Diskussionsunderlag: uppdragsbeskrivning för kontaktpersonerna fonden-sektionen Underlag till styrelsemöte 1-2 september 2003

Till: Styrelsen
Från: Lisa Moraeus
Datum: 19 september 2003

Diskussionsunderlag: uppdragsbeskrivning för kontaktpersonerna fonden-sektionen

Bakgrund

I maj 2003 beslöt årsmötet att ändra i stadgarna så att sektionen inte längre utser ledamöter till fondstyrelsen. I och med detta ska i stället kontaktpersoner utses, från vardera styrelse, som enligt stadgeändringsförslaget "ansvarar för ett fortlöpande informationsutbyte mellan de två styrelserna".

I stadgeändringsförslaget står även att "syftet är att ge en tydlig, transparent och ändamålsenligt struktur för informationsutbyte".

I det första förslaget som presenterades för styrelserna av Raul Granqvist och David Langet står att "utgångspunkten för detta förslag ... är att de [styrelserna] är autonoma inom sina respektive områden och att kontakten dem emellan därmed bör bygga på ömsesidigheten".

Uppgiften

Kontaktpersonernas arbetssätt är inte utarbetat eftersom det är en ny funktion i styrelsearbetet. Det är därför viktigt att båda styrelserna diskuterar detta och att diskussionen framöver hålls levande. De två kontaktpersonerna har haft ett möte per telefon där detta har diskuterats och vid fondstyrelsens möte i augusti togs frågan upp. Detta underlag bygger på dessa diskussioner.

Som vi ser det finns två viktiga förändringar från tidigare system och som i sin tur leder till två intressanta utmaningar:

Hur bibehåller vi samma informationsutbyte som när två sektionsledamöter satt med i fondstyrelsen?

Hur får vi till en ömsesidighet i informationsflödet mellan fonden och sektionen?

Formerna för informationsutbytet

Det är viktigt att det är klart och tydligt hur utbytet av information ska ske, men att det finns mycket utrymme för flexibilitet. Vi har diskuterat följande sätt:
· Som kontaktperson bör man i början av sin styrelseperiod träffa den andra styrelsen, till exempel i samband med ett styrelsemöte. Detta ger kontaktpersonen inblick i styrelsens arbete och ger styrelsen möjlighet att träffa kontaktpersonen.
· Inför varje möte: kontaktpersonerna förser varandra med dagordning samt relevanta underlag och diskuterar de punkter som kan vara av intresse. Detta har redan inletts.
· Under varje möte: en rapportpunkt på respektive styrelses dagordning. Detta fanns även när det förra systemet gällde. Om något ska diskuteras som är speciellt intressant eller relevant för båda styrelserna, bör båda kontaktpersonerna närvara om möjligt.
· Efter varje möte: kontaktpersonerna förser varandra med protokoll från det egna styrelsemötet, och diskuterar relevanta punkter. Detta har redan inletts.
· Vi har också diskuterat möjligheten för kontaktpersonerna att ha tillgång till respektive styrelses databaser. Vi har dock kommit fram till att ett bättre arbetssätt är att kontaktpersonerna förser varandra med den information som är relevant.
· Vi tror att innehållet i informationsutbytet kommer att vara av all möjlig karaktär. Dyker det upp stora viktiga teman, såsom till exempel insamlingsverksamheten, bör vi även i fortsättningen tillsätta speciella samverkansgrupper.

Lisa Moraeus och Elisabeth Lundgren
sektionens och fondens kontaktpersoner
september 2003