Internutredning av den nya beredningsorganisationen Underlag till styrelsemöte 1-2 september 2003

Till: Styrelsen
Från: Anja Persson
Datum: 13 september 2003


INTERNUTREDNING AV DEN NYA BEREDNINGSORGANISATIONEN

Bakgrund
Sedan drygt tio år tillbaka har sektionen haft en beredningsorganisation bestående av fyra utskott (A-D) som tilldelats delar av det operativa utredningsarbetet och berett frågor åt styrelsen. En stor del av styrelseledamöterna under de här åren har varit verksamma i ett utskott och ofta även fungerat som sammankallande i sitt utskott. Utskotten har också fungerat som rekryteringsbas till sektionsstyrelsen. Utifrån demokratiutredningen (1999-2001) och den av demokratiutredningen föreslagna översynen av styrelsens arbete (2001) har framkommit att styrelsen på grund av hög arbetsbelastning och en stor del operativt arbete inte kunnat prioritera och fokusera på de strategiska utvecklingsfrågorna i den grad som är önskvärt i en organisation av Amnestys storlek. I översynen av styrelsens arbete rekommenderades styrelsen att än tydligare utvecklas till att vara en uppdragsstyrelse där arbetet koncentreras till de strategiska frågorna och tydliga uppdrag läggs ut till operativt ansvariga. Som ett led i detta utvecklingsarbete föreslog översynskommittén att beredningen av styrelsens arbete bör förenklas och koncentreras i ett samlat beredningsuppdrag där styrelsen delegerar tydliga uppdrag åt operativt ansvariga som skall bereda styrelsens arbete i samverkan med aktuella grupper av aktivister inom rörelsen.

På sitt junimöte 2002 tog styrelsen beslut om att avskaffa utskotten och införa en ny beredningsorganisation bestående av tillfälliga uppdragsgrupper samt en av styrelsen årligen tillsatt internationell kommitté (AIK). Styrelsen beslutade också om en ny, icke beslutande, funktion för styrelsens arbetsutskott (AU) som har till uppgift att förbereda styrelsens möten.

Det huvudsakliga syftet med den nya beredningsorganisationen är att stärka styrelsens strategiska roll och minska dess operativa arbete. Förändringen syftar också till att minska antalet beredningsformer och få en samlad beredningsorganisation. Uppdragsgruppernas uppgift är att utifrån styrelsens direktiv göra utredningar och ta fram beslutsunderlag i olika frågor. Den internationell kommittén (AIK) ska fungera som remissinstans för internationella frågor, följa arbetet i de internationella permanenta grupperna, samt tillsammans med ICM-delegationen arbeta med förberedelser och uppföljning av ICM. AIK ska bestå av en styrgrupp och ett nätverk av aktivister med internationell erfarenhet eller med speciella intressen inom sektionen. Nätverket syftar, tillsammans med ett särskilt program för frivilligledarskap som styrelsen beslutade om i december 2002, till att utveckla och bredda aktivistbasen och fånga upp aktivister som i framtiden kan fylla viktiga funktioner inom sektionen.

Den främsta fördelen med uppdragsgrupper istället för utskott såg styrelsen i att uppdragen skulle komma att definieras av de frågor som skall utredas och inte av utskottens definierade verksamhetsområden. Styrelsen bedömde också att det skulle bli lättare att rekrytera aktivister till en tillfällig grupp med uppdrag att behandla ett specifikt uppdrag än till de permanenta utskotten. De farhågor som fanns var främst att förändringen skulle medföra en ökad arbetsbelastning för sekretariatets personal, eftersom de skulle tilldelas ansvar för det operativa arbetet med att tillsätta och samordna uppdragsgrupperna. Styrelsen såg också en risk i att antalet uppdrag i förhållande till utskotten skulle minska och att alltså färre frågor skulle beredas, vilket skulle få konsekvenser för styrelsens beslutsfattande. Ett minskat antal uppdrag skulle också leda till att färre aktivister engagerades i den nya beredningsorganisationen jämfört med det antal som arbetade i utskotten. Man såg också en risk i att den nya beredningsorganisationen kunde öka arbetsbelastningen inom styrelsen eftersom det bedömdes kräva ett större helhetstänkande av styrelseledamöterna för att kunna förbereda beredningen av enskilda frågor och för att kunna överblicka konsekvenserna av många fristående lösningar. När det gäller kostnader kunde styrelsen konstatera att de tidigare utskotten bara använt en mindre del av sin budget och att den nya beredningsorganisationen kunde komma att bli mer resurskrävande.


Syfte
Syftet med en internutredning av den nya beredningsorganisationen är att styrelsen i ett tidigt skede ska kunna åtgärda eventuella brister inom den nya beredningsorganisationen. Tanken är inte att alla frågeställningar nödvändigtvis skall besvaras utan dessa skall också ligga till grund för uppdraget att utvärdera den nya beredningsorganisationen, vilket utifrån styrelsens beslut skall utföras av en extern uppdragsgrupp inom två år. Den externa uppdragsgruppen ska efter genomförd utvärdering och analys ge rekommendationer till styrelsen angående den fortsatta beredningsstrukturen.

Metoder
Uppdragsgruppen föreslås göra en jämförelse mellan den nya beredningsorganisationen och den tidigare organisationen med utskott. Uppdragsgruppen föreslås utgå från följande frågeställningar:

Rekrytering
· Hur har rekryteringen av aktivister till uppdragsgrupperna skett och vilka urvalsprinciper har tillämpats?
· Har det varit lättare att rekrytera aktivister till uppdragsgrupper än till de tidigare utskotten och har man funnit den kompetens som efterfrågats?
· Har uppdragsgrupperna präglats av mångfald avseende ålder, kön och etiskt ursprung?
· Har personer utanför Amnesty rekryteras till uppdragsgrupper?

Aktivister
· Hur många aktivister har deltagit i uppdragsgrupperna?
· I hur hög grad har aktivisterna varit erfarna Amnestymedlemmar, kanske med tidigare erfarenhet från utskott eller förtroendeuppdrag, och i hur hög grad har ”nya” aktivister rekryterats?
· Har fler eller färre aktivister engagerats i uppdragsgrupper i förhållande till utskotten?
· Har den nya beredningsorganisationen lett till att medlemskåren fått en ökad insyn i styrelsens arbete?

Styrelse
· Har den nya beredningsorganisationen medverkat till att stärka styrelsens strategiska roll och har den minskat styrelsens operativa arbete?
· Hur har kontakten mellan styrelsen och uppdragsgrupperna fungerat?

Sekretariat
· Har den nya beredningsorganisationen medfört en ökad arbetsbelastning för sekretariatets personal?

Uppdrag
· Hur många uppdrag har definierats och hur många uppdragsgrupper har tillsatts?
· Har antalet uppdrag minskat eller ökat i förhållande till dem som tidigare fördelades till utskotten?
· Har den nya beredningsorganisationen med uppdragsgrupper medför ökade kostnader i förhållande till den tidigare beredningsorganisationen med utskott?

Uppdragsgruppernas arbete
· Hur har uppdragsgruppernas arbete fungerat?
· Har uppdragsgrupperna fått klart formulerade direktiv från styrelsen?
· Har uppdragsgrupperna upplösts efter uppdraget eller har de pålagts nya uppdrag?
· Har uppdragsgrupperna fått tillräckligt stöd från sekretariatet?
· Hur har kontakten mellan uppdragsgrupperna och styrelsens kontaktperson fungerat?

AIK
· Hur har AIK:s arbete fungerat?
· Hur många uppdrag har AIK haft ( att jämföras med antalet besvarade enkäter tidigare år)?
· Har AIK: haft en rimlig arbetsbelastning
· Hur många aktivister har deltagit i AIK:s nätverk?
· I hur hög grad har styrelseledamöter deltagit i AIK:s arbete?
· Har AIK fått tillräckligt med stöd från styrelsen?
· Har AIK bidragit till att öka intresset för internationella frågor i sektionen?

AU
· Är ett icke-beslutande och enbart förberedande AU att föredra framför ett beslutande AU?
· Har något gått förlorat i förändringen till ett enbart förberedande AU?
· Har det operativa arbetet för styrelseledamöterna minskat genom förändringen av AU?

Tidsram
Styrelsen fattade i december 2002 beslut om att under hösten 2003 genomföra en internutredning av den nya beredningsorganisationen och att den tillsatta uppdragsgruppen skall inkomma med en rapport till styrelsens decembermöte 2003.


Budget
Uppdraget beräknas inte ta mer resurser i anspråk an normala mötes- och resekostnader.

Uppdragsgruppens sammansättning
Utredningen bör genomföras av en grupp på 3-5 personer bestående av representanter från styrelse och sekretariat.

Kontaktperson i styrelsen
Anja Persson