FRIIs riktlinjer för etisk insamling och styrelseuppdrag Underlag till styrelsemöte 1-2 september 2003

Till: Styrelsen
Från: Sekretariatet
Datum: 2003-09-03


FRIIs riktlinjer för etisk insamling och styrelseuppdrag

Bakgrund
Frivilligorganisationernas insamlingsråd (FRII) antog 1999 riktlinjer för etisk insamling. Dessa riktlinjer har reviderats 2001, 2002 och nu senast 2003. Sektionen har sedan riktlinjerna antogs arbetat i enlighet med dessa och dessutom, via arbetsgrupper och på FRIIs årsmöten, aktivt deltagit i diskussionerna kring revideringar av riktlinjerna.

En fråga som aktualiserades i sektionen under hösten 2002 var i vilken utsträckning personer som varit straffade för ekonomiskt relaterade brott kan väljas in i sektionens styrelse. Sektionsstyrelsen hänvisade i denna fråga till FRIIs etiska riktlinjer och valberedningen uppmanades följa dessa i sitt arbete. En motion som tangerade denna frågeställning lades fram till årsmötet 2003, men motionen drogs tillbaka. Efter sektionens årsmöte antog FRII på sitt årsmöte reviderade etiska riktlinjer, där formuleringarna om ekonomiskt relaterade brott och styrelseuppdrag helt tagits bort.

Sektionsstyrelsen uppdrog på junimötet åt sekretariatet att ta fram ett underlag i frågan till septembermötet, för att se om den borde hanteras av en uppdragsgrupp.

Sekretariatets förslag
Sekretariatet finner efter en genomläsning av FRIIs reviderade etiska riktlinjer att sektionen även fortsättningsvis bör följa dessa. Sekretariatet finner ingen anledning att sektionen tar fram egna riktlinjer i frågan om tidigare straffade personer eller personer som är föremål för brottsutredning kan sitta i sektionsstyrelsen. Vi anser att det är en fråga som valberedningen måste hantera inom ramen för sitt uppdrag och där en bedömning måste göras från fall till fall. Valberedningens riktlinjer och diskussioner med sektionsstyrelsen bör utgöra grunden för sådana bedömningar.

Förslag till beslut

att sektionen ställer sig bakom FRIIs reviderade etiska riktlinjer i sin helhet,

att frågan om ekonomiskt relaterad brottslighet och styrelseuppdrag, i den händelse den blir aktuell, hanteras av valberedningen inom ramen för dess uppdrag, samt

att styrelsen avför denna fråga från listan över uppdrag styrelseåret 2003/2004.

Bilaga

FRIIs etiska riktlinjer för insamling, reviderade 19 maj 2003

[FRIIs etiska riktlinjer, juni -03.doc]
Juni 2003/EZ



Riktlinjer för etisk insamling


Antagna av Frivilligorganisationernas Insamlingsråd – FRII
den 28 oktober 1999 med tillägg den 15 maj 2001, 14 maj 2002 och 19 maj 2003


Frivilligorganisationernas verksamhet bygger på den enskildes engagemang och tilltro till organisationens förmåga att uträtta vad den enskilde inte ensam förmår.

Frivilligorganisationernas Insamlingsråd - FRII är en politiskt och religiöst obunden sammanslutning av svenska ideella frivilligorganisationer, samfund och stiftelser som är verksamma på det humanitära eller kulturstödjande området eller främjar miljövård eller naturskydd och som regelmässigt anskaffar medel genom insamling bland allmänheten.


Frivilligorganisationernas Insamlingsråd – FRII
Box 2054
103 12 STOCKHOLM
Skeppsbron 28
Tel 08-677 30 90
Fax 08-677 30 91
E-post: [email protected]
Hemsida: www.frii.a.se



2


Riktlinjernas innehåll
sidan
1/ Allmänna principer 3
2/ Ändamålet för insamlingen 4
3/ Organisation 4
-juridisk form 4
-öppenhet 4
4/ Krav på 90-konto 4
5/ Revision 4
6/ Definitioner av verksamhetsintäkter o –kostnader 5
-Verksamhetsintäkter 5
-Verksamhetskostnader 5
-Resultat av finansiella investeringar 6
7/ Marknadsföring 7
-målgrupp 7
-bössinsamling 8
-insamling med hjälp av telefon och fax 8
-insamling via Internet, SMS etc 8
-insamling via Internet gnm tredje part 8
-insamling genom ”face-to-face” 8
8/ Att tacka nej till gåvor 9
9/ Redovisning till allmänheten 9
10/ Personuppgifter 9
11/ Leverantörer 10
12/ Användning av insamlade medel 10
13/ Förvaltning av insamlade medel 11
14/ Sparandet i insamlingsorganisationen 11
15/ Lagstiftning 12
16/ Efterlevnad och spridning av dessa riktlinjer 13
17/ Övriga dokument 13









1/ Allmänna principer 3
Insamlingar hos allmänheten är en mycket viktig intäktskälla för ideellt arbete. De skapar ofta grunden för att ideella organisationer ska kunna genomföra sin verksamhet. Tillit mellan givaren och organisationen är förutsättningen för goda resultat. Sviktande förtroende för en organisation leder till problem även för andra.

Det finns inga lagar i Sverige som särskilt reglerar hur insamling hos allmänheten ska ske. Det finns heller inte några restriktioner för vem som samlar in eller till vilket ändamål. Den största delen av insamlingsverksamheten i vårt land är seriös och sker i god ordning, men det förekommer tyvärr även tvivelaktiga aktiviteter. Det här dokumentet har tillkommit för att visa vad FRIIs medlemmar lägger in i begreppet etisk insamling. Det är organisationernas mål att ständigt sträva efter att dessa riktlinjer uppfylls. Varje insamlingsorganisation kan dessutom – som ett komplement – ha egna etiska riktlinjer för det egna insamlingsarbetet.

FRIIs mål är att insamling i vårt land ska präglas av fyra nyckelord som ständigt ska känneteckna vad vi lägger in i begreppet etisk insamling. De är
-respekt
-öppenhet
-trovärdighet
-kvalitet

Organisationens hållning till givaren utgår från dessa nyckelord.

En organisations verksamhet som syftar till att få bidrag från allmänheten ska vara inriktad på att tillvarata den enskildes engagemang och således bygga på det ideella intresset hos allmänheten.

Kommersiella inslag eller inslag av underhållning eller spel om materiella värden är förenliga med denna grundregel endast så länge dessa inslag måste antas vara för deltagarna/givarna underordnade deras ideella inställning och således inte framstår som det avgörande skälet för deras deltagande.

Ovanstående utesluter inte att en ideell organisation kan driva rörelse eller försäljning i vinstsyfte eller bedriva annan förvärvsverksamhet eller anordna underhållning, lotteri eller annat spel för att skaffa medel till sin allmänna verksamhet. Medel som inte öronmärkts ska hållas åtskilda från medel som insamlats för viss insats.

Varje insamlingsorganisation ska – då så är aktuellt – ha en egen policy för sitt samarbete med företag, för sponsring och för övriga kommersiella samarbeten.

Insamlingsmetoder som gör intrång i givarens eller deltagarens personliga integritet och handlingsfrihet och därigenom drar gåvans eller insatsens frivillighet i tvivelsmål är inte godtagbara.

Riktlinjerna tar sikte på sådan verksamhet som vänder sig såväl till allmänheten som till organisationens egna givare och medlemmar. Med allmänheten menas i dessa riktlinjer människor som inte är medlemmar i organisationen utan “vanligt folk på gatan”. I begreppet innefattas även bidragsgivare till organisationen samt juridiska personer såsom företag, kyrkor, organisationer, fonder etc. Insamling hos allmänheten kan betecknas som en offentlig insamling.

4

Insamlingsorganisationerna ska i största möjliga utsträckning arbeta på ett miljövänligt sätt.

I enlighet med dessa principer gäller följande riktlinjer för insamlingsverksamhet. Medlemsorganisation i FRII ska skriftligen förbinda sig följa dem.


2/ Ändamålet för insamlingen
Insamlingsändamålet ska vara förenligt med lag och goda seder. Vidare ska insamlingsändamålet vara kopplat till humanitär eller kulturstödjande verksamhet eller främja miljövård eller naturskydd.

3/ Organisation
Juridisk form
Insamlingen ska bedrivas av en juridisk person i form av ideell förening, samfund eller stiftelse, som finns registrerad hos lokal skattemyndighet eller annan myndighet. Detta innebär att en insamlingsorganisation inte kan vara ett aktiebolag. Den juridiska personen ska ha stadgar och en styrelse, som enligt stadgarna, lag eller allmänna rättsregler är ansvarig för verksamheten.

Styrelseledamot eller anställd får inte samtidigt vara leverantör till insamlingsorganisationen och därvid ha personlig ekonomisk vinning av relationen.

Öppenhet
Insamlande organisation ska på begäran kostnadsfritt lämna ut namn och adress på organisationens förtroendevalda samt på dess ledning.

4/ Krav på 90-konto
Insamlande organisation ska ha av SFI (Stiftelsen för Insamlingskontroll) utfärdat 90-konto (post/bankgiro som börjar på 90-, ej 91-, 92- etc). I de fall organisationen består av ett riksförbund eller motsvarande och ett antal lokalorganisationer räcker det att riksförbundet har 90-konto.
Vid insamlingssamarbeten där ett flertal organisationer är förmånstagare ska samtliga organisationer ha 90-konto och samtliga bör vara medlemmar av FRII.

5/ Revision
En insamlingsorganisations redovisning och förvaltning ska granskas av auktoriserad eller godkänd revisor. Organisationen och dess revisorer måste känna till och följa FRIIs riktlinjer för etisk insamling.




5
6/ Definitioner av verksamhetsintäkter och –kostnader

A. Verksamhetsintäkter
Insamlade medel
Insamlade medel inkluderar mottagna gåvor från allmänheten, företag, organisationer, samfund, privata och ideella fonder och stiftelser samt sponsring. Till insamlade medel räknas även testamentsgåvor och donationer, lotteriintäkter, värdet avskänkta tillgångar samt intäkter från insamlade medel med gåvobevis, t ex nål- och brevmärken. Även intäkter från Radiohjälpen räknas som insamlade medel.

Medlemsavgifter
Medlemsavgifter omfattar inbetalningar för medlemskap i organisationen och bör redovisas separat.

Bidrag
Som bidrag räknas likvida medel som en organisation erhåller från en bidragsgivare som är ett offentligrättsligt organ.
Offentligrättsliga organ inkluderar bidragsgivare såsom EU, Sida, Forum Syd, Socialstyrelsen, Allmänna Arvsfonden samt stat, landsting, länsstyrelse och kommun.

Ett villkorat bidrag är ett bidrag som förenats med villkor som innebär återbetalningsskyldighet om villkoret inte uppfyllts.

Försäljning
Som försäljning definieras avyttring av en vara eller tjänst med en faktisk funktion och/eller där konkurrerande kommersiella produkter eller tjänster finns på marknaden. Bruttoredovisning ska tillämpas. Hit räknas även prenumerationsintäkter.


B. Verksamhetskostnader
Kostnaderna för en organisations verksamhetsdelar utgörs av kostnader för ändamålet respektive kostnader för insamling och administration.

Fördelning av samkostnader (gemensamma kostnader)
Organisationen har kostnader s k samkostnader som är gemensamma för ändamåls-, insamlings- och administrationskostnad. Vanliga gemensamma kostnader är IT, ekonomifunktion, vaktmästeri, telefonväxel och lokalhyra. Gemensamma kostnader bör fördelas på respektive verksamhetsdel. Detta kan göras antingen genom interndebitering inom organisationen eller genom fördelningsnycklar. Fördelningsprincipen ska vara relevant för organisationens verksamhet. Organisationen ska kunna redovisa enligt vilka principer fördelningen är gjord. Fördelningsprincipen ska anges övergripande i årsredovisningen.





6
Ändamålskostnader
Ändamålskostnader är sådana kostnader som kan hänföras till organisationens uppdrag enligt dess stadgar. Till ändamålskostnader räknas även kostnader för opinionsbildande verksamhet i de fall opinionsbildning och upplysande verksamhet ligger i själva uppdraget som organisationen har. Exempel här är tematiska kampanjer som organisationen driver.

Till ändamålskostnader räknas även de till ändamålskostnaderna fördelade gemensamma kostnaderna (samkostnaderna). Kostnader för administration som uppstår som en direkt följd av en aktivitet/projekt inom ändamålet räknas till ändamålskostnader. Exempel på sådana kostnader är en organisations utlandskontor och den administrativa hantering som beviljande av forskningsanslag ger upphov till.


Insamlingskostnader
Med insamlingskostnader menas direkta kostnader för insamlingsarbetet. Direkta kostnader är lönekostnader för de medarbetare som arbetar med insamling samt kostnader för insamlingsaktiviteter, kampanjer, utskick och givarregister. Hit hör också de till insamlingskostnaderna fördelade gemensamma kostnaderna/samkostnaderna.

Till insamlingskostnader hör även kostnader för varumärkesbyggande, profilering och positionering. Gränsdragningen mellan opinionsbildning och varumärkesbyggande kan ibland vara svår att göra. Här måste organisationen ställa sig frågan om huvudsyftet är opinionsbildning eller insamling och därmed tydliggöra var kostnaden hör hemma.
Nål- och brevmärken, vykort, dekaler, m.m. betraktas som ett slags kvitto eller gåvobevis och är därmed en insamlingskostnad.

Kostnader för medlemsvärvning bör som huvudregel klassificeras som en insamlingskostnad men varje organisation måste ställa sig frågan om medlemsvärvningen ska leda till insamling eller om medlemmarna ska utföra själva ändamålet i organisationen, vilket i det senare fallet innebär att medlemsvärvning kan betraktas som en ändamålskostnad.

Administrationskostnader
Administrativa kostnader är sådana som behövs för att administrera organisationen. Administrationen utgör en kvalitetsgaranti för ändamålet och för givaren. Exempel på sådana kostnader är styrelsemöten, revision, delar av hyra och administrativa system. Hit hör även till administrationskostnader fördelade gemensamma kostnader/samkostnader, t ex hela eller delar av lönekostnader för ekonomifunktion och vaktmästeri.
C. Resultat från finansiella investeringar
Kapitalintäkter
Detta är resultatet från finansiella investeringar (utdelningar, räntor, reavinstresultat etc).

Kapitalkostnader
Detta är ett negativt resultat från finansiella investeringar samt räntekostnader.
7

7/ Marknadsföring

Insamlande organisation svarar för att insamlingsändamålet preciseras för allmänheten.
Informationen ska upplysa om insamlingens ändamål, hur insamlade medel ska komma ändamålet till godo samt insamlingsorganisationens namn, adress, telefon etc. Den faktiska användningen av gåvorna ska på motsvarande sätt kunna redovisas till givarna.

Insamlingsorganisationen ska inte i sin utåtriktade information använda formuleringar som påstår att det i insamlingen saknas administrations- och insamlingskostnader och därmed ge intryck av att insamlingen sker kostnadsfritt. Det betyder att det inte är förenligt med dessa riktlinjer att t ex skriva "ditt bidrag går oavkortat till ändamålet", "varenda krona går fram" eller att utfärda en slags gåvogaranti om att hela gåvan går till ändamålet.

Om bildmaterial ingår som en del av marknadsföringen måste materialet kunna relateras till den faktiska situationen som beskrivs och som inryms i ändamålet för insamlingen. Människor ska i bild och text skildras på ett värdigt sätt.

Vilseledande eller svårtolkade vädjanden om bidrag och/eller vilseledande eller svårtolkade uppgifter om bidragets användning får inte förekomma.

En första begäran om bidrag får inte ges formen av en faktura. Inte heller får en vara skickas ut med faktura eller inbetalningskort till någon som inte har beställt varan. Det sist sagda gäller även om mottagaren upplyses om att gåvan är frivillig och att varan kan kastas eller återsändas om mottagaren inte vill behålla den.

När en vara säljs till allmänheten av ett externt företag eller annan extern part med uppgift att ett belopp går till organisationens verksamhet eller visst projekt ska det anges hur stort
belopp som tillfaller organisationen eller går till det särskilda ändamålet.

Vid insamling av kläder eller varor som inte ska gå till hjälpbehövande direkt utan genom försäljning omvandlas till pengar ska detta tillkännages för allmänheten.

Målgrupp

Insamlingslistor på arbetsplatser eller inom grupper, vars medlemmar är kända för varandra, bör användas med stor försiktighet, eftersom det sociala trycket kan beröva gåvan dess karaktär av frivilligt bidrag.

Insamlingsorganisation får inte medvetet utnyttja svaghetstillstånd hos presumtiva givare exempelvis vid en nära anhörigs död. Inte heller får hotande argument användas.

Insamlingskampanjer direkt riktade till barn under 16 år får inte förekomma. Inte heller bör barn under 16 år uppmanas delta i insamlingsarbete om det inte står klart att barnens medverkan i insamlingsaktiviteten bygger på deras engagemang och vilja att göra en insats.




Bössinsamling 8
Vid bössinsamling och liknande ska insamlande personer bära väl synliga identifierande kännetecken, på begäran kunna legitimera sig samt kunna lämna uppgift om hur kontroll sker hos den insamlande organisationen. Fordras tillstånd för insamling på orten ska insamlaren kunna uppvisa ett sådant.
Insamlingsbössa ska vara plomberad och tömmas i närvaro av minst två personer. Protokoll ska upprättas vid räkningen.

Insamling med hjälp av telefon och fax

Insamling bland enskilda personer med hjälp av fax eller med hjälp av automatisk uppringningsanordning utan mänsklig medverkan får bara ske om mottagaren samtyckt till detta i förväg.

Det är inte tillåtet att insamlingsorganisation använder hemligt telefonnummer för insamling med hjälp av telefon eller gör numret osynligt i nummerpresentatör.

Är det ett externt ombud som tar kontakten per telefon för organisationens räkning ska detta tydliggöras på förfrågan.

Insamling via Internet, SMS och andra typer av elektroniska betalningskanaler

För att vidmakthålla en seriös insamling via nya kanaler måste organisationerna försäkra sig om att vald betalningslösning är säker.
FRIIs medlemmar bör vara återhållsamma med massutskick av e-brev.

Insamling via Internet genom tredje part

På Internet förekommer insamling via tredje part, t ex insamlingsportaler.
Internetsidor och portaler för exponering av information och kampanjer bör vara noga utvalda för att värna om att organisationen får en seriös framtoning.
Det ska vara lätt för givaren att kontrollera att det finns ett etablerat samarbete, t ex genom länkar mellan respektive hemsidor.
Det är dessutom viktigt att det finns en tydlig avsändare till kampanjer.

Vid insamling genom elektroniska media har det blivit vanligt att besökaren ombeds klicka på en bild eller s k banner som leder till att en sponsor bidrar med en viss summa till en ideell organisation. När klicket gjorts exponeras personen för ett reklambudskap från det sponsrande företaget och det bekräftas att ett visst belopp skänks från företaget till organisationen. Formuleringar som ”donera gratis” eller ”tack för din gåva” bör undvikas eftersom personen som klickar inte själv bidrar ekonomiskt.

Insamling genom ”face-to-face”
Värvning av nya givare/medlemmar ute på gatan eller i annan offentlig miljö, sk ”face-to-face-rekrytering”, kräver att syftet med aktiviteten tydligt framgår. Den presumtiva givaren/medlemmen får aldrig utsättas för press, och hans/hennes eventuella nej får aldrig ifrågasättas. Rekryteraren ska kunna upplysa om de möjligheter som finns att kunna avbryta givandet/medlemskapet. Rekryteraren ska kunna legitimera sig och – på direkt fråga – öppet kunna redovisa anställnings- och arbetsvillkor.
(Se vidare FRIIs Vägledning för ”face-to-face-insamling”, april 2003).
9
8/ Att tacka nej till gåvor

Normalt tar organisationen tacksamt emot alla gåvor. Det finns dock fall där organisationen bör avstå från att ta emot gåvan. Givaren ska alltid informeras och få en motivering om organisationen tackar nej till en gåva eller vill styra användningen till annat än uppgivet ändamål. Gåva bör inte tas emot om det framkommer att gåvan inte var frivillig. Andra skäl till att avstå från att ta emot gåvan kan vara om givarens aktiviteter står i motsatsställning till organisationens mål eller om gåvan är förknippad med vissa svåruppfyllda villkor.

I andra fall kan det hända att kostnaderna för att ta emot gåvan inte står i rimlig proportion till gåvan i sig. Andra skäl att tacka nej kan vara om gåvan får oönskade konsekvenser eller om den består av varor, tjänster, byggnader etc som organisationen inte kan använda eller avyttra.

Om en insamlingsorganisation mottar en gåva som uppenbarligen är avsedd för annan mottagare ska gåvan omgående överföras till den andra mottagaren. I tveksamma fall ska givaren kontaktas för att utröna vem som ska ha gåvan.

9/ Redovisning till allmänheten
Insamlade medel ska redovisas på ett sådant sätt att allmänheten kan göra sig en rättvisande bild av hur mycket av de insamlade medlen som förbrukats på ändamåls-, insamlings- och administrationskostnader och hur insamlingsnettot använts. Olika insamlingsändamål bör redovisas för sig.

De särskilda intäkterna och kostnaderna i samband med en insamlingskampanj bör redovisas på ett sådant sätt att det är möjligt att i efterhand fastställa insamlingsnettot.

I den mån insamlande organisation anlitat annan organisation för att genomföra projekt bör den insamlande organisationen kunna för sina givare översiktligt redogöra för hur den mottagande organisationen använt medlen.

Insamlingsorganisation ska på begäran kostnadsfritt lämna ut verksamhetsberättelse, bokslut
och revisionsberättelse.

Insamlingsorganisationen ska senast för verksamhetsåret 2002 följa den mall för årsredovisning som FRII upprättat och som finns att hämta på FRIIs hemsida. Detta innebär att organisationen även ska följa de branschspecifika rekommendationer (märkta "FRII") som FRII lämnar i denna mall i den utsträckning de är tillämpliga för organisationen.

10/ Personuppgifter

Givarens önskan om anonymitet ska respekteras.

Anmäler givare att han/hon inte fortsättningsvis vill bli uppmärksammad med personliga vädjanden om bidrag ska denna önskan respekteras.




10
Insamlingsorganisation ska vid utskick till allmänheten använda sig av sk NIX-tjänst för att undvika utskick till personer som inte vill ha sådana. Detta gäller även NIX-tjänst för kontakt per telefon. Vid kampanjer via e-post, SMS och andra elektroniska media ska organisationerna i avsaknad avofficiell NIX-tjänst upprätta egna spärregister på personer som inte önskar denna typ av utskick.

Normalt ska inte insamlande organisation lämna eller sälja givarens namn vidare till annan organisation eller företag. Sker så ska givaren ha informerats i förväg och ha givits möjlighet att bli undantagen.

Vid insamling genom tredje part, t ex insamlingsportaler på Internet ska givaren informeras om tredje part sparar namn- och adressuppgifter och huruvida berörda insamlingsorganisationer får tillgång till dessa uppgifter eller ej.

Insamling via lämnade autogiromedgivanden kräver att hantering och förvaring av medgivandena sker med extra stor säkerhet och med bevarad sekretess.

För att säkerställa identifiering av givare får personnummer användas enligt gällande regler. Personnumret ska dock inte användas i kommunikationen med givaren.
Se vidare FRIIs Rekommendation om Personuppgiftslagen 2001.

11/ Leverantörer

Leverantörer som insamlande organisationer använder ska respektera dessa riktlinjer, ha hög trovärdighet och gott anseende samt inte bedriva verksamhet som står i strid med insamlingsorganisationernas syften. En leverantör bör inte ha oreglerade skatteskulder eller på annat sätt åsidosätta sina åtaganden.

Leverantör bör tillhöra erkänd branschorganisation om sådan finns.


12/ Användning av insamlade medel

Varje insamlingsorganisation ska ha fastställda mål för sin verksamhet samt former för analys och utvärdering av verksamheten. Varje insamling sker för att uppfylla organisationens mål.

Avgörande för användningen av insamlade medel är givarnas vilja eller vad som rimligen kan antas vara givarnas vilja, när denna inte entydigt framgår av ändamålsangivelser eller av de informationer till allmänheten eller av de förutsättningar i övrigt under vilka insamlingen genomförts.

Om givaren knutit villkor till gåvan eller om insamling skett för visst ändamål som senare inte kan uppfyllas av organisationen ska givaren kontaktas om han/hon är känd. Givaren ska tillfrågas om gåvan skall återgå eller om organisationen kan använda den för annat klart angivet syfte.

11