Förslag till syfte, tidsplan & budget för extern ref.grupp kopplad till IMM Underlag till styrelsemöte 1-2 september 1999

Till: Styrelsen
Från: Sekretariatet/IMM-teamet
Datum: 1999-09-15

Förslag till syfte, tidsplan och budget för extern referensgrupp kopplad till IMM-arbetet

Bakgrund
Under vårens arbete med D-utskottets rapport "Breddning av den finansiella basen" uppkom önskemålet om ett IMM-nätverk. Ett nätverk som skulle kunna agera stöd och bollplank för IMM-teamet på sekretariatet. I rapporten föreslog man styrelsen att fatta beslut om tillsättandet av ett nätverk och så har styrelsen nu gjort. Tanken är att nätverket i ett första skede skall vara ett stöd till IMM-teamet i framtagandet av en IMM-strategi. Nätverket skall kunna föra in idéer utifrån, ge tips och råd i strategiprocessen och m a o agera rådgivande, inte ta aktiv del i själva framtagandet.

Vid ett möte på sekretariatet där Carl Söderbergh, Dan Grundin, Maria Ros, Miriam Lindbom, Astrid Jansen och Henrik Zetterqvist deltog diskuterades nätverket och dess tänkta uppgift. Diskussionen resulterade i att man kom fram till att det i första hand är en referensgrupp som bör utses. Det finns vissa skillnader mellan ett nätverk och en referensgrupp och om man tittar på de behov som finns just nu är en referensgrupp mer lämpad. Det går att ställa en aning högre krav på en referensgrupp än ett nätverk och i samband med framtagandet av IMM-strategin är det förhoppningsvis lättare att arbeta med en mindre grupp människor som är ordentligt insatta i arbetet. Denna grupp kan vid behov byggas ut till ett nätverk. Tanken är att ha en kärntrupp, referensgruppen, som är en beständig grupp människor som knyts upp på längre sikt och för ett mer intimt samarbete. Till denna kärntrupp kan man sedan knyta andra kompetenser och de bildar då ett nätverk. Personerna i nätverket kan bytas ut och arbetsdevisen kan m a o uttryckas på följande sätt: "Referensgruppen består, men nätverket kommer och går."

Syfte

  • Att utgöra ett kompetensstärkande organ samt bollplank åt IMM-teamet.
  • Att eftersträva extern kompetens för att komplettera den kunskap som redan finns internt. Fokus bör ligga på ett externt perspektiv snarare än Amnestykunskap.

Referensgruppen skall utgöra kärnan i ett framtida nätverk. Vid behov kopplas ytterligare kompetenser på och dessa ingår då i nätverket, ej i referensgruppen. I specifika frågor kan exempelvis särskild kompetens behövas och denna tas då in som resurs i nätverket. För att få en naturlig koppling till Amnestys styrelse bör en representant från styrelsen och/eller D-utskottet ingå i referensgruppen.

Referensgruppen bör bestå av 6 - 8 personer, inklusive insamlings- och marknadsansvariga på sekretariatet samt en representant från styrelsen och/eller D-utskottet.

Tidsplan
Referensgruppen bör tillfrågas för en försöksperiod på två år. Därefter skall arbetet utvärderas.

Under hösten 1999 och våren 2000 är referensgruppens främsta uppgift att vara IMM-teamet behjälpligt i framtagandet och implementerandet av en IMM-strategi.

Referensgruppen bör träffas ca 4 gånger per år.

Budget
Ev kostnader tas från delprogrammet "Utskott och arbetsgrupper". Detta rör sig främst om möteskostnader i form av mat vid något tillfälle samt kaffe + kaffebröd. Rent geografiskt och då främst av kostnadsmässiga skäl bör gruppens spridning begränsas till Stockholmsområdet. Undantag kan dock göras för styrelsens/D-utskottets representant.

Organisatorisk placering
Eftersom en referensgrupp är ett informellt organ bör man inte rita in gruppen i Amnestys organisationsschema. Människorna som förväntas ställa upp gör det helt ideellt och kan närmast jämställas med andra externa kontakter som t ex reklambyrå, DM-byrå och mediaförmedlare. Dessa arbetar också helt ideellt för Amnesty och bidrar med sin yrkesmässiga kompetens utan att för den skull få en plats i organisationen. Ansvaret för referensgruppen ligger hos IMM-teamet, som vid större beslut som rör referensgruppen rådgör med styrelsen alternativt D-utskottet.

Förslag till beslut

att godkänna ovanstående direktiv för en referensgrupp knuten till IMM-arbetet