Rapport om gruppernas ansvar för sektionens ekonomi Underlag till styrelsemöte 1-2 maj 2004

Till: Styrelsen
Från: Bo Lindblom, Ernest Katzenstein, Jeanette Irekvist, Jörgen Persson
Datum: 28 maj 2004

”Gruppernas ansvar för ekonomi”
juni 2004

Innehållsförteckning

Innehållsförteckning   1
Rapport från uppdragsgruppen ”Gruppernas ansvar för ekonomin”   3

1. Syfte samt formulering av uppdraget   3
2. Inledning   3
3. Metod   4
4. Insamlad fakta   4
5. Rekommendationer – hur får vi grupperna att känna mer ansvar  
för ekonomin 5
a. Information   5
1. Informationspaket   5
2. Budgetmötet   5
3. Årsmötet   6
4. Grupptrycket   6
5. Hemsidan   6
b. Utbildning   6
1. Kassörsutbildning   6
c. Krav på grupper   7
1. Ekonomin i gruppers och distriktens stadgar   7
2. Redovisningsmall för grupperna   7
Bilaga 1 – Sammanfattning av intervjuer gjorda med distriktsombuden
i Kronoberg/Kalmar, Skåne och Hallands distrikt.   9
Bilaga 2 – Intervjuer med gruppsekreteraren i Uzbekistansamordningen   10
Bilaga 3 – Intervju med grupp 209, Falkenberg 11
Bilaga 4 – Intervju med distriktsombudet Hallands distrikt   12
Bilaga 5 – Intervju med distriktsombudet Kronoberg/Kalmar   13
Bilaga 6 – Intervju med grupp 168, Laholm   14
Bilaga 7 – Intervju med Värmlands distriktsombud   15
Bilaga 8 – Intervju med Stockholms distrikts kassör   16
Bilaga 9 – Intervju med distriktsombudet i Uppsala   17
Bilaga 10 - Sammanfattning av intervjuer med distrikten:
Bohuslän – Norra Skaraborg, Skaraborg, Västmanland,
Göteborg och Sörmland - Östergötland   18
Bilaga 11- ”Riktlinjer för pengar ska hanteras inom Amnesty” – utdrag
ur Amnestys ”lilla vita”.   21
Bilaga 12 - Utdrag ur dokumentet ”Distriktets roll och arbetsuppgifter”  
(fetad och kursivering av texten gjord av gruppen)   24


Rapport från uppdragsgruppen ”Gruppernas ansvar för ekonomin”

1. Syfte samt formulering av uppdraget

Uppdraget syftar till att föreslå styrelsen hur grupper och enskilda aktiva medlemmarna kan uppmuntras till att ta större ansvar för sektionens ekonomi.

1. Uppdraget innefattar att utvärdera de möjligheter grupperna idag har att ta del av sektionens ekonomi (på bl.a. budgetmötet, distriktsmöte och årsmöte) samt att se hur gruppernas inflytande i budgetprocessen kan stärkas och hur fler aktiva medlemmar kan uppmuntras att delta genom att se över mötesformer, processer etc.

2. I uppdraget ingår också att se över hur man kan få grupperna att förstå vikten av att betala in sina avgifter (genom att bland annat förklara vad man får för de pengar som man betalar in) och stödja sektionen med ekonomiska medel även på annat sätt. Som en del i detta ska gruppen ta fram ett förslag på ekonomisk rapportering för grupper och distrikt samt se över hur informationen till grupperna ser ut vad gäller hur de ska hantera pengar vid insamlingar etc.

2. Inledning

Gruppernas bristande engagemang då det gäller sektionens ekonomi förefaller att ha flera orsaker. Vid årsmötet i Göteborg 1996 genomfördes en kraftig sänkning av gruppavgiften. En del grupper torde ha uppfattat detta som att gruppernas bidrag numera bara hade en marginell betydelse. Sambandet mellan de ekonomiska bidragen och organisationens resurser att genomföra åtagandet är också oklart för många. Det finns föreställningar om att stora pengar går till någon sorts intern byråkrati. Det talas om en ”vi och dem”-mentalitet där man i grupper och distrikt inte ser betydelsen av sitt eget bidrag till ekonomin för sektionen som helhet. Istället fokuserar man på den egna ekonomin och förväntar sig att styrelse och sekretariatet tar hand om de andra ekonomiska frågorna. Mycket talar för att vi borde informera bättre om hur både det svenska och det internationella sekretariatet är uppbyggt, hur vårt arbetsmaterial tas fram och distribueras och hur knappa resurser vi faktiskt har.

På flera orter kan man lätt konstatera att det är samma personer som typiskt engagerar sig i alla föreningar, vilket innebär att om en aktion inom Amnesty krockar med någon annan aktivitet är det inte självklart att man väljer Amnesty. Möjligen finns det ett växande utbud av aktiviteter samt större krav från jobb, familj och den sociala miljön, som gör att de har svårare att hitta tid till att ägna sig åt Amnesty.

Vi ser också att det är av största vikt att man kopplar samman de aktiviteter man gör med att samla in pengar och inte ser dessa två delar som åtskilda. I detta handlar det mer om en inställning till insamlingsarbete, än till svårigheten att koppla samman dessa aktiviteter.

Vad gruppen har sett är att det finns ett samband mellan aktivitetsnivå och stark ekonomi, men att detta inte räcker, utan att det även krävs information för att grupperna ska förstå vikten av att de bidrar, samt utbildning för att man ska känna sig trygg i vad det är man ska göra vid exempelvis redovisning, överföringar etc.

Uppdragsgruppen har lämnat en del relaterade frågeställningar utanför utredningen såsom hur styrelsen kan uppmuntra och underlätta för grupper och distrikt till att samla in mer pengar, liksom hur man kan uppmuntra till högre aktivitetsnivå. Även om utredningen ser att det finns beröringspunkter mellan ämnena och dessa frågor är viktiga, så har detta inte legat inom uppdragets ram som det har formulerats.

3. Metod

Utredningsgruppen har bestått av fem medlemmar som reducerades till tre efter ett tag. Dessutom har ekonomichefen på sekretariatet varit till stor hjälp med fakta samt kunskap om vilka former vi arbetar med idag.

Utredningsgruppen har samlats tre gånger under året och har däremellan haft diskussioner via e-post. Arbetet har till stor del handlat om att inhämta fakta och åsikter från distrikten över hela landet, samt sett till den beskrivning som finns idag av distriktens ansvar (se bilaga 12). Vi har även pratat med ett antal grupper om hur man uppfattar sin situation och hur man upplever situationen kring sitt ansvar för ekonomin.

Det som inkommit vid dessa intervjuer finns i bilagor 1-10 som ligger separat sist i rapporten. De åsikter och de fakta som framkommit i intervjuerna har legat som underlag för utredningsgruppens diskussion om hur vi förbättrar möjligheterna för grupper/distrikt/enskilda aktiva att:
 · förstå vår ekonomi,
 · vara en aktiv del av budgetprocessen, och
 · förstå vikten av sitt bidrag till ekonomin och därmed känna ett större ansvar för den.

4. Insamlad fakta

Fakta kring gruppgåvor och gruppavgifter: De totala intäkterna har minskat sedan 2000, därför har gruppernas gåvor kommit att spela en större betydelse för våra intäkter. Gruppavgifterna ser ut att öka 2004 vilket kommer av att dessa höjts. Gruppgåvorna har ökat kraftigt sista åren. Vi fick extra mycket 2002 då Halmstadgruppen beslöt att ge extra mycket pengar till Sektionen (på Amnestyfondens bekostnad). Ökningen 2003 kommer av det stora testamente Lundagrupperna fått. Eftersom gruppernas gåvor ökat samtidigt som de totala intäkterna minskat blir den procentuella andelen gruppgåvor större. Av gruppgåvorna kommer 90 % från de tre största givarna. Det är Lundagrupperna, Halmstadgruppen och grupp 9 i Hörby. De två sistnämnda får sina pengar genom permanenta loppmarknader.

(Nedanstående text ska det egentligen finnas tabell-form)
 
Totala intäkter
Gruppavgifter
Gruppgåvor
% andel gruppgåvor + gruppavgifter
Andel av gåvor från de tre största givarna


5. Rekommendationer – hur får vi grupperna att känna mer ansvar för ekonomin

a. Information

En starkt bidragande orsak till att grupperna inte bidrar till ekonomin tycks vara att de saknar tillräcklig förståelse för ekonomin och betydelsen av att de bidrar till den. Detsamma gäller för distrikten. Utredningen har genom intervjuerna funnit att det viktigaste arbetet ligger i information och utbildning som båda är utformade på ett så pedagogiskt sätt att medlemmarna kan ta den till sig även om de inte är ekonomiskt skolade.


1. Informationspaket

Trots att medlemmarna vanligen vet att informationen finns tillgänglig så tar de sig sällan tid att läsa den, eller att informera sin grupp och sitt distrikt. Offensiv information är därför nödvändig, dvs. att vi ifrån styrelsens och sekretariatets sida aktivt och regelbundet informerar om ekonomin, inte bara skriftligen via de kanaler vi har, utan även genom personliga besök och utbildningar.
Det bör finnas ett “informationspaket” som kan användas av t ex styrelseledamöter, distriktsombud, gruppsekreterare vid distriktsmöten, gruppmöten, etc. Det kan bestå av:
 · Overhead-presentationer som kan användas på olika möten och utbildningar. Presentationen bör vara i ”två nivåer”:
 - En kort serie på några få bilder (3-5) som kan användas vid allmän information om Amnesty. Kort sammanfattning (några exempel) om hur mycket verksamhet kostar, vad pengarna kommer ifrån och grundläggande information om organisationen
- En längre serie som kan riktas till aktivister och kan användas t ex i introduktionskurser och medlemsmöten. En djupare information om hur Amnesty organiserar sig, IS och svenska sektionens sekretariats arbete och kostnader.
 · En text lik den som finns i det ”lilla vita” häftet ”Fängslande läsning om mänskliga rättigheter” (se bilaga 11).
 · En längre text i stil med ”Amnesty International - Facts and Figures: The work of Amnesty International” som finns på den internationella rörelsen hemsida.
 · Utbildningsmaterial för utbildning av kassörer (se nedan).

2. Budgetmötet

Budgetmötet hålls enligt de riktlinjer som årsmötet 1991 beslutade om. Det innebär att:
*   distrikten representeras av sina distriktsombud samt eventuellt en medlem med ekonomiska kunskaper eller intressen, vald av distriktsmötet och därmed med mandat att i dessa frågor föra distriktets talan,
*   distrikten fortlöpande får information om aktuella problem i det pågående budgetarbetet och på så sätt ges möjlighet att ta upp dessa på höstens distriktsmöten,
*   distriktsombuden får tillgång till uppgifter om gruppernas ekonomiska insatser i det egna distriktet och ges möjlighet att vid distriktsmötet planera ekonomiska insatser under det kommande året, eventuellt också distriktsgemensamma verksamheter då det gäller olika former av penninginsamling

3. Årsmötet

De översikter av utgifter och intäkter som görs inför varje årsmöte kunde ges en utformning som ökar läsbarheten. En tydligare och gärna bättre illustrerad grafik skulle troligen göra nytta.  Eftersom en stor del av medlen går till den internationella verksamheten, borde en sammanfattande översikt av dess inkomster och utgifter också ingå, gärna med konkreta exempel på vad en utredning kostar i genomsnitt, eller en utredningsresa med därpå följande rapport. Detta har redan använts i årets verksamhetsberättelse och i årsredovisningen, och presentationen på årsmötet följde detta grafiska upplägg. Detta upplägg har fått mycket bra och uppskattande återkoppling, och är därför något som bör användas även i fortsättningen.

4. Grupptrycket

Grupptrycket är nog i dagsläget den bästa informationskällan om ekonomi för grupper. Där finns ofta en liten ekonomispalt som kort, och förhoppningsvis begripligt, beskriver vad som händer med ekonomin.

5. Hemsidan

Hemsidan har en länk till en speciell ekonomi-hemsida. Här finns mycket info. Sidan är främst skriven för journalister och studerande.

Hemsidan förbättras kontinuerligt, men det är ett relativt nytt sätt att sprida ekonomisk information över Internet. Den mer ”tunga” ekonomiska informationen ligger i styrelsens databas. Dock kan denna upplevas som svår att hitta till och därför kan ekonomin och budgeten få en egen sida på den interna hemsidan för att bli lättare åtkomlig för alla medlemmar, och särskilt de som har intresse av att hitta informationen.


b. Utbildning

1. Kassörsutbildning

Vi har inte hållit någon kassörsutbildning tidigare. Om intresse finns kan vi hålla en halvdagsutbildning en gång om året. En idé har varit att lägga kassörsutbildningen tillsammans med budgetmötet för att evenemangen skall locka publik åt varandra. Tyvärr hamnar då utbildningen väl sent för nytillträdda kassörer. Vid efterfrågan kan kassörsutbildning hållas för intresserade distrikt.


c. Krav på grupper

1. Ekonomin i gruppers och distriktens stadgar

Ekonomiska frågor hanteras idag väldigt kortfattat i distriktens stadgar, och grupperna har vanligen inga egna stadgar. Det som vanligtvis nämns i stadgarna är att vid gruppernas eller distriktens upplösning de pengar som finns kvar på konton ska tillfalla sektionen.

Det är dock viktigt att grupperna hanterar pengarna på rätt sätt (se bilaga 11). Även om man inte har detta tydligt utskrivet i stadgarna. Utredningen tycker inte att förändringar i stadgarna är det viktigaste i denna fråga, och även om man genomför förbättringar inom detta område torde det inte förändra eller förbättra de omständigheter som ligger bakom gruppens uppdrag.

2. Redovisningsmall för grupperna

Många grupper och distrikt uttrycker att man har svårt att veta vilken information som är viktig och sprida och skicka in till sekretariatet. Dessutom vet man inte alltid vad man bör följa upp för sin egen del för att följa god redovisningssed. Amnesty bör därför erbjuda grupperna en redovisningsmall för gruppernas ekonomi (se nedan en tabell med rubrikerna, ”kontoplan”) samt arbeta för att få alla att använda den. Det är dock viktigt att denna inte görs för svår med risk att grupperna då inte kommer att använda den och att många grupper istället aktivt vänder sig mot alla typer av redovisning. Därför har utredningsgruppen tagit fram ett förslag på en förenklad kontoplan som kan användas av grupperna.

Dessutom har utredningen ansett det viktigt att redovisningen ska vara enkel att administrera både för gruppens kassör och av sekretariatet. Grupperna bör därför kunna redovisa på Internet. Utredarna har diskuterat frågan med den dataansvarige på sekretariatet och han ser inga större svårigheter med att genomföra detta. Förmodligen krävs bara hans tid för genomförandet. En ”användarhandbok” behövs också. Tanken är att kassören i varje grupp vid årets slut ska gå in på Internetsidan och mata in sin grupps årsredovisning. Data ska lagras i en enkel ”databas” och kan användas av ekonomiansvariga och kassören. Givetvis ska det gå att redovisa på papper, och det ska finnas en likvärdig mall att använda för dem som inte har tillgång till dator. Dock ska det uppmuntras att man gör det via Internet eftersom det underlättar den administrativa hanteringen betydligt.

För att locka grupper att använda detta, föreslår vi att man tar fram ett enkelt Excel-ark med lite funktionalitet för att tjänstgöra som kassabok som ska kunna laddas ner från en hemsida av grupperna. Detta ska kunna göras med frivilliga insatser. De enda kostnader utöver personalkostnader är serverutrymme och underhåll på Internetsidan och databasen.

Det är också viktigt att påpeka att det är ytterst viktigt att hanteringen av ekonomin sköts helt korrekt för att vi inte på minsta vis ska kunna riskera felaktigheter som kan skada Amnestys goda namn.

(Nedanstående text ska det egentligen stå i tabell-form)

Kontoplan:

Inkomster
Utåtriktade aktiviteter
Bidrag från stödmedlemmar
Övriga inkomster
Total inkomster
Utgifter
Avgift/bidrag till sektion/distrikt
Utbildning (avgift, resor)
Kostnader för aktionsfall, vädjande och kampanjer
Kostnader för utåtriktade aktiviteter
Övriga utgifter
Total utgifter
Saldot vid årets början
Saldot vid året slut

Bilaga 1 – Sammanfattning av intervjuer gjorda med distriktsombuden i Kronoberg/Kalmar, Skåne och Hallands distrikt.

(Nedanstående text ska det egentligen stå i tabell-form)

   Halland Kronoberg Skåne
/Kalmar
1. Har distriktet
egna stadgar?    Ja (?)  Ja  Ja

2. Har distriktet en egen
ekonomi och en kassör? Ja (?)  Ja  Ja

3. Betalar grupperna   Nej.  Nej  Ja
avgift till distriktet?    (kollekt) 2 500

4. Hur många grupper
finns nu i distriktet?  7  5+3  50

5. Hur många
vid distriktsmöten?  6  5-8  10-15

6. Har någon missat att  Nej  Ja  vet ej
betala årsavgift?    (slarv)

7. Föranleder det åtgärd
från distriktets sida?  Ja  Ja  Nej

8. Bidrag till dem som
vill delta i årsmöte?  Ja  Ja  Ja

9. Frivilliga bidrag   Ja  Ja  vet ej
till sektionen?   1 500 000 7 600

10. Är ekonomin ett
problem för grupperna? Nej  Nej  vet ej

11. Kan ni bidra med
mera?    Nej  Nej  Nej

12. Är grupperna   Nja  Nja  Nja
tillräckligt informerade?  

13. Har ni tillräckligt   Nja  Ja  Nej
inflytande?

(Svaret Nja under fråga 12 innebär att informationen nog finns tillgänglig men intresset är svagt i grupperna.)

Bilaga 2 – Intervjuer med gruppsekreteraren i Uzbekistansamordningen

1. Gruppernas direkta bidrag till sektionens ekonomi består av gruppavgifter och frivilliga bidrag. Skulle din grupp kunna bidra med mer till hela sektionens verksamhet?
- Ja, med högst 500 - 1000 kronor

2. Har din grupp problem med ekonomin?
2.a. Har gruppen kunnat betala årsavgiften 2003?
- Ja
2.b. Har gruppen därutöver lämnat något frivilligt bidrag?
- Nej
 
3. På vilket eller vilka sätt försöker gruppen få in pengar till verksamheten? (T.ex. bössinsamling, lotterier, loppmarknad, värvning av stödjande medlemmar som betalar en avgift till den lokala gruppen.)
- Bössinsamling, en stödjande medlem (200 kr/mån)

4. Finns det i gruppen något intresse för sektionens ekonomi, t.ex. så att åtminstone någon medlem har läst igenom budgethandlingarna?
- Nej (men vi har en medlem som skulle kunna specialisera sig; hon är ämne för distrikts- och speciellt förbundsstyrelsen)
 
5. Det har tidigare visat sig att intresset för de sektionsgemensamma frågorna och för sektionens ekonomi är störst hos de grupper som också har representanter vid årsmötena. Hur många medlemmar från din grupp har deltagit i de senaste tre årsmötena (Visby, Ljungskile, Härnösand)?
- Ingen (och det beror nog på att jag som åtminstone förut i någon mån tongivande själv har dragit mig för att delta av någon anledning -- man har sina sociala egenheter)
 
6. Kan medlemmar som vill delta i årsmötet få bidrag till resa och deltagaravgift från gruppen eller distriktet?
- Ja

7. Hur många gruppmedlemmar deltog i höstens distriktsmöte?
- Ingen

8. Skulle gruppen (eller någon i gruppen) vara intresserad av att få mera information om sektionens ekonomi?
- Ja, om vi avdelar någon att bevaka och redovisa på gruppmötena.

9. Skulle gruppen vilja ha större inflytande då det gäller ekonomiska avgöranden inom sektionen? På vilket sätt?
- Jag är själv för inskränkt. Kanhända de yngre om de skolas in, motiveras (ja, DET tror jag)

Bilaga 3 – Intervju med grupp 209, Falkenberg

1. Gruppernas direkta bidrag till sektionens ekonomi består av gruppavgifter och frivilliga bidrag. Skulle din grupp kunna bidra med mer till hela sektionens verksamhet?
- Möjligen skulle vi kunna vara flitigare med bössa på stan, men sanningen att säga så ger bössinsamlingar numera ganska litet.

2. Har din grupp problem med ekonomin?
- Nej.
2.a. Har gruppen kunnat betala årsavgiften 2003?
- Ja.
2.b. Har gruppen därutöver lämnat något frivilligt bidrag?
- Ja.

3. På vilket eller vilka sätt försöker gruppen få in pengar till verksamheten?
-Vi har stödjande medlemmar (tyvärr är dock antalet sjunkande), tiggarbrev
till Svenska kyrkans alla församlingar i kommunen har gett en hel del.

4. Finns det i gruppen något intresse för sektionens ekonomi, t.ex. så att åtminstone någon medlem har läst igenom budgethandlingarna?
- Visst intresse för ekonomin, men någon närstudie av budgeten har jag inte märkt av.
 
5. Det har tidigare visat sig att intresset för de sektionsgemensamma frågorna och för sektionens ekonomi är störst hos de grupper som också har representanter vid årsmötena. Hur många medlemmar från din grupp har deltagit i de senaste tre årsmötena (Visby, Ljungskile, Härnösand)?
- Visby 1, Ljungskile 2, Härnösand 0.

6. Kan medlemmar som vill delta i årsmötet få bidrag till resa och deltagaravgift från gruppen eller distriktet?
- Ja.

7. Hur många gruppmedlemmar deltog i höstens distriktsmöte?
- Två.
 
8. Skulle gruppen (eller någon i gruppen) vara intresserad av att få mera information om sektionens ekonomi?
- Kassören, kanske.
 
9. Skulle gruppen vilja ha större inflytande då det gäller ekonomiska avgöranden inom sektionen? På vilket sätt?
- Inflytande vill man ju alltid gärna ha, frågan är om man tror att det får någon effekt. Nu när sektionens ekonomi har blivit ett bekymmer känns det mer angeläget att vara med och se till att pengarna används på bästa sätt. Kanske ska man låta informations-utbyte (t ex mailinglista) gå till gruppernas kassör i st.f. gruppsekreterarna.
- - - - - - - - - - - - - - - - -
Ingrid Nilsson Horvath, grupp 209, Falkenberg
Bilaga 4 – Intervju med distriktsombudet Hallands distrikt

1. Har ditt distrikt egna stadgar?
1. Grupperna i Halmstad/Laholm har gemensamma stadgar. De fungerar också som stadgar för distriktet, även om Falkenbergs-gruppen har egna stadgar.

2. Har distriktet en egen ekonomi och en kassör?
2. Ja, dvs. kassören för Halmstad/Laholm fungerar som distriktets kassör. Det här arrangemanget är godkänt av Falkenbergsgruppen.

3. Betalar grupperna någon avgift till distriktet och i så fall hur mycket?
3. Nej. Det behövs inte. Det har ansetts bättre att grupperna så mycket som möjligt ställer upp i den gemensamma verksamheten med loppmarknaden.

4. Hur många grupper finns nu i distriktet?
4. 7, varav en i Laholm, fem i Halmstad, en i Falkenberg. (Varberg och Kungsbacka har valt att ansluta sig till Göteborgsområdet. I gengäld har Laholms-gruppen sedan 35 år också omfattat Båstad, som ligger i Skåne och egentligen borde räknas till Ängelholm.)

5. Hur många av grupperna brukar vara representerade vid distriktsmöten?
5. Minst 6 av 7.

6. Har någon av grupperna missat att betala årsavgift till sektionen under 2002 och/eller 2003?
6. Nej.

7. Föranleder det i så fall någon åtgärd från distriktets sida?
7. Distriktet har möjlighet att betala ev. saknade gruppavgifter.

8. Kan grupper eller distrikt bidra till kostnaderna för dem som vill delta i sektionens årsmöte?
8. Distriktet betalar alla kostnader för de medlemmar som vill delta i årsmötet.

9. Vet du i vilken omfattning grupperna har kunnat lämna frivilliga bidrag till  sektionen?
9. Under 2003 betalade distriktet enligt verksamhetsberättelsen in 1.500.000 kr till sektionen. Pengarna kommer från den permanenta loppmarknaden Byring & Bråte.

10. Anser du att ekonomin är ett problem för grupperna i distriktet?
10. Nej, men det kan bli ett problem om man inför moms på loppmarknadsförsäljning. Det stora flertalet verksamma vid Byring & Bråte har förklarat att de lämnar företaget om de skänkta varorna ska momsbeläggas.

11. Tror du att ert distrikt skulle kunna bidra med mera till sektionens ekonomi?
11. Vi har hittills kunnat öka bidragen år från år. För framtiden är momsreglerna avgörande.

12. Tycker du att distriktet och grupperna är tillräckligt informerade om sektionens ekonomi?
12. Informationen finns, men intresset är inte stort. Jag brukar skicka referat av budgetmötet till alla gruppsekreterare. Vi har problem med att hitta en ny kassör (Uno W har fyllt 80).

13. Tycker du att ni har tillräckligt inflytande när det gäller ekonomi och prioriteringar?
13. Vi har möjlighet till inflytande, men det utnyttjas dåligt. Jag har i flera år försökt få med mig någon ekonomiskt sakkunnig till budgetmötet men bara lyckats en gång.

Bilaga 5 – Intervju med distriktsombudet Kronoberg/Kalmar

1. Har ditt distrikt egna stadgar?
1. Ja.
2. Har distriktet en egen ekonomi och en kassör?
2. Ja
3. Betalar grupperna någon avgift till distriktet och i så fall hur mycket?
3. Nej, inte på de senaste 6-7 åren. Anledningen, som du nog hört mig och Jan Nygren prata om, är att vi vartannat år får en stiftskollekt till Kalmar-Kronoberg och Jönköpingsdistrikten. Första året, då vi fick en hel kollekt (på senare år har vi delat kollekten med andra organisationer), sände vi ca 100.000 kronor till Amnestyfonden, men fick en reprimand av domprosten, som menade att pengarna var avsedda för verksamhet i Småland.
4. Hur många grupper finns nu i distriktet?
4. 8, varav 3 ungdomsgrupper.
5. Hur många av grupperna brukar vara representerade vid distriktsmöten?
5. Alltid minst fem, ibland alla.

6. Har någon av grupperna missat att betala årsavgift till sektionen under 2002 och/eller 2003?
6. Ja, båda åren.

7. Föranleder det i så fall någon åtgärd från distriktets sida?
7. Ja, jag tar kontakt med gruppsekreteraren och frågar om anledningen. Ibland är det ren glömska. Förra  året rörde det en grupp som egentligen var nedlagd. Vi har också ibland ställt upp från distriktet och betalat gruppavgiften.

8. Kan grupper eller distrikt bidra till kostnaderna för dem som vill delta i sektionens årsmöte?
8. Ja, vi menar att det alltid i första hand är grupperna som ska stå för fiolerna, men har också en summa avsatt i distriktets budget för bidrag till årsmöteskostnader. För 2003 avsattes 5000 kr för årsmötesbidrag till grupperna.

9. Vet du i vilken omfattning grupperna har kunnat lämna frivilliga bidrag till  sektionen?
9. Under 2003 betalade grupperna enligt verksamhetsberättelserna in 7600 kr till fonden / sektionen.

10. Anser du att ekonomin är ett problem för grupperna i distriktet?
10. Nej, jag tror inte att man kan säga att det idag är ett problem. Distriktet stöttar gruppmedlemmar som vill gå utbildningar och ger bidrag till dyrare program. Alla grupperna har också olika typer av insamlingsverksamhet.

11. Tror du att ert distrikt skulle kunna bidra med mera till sektionens ekonomi?
11. Se fråga 3. Vi redovisar för stiftet vad vi använder kollektpengarna till, så hittills har det varit svårt. Det är också svårt att få gehör för en gruppavgift till distriktet, när det är allom bekant att distriktet har en god ekonomi. Just nu har vi ett distriktslotteri på gång. Vinsten av det kan naturligtvis användas för andra ändamål än distriktets verksamhet, t ex sändas till sektionen.

12. Tycker du att distriktet och grupperna är tillräckligt informerade om sektionens ekonomi?
12. Deltagare i budgetmötet är välinformerade, men med övriga är det kanske inte tillräckligt. DO får nog ta på sig ett ansvar för att så inte alltid är fallet.

13. Tycker du att ni har tillräckligt inflytande när det gäller ekonomi och prioriteringar?
13. Om frågan gäller sektionens ekonomi och prioriteringar så anser jag att möjligheten finns och att om man inte känner så, så beror det på grupper och individer.  

Bilaga 6 – Intervju med grupp 168, Laholm

1. Gruppernas direkta bidrag till sektionens ekonomi består av gruppavgifter och frivilliga bidrag. Skulle din grupp kunna bidra med mer till hela sektionens verksamhet?
- Vi är ”delägare” (en sjättedel) i Byring & Bråte som förra året lämnade 1.500.000 till sektionen.

2. Har din grupp problem med ekonomin?
-Nej
2.a. Har gruppen kunnat betala årsavgiften 2003?
- Ja
2.b. Har gruppen därutöver lämnat något frivilligt bidrag?
- Ja, se ovan under 1.
 
3. På vilket eller vilka sätt försöker gruppen få in pengar till verksamheten? (T.ex. bössinsam-ling, lotterier, loppmarknad, värvning av stödjande medlemmar som betalar en avgift till den lokala gruppen.)
- Bössinsamling, loppmarknad, stödjande medlemmar.

4. Finns det i gruppen något intresse för sektionens ekonomi, t.ex. så att åtminstone någon medlem har läst igenom budgethandlingarna?
- Ja.

5. Det har tidigare visat sig att intresset för de sektionsgemensamma frågorna och för sektionens ekonomi är störst hos de grupper som också har representanter vid årsmötena. Hur många medlemmar från din grupp har deltagit i de senaste tre årsmötena (Visby, Ljungskile, Härnösand)?
- Två i Visby, en i Ljungskile, en i Härnösand.
 
6. Kan medlemmar som vill delta i årsmötet få bidrag till resa och deltagaravgift från gruppen eller distriktet?
- Ja, den som deltar får allt betalt.

7. Hur många gruppmedlemmar deltog i höstens distriktsmöte?
- Två.

8. Skulle gruppen (eller någon i gruppen) vara intresserad av att få mera information om sektionens ekonomi?
- Vi får vad vi behöver. Men vi saknar medlem med ekonomisk kompetens.

9. Skulle gruppen vilja ha större inflytande då det gäller ekonomiska avgöranden inom sektionen? På vilket sätt?
- Vi har det inflytande vi kan begära, men distriktet borde ha någon mer än DO att sända till budgetmötet.

Bilaga 7 – Intervju med Värmlands distriktsombud

Frågorna:

1. Hur definierar distrikten sitt ansvar och sin roll, och vad är gruppernas ansvar och roll?
 
2. Vad står det i deras stadgar om vad man ska göra med sina pengar, hur man beslutar om dem och vilket ansvar tar distrikten för grupper som inte betalar.
 
3. Vad har distriktet för önskemål vad gäller förtydligande, informationsspridning etc. kring ekonomi.

Svar:

1. Årsmöte på lördag (har redan varit) så då kommer det att bli förändringar, ny DO etc.
Distriktet är litet och inaktivt, fokus på internarbete samt ansvar för grupperna (ca 10 stycken). Kanske kan det bli förändring i framtiden nu när grupperna börjar komma igång och distriktet fungera som ett riktigt distrikt.

Gruppernas insamlingsförmåga samt bidrag utöver årsavgiften:
En pensionärsgrupp är ganska bra och som ger bort lite, men inte så mycket, och när man ger så ger man vidare.
En ungdomsgrupp som också samlar mycket, men även de ger vanligtvis till sekretariatet. Man ser helt enkelt inte användning för pengarna på distriktsnivå.

Generellt finns det en förståelse bland grupperna av vikten att samla till sektionen. Men:
Hög medelålder – orkar inte skramla
Ungdomsgrupper – engagerade i annat, manifestationer etc.

2.  Inga direkta stadgar/policy kring ekonomi – fokus ligger på grupperna

3. Kassören i distriktet uppfattas som byråkratisk och krävande. Kommenterar ofta på att vi aldrig får kvitton från deltagaravgifter från Amnestyinterna aktiviteter.

Bilaga 8 – Intervju med Stockholms distrikts kassör

Frågorna:

1. Hur definierar distrikten sitt ansvar och sin roll, och vad är gruppernas ansvar och roll?
 
2. Vad står det i deras stadgar om vad man ska göra med sina pengar, hur man beslutar om dem och vilket ansvar tar distrikten för grupper som inte betalar.
 
3. Vad har distriktet för önskemål vad gäller förtydligande, informationsspridning etc. kring ekonomi.

Svar:

1. Stockholmsdistriktet har ett ansvar utöver de aktivheter man använder pengarna till själva. Precis som för Göteborg, Malmö och andra storstadsregioner – viktigt att synas.

Vi har skickat överskott till sekretariatet – borde fungera tvåvägs.

2. Inget finns skrivet i våra stadgar kring ekonomi. Kan finnas något dokument från sektionen om att pengar inte skall ligga på hög. Ibland har detta diskuterats på årsmötet.

Ansvaret för gruppernas avgifter till sektionen är inte så stort, någon gång så påpekar vi det. Mats Engman ansåg att när en grupp går i graven utan att betala gruppavgiften så borde distriktet göra det.

Vissa grupper sysslar mest med brevskrivning, men de flesta har hyfsad ekonomi och de flesta bra på att betala gr. avg. I Stockholm så finns en tradition att betala så sent som möjligt. Just nu försöker vi att få dem att betala i början av året. Vanligtvis är det en ”sistaminuten”-aktivitet som man genomför för att ha råd med avgiften. Distriktet har fått in 26000 kr efter förfrågan från grupperna (ca 40 stycken). Ber man om det så ställer de upp.

Borde finnas underlag för butik som i Lund även i Stockholm.

3. Sektionens redovisning – Halvårsrapport vore bra, annars är allt ok.

Viktigt att få folk att känna ansvar, att de är en del i en helhet. Hur? Vet inte, ett evighetsjobb, informera, fråga osv.

”Vi och dom” skapar mentala avstånd. Exemplevis: inför Handlingsplanegruppens arbete så hade Sune Montan fått kommentaren ”trevligt att se någon från sektionsstyrelsen här”. Visar på distansen.

Bilaga 9 – Intervju med distriktsombudet i Uppsala

1. Har ditt distrikt egna stadgar?
1. Ja.
2. Har distriktet en egen ekonomi och en kassör?
2. Ja
3. Betalar grupperna någon avgift till distriktet och i så fall hur mycket?
3. Grupperna betalar 3500 kr/år pga. lokal. 48000 kr i hyra per år, viktigt att framhålla detta.
4. Hur många grupper finns nu i distriktet?
4. 20 grupper finns i distriktet.
5. Hur många av grupperna brukar vara representerade vid distriktsmöten?
5. 12 grupper var på årsmötet.

6. Har någon av grupperna missat att betala årsavgift till sektionen under 2002 och/eller 2003?
6. Distriktet fungerar bra. Grupperna lite sämre – Svårt för distriktet att ta ansvar då sektionen ofta rapporterar väldigt sent, exv. när en grupp inte betalat på två år.

7. Föranleder det i så fall någon åtgärd från distriktets sida?
7. Vi kollar upp, exv. om de har svårt att få medlemmar. Vi vill att de ska försöka, men när det gäller distriktsavgiften är vi ofta snälla, de slipper. Just nu har vi en ombildad grupp (alla är nya), eventuellt ska vi i distriktet gå in och betala deras avgift, men det känns inte så bra.

8. Kan grupper eller distrikt bidra till kostnaderna för dem som vill delta i sektionens årsmöte?
8. Distriktet brukar betala utbildningar och till årsmötet skänker vi 5000 kr totalt. Är det många grupper som åker så blir det inte så mycket per grupp, ca 250 kr/grupp.

9. Vet du i vilken omfattning grupperna har kunnat lämna frivilliga bidrag till  sektionen?
9. Det finns en som gett mycket i många år men som nu tyvärr är nedlagd. Tyvärr, 5500 kr är mycket som hindrar dem från det riktiga AI-arbetet. Nu om någon månad ska vi ha ett seminarium om detta med grupperna.

10. Anser du att ekonomin är ett problem för grupperna i distriktet?
10. Ekonomin är absolut ett problem. De flesta klarar det, men för ungefär 5 stycken är det jobbigt. Entusiasmen dämpas när de ska ut och skramla. Manifestation ställs mot skramlande, Frimärken ställs mot gruppavgift osv.

11. Tror du att ert distrikt skulle kunna bidra med mera till sektionens ekonomi?
11. Distriktet skulle ev. kunna bidra mer till ekonomin. I praktiken så finns det mycket pengar, men de är öronmärkta för Uppsala. Majoriteten på årsmötena vill inte röra. Säkerhet, minst 1 års hyra kvar. På kontot finns mycket, men budgeten är snäv. Nybildade betalar inte, vilket leder till eftersläpning

12. Tycker du att distriktet och grupperna är tillräckligt informerade om sektionens ekonomi?
12. Det råder brist på utbildningar. Just nu, ny styrelse, få grupper känner anknytning till sektionen. Man måste ständigt prata om det.

13. Tycker du att ni har tillräckligt inflytande när det gäller ekonomi och prioriteringar?
13. Nja, Budgetmöte för DO är ok, men inte för grupperna.

Övrigt: I verksamhetsplanen ingår stenhård koll på ekonomin. Om vi i styrelsen inte har uppfyllt budgeten så måste vi ut och skramla, vilket leder till att man känner ansvar. Vi råder alla att ha en verksamhetsplan. Plikt att delta i distriktets aktiviteter och att styrelsen ses som en styrelse.

Bilaga 10 - Sammanfattning av intervjuer med distrikten: Bohuslän – Norra Skaraborg, Skaraborg, Västmanland, Göteborg och Sörmland - Östergötland

(Nedanstående text ska det egentligen stå i tabell-form)
 
Kontaktat
Kassör
Distriktsstyrelsen
Antal grupper vuxen
ungdom
Avgift till distriktet
Betalning från grupper
Grupper som inte betalar
Deltagit i budgetmöten
Beslut över ekonomi
Aktiviteter för att samla in pengar i grupperna
Medvetenhet om ekonomi
Aktivitet i distriktet
Funktion för distriktet (enligt DO eller kassör)


Bilaga 11- ”Riktlinjer för pengar ska hanteras inom Amnesty” – utdrag ur Amnestys ”lilla vita”.

Hantering av pengar
Innan vi går in på bokföring och praktisk hantering av pengar bör vi först slå fast några generella regler om hur Amnestys pengar ska användas:
1. Amnestys pengar ska användas på ett sätt så att de gynnar vårt arbete för mänskliga rättigheter och/eller stärker vår organisation.
2. Det ska inte kosta pengar att arbeta aktivt inom Amnesty. Den enda kostnad man själv måste stå för är den egna medlemsavgiften (detta hindrar givetvis inte att medlemmar frivilligt bidrar ekonomiskt till sitt arbete, men det ska inte vara ett krav). Övriga kostnader, som t.ex. porto, resor, utbildningar, möten, material etc. bör gruppens insamlingsarbete bekosta. Vi ska aldrig hamna i en situation där någon inte har råd att arbeta aktivt i Amnesty. Vissa anser inte att Amnestys pengar ska användas för att bekosta gruppmedlemmars deltagande på möten och utbildningar, men den uppfattningen har vi ingen förståelse för. Hur effektivt skulle Amnesty vara med outbildade medlemmar som aldrig träffas?
3. När det gäller kostnadsnivåer, så måste alltid strävan efter att hålla nere kostnaderna kombineras med att beakta vad som är acceptabelt praktiskt, bekvämt och inbjudande/motiverande. Det går inte att fastställa regler för hur mycket resor, kost och logi får kosta. Vad som är rimligt måste bedömas från fall till fall. Här är dock några övergripande principer att utgå från:
* Resor bör ske med billigaste rimliga färdsätt. Ingen ska dock behöva komma utmattad till ett möte eller en utbildning för att han/hon tvingats till en lång bussresa eller liknande.
* Inget hindrar att Amnesty bekostar fika eller måltider i samband med möten och utbildningar. Alla behöver mat och dryck för att fungera och hålla sig koncentrerade. Däremot bör Amnesty inte täcka kostnader för alkohol.
* Boende bör ske i dubbelrum och så billigt som det är rimligt möjligt. Det är dock även viktigt att beakta trivsel/bekvämlighet och säkerhet

Kassören
Alla grupper och distrikt ska ha en kassör som tar hand om ekonomin. Att vara kassör är inte särskilt komplicerat och kräver i stort sett inte mer än lite ordningssinne och ytterst grundläggande matematikkunskaper. Kassörens uppgifter kan sammanfattas i följande punkter:
1. Bokföra gruppens kostnader och se till att det finns verifikationer (kvitton) på alla utlägg. Observera att kostnader endast bör ersättas mot originalkvitton, inte kopior!
2. Bokföra gruppens intäkter. Gruppens egna insamlingar dokumenterar man genom att skriva ett eget "kvitto" som undertecknas av kassören och den som ansvarat för insamlingen, t.ex. "Insamling på Stortorget den 9/9 2003: 564 kronor".
3. Sköta insättningar, uttag och betalningar till/från gruppens konto, t.ex. se till att gruppen betalar räkningar och avgifter och att gruppmedlemmar får ersättning för egna utlägg. Om pengar betalas ut i förskott, så bör ett kvitto på denna betalning skrivas under av den som tar emot pengarna, t.ex. "Förskottsbetalning till Kalle Karlsson den 4/4 2003 för resa till Amnestys årsmöte: 885 kronor". Detta kvitto slängs sedan när den som använt pengarna inkommer med kvitton på sina utlägg.
4. I början av varje år gör kassören ett bokslut för det föregående året. Bokslutet ska innehålla:
* Ingående balans (hur mycket pengar gruppen hade vid föregående års början).
* Intäkter under året, grupperat efter intäktskälla (t.ex. bidragsgivare, insamlingar, försäljning, övrigt).
* Kostnader under året, grupperat efter kostnadsslag (t.ex. avgifter och gåvor till sektion och distrikt, utbildningar och möten, frimärken, material, övrigt).
* Årets resultat (intäkter - kostnader = årets resultat).
* Utgående balans (hur mycket pengar gruppen hade vid föregående års slut (ingående balans + intäkter - kostnader = utgående balans).
5. I samband med gruppens årsmöte ska kassören se till att gruppens revisor får tillgång till bokföringen och bokslutet så att han/hon kan genomföra revisionen.
6. Det är bra om kassören också kan fungera som ett "ekonomiskt öga" i gruppen och t.ex. påpeka om gruppen har ont om pengar eller om gruppens pengar inte används på ett bra sätt.

Konton
Vi rekommenderar alla grupper att öppna ett konto i gruppens namn. För en grupp med extremt liten ekonomi kan det kanske vara ett alternativ att förvara sina pengar i en burk eller en kassalåda, men detta ger ett lite oseriöst intryck och är inte särskilt lämpligt.

Val av konto
När det gäller val av konto, så rekommenderar vi Föreningssparbankens företagskonto. Vi utesluter dock inte att det kan finnas bättre konton eller att andra alternativ kan vara mer praktiska för en enskild grupp. Kolla gärna upp andra alternativ innan ni bestämmer er. Företagskontot knyts till gruppen, som sedan själv väljer vem som ska vara kassör och disponera kontot. Kontot är gratis och sköts enkelt via Internet med hjälp av en s.k. säkerhetsdosa, som ni får när ni öppnar kontot. Uttag och insättningar är obegränsade och kostnadsfria. En fördel med Föreningssparbanken är att de har ett väl utbyggt nät av insättningsautomater, där insättningar av både mynt och sedlar kan göras utan att man behöver köa inne på kontoret.

Att öppna kontot
För att öppna ett Företagskonto behöver ni följande:
* Svenska sektionens stadgar (ni behöver inte egna stadgar för gruppen).
* Ett justerat protokoll där det framgår vem som är kassör (firmatecknare) i gruppen. Personen måste vara över 18 år och det är lämpligt att skriva ut personnumret i protokollet. Dessutom ska ni uttryckligen skriva: "Kassören ges i uppgift att öppna och disponera ett Företagskonto i Föreningssparbanken för gruppens räkning." I protokollet ska det även framgå vilka som var närvarande på mötet. Kassören tar med sig stadgarna och en kopia av mötesprotokollet och öppnar kontot på det lokala bankkontoret. Kontot ska öppnas i namnet: Amnesty International, gruppnummer, ort (Amnesty International, grupp 77, Malmö). Ni ska inte ange något organisationsnummer. Kontot knyts till ett fiktivt organisationsnummer, vilket är en ren teknikalitet.

Om ni inte har någon medlem som är över 18 år i gruppen, så rekommenderar vi att ni utser en kassör inom gruppen, men låter någon av dennes föräldrar fungera som formell kassör och sköta gruppens konto. Ett annat alternativ är att ni sköter er ekonomi tillsammans med någon annan grupp.

Att byta kassör
Allt ni behöver göra är att gå till banken med ett justerat protokoll där det framgår vem som valts till kassör. Personen måste vara över 18 år och personnumret ska skrivas ut i protokollet. Dessutom ska ni uttryckligen skriva: "Kassören ges i uppgift att disponera gruppens konto i Föreningssparbanken." Den nya kassören tar med sig en kopia av protokollet till bankkontoret och gör ändringen i kassan. När ni byter kassör byter ni också säkerhetsdosa. Den tidigare kassörens säkerhetsdosa måste således tas med till banken när ni registrerar kassörsbytet.

Överföringar till sektionen
Det går inte att göra traditionella betalningar via kontot med mindre än att man lägger till extrafunktioner som kostar pengar. Vi tror dock inte att detta ska behöva innebära några större problem, då merparten av alla grupper gör de flesta av sina betalningar till sektionen. Dessa kan istället göras via överföringar till sektionens konto i Föreningssparbanken:
Clearingnummer: 8327
Kontonummer: 923.143.610-6
I samband med överföringar kan man dock inte lämna meddelanden längre än tio tecken. Det är därför absolut nödvändigt att ni följer nedanstående instruktioner.

Alla överföringar ska inledas med en angivelse (utan mellanslag) om vilken grupp eller vilket distrikt som gör inbetalningen. Grupper anger G, gruppnummer, kolon. Ungdomsgrupper anger sina gruppnummer (som ju börjar på U), kolon. Distrikt anger D, distriktsnummer, kolon.

1. Vid betalning av gruppavgifter ska följande meddelande lämnas: Gruppangivelse, GA, årtal som avgiften avser Ex. G77: GA04 Om avgiften gäller tidigare år, så byt bara årtalet. Betala inte avgiften både för innevarande och tidigare år genom samma överföring, utan gör i så fall två överföringar.

2. Om ni skickar gåvor till sektionen ska följande meddelande lämnas: Grupp- eller distriktsangivelse, GÅVA Ex. U49: GÅVA Tyvärr medger inte utrymmet trevliga meddelanden typ God Jul eller liknande, men det får vi leva med. Om sektionen eller Fonden tar initiativ till särskilda öronmärkta insamlingar, så kommer ni att få separata koder för dessa.

3. Om ni betalar för material ska följande meddelande lämnas: Grupp- eller distriktsangivelse, MATR
Ex. G81: MATR Om ni inte fått någon faktura behöver ni inte specificera vilket material betalningen avser. Om ni betalar fakturor, så anger ni grupp- eller distriktangivelse, följt av fakturanumret: Ex. G81:20937.

4. Om ni betalar anmälningsavgifter till utbildningar ska följande meddelande lämnas: Grupp- eller distriktsangivelse, U, utbildningskod Ex. D17: U005 Varje utbildning kommer att ha en tresiffrig kod som kommer att anges i inbjudan till alla utbildningar i Grupptrycket och på den interna hemsidan. Med detta betalningssätt går det inte att ange vilken person som betalningen avser. Detta behöver ni dock inte oroa er över, då det vanligen framgår av anmälningarna till den som är utbildningsansvarig.

5. Om ni betalar anmälningsavgifter till möten ska följande meddelande lämnas: Grupp- eller distriktsangivelse, M, möteskod Ex. G335: M107 Liksom utbildningarna kommer alla möten att ha en särskild möteskod.

Det är omöjligt för ekonomiavdelningen på sekretariatet att spåra inbetalningar med felaktiga koder. Av den anledningen kommer alla betalningar som inte går att härleda att klassas som gåvor. Om ni är osäkra på vilken kod ni ska använda, så kontakta sekretariatet. Ni kommer också regelbundet att få påminnelser om vilka koder som gäller. Systemet kanske låter krångligt, men ni kommer att vänja er vid det ganska snart. Om det kan vara någon tröst, så tänk på att de avgiftsbelagda kontona kostar ca 400 kronor per år. Sektionen har mer än 200 grupper, så vi sparar mycket pengar varje år genom att använda kostnadsfria konton.

Bankgiro och Internetbanken
Det finns också möjlighet att knyta avgiftsbelagda funktioner till kontot:
* För 200 kr per år kan ni knyta ert Företagskonto till bankgirot. Detta ger er dock endast rätt att ta emot bankgirobetalningar. För en grupp med många bidragsgivare kan det vara värt att ta den kostnaden för att underlätta för era bidragsgivare att stödja er. Det går också att göra betalningar via bankgirot, men denna funktion kostar en bra bit över 1000 kronor och rekommenderas inte.
* För 400 kr per år kan ni knyta kontot till Internetbankens betalningsfunktion, vilket gör att ni även kan göra traditionella post- och bankgirobetalningar via Internet. Vi är dock övertygade om att nästan alla grupper klarar sig utmärkt utan denna funktion. De flesta gör ytterst få betalningar som inte går till sektionen och då blir det faktiskt billigare att göra dessa på banken och betala för dem. Det finns inget rabatterat pris för dem som vill ha båda dessa funktioner, utan i så fall får man betala 600 kr.


Bilaga 12 - Utdrag ur dokumentet ”Distriktets roll och arbetsuppgifter” (fetad och kursivering av texten gjord av gruppen)

Den svenska sektionen av Amnesty International är indelad i 18 distrikt. Distrikten har olika geografiska och resursmässiga förutsättningar och arbetsstrukturerna varierar kraftigt mellan olika distrikt. Distriktens funktion har under lång tid varit ifrågasatt av många inom sektionen – inte minst sedan årsmötet 1996 sänkte gruppavgiften, i syfte att ge utrymme för distrikten att själva ta ut avgifter från sina grupper. Distrikten har därigenom fått större ekonomiskt ansvar, men då distriktens roll och uppgifter har varit oklara för många har de ökade ekonomiska möjligheterna inte alltid följts av motsvarande ökning av verksamheten.
 
Syftet med detta dokument, som antogs av styrelsen i januari 2003, är att fastslå vilken roll distrikten ska ha och att tydliggöra vilka förväntningar svenska sektionen har på distrikten. Förhoppningen är att det kan fungera som ett stöd för distrikten i deras arbete med att utveckla sin verksamhet.

Distriktets övergripande uppgifter
Distriktet är en arbetsnivå och dess uppgift är att verka för Amnesty International inom distriktets geografiska ramar. Distriktet har samma fyra övergripande arbetsuppgifter som alla andra aktiviststrukturer i Amnesty:
* Att utöva påtryckningar på makthavare att respektera mänskliga rättigheter
* Att informera och skapa opinion kring mänskliga rättigheter
* Att värva medlemmar
* Att samla in pengar

Distriktet bör fokusera sitt arbete på de arbetsområden och aktiviteter som kräver samordning eller samarbete mellan medlemmar och grupper, och därigenom fungera som komplement till det arbete som bedrivs av de lokala aktiviststrukturerna. En central uppgift är att utöka Amnestys resurser i form av
* Personella resurser: att få fler att delta i arbetet, att öka aktivitetsnivån bland medlemmarna och att skapa positiva relationer mellan distriktets medlemmar.
* Ekonomiska och materiella resurser: att bedriva insamlingsarbete, ta fram material som kan användas av distriktets medlemmar, i vissa fall tillhandahålla lokaler för medlemmar att träffas och arbeta i.
* Kompetens/kontakter: att se till att distriktets medlemmar får utbildning och att man också drar nytta av extern kompetens som kan vara till nytta för Amnesty.
* Rutiner: att se till att det finns fungerande arbetsrutiner och se till att distriktets medlemmar har kännedom om dem.

Distriktets roll
Exempel på arbetsområden där distrikten ofta har en viktig roll är informatörsarbete, mediaarbete, marknadsföring, flyktingarbete, medlemsvärvning och bildande av nya grupper. Detta arbete kan ske genom:
* Egna aktiviteter som genomförs av distriktsombud/distriktsstyrelse, särskilda aktions- och temagrupper på distriktsnivå, enskilda medlemmar knutna till distriktsnivån eller personer som agerar på distriktets
initiativ. Ex: Arbete för att rekrytera en ny Amnestygrupp inom distriktet.
* Samarbete mellan flera grupper och medlemmar inom distriktet. Ex: Arrangerandet av en konsert, där flera grupper deltar i arbetet.
* Samordning av verksamhet, syftande till att gemensamt dra nytta av distriktets kompetens och resurser.
Ex: Nätverk av informatörer, där en person på distriktsnivå är kontaktperson och samordnare av arbetet.
* Stöd och utbildning till distriktets grupper och medlemmar. Ex: Kontakt och stöd till grupper under bildande.
* Medverkan i svenska sektionens demokratiska processer. Ex: Distriktsombudens ansvarar för att fungera som valberedning för sektionens valberedning och distriktens deltagande på sektionens budgetmöte.

Distriktsombud/distriktsstyrelse har genomgående ett huvudansvar för att rekrytera personer som kan ta på sig uppgifter på distriktsnivå. Distriktets verksamhet finansieras av avgifter från grupper och av distriktets egen insamlingsverksamhet. Distriktet bör även ha som målsättning att bidra ekonomiskt till den svenska sektionen och Amnestyfonden.

Vilka utgör distriktet? Distriktsnivån består av:
* Distriktsombud/distriktsstyrelse, vars uppgift är att planera, leda och samordna distriktets arbete, samt att utveckla distriktets organisation och arbetsmetoder. Tillsammans med övriga förtroendevalda bär man det formella ansvaret för distriktets verksamhet. Distriktsombud/distriktsstyrelse utgör även distriktets ansikte utåt gentemot media och allmänhet.
* Arbets- eller temagrupper på distriktsnivå.
* Enskilda medlemmar med specifika uppdrag och uppgifter.
* Enskilda personer, företag eller kompetens som står till distriktets förfogande.
* Grupper, ungdomsgrupper och enskilda aktivister aktiva inom distriktets geografiska ramar.
* Distrikts- eller regionkontor med anställd personal som arbetar med att utveckla distriktets arbete tillsammans med distriktsombud/distriktsstyrelse.

De lokala aktiviststrukturernas status i distriktet
De grupper, ungdomsgrupper och enskilda aktivister som är verksamma inom distriktet ansvarar själva för sitt eget arbete, men har följande kopplingar till distriktet:
* De bör efter förmåga medverka i distriktets arbete och ställa sin kompetens och sina resurser till distriktets förfogande.
* De ska kunna förvänta sig stöd från distriktet, i form av utbildning, konsultativt stöd och möjlighet att dra nytta av distriktets kompetens och resurser.
* De omfattas av de beslut som fattas av distriktets demokratiska strukturer.

Distriktets demokrati och formella ansvar
* Distriktet omfattas av den svenska sektionens stadgar, men inget hindrar att man antar egna stadgar i syfte att tydliggöra de förutsättningar som gäller för distriktets eget arbete.
* Distriktsmötet är distriktets högsta beslutande organ och alla som är medlemmar i svenska sektionen och bosatta inom distriktets geografiska gränser har rätt att delta på mötet. Distriktsmötet väljer distriktsombud/distriktsstyrelse och andra förtroendeuppdrag. Distriktsmötet beslutar om gruppernas avgifter till distriktet  och har rätt att fatta andra beslut som berör de lokala aktiviststrukturer som är verksamma inom distriktets geografiska ramar.
* Distriktsombud/distriktsstyrelse och övriga förtroendevalda ansvarar för att distriktets arbete bedrivs på ett demokratiskt sätt och i enlighet med Amnestys stadgar.
* Distriktets ekonomi ska bokföras och revideras. Verksamhetsåret ska vara den 1 januari-31 december. Distriktet ska årligen rapportera följande ekonomiska uppgifter till svenska sektionen:
      - Intäkter under det gångna året
     - Utgifter under det gångna året
     - Utgående balans för det gångna året
* Distriktet ska varje år inkomma med en verksamhetsberättelse till den svenska sektionen.
* Förändringar av distriktets geografiska förutsättningar. Det har vid några tillfällen förekommit att distrikt slagits samman eller att enskilda grupper valt att byta distrikt. Eftersom distriktet främst är en nivå för samarbete bör sektionen se positivt på initiativ som syftar till att förbättra kontakten mellan distrikt och grupper. Beslut om förändringar av distriktens struktur fattas av sektionsstyrelsen, efter samråd med berörda distrikt och grupper.