Gruppernas ansvar för sektionens ekonomi Underlag till styrelsemöte 1-2 september 2003

Till: Styrelsen
Från: Anja Persson och Jeanette Irekvist
Datum: 13 september 2003

GRUPPERNAS ANSVAR FÖR SEKTIONENS EKONOMI

Bakgrund
Styrelsen har under våren 2003 diskuteratgruppernas inflytande i budgetprocessen. Sedan 1985 hålls varje år ett budgetmöte med syfte att ge styrelsen råd beträffande verksamhet och budget för kommande år med den verksamhetsinriktning som årsmötet fastställt . Grupperna representeras på budgetmötet av ett distriktsombud samt ytterligare en distriktsmedlem med intresse för ekonomiska frågor. Distriktens närvaro på budgetmötet har de senaste åren varit låg. På budgetmöte 2002 fanns representanter från sju distrikt. Utöver dessa fanns granskningskommittén, styrelsen och sekretariatet samt ytterligare någon eller några intresserade närvarande. Under styrelsens diskussioner har framkommit synpunkter på förändringar av budgetmötet. Bland annat har det föreslagits att budgetförslaget och dess prioriteringar tydligare skall kopplas till handlingsplanen och verksamheten samt att budgetmötet skall får en inriktning på övergripande riktlinjer och prioriteringar snarare än detaljplanering. För att budgetsmötet skall få ett reellt inflytande över sektionens ekonomi har det också påpekats att det är viktigt att budgetmötet äger rum så tidigt som möjligt i processen.

Granskningskommittén uttryckte i sin rapport till årsmötet 2003 en oro över att många grupper inte betalar sin gruppavgift till sektionen och att endast 63 % procent av gruppuppgifterna inkommit 2002. Detta innebär inte bara ekonomiska förluster för sektionen utan är också oroande eftersom obetalda gruppavgifter kan vara ett tecken på att aktivitetsnivån i de grupper som inte betalar sin avgift är låg. Årsmötet beslöt att följa Granskningskommittén rekommendation och uppmanade styrelsen att inleda en diskussion kring gruppernas ansvar för sektionens ekonomi.
Styrelsens fattade i juni beslut om att tillsätta en uppdragsgrupp för att behandla frågan.

Syfte samt formulering av uppdraget
Uppdraget syftar till att föreslå styrelsen hur grupper och enskilda aktiva medlemmarna kan uppmuntras till att ta större ansvar för sektionens ekonomi. Uppdraget innefattar att utvärdera de möjligheter grupperna idag har att ta del av sektionens ekonomi (på bl.a. budgetmötet, distriktsmöte och årsmöte) samt att se hur gruppernas inflytande i budgetprocessen kan stärkas och hur fler aktiva medlemmar kan uppmuntras att delta. I uppdraget ingår också att ge sektionens kassör och den ekonomiansvarige på sekretariatet i uppdrag att ta fram ett förslag på ekonomisk rapportering för grupper och distrikt.


Metoder
Uppdragsgruppen förutsätts inhämta synpunkter från olika strukturer inom sektionen men det är upp till gruppen själv att välja de metoder man anser lämpligast för att inhämta den information som krävs för utvärdering och rekommendation.


Tidsram
Uppdraget föreslås löpa från september 2003 till juni 2004. Uppdragsgruppen anmodas att komma med en första rapport till styrelsens marsmöte 2004 samt med en slutrapport till styrelsens junimöte 2004


Budget
Uppdraget beräknas inte ta mer resurser i anspråk än normala mötes- och resekostnader.

Uppdragsgruppens sammansättning
Uppdragsgruppen föreslås bestå av en grupp på 5-6 personer av vilka fyra bör vara aktivister. Två av dem bör sedan tidigare ha kunskap om sektionens ekonomi och erfarenhet av att följa budgetprocessen och två av dem bör inte ha den erfarenheten. Utöver det föreslås sekretariatets ekonomiansvarige ingå i gruppen.

Kontaktperson i styrelsen
Som kontaktperson i styrelsen föreslås Jeanette Irekvist.