Ekonomisk rapport för första tertialet 2009 Underlag till styrelsemöte 1-2 juni 2009

Till: Styrelsen, Granskningskommittén
Från: Sekretariatet
Datum: 28 maj 2009


Ekonomisk rapport för första tertialet 2009 (reviderad 090604)

Inledning
Den här tertialrapporten innehåller följande huvudområden:

Ekonomiskt utfall för perioden januari till och med april
Ekonomisk prognos för helåret 2009 med kommentarer
Reglerna från Stiftelsen för Insamlingskontroll (SFI)
Eget kapital och reservernas storlek

Rapporten bygger på genomgångar med de anställda på sekretariatet som har budgetansvar. Kommentarer lämnas för alla större budgetavvikelser. Rapporten är inte något periodbokslut, hänsyn har alltså inte tagits till exempelvis upplupna lönekostnader.

De ekonomiska förutsättningarna
Styrelsen har hittills fattat beslut om en budget med en intäktssida om 67 785 tkr och en kostnadssida om 62 854 tkr. Amnestys sätt att budgetera innebär att beslut om disponibla budgetdelar tas i december, juni och oktober. För beslut nu i juni ligger disponibla budgetdelar som uppgår till 3 023 tkr. Inga disponibla delar för beslut i oktober finns i årets budget.

Verksamhetsplan/Handlingsplan
Budget och sekretariatets verksamhetsplan är baserade på målen i sektionens handlingsplan och de prioriteringar styrelsen beslutat om. Detta är en ekonomisk rapport och beskriver framför allt hur budgeten följts. I en separat tertialrapport beskrivs hur sektionens etappmål har uppnåtts.


Ekonomiskt utfall för perioden januari till och med april 2009

Periodens intäkter och en jämförelse med föregående år ()
Bilaga 2
Intäkterna till och med april uppgår till 19 701 tkr (17 642 tkr), föregående års utfall inom parentes. Det innebär en ökning av intäkterna med 2 059 tkr.

Nedan kommenteras alla intäktsgrupper och de intäktsslag som ingår i dem.

Intäktsgruppen medlemsavgifter
Intäkterna från medlemsavgifter uppgår till 6 427 tkr mot 7 032 tkr förra året.

Intäkterna från intäktsslaget Helbetalande medlemmar uppgår till 1 558 tkr (2 580 tkr) och Delbetalande medlemmar uppgår till 24 tkr (50 tkr). Anledningen till att intäkterna från medlemsavgifter via inbetalningskort är lägre jämfört med förra året är att fler medlemmar har valt att gå över till att betala medlemsavgiften via autogiro samt att medlemsaviseringarna sker mer löpande under året.

Intäktsslaget Medlemsavgifter via autogiro uppgår till 4 845 tkr (4 274 tkr) vilket är en ökning med 571 tkr. Antalet medlemmar som betalar medlemsavgiften via autogiro ökar stadigt eftersom nyvärvningen av medlemmar till största delen sker via face-to-face till autogiro. Dessutom så flyttas medlemmar över från inbetalningskort till autogiro via telemarketing i egen regi.

Gruppavgiften är avskaffad från och med 2009.

Intäktsgruppen insamlade medel
Intäktsgruppen insamlade medel uppgår till 12 821 tkr (9 867 tkr).

Gåvor från Grupper & distrikt uppgår till 2 016 tkr (623 tkr). I enlighet med Amnesty Business Groups (ABG) stadgar så tillföll ABG:s resterande tillgångar sektionen i samband med integreringen. Eftersom ABG gjorde ett överskott 2008 så kom bidraget att uppgå till 1 413 tkr mot budgeterat 1 000 tkr. Grupperna i Halmstad som har secondhand-försäljningen ”Byring & Bråte” har bidragit med 500 tkr.

Intäkterna från Insamlingsbrev uppgår till 686 tkr mot 750 tkr förra året. Eftersom fler väljer att skänka sin gåva genom autogiro så minskar antalet givare via insamlingsbrev, men minskningstakten är lägre än tidigare.

Intäktsslaget Gåvor via autogiro uppgår till 10 432 tkr mot 8 643 tkr förra året (+1 789 tkr). Antalet personer som regelbundet skänker gåvor via autogiro är drygt 6 000 fler än förra året och även snittgåvan är något högre.

Gåvor från organisationer uppgår till 150 tkr (153 tkr).

Under rubriken Företagssamarbete återfinns Amnestys samarbete med Nudie Jeans och Bokningsbolaget. Utfallet uppgår till 155 tkr (0 tkr).

Intäkterna från Gåvor från företag uppgår till 105 tkr (118 tkr). Intäkterna kommer till största delen från Amnestysupporters vilket är företagens autogirogivande.

Övriga insamlingsaktiviteter uppgår till 544 tkr (415 tkr). I intäktsslaget återfinns bl a hyllningar och minnesgåvor, gåvor via sms, stora gåvor och skänkt aktieutdelning.

Intäktsslaget Ospecificerade gåvor utgörs av intäkter från gåvor som inte kan spåras till någon insamlingsaktivitet. Intäkterna uppgår till 152 tkr (295 tkr).

Intäkterna från Testamenten uppgår till 162 tkr (90 tkr).

Hur mycket vi får från Bancos Human- respektive Hjälpfond bestäms av fondernas kurs den 31 december. Antalet sparare i Humanfonden som valt att stödja Amnesty genom sitt sparande uppgick sista april till 6 626 st.

Besked om årets utdelning från Postkodlotteriet ges först i slutet av oktober.

Amnestyfondens andel är 11 % av gemensamt insamlade medel . Enligt avtalet med Amnestyfonden får fonden ingen del av medlemsavgifter, försäljning eller villkorade bidrag.

Intäktsgruppen försäljning
I intäktsgruppen försäljning ingår Amnestyakademin, Uppdragsutbildning, Annonser och bilagor i Amnesty Press , Prenumerationer samt Försäljning. Intäkterna uppgår till 445 tkr (391 tkr)

Intäktsgruppen bidrag
Som Bidrag räknas medel som erhålls från t ex Arvsfonden eller Olof Palme Internationella Center. Årets budget innehåller inga projekt bekostade med bidrag,


Periodens kostnader
Bilaga 3 och 4
Kostnaderna uppgår efter fyra månader till 18 109 tkr tkr, 27 % av den totala budgeten.
Kostnaderna berörs mer utförligt under kostnadsprognos för 2009.

Eftersom en stor del av sektionens kostnader är lön och sekretariatskostnader är det intressant att se hur programredovisningen påverkas när dessa kostnader fördelas ut på programmen. Exempelvis så har ett programområde som Kampanjer relativt låga direkta kostnader (programkostnader). Samtidigt arbetar många med programmet och när därför lönekostnader och administrativa kostnader fördelas ut får man en mer rättvisande bild av hur mycket resurser sektionen satsar på programområdet.
Nyckeln för fördelningen av direkta programlönekostnader och administration är förhållandet mellan tjänster med direkt programanknytning och det totala antalet tjänster, samt den använda tiden för respektive program. Detta innebär att om mycket tid läggs ned på ett delprogram tilldelas detta också en större andel av de administrativa kostnaderna.




Ekonomisk prognos för 2009 och en jämförelse med budget ()

Sammanfattning av prognosen
Bilaga 1
Prognosen visar på ett överskott om 1 493 tkr att jämföra med ett budgeterat överskott om 1 908 tkr. Intäkterna beräknas bli 67 337 tkr (67 785 tkr enligt budget) och kostnaderna 65 844 tkr (budget 65 877 tkr inkl disponibla delar).


Sammanfattning
Prognos
Budget
Intäkter
67 337 tkr
67 785 tkr
Kostnader
65 844 tkr
65 877 tkr
Resultat
1 493 tkr
1 908 tkr


Nedan kommenteras intäkts- och kostnadsprognosen utförligare

Intäktsprognos för 2009 och en jämförelse med budget ()
Bilaga 2
Intäkterna prognostiseras till 67 337 tkr (67 785 tkr), budget inom parentes. Det är 448 tkr under budget.

Inget intäktsslag visar på någon större avvikelse mot budget. Intäktsutvecklingen är till stor del beroende av hur medlems- och givarvärvningen via face-to-face (F2F) och uppgraderingen via telemarketing (TM) går. Budgeten 2009 baseras på en lägre nyvärvning av medlemmar/givare via F2F än förra året och hittills i år har det gått bra att rekrytera värvare, vilket har varit ett problem tidigare år. Årets F2F-satsning har dock pågått för kort period för att några slutsatser för helåret ska kunna dras och prognosen ligger enligt budget.
Nedan redogörs mer i detalj för de olika intäktsslagens beräknade resultat.

Medlemsavgifter
Intäkterna från intäktsgruppen bedöms komma att uppgå till 18 202 tkr (17 985 tkr).
I intäktsslaget ingår Hel- och delbetalande medlemmar som avser intäkter från medlemmar som betalar medlemsavgiften via inbetalningskort och prognosen visar på lika stora intäkter som budget. Intäkterna från Medlemmar via autogiro beräknas bli något högre än budget och det beror på att antalet värvade under 2008 blev högre än beräknat.

Insamlade medel
Insamlade medel beräknas uppgå till 47 386 tkr mot budget 47 980 tkr (- 594 tkr).

Bidragen från Grupper & distrikt beräknas till 4 113 tkr vilket är 313 tkr över budget. Anledningen är att tillskottet av Amnesty Business Groups (ABG) resterande medel som tillföll sektionen i samband med integreringen blev högre än budgeterat eftersom ABG gjorde ett överskott 2008. I övrigt så räknar intäktsslaget med att grupper kommer att ha större möjlighet att ge bidrag till sektionen i och med att gruppavgiften har avskaffats.

Insamlingsbrev beräknas uppgå till 2 000 tkr vilket är samma som budget.

Prognosen för Gåvor via autogiro uppgår till 33 300 tkr (33 600 tkr). Prognosen följer i stort sett budget eftersom det ännu är för tidigt att dra några slutsatser av årets satsning på F2F. Anledningen till att prognosen trots allt ligger något lägre än budget beror på att en viss ökning av avhopp samt sänkning av medelgåvan bland befintliga medlemmar och givare har skett. Därför har en justering av avhoppsfrekvensen och medelgåvan gjorts i prognosen.

Gåvor från organisationer avser även kollekter och gåvor från stiftelser. Intäktsslaget beräknas nå budget 350 tkr.

Intäkterna från Företagssamarbete och Företagsgåvor beräknas till 300 tkr (300 tkr) respektive 350 tkr (350 tkr). Utvecklingen av intäktsslagen begränsas av de nya internationella riktlinjer för företagssamarbeten.

Intäkterna från Övriga insamlingsaktiviteter beräknas bli 1 500 tkr (1 400 tkr). I intäktsgruppen ingår bl a SMS-aktivism, hyllningar och minnesgåvor samt julkort.

Gåvor som inte kan härledas till någon insamlingsaktivitet benämns Ospecificerade gåvor och de beräknas till 1 000 tkr (1 000 tkr).

Intäkterna från Testamenten beräknas bli 1 000 tkr (1 700 tkr). Intäktsslaget är svårbudgeterat och budgeten baseras på ett snitt för de senaste åren. Handläggningstiden för testamenten är ofta lång och då inga inga större testamenten ligger klara för utbetalning skrivs prognosen ner.

Prognosen för Humanfonden som baseras på vad utdelningen skulle ha blivit om utdelningen varit sista april, uppgår till 4 035 tkr (4 068 tkr). Hur stor utdelningen slutligen blir avgörs den 31 december 2009. Humanfonden budgeteras enligt ett styrelsebeslut alltid till 70 % av beräknat utfall sista april året innan. Hur stor utdelningen slutligen blir avgörs den 31 december 2009.

Prognosen för Hjälpfonden uppgår till 182 tkr (230 tkr).

Postkodlotteriet prognostiseras till 5 000 tkr vilket är senast kända utfall. Slutgiltigt besked om utdelningens storlek ges i slutet av oktober.

Amnestyfondens andel beräknas bli 5 744 tkr (5 818 tkr). Enligt avtalet med Amnestyfonden om gemensam insamling så tillfaller 11 % av intäktsgruppen insamlade medel Amnestyfonden.

Försäljning
Intäkterna från intäktsgruppen Försäljning bedöms uppgå till 1 429 tkr (1 500 tkr). Amnestyakademin beräknas till 250 tkr (350 tkr). Övriga intäktsslag beräknas nå budget.

Bidrag
Inga beslutade bidrag finns med i årets budget.


Kostnadsprognos för 2009 och en jämförelse med budget ()
Bilaga 3
Prognosen för kostnaderna visar inga större avvikelser mot budget. De totala kostnaderna för året kommer enligt prognosen att hamna på 65 844 tkr mot budget 65 877 tkr (inkluderat alla disponibla delar).

Nedan kommenteras kortfattat den kostnadsprognos som upprättats samt prognosen i relation till den totala budgeten inkluderande alla disponibla delar. Någon prognos som innefattar fördelade programkostnader per program har inte gjorts.

Kampanjer
Förutom kampanjkostnader innefattar programgruppen sektionens kostnader för flyktingarbete och ekonomiska relationer & företag. Prognosen visar på kostnader om 3 226 tkr (3 193 tkr).

Information och kommunikation
Programgruppen innefattar bl a Amnesty Press, lobby, mediaarbete och Amnestyakademin. Prognosen visar på kostnader om 4 789 tkr (5 099 tkr).

Stöd till aktivism
Prognosen visar på kostnader om 2 926 tkr (2 955 tkr).

Medlemmar och organisation
Inom programgruppen redovisas kostnader för Amnestys demokratiska process.
Prognosen visar på kostnader om 962 tkr (1 040 tkr).

Insamlingsarbete
I denna programgrupp redovisas kostnaderna för medlemsvärvning, insamling och marknadsföring. Prognosen visar på kostnader om 10 893 tkr (11 001 tkr) efter att Amnestyfondens andel av kostnaderna har dragits av. Förra året hamnade kostnaderna för medlemsvärvning via face-to-face (F2F) under budget vilket berodde på svårigheter att rekrytera personal. Årets rekrytering av värvare har hittills gått bra men det är ännu för tidigt att dra några slutsatser och prognosen ligger enligt budget.

Gemensamma kostnader
De gemensamma kostnaderna innefattar hyra, IT-stöd men också personalkostnader och avskrivningar. Prognosen uppgår till 23 988 tkr mot budget 23 455 tkr. Främst är det kostnaderna för verksamhetsutveckling som beräknas överstiga budget.

Internationella rörelsen
IS-avgiften är det obligatoriska bidrag vi betalar till det internationella sekretariatet. Avgiften beräknas efter hur stora intäkter vi har med avdrag för vissa insamlingskostnader. Kostnaden för 2009 utgörs av tre delar: Faktiskt bidrag att betala baserat på avgiftsunderlaget 2006 och 2007, reserv från 2007 att upplösa samt en reservering för IS-avgiften 2011.

I programgruppen ingår även en budgetpost under internationella samarbeten som ska användas för besök till/från andra sektioner.


Reglerna från Stiftelsen för Insamlingskontroll (SFI)

SFI avgör vilka insamlingsorganisationer som får ha 90-konto. Enligt SFI:s regler måste minst 75 % av en 90-kontoinnehavares insamlade medel gå till organisationens ändamål. Omvänt får som mest 25 % av insamlade medel gå till insamling och administration. SFI gör sin bedömning över flera år och tar hänsyn till de förklaringar en organisation kan lämna vid ett tillfälligt överskridande av gränserna.

Baserat på helårsprognosen för 2009 har en prognos för nyckeltalen tagits fram som visar på att SFI:s regler klaras. Prognosen för nyckeltalen bygger förutom på direkta programkostnader på hur personalen har rapporterat att de har fördelat sin tid under årets första fyra månader och den förutsätter att fördelningen blir oförändrad under resten av året. Förändringar inom personalområdet under året kan komma att påverka nyckeltalen, t ex så innebär förstärkningar inom fundraising att nyckeltalet för insamling höjs och omvänt så förbättras nyckeltalet för ändamålsuppfyllelse vid utökningar inom kampanj, information & kommunikation osv.

2004
2005
2006
2007
2008
Prognos 2009
Nyckeltal 25 % regeln
Administration & insamling
27 %
24 %
22 %
21 %
20 %
20 %
Nyckeltal 75 % regeln
Ändamål
73 %
65 %
75 %
76 %
75 %
78 %

De år som intäkterna inte varit lika med kostnaderna summerar det inte till 100 %.


Eget kapital och reservens storlek

I budgethandboken sägs: ” Det finns inga lagar som styr hur stort eget kapital (reserver) en ideell organisation skall ha. Den reservnivå som Amnesty beslutat om är alltså helt självpåtagen och kan ändras med ett årsmötesbeslut. Amnesty har, genom årsmötesbeslut (senast maj 2003), valt att dela in det egna kapitalet i tre delar; en budgetbaserad reserv, en Humanfondsreserv och en resterande del (kallad "överreserven"). Den budgetbaserade reserven räknas enligt styrelsebeslut från maj 1998 fram som 75 % av budgeterade personalkostnader och 25 % av budgeterade sekretariatskostnader inkluderande avskrivningar. ”

Förutsatt att 2009 års resultat blir det prognostiserade kommer det egna kapitalet vid årets utgång att uppgå till 21 924 tkr. Enligt reservpolicyn bör den budgetbaserade reserven 2009 uppgå till 14 200 tkr. Enligt reservpolicyn skall också en avsättning till Humanfondsreserven göras om resultatet är positivt och Humanfondsutdelningen blivit större än budget. Eftersom prognosen inte visar på att utfallet kommer att överstiga budget blir det ingen ny avsättning till Humanfondsreserven. Avsättningen från 2007 om 1 695 tkr frigörs 2009 och övergår till ”överreserven”.

Amnestys egna kapital beräknas vara tillräckligt stort för att tillgodose reservpolicyn. Den önskvärda reservnivån överskrids dessutom med 7 723 tkr.



Slutord

Prognosen visar på intäkter strax under budget. Årets satsning på medlems- och givarvärvning via face-to-face har hittills gått bra men projektet har pågått för kort tid för att några slutsatser ska kunna dras för helåret och prognosen ligger enligt budget. För de stora intäktskällorna Postkodlotteriet och Humanfonden ges definitiva besked om utdelningarnas storlek först i oktober resp december. Prognosen är baserad på det senast kända utfallet från Postkodlotteriet och för Humanfonden det senaste preliminära beskedet från Banco.

Kostnaderna bedöms hamna nära budget och prognosen visar på ett överskott om 1 493 tkr mot budget 1 908 tkr.

Prognosen visar på att SFI:s nyckeltal klaras.

Vid årets slut kommer sektionen att ha ett eget kapital som uppfyller våra interna reservkrav och enligt prognosen kommer ”överreserven” att uppgå till 7 724 tkr.







Bilagor:
  1. Sammanfattning resultatrapport; en sammanfattande tabell med de fem intäktsgrupperna och fyra kostnadsslagen med: ackumulerat utfall för året, årets budget (inkl alla disponibla delar), årets prognos, utfall i % av prognos, ackumulerat utfall föregående år, budget 2008, förändring av ackumulerat i % av intäkter och kostnader för aktuell period föregående år.
  2. Intäktsrapport; med en helårsprognos för 2009.
  3. Uppföljning av programkostnader; en tabell där kostnaderna visas på programnivå och inkluderande en helårsprognos för 2009.
  4. Direkta samt fördelade programkostnader; lönekostnader och administrativa kostnader fördelade på program.