Direktivsmall - från styrelsemöte juni 2003 Underlag till styrelsemöte 1-2 maj 2004

Till: Styrelsen
Från: Hanna Roberts
Datum: 6 juni 2003

Direktivsmall

Denna mall anger hur uppdragsdirektiven skall presenteras. Processen innebär att styrelsen identifierar ett antal uppdrag som antingen har beslutats av årsmötet eller som styrelsen själv anser vara frågor som behöver utredas under en begränsad tidsperiod. Detta sker på styrelsens junimöte. Fram till styrelsens septembermöte har den som utsetts som kontaktperson inom styrelsen (normalt en person) ansvar att formulera ett uppdrag, dess bakgrund, syfte mm för att styrelsen i sin helhet på septembermötet kan diskutera huruvida uppdraget bör genomföras eller inte. Syftet med detta förfarande är, enligt rekommendationer från en arbetsgrupp som uppdrogs att genomföra en "Översyn av styrelsens arbete", att styrelsen stärks i sin roll genom att ytterligare fokusera de strategiska frågorna och tydligare kan styra den samlade verksamheten inom sektionen samt att styrelseledamöternas arbetsbörda minskas. Dessa rekommendatioer medförde bland annat under 2002 att styrelsen avskaffade de stående utskotten och valde att tillsätta en mer uppdragsbetonad utredningsorganisation. Nedan beskrivs kort de olika delar som bör finnas med i uppdragsdirektiven.

Direktiv: Rubrik över uppdraget.

Bakgrund/beslut: Motivering till varför uppdraget skall genomföras. Hänvisning till tidigare utredningar eller beslut som relaterar till uppdraget.

Syfte samt formulering av uppdraget/uppgifter: Förklaring till vad som skall göras, och en mer detaljerad formulering av uppdragets olika uppgifter och moment.

Metoder: Styrelsen kan ha önskemål eller idéer om hur uppdraget skall genomföras. Annars är detta något som kompletteras av uppdragsgruppen när den har tillsatts.

Tidsram: Här ska anges när styrelsen vill att uppdraget skall vara klart (se möteskalender för styrelsemötena).

Budget: Här anges om det finns skäl att tro att uppdraget kommer att ta mer resurser i anspråk än normala mötes- och resekostnader.

Uppdragsgruppens sammansättning: Om det finns önskemål från styrelsen vad avser sammansättning eller speciellt identifierade deltagare. Utöver detta är det sekretariatets uppgift att sätta samman en lämplig grupp, som kan bestå av aktivister, anställda och/eller externa specialister.

Kontaktperson i styrelsen: För att minska på styrelsens arbetsbörda finns det inget krav på att styrelseledamöter skall ingå i uppdragsgrupperna. I vissa fall blir det dock nödvändigt, men i andra fall räcker det med en kontaktperson till gruppen. Denna kontaktperson är normalt den som föredrar uppdraget inför styrelsen.