Protokoll från styrelsemöte den 14-15 juni 2003 Underlag till styrelsemöte 1-2 september 2003



      amnesty international
svenska sektionen svenska amnestyfonden

PROTOKOLL NR 2/2003/2004

Möte med sektionens styrelse den 14-15 juni 2003

Ledamöter Närvarande
Maria Eklund X
Christian Gräslund X, mötesordförande § 27-33
Jeanette Irekvist X, § 10-24, § 27-33
Fredrik Kron X
Lisa Moraeus X
Anja Persson X
Jörgen Persson X, § 10-26
Hanna Roberts X. mötesordförande § 10-26
Magnus Öhman X
Suppleanter
Christian Engberg X
Mia Jansson X, § 27-33
Sune Montán X
Sekretariatet
Dan Grundin
Carl Söderbergh 		X, sekreterare
X
§ 10 Mötet öppnas

Mötet öppnas av ordförande Hanna Roberts.


§ 11 Val av justerare och rapportör till Grupptrycket

Beslut

att utse Christian Engberg till rapportör till Grupptrycket samt till att, jämte ordförande, justera protokollet.


§ 12 Val av ordförandereserv för nästa möte

Beslut

att utse Maria Eklund till ordförandereserv för nästa möte.


§ 13 Fastställande av dagordning

Beslut

att fastställa dagordningen med de tillägg och ändringar som framgår av protokollet.


§ 14 Protokoll från möte med sektionens styrelse 8-9 maj 2003

Beslut

att lägga protokollet till handlingarna.


§ 15 Protokoll från konstituerande möte med sektionens styrelse 11 maj 2003

Beslut

att lägga protokollet till handlingarna.


§ 16 Rapport om per capsulambeslut

Hanna Roberts meddelar att följande per capsulambeslut fattades 28 maj 2003:

Beslut

att jämte Hanna Roberts, Jeanette Irekvist och Carl Söderbergh, äger även Dan Grundin rätt att teckna sektionens firma, samt

att förklara beslutet omedelbart justerat då alla ledamöter avgivit sina röster eller senast efter sju dagar, vilket innebär senast den 4 juni 2003.


§ 17 Rapport från sekretariatet

Dan Grundin ger en muntlig rapport från områdena personal, media, samordningar, kampanjer och aktioner, samt lobby. Vidare informeras styrelsen om pågående diskussioner med ett produktionsbolag om en eventuell insamlingsgala i TV 2004.
Carl Söderbergh rapporterar från en paneldebatt vid Princeton, USA, under temat "Etik och USAs utrikespolitik", som han deltagit i. Dessutom meddelar Carl Söderbergh att en rapport från den senaste utredningsresan till Afghanistan kommer att släppas den 24 juni.


§ 18 Budget 2003

- Tertialrapport t o m april 2003

Jörgen Persson redogör för årets första tertialrapport. Vad gäller intäkterna så visar gåvor via autogiro samt gåvor från grupper och distrikt ett positivt resultat. Däremot tappar vi intäkter från både insamlingsbreven och Kortkampanjen. Trots den positiva utvecklingen av värvningen till autogiro, vill Jörgen Persson utfärda en varning för att marknaden för direktdialog visar tendenser på att mattas av. Humanfonden ligger i nivå med budget, men antalet sparare är nu ca 9 400, att jämföra med ca 11 000 år 2000.

På kostnadssidan ser det ut som om vi kommer att överskrida budget. Detta beror främst på att personalkostnaderna inte minskat som förväntat och att insamlingskostnaderna ökat som en följd av ökade kostnader för värvningen till autogiro via direktdialog. Carl Söderbergh förklarar att en förstärkning av regionkontoret i Göteborg och det faktum att vi inte haft någon personalomsättning som lett till vakanser inneburit att personalkostnaderna inte kunnat hållas nere. Sammanfattningsvis pekar prognosen efter första tertialet på att sektionen 2003 kommer att göra ett underskott på 623 tkr.

Jörgen Persson redogör för reservens storlek och påpekar att prognosen visar att sektionens reserv vid årets slut kommer att ligga 812 tkr under den rekommenderade nivån. Däremot har kravet på reservens storlek minskat i år, eftersom den är beräknad på en mindre personalstyrka.

- Beslut om disponibla delar 2003

Jörgen Persson redogör för underlaget i frågan och sekretariatets förslag till beslut. Mot bakgrund av den redovisade tertialrapporten diskuterar styrelsen de ekonomiska förutsättningarna för de disponibla delarna i budgeten. Sune Montán uttrycker oro över den ekonomiska sitiationen. Han menar att sektionen bör spara nu, eftersom reserven är för liten och årets prognos pekar på ett underskott. Jeanette Irekvist är inte oroad över den nuvarande reservens storlek, men efterlyser en allmän diskussion inom styrelsen om hur reserven ska användas. Denna uppfattning delas av Fredrik Kron. Både Carl Söderbergh och Jörgen Persson betonar att det varit en mycket svår process att säga upp personal och menar att den ekonomiska situationen inte är sådan att man måste fatta beslut som skulle drabba verksamheten i sektionen och arbetsmiljön på sekretariatet så kraftigt. Anja Persson menar att det är viktigt att sekretariatet kan fortsätta arbeta utifrån årets budget. Ekonomiska nedskärningar skulle ge fel signaler till rörelsen och sektionen bör istället satsa på de aktiviteter som planerats. Hanna Roberts föreslår att en grupp får i uppdrag att se över sektionens reserv och även defintionen av sektionens basverksamhet.

Beslut

att anta juni månads disponibla delar enligt sekretariatets förslag.


- Nordiskt projekt i Baltikum

Den finländska sektionen har tillskrivit styrelsen angående ett mr-projekt i Baltikum, där första steget skulle vara att anordna en tvådagarskonferens under hösten 2003.

Jeanette Irekvist redogör för de diskussioner i frågan som fördes vid det nordiska mötet i Oslo i början av juni och anser att sektionen bör ställa sig positiv till detta. Dock måste resursåtgången för projektet preciseras ytterligare. Styrelsen är allmänt positiv till förslaget, men efterlyser tydligare formuleringar av projektets syfte, mål och finansiering.

Beslut

att uppdra åt Maria Eklund och Jeanette Irekvist att hålla kontakt med de nordiska sektionerna och förbereda frågan till styrelsens septembermöte, under förutsättning att det finns ett färdigt projektförslag tills dess.


§ 19 Direktiv för budgetarbetet 2004

Hanna Roberts inleder med att redogöra för tidigare beslutade prioriteringar i handlingsplanen för 2004 och förtydligar att arbetet för flyktingar och asylsökande även fortsättningsvis kommer att ha en hög profil inom sektionen, även om ytterligare ekonomiska resurser inte kan tillföras arbetsområdet.

Därefter går Jörgen Persson igenom sekretariatets förslag till intäktsbudget 2004. Förslaget innebär att intäkterna från autogiro förväntas fortsätta öka, dock med en försiktigare budgetering av medlemsavgifterna. En konsekvens av satsningen på autogiro är att intäkterna från insamlingsbreven förväntas minska, vilket också återspeglas i förslaget till intäktsbudget 2004. Humanfonden budgeteras till drygt 2 800 tkr, vilket är den lägsta siffran på många år. De totala intäkterna 2004 förväntas bli ca 36 000 tkr och sekretariatet föreslår därför en balanserad rambudget omslutande ca 36 000 tkr för 2004. Sune Montán ifrågasätter att budgeten ska vara balanserad och menar att sektionens reserv bör byggas upp under 2004. I övrigt anser styrelsen förslaget vara realistiskt och välkomnar en utveckling där beroendet av Humanfonden minskar. Dock måste sektionen fortsätta arbeta på att hitta flera långsiktiga intäktskällor, särskilt som mycket tyder på att värvningen via direktdialog börjar gå sämre.

Jörgen Persson redogör därefter för verksamhet 2004 som kräver beslut på detta styrelsemöte (bilaga 2). Det gäller utgivningen av Amnesty Press och Kortkampanjen, stödet till Rådgivningsbyrån och EU-föreningen samt resurser för medlemsvärvningen 2004.

Beslut

att budgeten 2004 skall vara balanserad och omsluta omkring 36 000 tkr,

att arbetet bedrivs enligt den föreslagna tidsplanen, samt

att verksamheter för år 2004 enligt bilaga 2 godkänns.


§ 20 Kortfristigt lån

Jörgen Persson redogör för underlaget.

Beslut

att godkänna att svenska sektionen, om så behövs, tar ett kortfristigt banklån alternativt checkräkningskredit under 2003/2004. Lånet skall betalas tillbaka inom fyra månader och får högst uppgå till 2 000 tkr.


§ 21 Utvärdering av styrelseåret 2002/2003

Hanna Roberts sammanfattar de synpunkter som framkommit i utvecklingssamtalen med styrelsens ledamöter samt i utvärderingarna av de enskilda styrelsemötena.


§ 22 Sektionens arbetsordning

Styrelsen går igenom sektionens arbetsordning och gör vissa smärre revideringar.

Beslut

att anta sektionens arbetsordning med de revideringar som styrelsen föreslagit, samt

att uppdra åt sekretariatet att uppdatera arbetsordningen i enlighet med detta beslut.


§ 23 Utvärdering av årsmötet 2003

Styrelsen tar del av de övervägande positiva synpunkter på årsmötet i Härnösand som framförts av årsmötesdeltagarna. Sekretariatet ser till att dessa synpunkter förmedlas till kommande årsmötesarrangörer.


§ 24 Åtgärder med anledning av årsmötesbeslut

Styrelsen går igenom årsmötesbesluten och gör en preliminär åtsgärdslista enligt följande:

Beslut 44 - Spridningen av blixtaktioner
Sekretariatet ansvarar för BAs placering på www.amnesty.se. Hanna Roberts och Carl Söderbergh ansvarar för att föra fram sektionens synpunkter internationellt. Sekretariatet bevakar arbetet med att utveckla en internationell internetstrategi.

Beslut 45 - Country Action Programs
Kommer att hanteras av en uppdragsgrupp.

Beslut 47-50 - Stadgeändringar
Sekretariatet ansvarar för att de nya stadgarna skrivs ut.

Beslut 52 - Sektionens reserv
Kommer att hanteras av en uppdragsgrupp.

Beslut 54 - Mångfald och jämställdhet i sektionen
Kommer att hanteras av en uppdragsgrupp.

Beslut 56 - Mr-konferensen 2004
Kommer att hanteras av den grupp som planerar årsmötet/mr-konferensen 2004.

Beslut 60 - Dokumentation av telefonmöten
Föreslås att dessa telefonmöten dokumenteras på sektionens medlemssidor på nätet.

Beslut 61 - Utvärdering av handlingsplanen
Kommer att hanteras av en uppdragsgrupp.

Beslut 62 - Riktlinjer för decentralisering och utlokalisering
Kommer att hanteras av en uppdragsgrupp.

Beslut 64 - Gruppernas ansvar för sektionens ekonomi
Kommer att hanteras av en uppdragsgrupp.

Beslut 65 - Nya intäktsslag till Amnestyfonden
Föreslås integreras i det pågående arbetet med gemensam insamling mellan sektionen och Amnestyfonden.


§ 25 Uppdragsgrupper 2003/2004

Hanna Roberts redogör för hur uppdragsgruppernas direktiv bör formuleras. Styrelsen diskuterar därefter följande förslag till uppdragsgrupper och styrelseansvarig för respektive grupp:

Samordningarnas roll - Magnus Öhman
Sektionens reserv (årsmötesbeslut 52 ) - Jeanette Irekvist
Mångfald och jämställdhet (årsmötesbeslut 54) - Lisa Moraeus
Handlingsplan 2005-2010 (inkl årsmötesbeslut 61) - Sune Montán, Christian Gräslund, Maria Eklund
Utvärdering av mr-konferens som årsmötesform, planering av årsmötet/mr-konferensen 2004 - Fredrik Kron, Magnus Öhman
Utvärdering av den nya beredningsorganisationen - Anja Persson
Utvärdering av distriktscentret i Malmö - Christian Engberg
Decentralisering och utlokalisering (årsmötesbeslut 62) - Christian Engberg
Gruppernas ansvar för sektionens ekonomi (årsmötesbeslut 64) - Anja Persson
Etiska riktlinjer för styrelseledamöter - Sekretariatet

Beslut

att de utsedda personerna för respektive uppdrag inkommer med förslag till direktiv till styrelsens septembermöte.


Utöver detta diskuterade styrelsen Granskningskommitténs och valberedningens roll och uppgifter i samband med årsmötet.

Beslut

att uppdra åt Hanna Roberts att kontakta Granskningskommittén i frågan, samt

att uppdra åt Christian Gräslund att kontakta valberedningen i frågan.


§ 26 Styrelsens ansvarsfördelning

- Distriktsansvar

Södra Norrland och Västerbotten - Maria Eklund
Skaraborg och Norrbotten - Christian Gräslund
Gotland och Halland - Anja Persson
Kalmar och Uppsala - Magnus Öhman
Östergötland/Sö Sörmland och Mälardalen - Jeanette Irekvist
Gästrikland/Dalarna och Jönköping - Christian Engberg
Göteborg och Älvsborg/Bohuslän - Sune Montán
Skåne/Blekinge och Örebro - Lisa Moraeus
Värmland/Dalsland och Stockholm - Fredrik Kron

Beslut

att anta fördelningen av distriktsansvar i styrelsen 2003/2004 enligt ovan.


- Övrig ansvarsfördelning

IT-frågor - Christian Engberg
Styrelseutbildning - Maria Eklund
Kontaktperson för specialgrupper - Sune Montán
Kontaktperson för samordnare - Magnus Öhman
Kontaktperson för Amnestyfonden - Lisa Moraeus
Sektionsstyrelsens representant i Amnesty Business Groups styrelse - Jeanette Irekvist
EU-föreningen - Magnus Öhman
Ungdomsansvarig - Anja Persson
Kvinnokampanjen - Anja Persson
Kontaktperson för Granskningskommittén - Hanna Roberts
Kontaktperson för valberedningen - Christian Gräslund

Beslut

att anta styrelsens ansvarsfördelning 2003/2004 enligt ovan.


§ 27 Arbetsgivarfrågor

Styrelsen diskuterade generalsekreterarens arbetsuppgifter inför det kommande utvecklingssamtalet ordförande och kassör kommer att hålla med generalsekreteraren.


§ 28 Program för frivilligledarskap

Dan Grundin redogör för sekretariatets förslag till vilka som bör antas till programmet för frivilligledarskap som startar hösten 2003.

Beslut

att anta de av sekretariatet föreslagna personerna till programmet för frivilligledarskap, samt

att uppdra åt sekretariatet att besluta om eventuella förändringar i deltagarlistan p g a avhopp.


§ 29 Information från Ideell Arena

Sofia Modigh presenterar Ideell Arenas verksamhet, varpå styrelsen diskuterar ett eventuellt medlemskap.

Beslut

att uppdra åt sekretariatet att till styrelsemötet i september ta fram ett underlag om ett eventuellt medlemskap i Ideell Arena.


§ 30 Organisationsdialogen

Anja Persson redogör för underlaget som föreslår att den kommande handlingsplanen blir främsta fokus för organisationsdialogen i sektionen. Frågeställningar kring handlingsplanen bör formuleras i god tid till distriktsombudsmötet i september.

Beslut

att välja sektionens kommande handlingsplan som tema för organisationsdialogen fram till årsmötet 2004, samt

att uppdra åt Handlingsplanegruppen att så snart som möjligt ta fram en tidplan för arbetet med den kommande handlingsplanen.


§ 31 Inför det internationella rådsmötet (ICM)

Maria Eklund och Jeanette Irekvist rapporterar från det förberedande nordiska ICM-mötet i Oslo i början av juni.

Hanna Roberts påminner om det förberedande ICM-mötet som kommer att hållas på sekretariatet 28-29 juni. Alla i styrelsen är välkomna till detta möte, för delegaterna och reserverna är mötet obligatoriskt.

Hanna Roberts rapporterar från de seminarier om handlingsplanen som hölls under årsmötet. Styrelsen diskuterar hur resultatet från seminarierna ska redovisas för medlemmarna. En sammanställning kommer att bifogas årsmötesprotokollet och skickas ut till årsmötesdeltagarna. De övningar som genomfördes på seminarierna och resultatet av dem kan användas av både Handlingsplanegruppen och styrelsen i processen att ta fram en ny handlingsplan, t ex som diskussionsunderlag på distriktsmöten.

§ 32 Övriga frågor

- Årsmötet 2004

Stockholmsdistriktets styrelse har erbjudit sig att arrangera årsmötet/mr-konferensen 2004.

Beslut

att årsmötet/mr-konferensen 2004 äger rum i Stockholm.


- Regiondag i Göteborg

Region väst vill att styrelsen ska vara representerad vid regiondagen 25 oktober och tala om ICM och den internationella handlingsplanen.

Beslut

att Sune Montán deltar på regiondagen i Göteborg.


- Ungdomsrådet

Beslut

att tillsätta ett ungdomsråd bestående av Malin Nyberg (Stockholm), Tiva Tabrizian (Borås), Johan Bäck (Malmö), Malin Bergman (Vännäs) och Klara Lundberg (Umeå),

att ungdomsrådet inom sig utser sammankallande, samt

att ungdomsrådet inkommer med en rapport om sin planerade verksamhet till styrelsens septembermöte.


§ 33 Mötet avslutas

Christian Gräslund tackar mötesdeltagarna och avslutar mötet.



Hanna Roberts Christian Gräslund
Mötesordförande Mötesordförande



Christian Engberg Dan Grundin
Justerare Sekreterare