- Skriv ut
- Uppdaterad 19 Sep 2013
Direktiv för budgetarbetet 2005 Underlag till styrelsemöte 1-2 maj 2004
Till: Styrelsen
Från: Sekretariatet
Datum: 28 maj 2004
Direktiv för budgetarbetet 2005
Detta är sekretariatets förslag till riktlinjer för den fortsatta verksamhetsplaneringen och budgetarbetet avseende år 2005. Riktlinjerna avser
1. Verksamhetens inriktning
2. De ekonomiska förutsättningarna
3. Ekonomiska ramar
4. Tidplan för det fortsatta arbetet
1. Verksamhetens inriktning
Grunden för budgeten 2005 är sektionens handlingsplan 2004-2010, fastställd av årsmötet i Hallunda 2004. Handlingsplanen pekar ut sju prioriterade områden i form av etappmål under perioden 2004-2006:
1. Hävda rätten till fysisk och psykisk integritet
2. Slå vakt om kvinnors rättigheter
3. Skydda flyktingars rättigheter
4. Kräva rättvisa och bekämpa straffrihet
5. Utbildning inom ekonomiska, sociala och kulturella rättigheter
6. Skapa en dynamisk organisation
7. Växa
Det åligger styrelsen att göra prioriteringar av handlingsplanens etappmål för verksamhetsåret 2005.
2. De ekonomiska förutsättningarna
De ekonomiska förutsättningarna för budgeten bestäms av hur mycket pengar som beräknas komma att kunna samlas in under budgetåret samt om budgeten skall vara balanserad eller inte. Om budgeten är balanserad är de budgeterade intäkterna lika stora som kostnaderna. Vissa år kan det vara lämpligt att ta av sektionens ekonomiska reserver (sparade medel) och därmed låta kostnaderna vara större än intäkterna medan man andra år väljer att bygga upp sektionens reserver och därför låter de budgeterade intäkterna vara större än kostnaderna.
I 2003 års årsredovisning gjordes en avsättning till Humanfondsreserven om 934 tkr. En avsättning till Humanfondsreserven får tas i anspråk två år efter att den gjordes. Det innebär att styrelsen kan besluta att använda Humanfondsreserven 2005.
Av tertialrapporten framgår att det vid årets utgång beräknas finnas en "överreserv" om 726 tkr.
2.1 Intäktsbudgeten
Ett förslag till intäktsbudget finns i bilaga 1. Denna intäktsbudget bygger på att lika mycket pengar satsas på fundraising 2005 som 2004. Vid dessa förutsättning omfattar intäktsbudgeten 36 318 tkr.
Nedan redogörs för några av de viktigaste inslagen i förslaget.
Medlemsavgifter
Intäkter från medlemsavgifter har tack vare satsningen på autogiromedlemmar sjunkit marginellt de senaste två åren. Omfördelningen från intäktsslagen Hel- och delbetalande till autogirobetalande kommer att fortsätta. Budgeteringen för autogiromedlemmar baseras på att två viktiga insamlingsaktiviteter (face to face och internetvärvning) går bra under 2004.
Totalt bedöms intäktsgruppen minska med 5 % gentemot föregående år.
Försäljning
Intäktsgruppen budgeteras något lägre än 2003 då det visat sig blivit svårare att sälja annonsbilagor i AmnestyPress.
Prenumeration
Intäkterna bedöms bli något större än föregående år till följd av den lyckade invärvningen till Kortkampanjen.
Gåvor och bidrag
Intäkterna från intäktsgruppen
Gåvor och bidrag
exklusive Human- och Hjälpfondsutdelning beräknas öka med 1 400 tkr jämfört med prognosen för 2004 men vara lika stora som i budgeten för 2004. Med hänsyn till Human- och Hjälpfondsutdelningen ökar budgeten med 868 tkr jämfört med 2004.
Nedan följer en genomgång av de olika intäktsslag som finns inom intäktsgruppen.
Gåvor från
Grupper och distrikt
budgeteras till samma belopp som prognosen 2004, det är något lägre än budgeten 2004. Eftersom den största givaren Byring & Bråte sitter på ett rivningskontrakt finns det en risk att gruppgåvorna snabbt kan minska om de förlorar detta.
Gåvor från organisationern
budgeteras som i prognosen för 2004.
Intäktsslagen
Företagssamarbete
och
Företagsgåvor
budgeteras som i prognosen för 2004.
Insamlingsbrev
budgeteras väsentligt lägre än budgeten 2004 och något under prognosen för 2005. Så länge det är kostnadseffektivare att satsa pengar på värvning av autogirogivare kommer inte insamlingsbreven att prioriteras och därmed sjunker intäkterna från dessa.
Gåvor via autogiro
budgeteras högre än prognosen 2004 och budget 2004. Satsningen på autogirogivare kommer att fortsätta.
Övriga insamlingsaktiviteter
budgeteras till samma belopp som prognosen 2004.
Humanfonden
har budgeterats till 70 % av beräknad utdelning i april 2003, i enlighet med styrelsebeslut från januari 2000.
Hjälpfonden
har överlevt trots att den tagits bort ur Skandialinks sortiment. Skandialink har tidigare varit främste säljaren av Hjälpfonden. Eftersom vi ser ut att fortsätta kunna räkna med utdelningar från Hjälpfonden (om än stadigt minskande) har denna tagits med i budgeten.
Testamenten
budgeteras lägre än 2004. Intäkter från testamenten har de senaste åren varierat mellan 600 tkr och drygt 2 000 tkr. Budgeten får ses som en försiktig gissning.
Spontana gåvor
budgeteras till samma belopp som prognosen 2004.
2.2 Kostnaderna
2.2.1 Kostnadernas formella uppdelning
När det gäller kostnaderna följer vi den sedan några år antagna budgetprocessen (budgetprocessen kan man läsa om i styrelseunderlagen "Svenska sektionens planering och budgetprocess", ORG 53/051/1997, och "Ny budgetmodell", ORG 53/249/1999, vilken innehåller kompletteringar till budgetmodellen, ytterligare förändringar beslutades vid styrelsemötet den 2 - 3 maj 2002. I budgeten görs en uppdelning av kostnaderna i fasta och disponibla. Den fasta delen kommer i stort att vara sig lik från år till år och ska innehålla kostnader som är nödvändiga för att svenska sektionen ska kunna upprätthålla en "miniminivå" på arbetet. Övriga kostnader klassificeras som disponibla. Vad gäller den disponibla delen av budgeten fattar man under året beslut om denna vid tre tillfällen.
Programmen grupperas i sex programområden som följer de långsiktiga målen i såväl den internationella som svenska handlingsplanen: stärka utrednings- och aktionsstrategierna, få människor att agera, främja mänskliga rättigheter, vidareutbilda människor och utveckla organisationen, förbättra information och kommunikation, samt garantera ekonomisk stabilitet och tillväxt. Programområdena indelas i ett antal program.
Programmen delas sedan in i delprogram, och det är på den nivån det konkreta budgeteringsarbetet görs. Man kan säga att det är delprogrammen som utgör budgetens byggstenar.
De direkta kostnaderna inom ovan nämnda sex programområden benämns
programkostnader.
Förutom dessa finns även kostnadsslagen:
IS-avgiften, sekretariats-, och personalkostnader.
Denna uppdelning har funnits i många år och bör finnas kvar för att möjliggöra jämförelser över åren.
2.2.2 Kostnadernas storlek vid oförändrad verksamhet
Om sektionen skall bedriva verksamhet i samma omfattning som 2004 bedöms kostnaderna för detta uppgå till 36,7 Mkr. I detta har inräknats en generell kostnadsökning om 2 % (inklusive lönekostnader), en kostnad för Internationella rådsmötet på knappt 300 tkr samt minskad IS-avgift om c a 300 tkr. Om budgeten skall vara balanserad och omfatta 36,3 Mkr innebär det att neddragningar i verksamheten måste göras. En minskning av antalet tjänster på sekretariatet skulle därmed bli nödvändig.
Den nya handlingsplanen 2004-2010 tar upp sju prioriterade områden under perioden 2004-2006. Vid en minskad eller oförändrad verksamhetsnivå måste prioriteringar utifrån handlingsplanen balanseras med motsvarande nedprioriteringar av andra verksamhetsområden.
Vägar för att behålla nuvarande verksamhetsnivå
Sektionen skulle kunna ges möjlighet att behålla nuvarande verksamhetsnivå genom en upplösning av Humanfondsreserven. Det skulle innebära ett intäktstillskott om 934 tkr. En nackdel med en sådan lösning är att vi tar av våra reserver för att behålla verksamhetsnivån. Bättre vore om vi kunde samla in de pengar som behövs.
Ett annat alternativ är att göra en extrasatsning på insamling som i vart fall kan ge större andelen av de pengar som behövs. Det finns nu flera insamlingsaktiviteter där vi relativt säkert kan säga hur stora intäkter de kommer att ge om de genomförs. Dessa bygger på värvning av autogirobetalande medlemmar och givare. För att en insamlingsaktivitet skall ge maximal utdelning 2005 bör den genomföras så tidigt som möjligt på året eller ännu hellre redan 2004. Detta skulle kunna uppnås genom att extrapengar utöver budget satsas på en eller flera fundraisingaktiviteter hösten 2004.
Prognos 2006 och framåt
Vid ett beslut om en budget skall vara balanserad eller inte är det viktigt att man även försöker se till åren efter budgetåret. Stora kostnadsökningar kommande år innebär exempelvis kanske att man vill budgetera med ett överskott för att ha sparade medel som kan möta kostnadsökningarna.
Under de närmaste åren förväntas inga större intäkts- eller kostnadsökningar. Det finns vissa möjligheter till reservupplösningar som kan påverka kommande budgetramar.
En prognos kommer att tas fram till styrelsemötet i oktober.
3. Ekonomiska ramar
Den ekonomiska ramen för intäkterna baseras på det beräknade utfallet 2005 vilket i sin tur baseras på prognosen för 2004. Av prognosen för 2004 framgår att intäkterna beräknas uppgå till 36 980 tkr. För 2005 bedöms intäkterna uppgå till 36 318 tkr. Skillnaden beror främst av att Humanfonden tas med till 100 % av tänkt utfall 30 april i prognosen men bara till 70 % i budgeten.
För att bibehålla verksamheten på 2004 års nivå krävs kostnader om 36 700 tkr. Föreslagen intäktsbudget omfattar bara 36 300 tkr. Skillnaden däremellan skulle kunna överbryggas med en upplösning av Humanfonden. Budgeten blir därmed inte balanserad.
Ett annat alternativ är att göra en extrasatsning på insamling. Det finns flera insamlingsaktiviteter där vi relativt säkert kan säga hur stora intäkter de kommer att ge om de genomförs. Dessa aktiviteter bygger på värvning av autogirobetalande medlemmar och givare. För att en insamlingsaktivitet skall ge maximal utdelning 2005 bör den genomföras så tidigt som möjligt på året eller ännu hellre redan 2004. För en sådan satsning krävs att extrapengar utöver budget satsas på en eller flera fundraisingaktiviteter hösten 2004. Det innebär också att vi sannolikt får ett underskott 2004, d v s vi tar av våra reserver år.
4. Tidplan för det fortsatta arbetet
-
På styrelsemötet den 5 juni fastställs de allmänna riktlinjerna för det fortsatta budgetarbetet.
- På styrelsemötet i oktober fastställer styrelsen ett budgetförslag, som sedan går ut till rörelsen och som är underlag för budgetmötet.
- I november hålls budgetmötet.
- Ett förslag till definitiv budget - baserad på den preliminära budgeten, eventuella förslag från budgetmötet och förändringar föranledda av den ekonomiska utvecklingen - presenteras styrelsen inför mötet i december. På mötet fastställer styrelsen den definitiva budgeten.
Förslag till beslut
Med hänvisning till ovanstående föreslås styrelsen besluta
att budgeten skall vara balanserad
att budgeten tills vidare skall omsluta omkring 36,3 Mkr
att sekretariatet får i uppdrag att till styrelsen presentera ett förslag på insamlingsaktiviteter som om de genomförs under hösten 2004 kan ge utrymme för en större budgetram
att arbetet bedrivs enligt den föreslagna tidsplanen.
att verksamheter för år 2005 enligt bilaga 2 godkänns.
Bilaga 2
Verksamhet 2005 för beslut 2004
Nedanstående verksamheter är av det slaget att styrelsen redan på sitt junimöte bör fatta beslut om verksamheten ska bedrivas under 2005. Anledningen till det kan vara att vi aviserar om förnyad prenumeration, påbörjar ett omfattande planeringsarbete, material produceras eller att det tar tid att avveckla en verksamhet vid ett beslut om att verksamheten inte ska bedrivas. Notera dock att ingen budget för verksamheterna nedan ännu upprättats, det rör sig om principbeslut.
-Kortkampanjen
-Amnesty Press
sekretariatet föreslår att det budgeteras för fyra nummer.
-RGB-stöd
kostnaden för avgift till Rådgivningsbyrån uppgår till 100 tkr och därutöver föreslås att ett bidrag lämnas om 110 tkr. Rådgivningsbyrån har ekonomiska problem och riskerar stora nedskärningar i verksamheten om medlemsorganisationerna minskar sitt stöd.
-EU-föreningen
-Medlemsvärvning (medlemsåret 2005 startar i samband med Amnestyveckan i oktober 2004)