Utredning för att ta fram riktlinjer för decentralisering och utlokalisering av verksamhet Underlag till styrelsemöte 1-2 september 2003

Till: Styrelsen
Från: Christian Engberg
Datum: 19 september 2003

Utredning för att ta fram riktlinjer för decentralisering och utlokalisering av verksamhet

På förslag av sekretariatet föreslås att utredningen om decentralisering och utlokalisering av verksamhet skjuts upp till efter det att utvärderingen av aktivistcentret i Malmö är klar. I texten nedan används ”utvärderingen” om utvärderingen av aktivistcentret och ”utredningen” om utredningen för att ta fram riktlinjer för decentralisering och utlokalisering av verksamhet, hoppas att det går att hålla isär.

Till skäl för att skjuta upp utredningen finns framför allt två argument:
1. Aktivistcentret är ett decentraliserat projekt och de erfarenheter som man gjort i detta projekt bör tas tillvara i utredningen av eventuell decentralisering och utlokalisering av verksamhet. Aktivistcentret i Malmö kommer att utvärderas i projektets slutskede och utvärderingen förväntas vara klar under våren 2004. Utredningen bör invänta denna rapport.
2. För att kunna genomföra utredningen om utlokalisering/decentralisering av verksamhet på ett bra sätt är det en fördel om utredningen görs av insatta personer. Genom utvärderingen av aktivistcentret i Malmö kommer de personer som genomför den (Eva Ingmarsson, Tony Öhling och jag -Christian Engberg) att få konkret kännedom om olika problem som man haft i projektet med aktivistcentret. Denna kunskap kommer man inte att kunna inhämta enbart genom att läsa den resulterande utvärderingsrapporten och det är därför önskvärt att en eller flera av de som gjort utvärderingen också ingår i utredningen. Projekten skulle eventuellt kunna löpa parallellt men om samma personer ingår i båda utredningarna riskerar arbetsbördan att bli för stor.

Om styrelsen beslutar att skjuta upp utredningen enligt förslaget ovan bör direktiven för utredningen ses över och fattas beslut om när det blir aktuellt. Skulle styrelsen avslå förslaget om uppskjutning av utredningen eller ändå vilja besluta om direktiven på detta styrelsemöte föreslås direktiven nedan.

Direktiv: Riktlinjer för decentralisering och utlokalisering av verksamhet
Bakgrund/beslut: Frågan om decentralisering och utlokalisering har under en längre tid diskuterats inom sektionen och frågan har ytterligare aktualiserats av att arbetssituationen på regionkontoret i Göteborg och på aktivistcentret i Malmö präglats av ensamarbete. Årsmötet 2003 beslutade att uppdra åt styrelsen att ta fram riktlinjer för hur frågan kring decentralisering och utlokalisering skall hanteras inom sektionen.
Syfte samt formulering av uppdraget/uppgifter:
Utredningen skall resultera i en lista på verksamheter som kan decentraliseras eller utlokaliseras samt en konsekvensbeskrivning av hur decentraliseringen och utlokaliseringen kommer att påverka berörda anställda och berörd verksamhet, samt en beräkning av kostnaderna.
Konsekvensbeskrivningen skall speciellt ta upp
· hur arbetsmiljön påverkas för de anställda på utlokaliseringsorten, inom verksamheten som utlokaliseras/decentraliseras samt inom näraliggande verksamhet som finns kvar i Stockholm.
· kostnader för utlokaliseringen/decentraliseringen dels för själva överförandet av verksamheten, dels eventuellt ändrade driftskostnader (samordningsvinster som uppstår eller försvinner, ändrade personal- och lokalkostnader, ändrat behov av resor o s v ).
· hur verksamheten kommer att påverkas av att flyttas från huvudkontoret, positivt och negativt.
· hur övrig verksamhet kommer att påverkas.
· risken för kunskapsförlust om personalen väljer att inte följa med utlokaliserad verksamhet och hur lång tid det i sådana fall beräknas ta att bygga upp kompetensen på utlokaliseringsorten.
Utredningen skall dessutom ange riktlinjer för hur en eventuell decentralisering och utlokalisering praktiskt kan genomföras.
Metoder: -
Tidsram:
Budget: 0 kr
Uppdragsgruppens sammansättning: Gruppen bör sammansättas så att den har god kunskap om verksamheten samt de problem som har varit på kontoren i Göteborg eller Malmö. Gruppen skall dessutom ha god kunskap om Amnestys övriga verksamheter.
Kontaktperson i styrelsen: