Ekonomisk rapport för första tertialet 2004 Underlag till styrelsemöte 1-2 maj 2004


Ekonomisk rapport för första tertialet 2004
(4 bilagor)


1. Inledning

1.1 Bakgrund
Sekretariatet har under flera år genomfört grundliga tertialgenomgångar med alla budgetansvariga handläggare. Genomgången omfattar en prognos för årets intäkter och kostnader. Därutöver lämnar handläggarna en förklaring till skillnader mellan prognostiserat utfall och budgeterade intäkter och kostnader. Tertialgenomgångarna utgör underlag för denna tertialrapport. Rapporten är inte något periodbokslut, hänsyn har alltså inte tagits till t ex upplupna lönekostnader.

Amnestys sätt att budgetera innebär att beslut om budgetens disponibla delar tas i december, juni och i september. Som bas för dessa beslut ska tertialrapporten ligga.

De bifogade bilagorna innehåller följande information:

    1. Sammanfattning resultatrapport; en sammanfattande tabell med de sex intäktsgrupperna och fyra kostnadsslagen med: ackumulerat utfall för året, årets budget (inkl alla dispdelar), årets prognos, utfall i % av prognos, ackumulerat utfall föregående år, budget 2002, förändring av ackumulerat i % av intäkter och kostnader för aktuell period föregående år.
    2. Intäktsrapport; med en helårsprognos för 2004.
    3. Uppföljning av programkostnader; en tabell där kostnaderna visas på programnivå och inkluderande en helårsprognos för 2004.
    4. Nyckeltal
    5. Direkta samt fördelade programkostnader; lönekostnader och administrativa kostnader fördelade på program.

1.2 De ekonomiska förutsättningarna
På januari 2004 beslutade styrelsen om en balanserad budget med intäkter om 36 020 tkr och kostnader om 36 180 tkr. Huvuddelen av budgeten hade det dock beslutats om redan på decembermötet 2003. Anledningen till det senare beslutet var att man beslutat om gemensam insamling mellan Amnestyfonden och sektionen.

Vid styrelsemötet i januari beslutades om den fasta verksamheten omfattandes 25 560 tkr och ett beslut om disponibla delar omfattandes 8 754 tkr.

På styrelsemötet i juni skall ställning tas till om ytterligare verksamhet för 1 866 tkr ska få sättas igång. Denna tertialrapport ligger till grund för detta beslut.

1.3 Verksamhetsplan / Handlingsplan
Budget och sekretariatets verksamhetsplan är baserade på målen i sektionens handlingsplan och de prioriteringar styrelsen beslutat om.

Detta är en ekonomisk rapport och beskriver framförallt hur budgeten följs och har därför inte en fullständig återkoppling till hur de olika målen i handlingsplanen uppnåtts (vilket däremot kommer att beskrivas utförligt i verksamhetsberättelsen för året.)

1. 4 Gemensam insamling mellan Amnestyfonden och Sektionen
I rapporten görs jämförelser för enskilda intäktsslag mot föregående år. Dessa är inte alltid helt rättvisa då Sektionen och Amnestyfonden i år bedriver insamling varför vad som tidigare var Amnestyfondens intäkter nu redovisas sammanslaget med Sektionens intäkter.

Mest märks den nya ordningen då man ser till intäktsslaget Gåvor via autogiro . I detta intäktsslag inräknas nu också det som tidigare var Amnestyfondens autogirogåvor från insamlingsaktiviteten Amnestyguard. Även intäktsslaget Gruppgåvor bör visa ett bättre resultat i år då vad som tidigare var Amnestyfondens gruppgåvor redovisas här. Totalt beräknas Amnestyfondens intäktsslag tillföra den gemensamma insamlingen knappt 3 Mkr.

Från intäkterna räknas i intäktsrapporten (se bilaga 2) Amnestyfondens andel. Med något undantag utgör Amnestyfondens andel av intäkterna 11 % av intäkterna i intäktsgruppen Gåvor & Bidrag.


2. Intäkter och kostnader för perioden januari till april 2004

2.1 Periodens intäkter (januari-april) och en jämförelse med januari - april föregående år
Bilaga 2

2.1.1 Sammanfattning intäkter
Fram till och med april uppgår sektionens intäkter till 14 959 tkr mot 16 155 tkr 2003
(- 1 196 tkr).


Nedan kommenteras alla intäktsgrupper och de intäktsslag som ingår i dem.

2.1.2 Intäktsgruppen medlemsavgifter
Hittills har vi fått in 8 529 tkr i medlemsavgifter, det är 92 % av förra året (-774 tkr).

Allt fler medlemmar betalar sin medlemsavgift via autogiro. Därför blir intäkterna mer utspridda över året. Detta förklarar till en stor del varför medlemsavgifterna fram till april är lägre än föregående år. Skillnaden kommer att minska under året.

Intäktsslaget delbetalande medlemmar har hittills nått 86 % av förra året medan intäktsslaget helbetalande medlemmar nått 90 %.
Intäktsslaget Medlemsavgifter via autogiro uppgår till 128 % av föregående år. Antalet autogirobetalande medlemmar har ökat från 14 000 till 18 000.

Nyvärning av medlemmar har gått något bättre än föregående år, däremot har aviseringen och påminnelserna gått sämre.

2.1.3 Intäktsgruppen försäljning
Försäljningsintäkterna uppgår till 20 tkr mot 36 tkr 2003.

2.1.4 Intäktsgruppen prenumerationer
Prenumerationsintäkterna uppgår till 410 tkr mot 310 tkr förra året.

Mycket glädjande är att antalet prenumeranter på Kortkampanjen ökat från 2 100 till 2 900 st. Ökningen beror på att Kortkampanjen marknadsförts i AmnestyPress.

2.1.5 Intäktsgruppen gåvor och bidrag
Intäkter från intäktsgruppen Gåvor och bidrag uppgår till 5 997 tkr jämfört med 6 504 tkr vid samma tid föregående år, (+ 133 tkr). Jämförelsen mellan åren är inte rättvis då intäktsgruppen 2004 innefattar intäkter insamlade för Amnestyfondens räkning. Amnestyfondens andel av intäkterna minskar dock intäktsgruppens resultat.

Inom intäktsgruppen finns flera olika intäktsslag som kommenteras nedan.

Gruppgåvor: Intäkterna uppgår till 806 tkr mot 924 tkr föregående år. I nedanstående tabell visas de grupper som lämnat störst bidrag.

Lundagrupperna 340 000 kr
Halmstadgrupperna 200 000 kr
Grupp 9 Hörby 50 000 kr
Amnesty Business Group 118 000 kr

Gåvan från Lundagruppen skall täcka sekretariatets lönekostnader för den projektanställde i distriktscentret (tidigare aktivistcentret) i Malmö.

Företagssamarbete: Intäkterna uppgår till 109 tkr mot 167 tkr förra året. Allt kommer från ett samarbete med Bokningsbolaget.

Företagsgåvor: Intäkterna uppgår till 158 tkr mot 135 tkr föregående år. Intäkterna kommer till största delen från Amnestysupporters vilket är företagens autogirogivande.

Insamlingsbrev: Insamlingsbrev är de brev vi skickar varannan månad till våra givare. Intäkterna uppgår t o m april till 1 112 tkr vilket är 274 tkr mindre än förra året. Eftersom vi i huvudsak bara nyrekryterar autogirobetalare innebär det att antalet "vanliga" givare stadigt minskar, detta är också en förklaring till de minskade intäkterna. Ett lyckat försök med rekrytering av givarbrevsgivare har gjorts i år. Dessa givare kommer dock till hösten att bearbetas för att bli autogirogivare.

Autogiro: Intäktsslaget avser gåvor som inbetalas varje månad via autogiro . Intäkterna uppgår till 3 150 tkr mot 2 438 tkr förra året. Så gott som all värvning är inriktad på autogirobetalare vilket är det kostnadseffektivaste sättet för att få in gåvor och medlemmar. Av gåvorna härstammar cirka 250 000 kr från Amnestyfondens amnestyguards. Dessa räknades inte in förra året eftersom någon gemensam sammanslagning inte fanns då.

Övriga insamlingsaktiviteter: Intäktsslaget uppgår till 611 tkr. Till intäktsslaget inräknas exempelvis månadsgåvan som hittills gett 243 tkr.

Human- och Hjälpfonden: Hur mycket vi får från Bancos Human- och Hjälpfond bestäms av fondernas kurs den 31 december. Om utdelningsdag skulle varit 30 april hade vi fått 5 253 tkr från Humanfonden och 266 tkr från Hjälpfonden.

Antalet sparare i Humanfonden har sedan föregående år minskat med 375 st till 9 033 st (- 4 %).

Testamenten: Intäkterna från testamenten uppgår till 330 tkr mot 895 tkr föregående år.

Spontana gåvor: Intäktsslaget spontana gåvor utgörs av intäkter från gåvor som inte kan spåras till någon insamlingsaktivitet. Intäkterna från intäktsslaget har minskat till 274 tkr mot 527 tkr föregående år. En del av de intäkter som tidigare klassificerats som spontana gåvor räknas i år in under Övriga insamlingsaktiviteter.

Amnestyfondens andel är den del av gemensamt insamlade medel som tillfaller Amnestyfonden.


2.2 Periodens kostnader (januari till april)

2.2.1 Periodens totala kostnader
Bilaga 3

Kostnaderna uppgår efter fyra månader till 13 076 tkr, 36 % av den totala budgeten. Periodens kostnader berörs mer utförligt under avsnitt 3.3.

2.2.2 Direkta programkostnader + fördelade programkostnader
Bilaga 4

Eftersom en stor del av sektionens kostnader är lön och sekretariatskostnader är det intressant att se hur programredovisningen påverkas när dessa kostnader fördelas. Exempelvis har ett programområde som Medlemsaktiviteter relativt låga direkta kostnader (programkostnader). Samtidigt arbetar många inom programmet och när därför lönekostnaderna fördelas ut får man en mer rättvisande bild av hur mycket resurser sektionen satsar på programområdet.

Nyckeln för fördelningen av direkta programlönekostnader och administration är förhållandet mellan tjänster med direkt programanknytning och det totala antalet tjänster, samt den använda tiden för respektive program. Detta innebär att om mycket tid läggs ned på ett delprogram tilldelas detta också en större andel av de administrativa kostnaderna.

I bilagan kan man se hur stora lönekostnader varje program drar, de redovisas här separat i tabellen nedan. Programgruppen Medlemsaktiviteter innefattar medlemsutbildning, Kortkampanjen och Blixtaktioner. Information & Kommunikation innefattar bland annat lönekostnader Amnesty Press. Till Utredning och aktioner hänförs lön till flyktinghandläggaren och kampanjansvarig.


Program Lön i tkr
Information & Kommunikation 367
Utredning och aktioner 532
Medlemsaktiviteter 431
Medlemmar och organisation 282
Finansiell stabilitet och tillväxt 292



3. Prognos för 2004

3.1 Sammanfattning av prognosen
Bilaga 1.

Prognosen för tertial 1 visar på ett underskott om 238 tkr. Intäkterna beräknas bli 36 980 tkr och kostnaderna 37 218 tkr.

De budgeterade intäkterna 2004 uppgår till 36 020 tkr och de budgeterade kostnaderna till samma 36 180.

Prognosens intäktsdel måste betraktas som osäker. Framförallt är storleken på Humanfondsutdelningen svår att bestämma. Hur mycket pengar vi får från Humanfonden bestäms först per sista december 2003. De prognoser vi får från Banco varierar med börsens svängningar och skiljer ofta med 500 tkr mellan månaderna. Vi drar också igång två större värvningskampanjer i maj där det råder viss osäkerhet kring hur de kommer att gå.

Nedan kommenteras intäkts- och kostnadsprognosen utförligare.

3.2 Intäktsprognos för 2004 och en jämförelse med budget
Bilaga 2.

3.2.1 Sammanfattning intäktsprognos
Intäkterna prognosticeras till 36 980 tkr mot budgeterade 36 020 tkr, 103 % av budget (+ 960 tkr). Intäktsslagen Insamlingsbrev och testamenten verkar gå sämre än budgeterat. Medan Humanfonden och Övriga insamlingsaktiviteter går bättre.

Nedan redogörs mer i detalj för de olika intäktsslagens beräknade resultat.

3.2.2 Intäkter från medlemsavgifter
Intäkter från intäktsgruppen Avgifter (medlemsavgifter och gruppavgifter) bedöms komma att uppgå till 12 350 tkr mot budgeterat 12 430 tkr (99 % av budget).

Intäktsslagen hel- och delbetalande medlemmar avser intäkter från medlemmar som betalar hela medlemsavgiften direkt. Dessa intäktsslag går sämre än budget. De senaste åren har medlemsrekryteringen inriktats på att värva medlemmar som betalar via autogiro. Detta intäktsslag bedöms gå bättre än budget.

3.2.3 Försäljning
Intäkterna från intäktsgruppen Försäljning bedöms uppgå till 140 tkr mot budgeterade 300 tkr, 47 % av budget.

Anledningen till att budget inte nås är att det inte sålts några annonsbilagor i Amnesty Press.

3.2.4 Prenumerationer
Intäkterna för 2004 beräknas uppgå till 420 tkr, 108 % av budget.

Mycket glädjande är att intäkterna för Kortkampanjen går bättre än budgeterat. En värvningskampanj gjordes m h a AmnestyPress i vintras och den slog mycket väl ut. Antalet prenumeranter har ökat från 2 100 st förra året till 2 900 st i år (gruppernas prenumerationer ej inräknade).

3.2.5 Gåvor och bidrag
Utfallet för 2004 beräknas i sin helhet uppgå till 23 810 tkr vilket motsvarar 105 % av budget.

Intäktsgruppen är uppdelad i flera intäktsslag som kommenteras nedan.

Gruppgåvor: Intäkterna beräknas för hela året uppgå till 500 tkr mot budgeterat 2 820 tkr. Prognosen har gjorts efter kontakt med Byring & Bråte och Hörbygruppen som är de största bidragsgivarna.

Företagssamarbete: För helhåret 2004 beräknas intäkterna uppgå till 200 tkr mot budgeterat 540 tkr. Intäkterna kommer från Bokningsbolaget och Nudiejeans.

Insamlingsbrev: Prognosen för 2004 är 3 700 tkr mot budgeterat 4 900 tkr, 76 % av budget. Det är tydligt att intäkterna för insamlingsbrev har överbudgeterats. Det kan också misstänkas att en del av givarna skänker via aktiviteten månadsgåvan istället. Denna går mycket bättre än budgeterat.

Positivt är att vi lyckats värva 1 200 nya givare i år genom ett brevutskick som gick mycket bra.

Gåvor via autogiro: Prognosen är 10 510 tkr mot budgeterat 10 320 tkr. Två stora aktiviteter kommer att genomföras under sommaren, Face to face och Internetvärvning. All värvning har SVAW som tema.

Övriga insamlingsaktiviteter : Intäkterna beräknas bli 1 840 tkr mot budgeterat 520 tkr. I intäktsslaget ingår månadsgåvan som beräknas bidra med 730 tkr. Det kan vara så att månadsgåvan "stjäl" givare från insamlingsbreven.

Humanfonden : Prognosen baseras på vad vi skulle fått om utdelningsdagen varit 30 april. Då skulle intäkterna blivit 5 250 tkr mot budgeterat 2 860 tkr. Anledningen till att Humanfondsutdelningen beräknas överstiga budget med så mycket pengar är att den budgeteras försiktigt. Hur mycket vi slutligen kommer att få från Humanfonden i år avgörs av kursen den 31 december.

Hjälpfonden: Hjälpfonden skulle om utdelningsdag varit 30 april givit 270 tkr mot budgeterat 150 tkr.

Testamenten: Intäkterna beräknas bli 570 tkr mot budgeterat 1 650 tkr. Testamenten är svåra att budgetera då intäkterna varierar mycket över åren. Förra årets utfall var 2 000 tkr men i år ligger få testamenten för utbetalning och det ser därför inte ut att komma in så mycket pengar.

Spontana gåvor: Intäkterna bedöms bli 820 tkr mot budgeterat 1 180 tkr. Intäktsslaget är självfallet svårprognosticerat.

Amnestyfondens andel: Eftersom intäktsgruppens reslutat beräknas bli något bättre än budgeterat ökar också Amnestyfondens andel av intäkterna till 2 901 tkr mot budgeterat 2 877 tkr. Amnestyfondens andel bestäms till 11 % av intäktsgruppens totala intäkter med undantag för "lönegåvor".


3.3 Kostnadsprognos för 2003
Bilaga 3

3.3.1 Sammanfattning kostnadsprognos
De totala kostnaderna för året kommer enligt prognosen att hamna på 37 218 tkr. Det är 1 038 tkr högre än den totalt budgeten (inklusive alla disponibla delar) eller 103 % av budget.

Största budgetöverdragen görs för kampanjkostader, personalkostnader och insamlingskostnader. Nedan kommenteras detta mer utförligt.

3.3.2 Direkta programkostnader
Nedan kommenteras kortfattat den kostnadsprognos som upprättats samt prognosen i relation till budgeten (inkluderande alla disponibla delar). Någon prognos som innefattar fördelade programkostnader per program har inte gjorts.

3.3.2.1 Utredning och aktioner
Budgeterade kostnader uppgår totalt för programgruppen Utredning och aktioner till 968 tkr, prognosticerat utfall 1 078 tkr.

Det är kostnaderna för SVAW som blivit större än budgeterat. En stor del av det material som skulle använts i SVAW var inte klart som det var tänkt 2003. SVAW-kostnaderna blev därför lägre 2003. För att inte SVAW-kampanjen skulle hamna i en resursmässigt omöjlig situation beslutades därför att denna skulle få dra över budget motsvarande den del av budgeten som inte användes 2003.

3.3.2.2 Medlemsaktiviteter
Programgruppen medlemsaktiviteter innefattar bland annat medlemsutbildning men också Kortkampanjen.

Budgeterade kostnader uppgår totalt för programgruppen till 832 tkr, prognosticerat utfall 841 tkr.

3.3.2.3 Medlemmar och organisation
Inom programgruppen redovisas kostnader för Amnestys demokratiska process.

Budgeterade kostnader totalt för programgruppen 828 tkr, prognosticerat utfall 863 tkr.

3.3.2.4 Information och kommunikation
Största kostnadspost i denna programgrupp är Amnesty Press.

Budgeterade kostnader totalt för programgruppen 1 831 tkr, prognosticerat utfall 1 873 tkr.

3.3.2.5 Finansiell stabilitet och tillväxt
I denna programgrupp redovisas kostnaderna för medlemsvärvning och insamling.

Budgeterade kostnader totalt för programgruppen 5 191 tkr, prognosticerat utfall 5 564 tkr. Ett budgetöverdrag med 7 %.

Budgetöverdraget beror på att flera insamlingsaktiviteter blivit något dyrare än budgeterat. Insamlingsaktiviteten "Fundraising via internet" har blivit väsentligt dyrare eftersom den fått en annan form än planerat. Samtidigt kommer aktiviteten sannolikt att ge större intäkter än budgeterat.

3.3.3 Sekretariatskostnader (inkl avskrivningar)
Sekretariatskostnaderna har budgeterats till 3 393 tkr, prognosticerat utfall 3 367 tkr. Sekretariatskostnader innefattar kostnader för hyra m m.

ADB-kostnaderna bedöms hamna på budgeterat belopp. Det samma gäller för tryckeriet.

3.3.4 Personalkostnader
Personalkostnaderna har budgeterats till 9 187 tkr. I budgeten har förutsatts att tjänster kan hållas vakanta, besparingen med hjälp av vakanser bedömdes kunna uppgå till 278 tkr. Prognosticerade kostnader uppgår till 9 692 tkr, 505 tkr över budget. Tillräckliga inbesparingar med hjälp av vakanser bedöms alltså inte kunna göras. Därtill kommer kostnader för en förlängning av regionsamordnartjänsten i Göteborg samt kostnader för att vissa tjänster korta perioder varit dubbelbemannade i samband med nytillträden.

3.3.5 Internationella rörelsen
IS-avgiften är det obligatoriska bidrag vi betalar till det internationella sekretariatet. Avgiften beräknas efter hur stora intäkter vi har. Vi får göra ett avdrag för våra insamlingskostnader.

IS-avgiften har budgeterats till 13 365 tkr, prognosen avviker inte från budget.

Kostnaden för 2004 utgörs av tre delar:

1. Faktisk avgift att betala baserad på avgiftsunderlaget 2001 och 2002.
2. Reserv från 2002 att upplösa (ingen reserv finns).
3. Reservering för IS-avgiften 2006 baserad på avgiftsunderlag 2003 och 2004.


4. Eget kapital och reservens storlek
I budgetmanualen sägs:

" Svenska Amnesty har, genom årsmötesbeslut (senast maj 2003), valt att dela in det egna kapitalet i två delar; en reserv och en resterande del (ibland kallad "överreserven"). Fördelningen mellan dessa två delar görs vid årets början utifrån kommande års budgeterade kostnader. Reserven ska enligt styrelsebeslut i maj 1998 följa den internationella normen så att den omfattar 75% av personalkostnader och 25% av övriga kostnader, vilket tolkas som sekretariatskostnader inkluderande avskrivningar. Skillnaden mellan det som ska finnas i reserven och det totala egna kapitalet blir en "överreserv". "

Förutsatt att 2004 års resultat blir det prognosticerade kommer det egna kapitalet vid årets utgång att uppgå till 9 590 tkr.

Enligt Amnestys reservpolicy bör reserven 2004 uppgå till 7 930 tkr. Därtill kommer en Humanfondsreserv om 934 tkr.

Amnestys kapital kommer därmed att vara tillräckligt stort för att tillgodose reservpolicyn. Den önskvärda reservnivån överskrids dessutom med 726 tkr (9 590 - (7 930+934)).


5. Slutord
Prognosen för första tertialet visar på ett underskott om 238 tkr att jämföras med det budgeterade underskottet om 160 tkr. Med tanke på prognosens osäkerhet är skillnaden försumbar.

I prognosen är det den svårprognosticerade Humanfonden som väger upp det beräknade dåliga utfallet för testamen. De intäktsslag vi lättast kan påverka går ungefär enligt budget. Med tanke på de reserver som finns verkar det ekonomiska läget någorlunda tryggt.