Förslag till budget 2000 Underlag till styrelsemöte 1-2 september 1999

Till: Styrelsen
Från: Sekretariatet
Datum: 1999-09-21



Förslag till budget 2000
(6 bilagor)



Inledning

En generell beskrivning av förutsättningarna för arbetet med 2000 års budget gavs till AU i september. Detta dokument är att se som ett komplement till den beskrivningen, innehållande dels förtydliganden, dels förändringar efter AUs och den av AU tillsatta arbetsgruppens direktiv.

Fast och disponibel verksamhet

Efter beslut 1997 och 1999 ska sektionens budget utformas som en långsiktig ekonomisk plan. Dessutom görs en uppdelning i en fast del och två disponibla delar. Den fasta delen kommer i stort att vara sig lik från år till år och ska innehålla sådana kostnader som är nödvändiga för att en svensk sektion ska kunna upprätthållas. Den första av de två disponibla delarna (disp 1) innehåller sådana kostnader, som tillsammans med de fasta, upprätthåller den nuvarande verksamhetsnivån. Det betyder att det i denna del kan ingå andra aktiviteter (ny verksamhet) än det gör just för dagen, men att verksamhetens omfattning inte ökar. De olika verksamheterna inom disponibelt 1 bör prioriteras tydligt, bland annat så att åtgärder snabbt kan vidtas vid minskande intäkter. Den andra av de två disponibla delarna (disp 2) omfattar all form av utökning eller extrainsatser från nuvarande nivå inom den fasta delen och disponibelt 1 och kan vara såväl ny som gammal verksamhet. De olika verksamheterna inom disponibelt 2 bör prioriteras tydligt, bland annat så att åtgärder snabbt kan vidtas vid minskande intäkter.
Bägge de disponibla delarna blir disponibla först när styrelsen fattat ett sådant beslut. I budgetförslaget skall både den fasta delen och de två disponibla delarna (disp 1 och disp 2) ingå.

Styrelsen antog en definition av den fasta verksamheten i juni 1998, på vilken detta budgetförslag bygger. Det finns dock verksamhet som definitionsmässigt är disponibel, men i praktiken fungerar som fast verksamhet under verksamhetsåret och om vilken beslut måste fattas i god tid innan budgeten tas. Styrelsen fattade beslut om sådan verksamhet på junimötet enligt förteckningen nedan.

Kortkampanjen
Amnesty Press
EU-föreningen
Årsrapporten (ersätts av en årskrönika)
Almanackan
Medlemsvärvning
Personal (24,5 tjänster)
Kampanj 2000

Sekretariatet ombads att till AU presentera två balanserade budgetalternativ varav ett på 39 000 tkr och ett på 40 000 tkr.
AU beslutade på sitt septembermöte att en arbetsgrupp närmare skulle granska de enskilda posterna i de båda alternativen och till styrelsens septembermöte presentera ett slutgiltigt förslag. Det budgetförslag för år 2000 som sekretariatet nu presenterar för styrelsen bygger på det den av AU tillsatta arbetsgruppen kommit fram till. Budgeten är balanserad på 39 600 tkr.


Intäkterna

Avgifter
Intäkterna från medlemsavgifter, d v s antalet medlemmar, bygger på att vi värvar 10 000 nya medlemmar och håller bortfallet på 10 % räknat på årets prognosticerade utfall. Avgifterna från grupper baseras på nuvarande gruppantal, dvs ca 240 betalande arbetsgrupper och 45 betalande ungdomsgrupper.

Försäljning
Försäljningen av rapporter, övriga publikationer och Almanackan förväntas ligga något lägre än 1999 års budget till följd av sekretariatets förslag att istället för en årsrapport ge ut en kortare "årskrönika" samt att vi inte räknar med att fortsättningsvis sälja lika mycket av undervisningsmaterialet "Födda fria".
Vad gäller intäkterna från annonser i Amnesty Press så kommer ett särskilt beslutsunderlag att tas fram vad gäller den fortsatta annonsförsäljningsverksamheten.
I nuläget är budgeten baserad på våra egna insatser för att sälja annonser och ibladningar.

Prenumerationer
Intäktsslaget beräknas i stort sett vara oförändrat gentemot 1999. För 2000 har inga intäkter för det aktionsmaterial som ska ersätta Pådraget budgeterats, eftersom det ännu är oklart hur det materialet ska se ut och distribueras.

Gåvor & Bidrag
Bidragen från grupper och distrikt beräknas minska i förhållande till 1999, eftersom vi förväntar oss att grupperna aktivt ska bidra till arbetet med insamlingen i samband med "Kampanj 2000", vilket innebär att de intäkterna hamnar under detta intäktsslag.

Intäkterna från SCA Fine Paper fortsätter enligt avtal och redovisas under rubriken "Företagssamarbete".

Spontana gåvor har budgeterats till samma nivå som budget 1999, vilket är högre än det förväntade utfallet i år. Det finns skäl att tro att de spontana gåvorna ökar i samband med en större extern kampanj, dessutom tror vi att utfallet blir högre än prognosen 1999 oberoende av "Kampanj 2000", p.g.a. en positiv utveckling av intäkter via testamenten.

Insamlingar, d v s breven till våra regelbundna givare, beräknas öka i förhållande till årets prognostiserade utfall, dels som ett resultat av "Kampanj 2000" (se ovan), dels som en följd av analyser av vårt register under hösten 1999.

AmnestyGiro, d v s gåvor via autogiro, är oförändrat gentemot 1999. Däremot kommer en försöksverksamhet med medlemskap via autogiro att inledas som förhoppningsvis på sikt kommer att leda till ökade intäkter, dock inte förrän år 2001.

AmnestySupporter visar en positiv utveckling och där tror vi att intäkterna kommer att öka något.

Intäkterna från Almanackan beräknas bli i nivå med budget 1999.

Under Speciella insamlingsprojekt ryms aktiviteter som t ex ibladningar och inköp av adresser framförallt planerade för hösten 2000 och som har budgeterats i nivå med 1999. Detta intäktsslag är skilt från, men kommer förhoppningsvis att påverkas positivt av "Kampanj 2000".

Humanfonden är år 2000, enligt tidigare styrelsebeslut, budgeterat till 90 % av det senast kända utfallet.

Hjälpfonden beskriver en fortsatt positiv utveckling, trots att våra marknadsföringsinsatser varit mycket blygsamma.

Övrigt
Intäktsslaget inkluderar de förväntade ränteintäkterna.


Kostnaderna

Kostnaderna för sekretariatet ligger i förslaget på sammanlagt 4 165 tkr, en minskning med ca 710 tkr (14,5%), jämfört med 1999.
ADB-kostnaderna har minskats med 100 tkr i besparingsåtgärder och avskrivningskostnaderna med ca 400 tkr till följd av att de stora datorinvesteringar som gjordes år 1996 nu är avskrivna till fullo.
I sekretariatskostnaderna har en kostnadsbesparingspost på ca 72 tkr, som avser hela kostnadsbudgeten, inkluderats. Denna tror vi kommer att kunna realiseras utifrån de senaste årens erfarenhet att en del aktiviteter ej blir av eller genomförs till en lägre kostnad än budgeterat.
Dessutom är porto-, kopieringskostnader samt tidningsprenumerationer uppgående till ca 291 tkr omförda från sekretariatskostnader till programkostnader (se nedan).

Personalkostnaderna budgeteras till 9890 tkr, en ökning med ca 4,1%. Denna summa inkluderar en uppskattad uppskrivning av lönerna med 3% utöver avtalet.
Utgångspunkten för beräkning av personalkostnaderna har varit befintligt tjänsteutrymme på 24,5 tjänster. De 100 tkr för förändringsarbete vad gäller sekretariatets organisation som var inkluderade i 40 mkr alternativet till AU i september är borttagna i detta förslag.

IS-avgiften är i stort sett oförändrad (+1%).
Den totala kostnaden för dessa tre kostnadsslag är 27 554 tkr vilket är en minskning med ca 200 tkr jämfört med 1999.
Däremot ökar programkostnaderna med 1601 tkr (15,3%) till 12 046 tkr.
Att observera är dock att principen för budgetering av programkostnader innehåller en förändring mot tidigare år såtillvida att porto- och kopieringskostnader samt tidningsprenumerationer förts ut i den mån det är möjligt från sekretariatskostnader till programkostnader. Detta är gjort för programmen specialgrupper (80 tkr), samordningsgrupper (60 tkr), kampanjer (26 tkr), medlemsvärvning (100 tkr) och insamlingsarbete (25 tkr), vilket innebär att totalt 291 tkr i porto,- tryck- och tidningskostnader förts över till dessa delprogram från sekretariatskostnader.

I detta budgetförslag återstår det fortfarande en del oklarheter vad gäller budgeten för Amnesty Press och flyktingarbetet. Det som är inlagt i bifogat siffermaterial är en budget för sex 32-sidiga nummer av Amnesty Press (1999 budgeterades tre 32-sidiga nummer samt tre 24-sidiga nummer) samt vad gäller flyktingarbetet kvarstår de 300 tkr som tidigare var avsedda för Rådgivningsbyrån i avvaktan på ytterligare utredning.

I övrigt föreligger följande större förändringar samt nytillkommen verksamhet vad gäller programverksamheten jämfört med budget 1999: