösta. För de som inte har tillgång till något av detta kommer publika datorer att användas, vilket redan nu finns på varje årsmöte. En konsekvens av detta är att röstningsförfarandet måste tillåtas ta längre tid, alltså att själva röstandet ges uppemot en timme utöver valberedningens presentation. Även sammanräkningen av rösterna kan ta en stund, beroende på hur många som deltar. Därför kan det bli så att resultatet presenteras vid en senare punkt på dagordningen.

Ytterligare krävs att valutfrågning sker på lika villkor, oavsett om “röstaren” är på plats eller inte. Detta kan lösas via webbsändning av valberedningens presentation och den valutfrågning som brukar ske samt att dessa tar emot frågor via exempelvis medlemsforum, mail eller twitter eller integrerat med VoteIT.se-plattformen. På så sätt ges icke-närvarande möjlighet att ställa frågor.

På medlemsforum kan även öppnas, under givna tider, möjlighet att ställa frågor till kandidaterna redan veckorna innan årsmötet.

Nomineringsstopp

Som traditionen råder brukar ett nomineringsstopp utlysas, vanligen till lunch på lördagen under årsmötet. Att vänta tills dess med att inleda onlinevalet (och således “tvinga” de som väljer att endast delta online att vara aktiva just en specifik tidpunkt, vilket skulle vara kontraproduktivt) vore olämpligt.

Ett alternativ vore att det i information gällande röstningsförfarandet tydligt framgår att även nomineringar utanför valberedningens förslag kan tillkomma. Möjlighet finns även att, när en sådan nominering kommer, meddela samtliga anmälda via mail. Detta förutsatt att styrelsen vill behålla nomineringsstoppet på mötet och inte flytta det till en tidpunkt innan mötet.

Möjlighet till test

Det vore inte omöjligt att använda VoteIt-systemet redan 2014. Dock inte i “skarpt läge” utan som beslutsstöd för presidiet samt låta deltagarna prova systemet i enkla testomröstningar under helgen.

Förslag till beslut:

att anta sekretariatets förslag att använda VoteIt-plattformen som bas till förslag om onlineval av förtroendevalda till årsmötet 2014.