Ekonomisk rapport för andra tertialet 2003 Underlag till styrelsemöte 1-2 september 2003

Till: Styrelsen, Granskningskommittén
Från: Sekretariatet
Datum: 2003-09-19


Titel: Ekonomisk rapport för andra tertialet 2003



Ekonomisk rapport för andra tertialet 2003
(5 bilagor)


1. Inledning

1.1 Bakgrund
Sekretariatet har under flera år genomfört grundliga tertialgenomgångar med alla budgetansvariga handläggare. Genomgången omfattar en prognos för årets intäkter och kostnader. Därutöver lämnar handläggarna en förklaring till skillnader mellan prognostiserat utfall och budgeterade intäkter och kostnader. Tertialgenomgångarna utgör underlag för denna tertialrapport. Rapporten är inte något periodbokslut, hänsyn har alltså inte tagits till t ex upplupna lönekostnader.

Amnestys sätt att budgetera innebär att beslut om budgetens disponibla delar tas i december, juni och i september. Som bas för dessa beslut ska tertialrapporten ligga.

De bifogade bilagorna innehåller följande information:

    1. Sammanfattning resultatrapport; en sammanfattande tabell med de sex intäktsgrupperna och fyra kostnadsslagen med: ackumulerat utfall för året, årets budget (inkl alla dispdelar), årets prognos, utfall i % av prognos, ackumulerat utfall föregående år, budget 2002, förändring av ackumulerat i % av intäkter och kostnader för aktuell period föregående år.
    2. Intäktsrapport; med en helårsprognos för 2003.
    3. Uppföljning av programkostnader; en tabell där kostnaderna visas på programnivå och inkluderande en helårsprognos för 2003.
    4. Nyckeltal
    5. Direkta samt fördelade programkostnader; ackumulerat utfall för året samt årets budget.

1.2 De ekonomiska förutsättningarna
I december 2002 beslutade styrelsen om en balanserad budget på som högst 35 740 tkr.

Vid styrelsemötet i december beslutades om den fasta verksamheten omfattandes 26 675 tkr och ett beslut om disponibla delar omfattandes 7 408 tkr. Vid styrelsemötet i januari godkändes en disponibel del om 250 tkr. Vid styrelsemötet i juni godkändes en disponibel del om 1 382 tkr. Totalt omfattar budgeten nu 35 715 tkr.

På styrelsemötet i september tas normalt beslut om ytterligare verksamhet skall sättas igång. Tertialrapporten ligger till grund för beslutet. Detta år finns inga disponibla delar att besluta om i september.

1.3 Verksamhetsplan / Handlingsplan
Budget och sekretariatets verksamhetsplan är baserade på målen i sektionens handlingsplan och de prioriteringar styrelsen beslutat om.

Beträffande andra tertialets verksamhet och utfall är detta en ekonomisk rapport och beskriver framförallt hur budgeten följs och har därför inte en fullständig återkoppling till hur de olika målen i handlingsplanen uppnåtts (vilket däremot kommer att beskrivas utförligt i verksamhetsberättelsen för året.)


2. Intäkter och kostnader för perioden januari till augusti 2003

2.1 Periodens intäkter (januari-augusti) och en jämförelse med januari - augusti föregående år
Bilaga 2

2.1.1 Sammanfattning intäkter
Fram till och med augusti uppgår sektionens intäkter till 23 278 tkr mot 23 656 tkr 2002 (- 378 tkr). Resultatet avviker inte mycket från 2002 men är väsentligt bättre än det dåliga insamlingsåret 2001.


Nedan kommenteras alla intäktsgrupper och de intäktsslag som ingår i dem.

2.1.2 Intäkter från medlemsavgifter
Hittills har vi fått in 10 819 tkr i medlemsavgifter, det är 96 % av förra året (-408 tkr).

Allt fler medlemmar betalar sin medlemsavgift via autogiro. Därför blir intäkterna mer utspridda över året vilket till en del förklarar att dessa inte ännu nått upp till förra årets.

Intäktsslaget delbetalande medlemmar har hittills nått 72 % av förra året medan intäktsslaget helbetalande medlemmar nått 96 %. Detta beror delvis på att vi lyckats få över många av de delbetalande medlemmarna till att bli helbetalande.

Intäktsslaget Medlemsavgifter via autogiro har hittills gett 544 tkr mer än 2002.

Vi har fått in 6 tkr mer i Gruppavgifter än förra året.

2.1.3 Försäljning
Försäljningsintäkterna uppgår till 158 tkr mot 217 tkr i augusti 2002.

2.1.4 Prenumerationer
Prenumerationsintäkterna uppgår till 316 tkr mot 375 tkr förra året.

Antalet prenumeranter på Kortkampanjen har minskat och denna ligger därför 50 tkr under föregående år.

2.1.5 Gåvor och bidrag
Intäkter från intäktsgruppen Gåvor och bidrag uppgår till 11 956 tkr jämfört med 11 823 tkr vid samma tid föregående år, (+ 133 tkr).

Inom intäktsgruppen Gåvor och bidrag finns flera olika intäktsslag som kommenteras nedan.

Gruppgåvor: Intäkterna uppgår till 1 511 tkr mot 1 328 tkr föregående år. I nedanstående tabell visas de grupper som lämnat störst bidrag.


Lundagrupperna 445 000 kr
Halmstadgrupperna 500 000 kr
Grupp 9 Hörby 200 000 kr
Amnesty Business Group 266 000 kr

Gåvan från Lundagruppen skall täcka sekretariatets lönekostnader för den projektanställde i Malmö.

Företagssamarbete: Intäkterna uppgår till 167 tkr mot 46 tkr förra året. Största delen kommer från ett samarbete med Bokningsbolaget (135 tkr) . Samarbetet med Nudiejeans har i år gett 27 tkr.

Spontana gåvor: Intäktsslaget uppgår till 1 893 tkr mot 2 637 tkr förra året, en minskning med 8 %. Spontana gåvor delas in i tre delar: Spontana Gåvor < 10 tkr, Spontana Gåvor > 10 tkr och Testamenten.

-Utfallet för Gåvor < 10 tkr ligger 15 tkr sämre än förra året. Ett gåvoslag som 2002 räknades som insamlingsbrev har i år redovisats bland gåvor < 10 tkr. Det innebär att i jämförelse med 2002 är egentligen utfallet drygt 200 tkr sämre.

-Gåvor > 10 tkr är 73 tkr sämre än förra året. Vi har hittills fått åtta gåvor över 10 tkr. Av dessa kommer tre stycken från privatpersoner.

-Intäkterna från Testamenten är 656 tkr lägre i år än föregående år. Förra året fick vi in flera stora testamenten.

Insamlingsbrev: Insamlingsbrev är de brev vi skickar varannan månad till våra givare. Intäkterna uppgår t o m augusti till 3 013 tkr vilket är 521 tkr mindre än förra året. Skillnaden kan till en del förklaras av att en intäkt som 2002 klassificerades som givarbrev i år har redovisats som spontan gåva. Med hänsyn tagen till denna omklassificering är skillnaden mot förra året 321 tkr. Eftersom bara autogirogivare nyrekryteras innebär det att antalet "vanliga" givare stadigt minskar, detta är också en förklaring till de minskade intäkterna.

Autogiro: Intäktsslaget avser gåvor som inbetals varje månad via autogiro . Intäkterna uppgår till 4 984 tkr mot 3 512 tkr förra året, en ökning med 42 %. All givarvärvning är nu inriktad på autogirobetalare. Denna satsning har tidigare varit mycket lyckad. Eftersom många andra insamlingsorganisationer också ägnar sig åt att värva autogirogivare med hjälp av direktdialog (rekrytering ute på gatan) har det lett till en mättnad på marknaden. Det har i sommar visat sig vara väsentligt svårare att rekrytera medlemmar på detta sätt än vad det varit tidigare.

Amnestysupporter: Intäktsslaget avser månadsgåvor från företag. Intäkterna uppgår till 205 tkr vilket är 14 tkr mer än förra året.

Almanackan : Intäkterna uppgår till 35 tkr. Ingen almanacka har gått ut i år. De intäkter vi får nu är från inbetalningskort för almanackan 2002. Ett utskick med inbetalningskort har gått till de som tidigare gav via almanackan. Troligen har en del av intäkterna från detta utskick hamnat på intäktsslaget almanackan.

Speciella insamlingsprojekt: Intäkterna uppgår till 148 tkr mot 90 tkr förra året.


2.2 Periodens kostnader
Bilaga 3

Kostnaderna uppgår efter fyra månader till 24 573 tkr, 69 % av den totala budgeten.


3. Prognos för 2003

3.1 Sammanfattning av prognosen
Bilaga 1.

Prognosen för tertial 2 visar på ett överskott om 681 tkr. Intäkterna beräknas bli 37 105 tkr och kostnaderna 36 424 tkr.

De budgeterade intäkterna 2003 uppgår till 35 740 tkr och de budgeterade kostnaderna till samma belopp.

Prognosen för tertial 1 visade på ett underskott om 623 tkr.

Prognosens intäktsdel måste betraktas som osäker. Framförallt är storleken på Humanfondsutdelningen svår att bestämma. Hur mycket pengar vi får från Humanfonden bestäms först per sista december 2003. De prognoser vi får från Banco varierar med börsens svängningar och skiljer ofta med 500 tkr mellan månaderna. Därtill kommer också osäkerheten om Lundagrupperna kommer att lämna en större gåva till sektionen eller inte.

Nedan kommenteras intäkts- och kostnadsprognosen utförligare.

3.2 Intäktsprognos för 2003 och en jämförelse med budget
Bilaga 2.

3.2.1 Sammanfattning intäktsprognos
Intäkterna prognosticeras till 37 105 tkr mot budgeterade 35 740 tkr, 104 % av budget (+ 1 365 tkr). Främst är det intäktsslagen Gåvor från grupper & distrikt, Humanfonden och Autogirogåvor som går bättre än budget. Sämre går Medlemsavgifter , Spontana gåvor och Insamlingsbrev .

Nedan redogörs mer i detalj för de olika intäktsslagens beräknade resultat.

3.2.2 Intäkter från medlemsavgifter
Intäkter från intäktsgruppen Avgifter (medlemsavgifter och gruppavgifter) bedöms komma att uppgå till 12 170 tkr mot budgeterat 13 048 tkr (93 % av budget).

Intäktsslaget Delbetalande medlemmar bedöms hamna 564 tkr under budget. En anledning till detta är att vi lyckats få många delbetalande medlemmar att gå över till att bli helbetalande. Prognosen för intäktsslaget Helbetalande medlemmar är att vi hamnar 136 tkr över budget. Samtidigt bedöms inte intäktsslaget Medlemsavgifter via autogiro nå budget (-380 tkr). En anledning till detta är att direktdialog (värvning på gatan) inte fungerar alls lika bra som tidigare år.

I sin helhet innebär detta att medlemsintäkterna kommer att minska jämfört med 2002.

Intäkter från gruppavgifter bedöms bli 70 tkr mindre än budgeterat, 75 % av budget.

3.2.3 Försäljning
Intäkterna från intäktsgruppen Försäljning bedöms uppgå till 217 tkr mot budgeterade 260 tkr, 84 % av budget.

Anledningen till att budget inte nås är att det inte sålts tillräckligt med annonsbilagor i Amnesty Press.

3.2.4 Prenumerationer
Utfallet för hela 2003 beräknas uppgå till 320 tkr, 71 % av budget. Det är prenumerationer på Kortkampanjen som går sämre än budgeterat.

3.2.5 Gåvor och bidrag
Utfallet för 2003 beräknas i sin helhet uppgå till 24 195 tkr, 111 % av budget.

Intäktsgruppen är uppdelad i flera intäktsslag som kommenteras nedan.

Gruppgåvor: Intäkterna beräknas för hela året uppgå till 3 340 tkr vilket är nästan 2 Mkr mer än budgeterat. Lundagrupperna har fått ett arv på 2,4 Mkr. Av detta arv vill styrelsen i Lundagrupperna skänka 2,1 Mkr till sektionen. Ett stormöte ville dock att man först ser över möjligheter att använda pengarna i distriktet. Definitivt beslut om hur pengarna skall användas kommer att fattas på nästa stormöte i början på oktober. I prognosen har vi räknat med en gåva från Lundagrupperna på 1,5 Mkr i år.

Företagssamarbete: För helhåret 2003 beräknas intäkterna uppgå till 180 tkr mot en budget på 100 tkr. Största intäkterna kommer från Bokningsbolaget.

Spontana gåvor: Intäkterna beräknas bli 2 600 tkr eller 74 % av budget. Intäktsslaget delas in i tre delar: Spontana Gåvor < 10 tkr, Spontana Gåvor > 10 tkr och Testamenten. Det är givetvis svårt att göra en prognos för spontana gåvor men man kan använda statistik från tidigare år. Vad gäller testamenten är det känt vilka som snart är klara för utbetalning.

Insamlingsbrev: Prognosen för 2003 är 4 900 tkr mot budgeterat 5 400 tkr, 91 % av budget. Budgeten för insamlingsbrev är högt satt, även om vi fick 5 400 tkr förra året.

Autogiro: Prognosen är 7 600 tkr mot budgeterat 7 000 tkr. Budgeten överträffas tack vara att pengar styrdes över från andra projekt till direktdialog under andra halvan av 2002. Eftersom direktdialog innebär värvning av medlemmar och gåvogivare på autogiro ger denna satsning utdelning i år.

Sommarens direktdialogkampanj har inte alls gått lika bra som tidigare. Det har blivit svårt att rekrytera nya medlemmar genom direktdialog. Anledningen till detta är att många organisationer nu under lång tid ägnat sig åt att värva på gatan i Stockholm. Folk börjar därför tröttna på insamlingsformen. Försök har gjorts med direktdialog i andra städer men dessa har inte slagit väl ut. Svårigheterna medför att prognosen från tertial 1 skrivs ned med 500 tkr.

Autogirointäkterna kunde varit än större men Amnestyguardprojektet har inneburit att pengar som skulle använts för att förmå befintliga autogirogivare att höja sin månadsgåva till sektionen istället använts för att värva Amnestyguards. Detta har inneburit att sektionen fått mindre pengar, 100 tkr på ett år mot 500 tkr om budgeten bara använts för sektionens insamling. Samtidigt har Fonden fått 400 tkr på ett år. Kampanjen bekostades i stort sett i sin helhet av sektionen.

Amnestysupporter: Prognosen är 350 tkr vilket är 50 tkr lägre än budgeterat.

Almanackan: Någon almanacka för 2003 har inte givits ut. De pengar som kommer in har sitt ursprung från gamla almanackor.

S peciella insamlingsprojekt : Ett speciellt insamlingsbrev med avier för maj till december har skickats till de som tidigare lämnat bidrag via almanackan. Aktiviteten har gått bra och beräknas ge 215 tkr. Eftersom inga aktiviteter var planerade när budgeten lades är den budgeterad till 0.

Humanfonden beräknades per 31 augusti ge 4 716 tkr mot budgeterat 4 132 tkr. Antalet sparare i Humanfonden ha minskat från 11 000 år 2000 till 9 300 den 31 augusti 2003. Hur mycket pengar vi kommer att få från Humanfonden i år avgörs den 31 december.

På grund av den stora osäkerhet som rådde kring Hjälpfonden när denna budgeterades sattes budget till 0. Det ser ändå ut som vi kommer att få pengar från denna 2003, prognosen är 265 tkr.

3.3 Kostnadsprognos för 2003
Bilaga 3

3.3.1 Sammanfattning kostnadsprognos
De totala kostnaderna för året kommer enligt prognosen att hamna på 36 424 tkr. Det är 684 tkr högre än den totalt budgeten (inklusive alla disponibla delar) eller 102 % av budget.

Största budgetöverdragen görs för personalkostnader och insamlingskostnader.

3.3.2 Direkta programkostnader
Nedan kommenteras kortfattat den kostnadsprognos som upprättats samt prognosen i relation till budgeten (inkluderande alla disponibla delar). Någon prognos som innefattar fördelade programkostnader per program har inte gjorts.

3.3.2.1 Utredning och aktioner
Budgeterade kostnader uppgår totalt för programgruppen Utredning och aktioner till 938 tkr, prognosticerat utfall 908 tkr.

Alla pengar för Kvinnokampanjen kommer inte att användas eftersom allt material ännu inte är klart. En del av denna budget kommer istället att användas för Värva till tusen kampanjen.

3.3.2.2 Medlemsaktiviteter
Programgruppen medlemsaktiviteter innefattar bland annat medlemsutbildning men också Kortkampanjen.

Budgeterade kostnader uppgår totalt för programgruppen Medlemsaktiviteter till 869 tkr, prognosticerat utfall 771 tkr.

3.3.2.3 Medlemmar och organisation
Inom programgruppen redovisas kostnader för Amnestys demokratiska process.

Budgeterade kostnader totalt för programgruppen 1 425 tkr, prognosticerat utfall 1 297 tkr.

Kostnaderna för årsmötet blev 70 tkr lägre än budgeterat. Kostnaderna för personalutbildning bedöms bli 45 tkr lägre än budgeterat.

3.3.2.4 Information och kommunikation
Största kostnadspost i denna programgrupp är Amnesty Press.

Budgeterade kostnader totalt för programgruppen 1 637 tkr, prognosticerat utfall 1 732 tkr.

Största avvikelsen mot budget är kostnaden för informationasmaterial. Detta delprogram har underbudgeterats samtidigt som det belastats med kostnader för Amnestys nya grafiska profil.

3.3.2.5 Finansiell stabilitet och tillväxt
I denna programgrupp redovisas kostnaderna för medlemsvärvning och insamling.

Budgeterade kostnader totalt för programgruppen 4 305 tkr, prognosticerat utfall 4 637 tkr.

Programgruppen för medlemsvärvningskostnader visar på ett budgetöverdrag om 200 tkr. Detta beror till en del på kostnader för den reklamfilm vi gjorde i våras, denna var inte budgeterad. Vi betalade i stort bara för filmkopiorna, övriga kostnader har produktionsbolagen stått för.

Programgruppen för insamlingsaktiviteter har dragit över budget med 130 tkr. En vakans i fundraisingteamet har delvis ersatts med köpta tjänster. Det har lett till ett budgetöverdrag på 95 tkr, men samtidigt har personalkostnaderna minskat. En värvningsaktivitet för Humanfonden har ställts in av Banco vilket leder till minskade kostnader med 100 tkr. Största avvikelsen mot budget är kostnaderna för direktdialog. Direktdialogaktiviteten budgeterades till 800, men efter att leverantören höjt priset är kostnaden nu 1 000 tkr. Sekretariatet har bedömt att aktiviteten är så viktig att genomföra att budgetöverdraget måste accepteras.

3.3.3 Sekretariatskostnader (inkl avskrivningar)
Sekretariatskostnaderna har budgeterats till 2 890 tkr, prognosen stannar på 2 850 tkr. Sekretariatskostnader innefattar kostnader för hyra m m.

ADB-kostnaderna bedöms hamna på budgeterat belopp. Det samma gäller för tryckeriet.

3.3.4 Personalkostnader
Personalkostnaderna har budgeterats till 8 609 tkr. I budgeten har förutsatts att tjänster kan hållas vakanta, besparingen med hjälp av vakanser bedömdes kunna uppgå till 300 tkr. Prognosticerade kostnader uppgår till 9 050 tkr, 440 tkr över budget. Tillräckliga inbesparingar med hjälp av vakanser bedöms alltså inte kunna göras. Därtill kommer ökade kostnader för praktikanter då vi tagit in fler än vi räknade med.

3.3.5 Internationella rörelsen
IS-avgiften är det obligatoriska bidrag vi betalar till det internationella sekretariatet. Avgiften beräknas efter hur stora intäkter vi har. Vi får göra ett avdrag för våra insamlingskostnader.

IS-avgiften har budgeterats till 14 042 tkr, prognosen visar på en kostnad om 14 174 tkr (+ 132 tkr).

Kostnaden för 2003 utgörs av tre delar:

1. Faktisk avgift att betala baserad på avgiftsunderlaget 2000 och 2001.
2. Reserv från 2001 att upplösa (ingen reserv finns).
3. Reservering för IS-avgiften 2005 baserad på avgiftsunderlag 2002 och 2003.

Eftersom intäkterna verkar bli större än vad vi budgeterat ökar i sin tur prognosen för IS-avgiften.

4. Direkta programkostnader + fördelade programkostnader
Bilaga 4

Eftersom en stor del av sektionens kostnader är lön och sekretariatskostnader är det intressant att se hur programredovisningen påverkas när dessa kostnader fördelas. Exempelvis har ett programområde som Medlemsaktiviteter relativt låga direkta kostnader (programkostnader). Samtidigt arbetar många inom programmet och när därför lönekostnaderna fördelas ut får man en mer rättvisande bild av hur mycket resurser sektionen satsar på programområdet.

Nyckeln för fördelningen av direkta programlönekostnader och administration är förhållandet mellan tjänster med direkt programanknytning och det totala antalet tjänster, samt den använda tiden för respektive program. Detta innebär att om mycket tid läggs ned på ett delprogram tilldelas detta också en större andel av de administrativa kostnaderna.

I bilagan kan man se hur stora lönekostnader varje program drar, de redovisas här separat i tabellen nedan. Programgruppen Medlemsaktiviteter innefattar medlemsutbildning, Kortkampanjen och Blixtaktioner. Information & Kommunikation innefattar bland annat lönekostnader Amnesty Press. Till Utredning och aktioner hänförs lön till flyktinghandläggaren och kampanjansvarig.


Program Lön i tkr
Information & Kommunikation 846
Utredning och aktioner 699
Medlemsaktiviteter 686
Medlemmar och organisation 401
Finansiell stabilitet och tillväxt 373


5. Eget kapital och reservens storlek
Bilaga 5

I budgetmanualen sägs:

" Svenska Amnesty har, genom årsmötesbeslut (senast maj 2003), valt att dela in det egna kapitalet i två delar; en reserv och en resterande del (ibland kallad "överreserven"). Fördelningen mellan dessa två delar görs vid årets början utifrån kommande års budgeterade kostnader. Reserven ska enligt styrelsebeslut i maj 1998 följa den internationella normen så att den omfattar 75% av personalkostnader och 25% av övriga kostnader, vilket tolkas som sekretariatskostnader inkluderande avskrivningar. Skillnaden mellan det som ska finnas i reserven och det totala egna kapitalet blir en "överreserv". "

Förutsatt att 2003 års resultat blir det prognosticerade kommer det egna kapitalet vid årets utgång att uppgå till 7 927 tkr.

Enligt Amnestys reservpolicy bör reserven 2003 uppgå till 7 435 tkr.

Amnestys kapital kommer därmed att vara tillräckligt stort för att tillgodose reservpolicyn. Den önskvärda reservnivån överskrids dessutom med 492 tkr (7 927 - 7 435).

Vid utgången 2002 utnyttjade vi 1 600 tkr av reserven. Enligt prognosen kommer vi vid 2003 års utgång istället ha en "överreserv" på 492 tkr. Anledningen till att vi får en överreserv är inte bara att vi räknar med ett överskott 2003 utan också att sektionens krav på reservernas storlek minskat då dessa bl a beror av budgeterade personalkostnader. Personalkostnaderna har minskat 2003 jämfört med 2002.

6. Slutord
Prognosen för andra tertialet visar på ett överskott om 492 tkr att jämföras med förra prognosen då vi räknade med ett underskott om 623 tkr. Anledningen till att prognosen nu är mer positiv är att vi räknar med att få en stor gåva från Lundagrupperna samt att den beräknade utdelningen från Humanfonden har stigit.

Lundagruppernas gåva är en engångsföreteelse och vad utdelningen från Humanfonden blir är osäkert fram till årsskiftet. Med tanke på framtiden är det därför oroande att medlemsvärvningen via direktdialog nu börjat gå väsentligt sämre.