Direktiv för budgetarbetet 2010 Underlag till styrelsemöte 1-2 juni 2009

Till: Styrelsen
Från: Sekretariatet
Datum: 29 maj 2009


Direktiv för budgetarbetet 2010
(2 bilagor)

Detta är sekretariatets förslag till riktlinjer för den fortsatta verksamhetsplaneringen och budgetarbetet avseende år 2010. Riktlinjerna avser:

Verksamhetens inriktning
De ekonomiska förutsättningarna
Ekonomiska ramar
Tidsplan för det fortsatta arbetet

Verksamhetens inriktning
Grunden för budgeten 2010 är sektionens handlingsplan 2004-2010, fastställd av årsmötet i Hallunda 2004, samt sektionens etappmål för 2009-2010.

De ekonomiska förutsättningarna
De ekonomiska förutsättningarna för budgeten bestäms av hur stora intäkterna beräknas bli under budgetåret samt om budgeten skall vara balanserad eller inte. Om budgeten är balanserad är de budgeterade intäkterna lika stora som kostnaderna. Vissa år kan det vara lämpligt att ta av sektionens ekonomiska reserver (sparade medel) och därmed låta kostnaderna vara större än intäkterna medan man andra år väljer att bygga upp sektionens reserver och därför låter de budgeterade intäkterna vara större än kostnaderna.

Det finns intäktsslag som enligt tidigare beslut har budgeterat enligt en försiktighetsprincip, det gäller Humanfonden samt Postkodlotteriet.

Av tertialrapporten framgår att det vid årets utgång 2009 beräknas finnas en "överreserv" om 7 723 tkr.

Intäktsbudgeten
Ett första förslag till intäktsbudget finns i bilaga 1. Denna omfattar 67,3 Mkr.

Stiftelsen för insamlingskontroll (SFI) sätter en gräns för hur stora insamlings- och administrationskostnaderna får vara i förhållande till totala intäkter. Intäktsbudgeten tar hänsyn till detta.

Nedan redogörs för några av de viktigaste inslagen i förslaget.

Medlemsavgifter
Intäkter från medlemsavgifter bedöms i sin helhet öka, då nyvärvningsaktiviteterna går fortsatt bra och balanserar ökade avhopp. Tillväxttakten fortsätter att ligga på drygt 5%. Gruppavgiften är avskaffad från och med 2009.

Insamlade medel

Nedan följer en genomgång av de olika intäktsslag som finns inom intäktsgruppen.

Gåvor från Grupper och distrikt budgeteras betydligt lägre än 2009 eftersom gåvan på 1,4 Mkr från Amnesty Business Group i samband med integreringen med sektionen var av engångskaraktär. I övrigt intäktsslaget budgeterats i enlighet med utfallet 2008 och prognos 2009 eftersom vi inte vet konsekvenserna av organisationsöversynen och uppdelningen i redovisningsgrupper och sektionsgrupper.

Gåvor från organisationer budgeteras som i prognosen 2009.

Intäktsslagen Företagssamarbete och Företagsgåvor budgeteras något lägre 2010 än 2009. Riktlinjerna för företagssamarbeten försvårar en utökning av intäktsslaget.

Insamlingsbrev budgeteras på samma nivå som prognosen för 2009. Under hösten 2009 kommer en mindre satsning på värvning av gåvogivare genomföras. Även en segmentering av befintliga gåvogivare ska göras för att effektivisera utskicken. Detta bör medföra att intäkterna inte minskar, trots att andelen gåvor via autogiro ökar.

Intäktsslaget Gåvor via autogiro budgeteras försiktigt med tanke på rådande konjunktur. Intäkterna bedöms öka med 1 800 tkr jämfört med prognosen 2009. Face-to-Face och Telemarketingaktiviteterna går fortsatt bra, men vi ser däremot att medelgåvan är något lägre än tidigare. På grund av ökade avhopp samt ett ökat antal sänkningar av gåvan på hela givarstocken under första tertialet 2009, budgeteras för ökade avhopp och sänkningar av medelgåvan även under 2010.

Övriga insamlingsaktiviteter budgeteras enligt prognosen för 2009.

Humanfonden har budgeterats till 2.824 tkr som är 70 % av beräknad utdelning i april 2009, i enlighet med styrelsebeslut från januari 2000.

Testamenten budgeteras till 1 400 tkr, vilket är ett snitt av de senaste sju årens utfall, borträknat det högsta och lägsta värdet .

Ospecificerade gåvor är gåvor som inte kan hänföras till någon insamlingsaktivitet. Intäkterna budgeteras till 1 000 tkr.

Postkodlotteriet budgeteras till 5 Mkr, vilket är senast kända utfall och utgör underlag för budget enligt styrelsebeslut. Besked om utdelningens storlek ges i slutet av oktober varje år.

Amnestyfondens andel är den del av gåvor och bidrag som enligt avtalet om gemensam insamling tillfaller Amnestyfonden.

Försäljning
Amnestyakademin beräknas tillsvidare ligga i nivå med 2009 års budget. Försäljning av annonsbilagor i Amnesty Press budgeteras lågt eftersom inget aktivt arbete bedrivs för att värva annonsörer.

Uppdragsutbildning budgeteras med noll då det i dagsläget är för tidigt att göra en bedömning om verksamheten kommer att bedrivas under 2010. Projektledaren har bara funnits på plats sedan i mars och för närvarande pågår aktiviteter för att sälja in kurser. En bedömning kommer att kunna göras först i oktober. Utifall verksamheten kommer att bedrivas nästa år kommer intäkterna att motsvaras av kostnader på samma nivå.

Bidrag
Inga Bidrag finns med i budgeten för 2010.

Kostnaderna
Kostnadernas formella uppdelning
När det gäller kostnaderna följer vi den sedan några år antagna budgetprocessen (budgetprocessen kan man läsa om i styrelseunderlagen "Svenska sektionens planering och budgetprocess", ORG 53/051/1997, och "Ny budgetmodell", ORG 53/049/1999, vilken innehåller kompletteringar till budgetmodellen, ytterligare förändringar beslutades vid styrelsemötet den 2 - 3 maj 2002). I budgeten görs en uppdelning av kostnaderna i fasta och disponibla. Den fasta delen kommer i stort att vara sig lik från år till år och ska innehålla kostnader som är nödvändiga för att svenska sektionen ska kunna upprätthålla en "miniminivå" på arbetet. Övriga kostnader klassificeras som disponibla. Vad gäller den disponibla delen av budgeten fattar man under året beslut om denna vid två eller tre tillfällen.

Programkostnaderna grupperas i fem programområden som följer det arbete som den svenska sektionen utför:
Kampanjer
Information och kommunikation
Stöd till aktivism
Medlemmar och organisation
Insamlingsarbete

Programområdena indelas i ett antal program. Programmen delas sedan in i delprogram, och det är på den nivån det konkreta budgeteringsarbetet görs.

Ovan nämnda fem programområden benämns programkostnader. Förutom dessa finns även programgrupperna: Gemensamma kostnader och Internationella rörelsen.

Denna uppdelning antogs av styrelsen i samband med budgeten 2005.

Kostnadernas storlek vid oförändrad verksamhet
Om sektionen ska bedriva verksamhet i samma omfattning som 2009 (exklusive den extra satsning på 1 Mkr som görs på kampanjen Fattigdom – en rättighetsfråga) bedöms kostnaderna för detta rymmas inom en budgetram om 67,3 Mkr.

Prognos 2010 och framåt
Vid ett beslut om en budget ska vara balanserad eller inte är det viktigt att man även försöker se till åren efter budgetåret. Stora kostnadsökningar kommande år innebär exempelvis kanske att man vill budgetera med ett överskott för att ha sparade medel som kan möta kostnadsökningarna.

Ekonomiska ramar
Den ekonomiska ramen för intäkterna baseras på en intäktsprognos för 2010 uppgående till 67,3 Mkr.
Inga utökade satsningar finns med i budgetramen utan verksamheten ligger på 2009 års nivå.

Tidsplan för det fortsatta arbetet

- På styrelsemötet den 13-14 juni fastställs de allmänna riktlinjerna för det fortsatta budgetarbetet.

- På styrelsemötet i oktober fastställer styrelsen ett budgetförslag, i samband med styrelsemötet hålls också ett budgetmöte.

- Ett förslag till definitiv budget - baserad på den preliminära budgeten, eventuella förslag från budgetmötet och förändringar föranledda av den ekonomiska utvecklingen - presenteras styrelsen inför mötet i december. På mötet fastställer styrelsen den definitiva budgeten.

Förslag till beslut
Med hänvisning till ovanstående föreslås styrelsen besluta

att budgeten tillsvidare ska omsluta omkring 67,3 Mkr.

att budgeten tillsvidare ska vara balanserad

att arbetet bedrivs enligt den föreslagna tidsplanen och sektionens etappmål

att verksamheter för år 2010 enligt bilaga 2 godkänns.

Bilagor:
Intäktsprognos 2010
Verksamhet 2010 för beslut 2009

Bilaga 1



Bilaga 2

Verksamhet 2010 för beslut 2009

Nedanstående verksamheter är av det slaget att styrelsen redan på sitt junimöte bör fatta beslut om verksamheten ska bedrivas under 2010. Anledningen till det kan vara att vi aviserar om förnyad prenumeration, påbörjar ett omfattande planeringsarbete eller producerar material och att det tar tid att avveckla en verksamhet vid ett beslut om att verksamheten inte ska bedrivas. Notera dock att ingen budget för verksamheterna nedan ännu upprättats, det rör sig om principbeslut.

- Kortkampanjen

- Amnesty Press, minst fyra nummer

- Medlemsavgift till Rådgivningsbyrån för asylsökande och flyktingar

- Avgift till EU-föreningen