Samarbetsavtal mellan svenska sektionen och Amnesty Business Group Underlag till styrelsemöte 1-2 maj 2004

Till: Styrelsen
Från: Kajsa Lindståhl
Datum: 3 juni

Samarbetsavtal mellan svenska sektionen av Amnesty International och Amnesty Business Group (rev 6.6.04)

Inledning

Styrelsen för den svenska sektionen av Amnesty International har beslutat att samarbetet mellan specialgruppen Amnesty Business Group (nedan kallad "ABG") och den svenska sektionen av Amnesty International (nedan kallad "sektionen") skall regleras i ett separat avtal. Orsaken till detta är dels att ABG har en publik verksamhet och ekonomisk omslutning som väsentligt skiljer sig från andra specialgruppers, dels att ABG bedriver sin verksamhet inom sektionen som en ideell förening med egna stadgar, medlemmar, styrelse och årsmöte.

För att ABG ska kunna verka effektivt mot uppsatta mål krävs nära samarbete mellan sektionsstyrelsen, sekretariatet och ABG. ABG blir därmed en integrerad del av sektionen och ABGs arbete för att få företag att respektera de mänskliga rättigheterna en angelägenhet för hela sektionen. Det åligger således organisationen ett gemensamt ansvar att stödja ABGs verksamhet. Detta ansvar omfattar även ett ansvar för sektionen att aktivt verka för ABG i sektionens internationella kontakter.

ABGs arbete sker dels genom direkt dialog med företag –såväl de som ingår i Business Forum som de som inte gör det - dels genom offentliga evenemang och opinionsbildning. Business Forum är ett forum för diskussion, utbildning och erfarenhetsutbyte öppet för medlemsskap för svenska företag som delar ABGs vision och målsättning. Business Forum syftar till att stimulera företagens arbete för mänskliga rättigheter. Ett medlemsföretags företagsledning ska vara inställd på att föra en öppen och ärlig dialog med ABG för att förbättra sitt eget MR-arbete. ABG kommer inte på något annat sätt att kvalificera eller ”certifiera” de företag som vill vara med i Business Forum.


Samarbete sektionen - ABG

ABGs stadgar skall i allt väsentligt ansluta till stadgarna för sektionen avseende övergripande mål och syfte och skall godkännas av sektionens styrelse. Sektionsstyrelsens mandat över en specialgrupp och dess medlemmar verksamma inom sektionen regleras i sektionens stadgar § 5.2.

I övrigt gäller för ABG de riktlinjer för specialgruppers arbete som sektionen antagit.

ABG finansieras huvudsakligen genom avgifter frånde i Business Forum medverkandeföretagen, i huvudsak större svenska företag med internationell verksamhet. Avgiften skall främst täcka ABGs kostnader för personal, aktiviteter, resor och service. Tio procent av de aktuella avgifterna går direkt till sektionen vid faktureringstillfället. Av ett eventuellt ekonomiskt överskott kan, om så bedöms lämpligt, en viss del tillfalla sektionen som ett extra bidrag efter beslut av ABGs styrelse.

Om ett företag utesluts ur Business Forum återbetalas den av företaget erlagda avgiften pro rata för den återstående avgiftsperioden.

Styrelsen för sektionen beslutar om ABGs övergripande mål och inriktning. ABGs ordförande redovisar årligen verksamhetsplan och budget för sektionsstyrelsen innan dessa läggs fram på ABGs årsmöte för beslut.


Ledamot i ABGs styrelse utsedd av sektionsstyrelsen

Enligt stadgarna skall sektionens styrelse utse en representant i ABGs styrelse.

Sektionens representant i ABGs styrelse har till uppgift att vara förbindelselänk mellan de två styrelserna och skall kommunicera Amnestys åtagande och policies samt sektionens handlingsplan och arbetsordning till ABGs styrelse. Representanten skall informera ABGs styrelse i frågor som är av vikt för ABGs arbete och som behandlas inom sektionens styrelse. Representanten skall även informera sektionens styrelse om de frågor som behandlas i ABGs styrelse och som inte hanteras genom de anställda.


ABGs personal

ABGs personal skall formellt vara anställd av sektionen. Sektionen får därmed ett arbetsgivaransvar, som ytterst utövas av generalsekreteraren. Beträffande arbetslednings- och arbetsmiljöansvar har överenskommits följande. Ordförande för ABG svarar för den löpande verksamhetsmässiga arbetsledningen av den personal som är anställd för ABGs verksamhet medan sektionen, i sin egenskap av arbetsgivare för ABGs personal, enligt intern delegationsordning svarar för de ABG-anställdas arbetsmiljö enligt gällande lagar och föreskrifter.

Sekretariatet ombesörjer all personal- och löneadministration. ABG betalar lönekostnaderna för sin personal månadsvis till sektionen. Lönekostnaderna innefattar direkt lön, arbetsgivaravgifter och pensionskostnader samt riktade utbildningsinsatser i den mån sådana förekommer.


Administration

ABG skall kostnadsfritt ha tillgång till dels ekonomifunktioner såsom bokföring, utbetalningar och ekonomisk redovisning för att bl a möjliggöra en löpande rapportering till ABGs styrelse inför planerade styrelsemöten, dels administration, konferensrum och vissa andra gemensamma utrymmen på sekretariatet. Sektionen skall dessutom ge ABG ett permanent och fullt utrustat (datorutrustning/stöd, telefon och kontorsmöbler) kontorsutrymme på sekretariatet.

Om personalen eller frivilliga inom ABG inte kan utföra allt nödvändigt administrativt arbete kan detta eventuellt utföras av andra anställda på sekretariatet. Generalsekreteraren beslutar om detta.


Övriga kostnader

ABG ersätter sektionen för löpande kostnader avseende kontorsmaterial, kopiering, telefoni samt portokostnader. Sektionen avgör hur kostnadsersättningen skall beräknas. ABG betalar för specialbeställningar av trycksaker och kostnader för egna trycksaker.


Revision av ABG

ABG skall ha två revisorer. En revisor skall utses av ABGs årsmöte och en av sektionens styrelse. Sekretariatsanställd som sköter ABGs redovisning får inte vara revisor i ABG. Styrelseledamot i ABG får inte vara revisor i ABG.


Utåtriktad verksamhet

För att undvika dubbelbearbetning av företag och för att åstadkomma samordning med sektionens aktiviteter skall följande gälla.

ABG äger rätt att samarbeta med och bearbeta företag för rekrytering till Business Forum enligt överenskommen förteckning. Eventuella kontakter mellan sektionen och dessa företag skall tas i samråd med ABG. Om ABG vill rekrytera andra företag till Business Forum än de som upptas på förteckningen skall detta ske i samråd medsekretariatets fundraisingteam.

ABGs informationsmaterial med extern spridning, såsom broschyrer och foldrar, skall slutligen godkännas av sektionen i enlighet med sekretariatets arbetsordning.

Media- och annonskampanjer från ABG skall godkännas enligt sekretariatets arbetsordning, som även anger vem som äger rätten att fatta beslut om hur, när och vilka media som ska kontaktas i annonseringssyfte. Kontakter med media i syfte att be om annonsutrymme skall alltid ske i samråd med sekretariatets fundraisingteam.

ABG förbinder sig att följa samma princip för annonsering som sektionen, d v s att all annonsering sker på kostnadsfri basis. Betalning för annonsutrymme får ej utgå. Undantaget från denna princip är rekryteringsannonser. Om sektionens princip förändras gäller motsvarande förändring för ABG.


Övrigt

Om inget annat sägs i detta avtal utgör sektionens arbetsordning och sekretariatets beslutsgång de yttre ramarna för ansvarsfördelningen och de löpande kontakterna mellan ABGs anställda och sekretariatet.


Revidering av avtalet

Avtalet förlängs automatiskt på ett år i taget om inte endera parten begärt omförhandling före den 1 november varje år.