Sektionens arbete med riskhantering Underlag till styrelsemöte 1-2 mars 2010

Till: Styrelsen
Från: Sekretariatet
Datum: 19 februari 2010

Sektionens arbete med riskhantering

Bakgrund
Styrelsen uppdrog i juni 2009 sekretariatet att "genomföra en riskanalys av verksamheten och återkomma med en rapport till styrelsens möte i mars 2010". Vi har inte sett det som möjligt att genomföra en enda analys som tar upp alla aspekter av sektionens arbete, utan kommer i det nedanstående att redogöra för de åtgärder som vidtagits för att förbättra arbetet med riskhantering inom sektionen. Utgångspunkten har i mångt och mycket varit det omfattande arbetet med framtagande och implementering av FRIIs kvalitetskod, där sektionen tagit en aktiv del inom ramen för FRII. En första kodrapport kommer att lämnas i samband med årsredovisningen 2009.

Inledning
Utöver FRIIs kvalitetskod har sektionen deltagit i den internationella rapporteringen av International Non-Governmental Organizations (INGO) Accountability Charter, där Amnesty är en av initiativtagarna. INGO Accountability Charter är ett slags internationell motsvarighet till FRIIs kvalitetskod och startades 2006 av elva internationella ideella organisationer, bl a Amnesty, ActionAid, Greenpeace och Oxfam.

En anledning till att både FRIIs kvalitetskod och INGO Accountability Charter tagits fram är de ökade krav på ansvarstagande/-utkrävande och transparens som omvärlden ställer på frivilligorganisationer världen över. En annan är att frivilligorganisationerna själva måste leva upp till de krav de ställer på myndigheter, företag och andra aktörer i samhället. Detta är särskilt tydligt när det gäller Amnesty, som gått från att betrakta staten som den enda aktören vi kan utkräva ansvar av vad gäller brott mot de mänskliga rättigheterna, till att nu omfatta både företag och andra samhällsaktörer.

Synen på företag som potentiella aktörer inom MR-området har resulterat dels i nya riktlinjer för Amnestys samarbete med företag (antogs av IEC i augusti 2007), dels i en ny policy för etisk upphandling för sekretariatet som antogs i oktober 2009 (bilaga 1). Någon ny internationell policy för etisk upphandling finns ännu inte, men det har sagts att en sådan ska tas fram.

Internationellt har Amnesty som ett led i processen "One Amnesty" arbetat fram en ny global identitet och vi har en policy för att skydda Amnestys varumärke internationellt. Policyn för att skydda vårt varumärke ska alltid beaktas vid en riskanalys. En avgörande faktor i vårt riskhanteringsarbete är att alla nivåer inom Amnesty, från den globala nivån ner till den lokala, arbetar enhetligt och koordinerat. Vi vet att allvarliga incidenter på det nationella planet inom en sektion på kort tid kan få förödande konsekvenser för hela Amnestyrörelsen.

De ökade kraven leder ofrånkomligen till en ökad professionalisering av verksamheten vad gäller förvaltning, ledning, styrning och kontroll, något som i vår sektion väckt behovet att strukturera hela verksamheten utifrån begreppen ansvarstagande/-utkrävande och transparens. Den viktigaste processen inom detta område har på senare år varit frågan om gruppernas och distriktens redovisning där vi arbetat fram ett slags "minimikrav" vad gäller den lokala verksamheten i form av stadgar, organisationsstruktur och redovisningskrav.

Att inte enbart den frivilliga delen av den ideella sektorns verksamhet behöver kontrolleras utan i minst lika hög utsträckning den professionella, visade sig under 2009 med de händelser som drabbade Röda korset och Cancerfonden. Den interna kontrollen har hamnat i fokus av mediadebatten på senare tid, tillsammans med den eviga frågan om huruvida organisationernas insamlade medel verkligen går till ändamålet.

I det nedanstående går vi igenom ett antal nyckelområden för riskhanteringsarbetet och beskriver vad som gjorts inom sektionen och på sekretariatet och vad vi ser återstår att göra.

FRIIs kvalitetskod
Ett 20-tal anställda på sekretariatet och ett antal personer i styrelsen har genomgått en grundläggande utbildning i kodarbetet som hållits av FRII och Öhrlings PWC. Utöver det har tre anställda gått en fördjupad utbildning i själva framtagandet av kodrapporten och tillsammans med ledningsgruppen identifierat de områden där vi följer koden respektive avviker från den, vilket kräver en särskild förklaring. Kodrapporten ska enligt tidigare styrelsebeslut bestå av själva kodmallen samt en kortare förklarande text om hur sektionen arbetat med de sju områden som tas upp i koden. Sektionens första kodrapport tas fram tillsammans med årsredovisningen 2009 och kommer att läggas ut på webbsidan samt kommuniceras ut till bl a årsmötesdeltagarna.

INGO Accountability Charter
Sektionen rapporterade i juli 2008 och 2009 sektionens verksamhet utifrån INGO Accountability Charter till det internationella sekretariatet (IS), som sedan sammanställer Amnestys internationella rapport. Vi räknar med att årets rapport kommer från IS under våren 2010.

Samarbeten med företag
Eftersom Amnesty nu intagit en betydligt mer restriktiv hållning gentemot företagssamarbeten, har sektionen vid ett antal tillfällen lagt ner avsevärda resurser på att screena företag vi har eller haft samarbeten med. På sekretariatet finns en speciell grupp, där generalsekreteraren ingår, som granskar pågående och potentiella företagssamarbeten och större upphandlingar.

Policy för etisk upphandling
Sekretariatets nya policy för etisk upphandling har använts vid ett par större byten av leverantörer sedan den antogs. Det gäller dels bytet av e-postsystem, dels vid inköp av nya kopieringsapparater.

Varumärkesstrategi
Den svenska sektionen har kommit relativt långt i rebrandingen av Amnestys varumärke och vårt material har flera gånger lyfts fram som goda exempel internationellt. Det pågående arbetet med en kommunikationsplattform för sektionen ska ta det arbetet ytterligare framåt så att det inte bara omfattar den grafiska formgivningen utan hela kommunikationen inom ramen för vår nya globala identitet. En av de globala prioriteringarna under perioden 2010-2011 är att implementera det sista steget i arbetet med den globala identiteten, kallat "version 2".

Gruppernas redovisning
Både grupper och distrikt har nu standardstadgar som reglerar organisationen i de fristående ideella föreningarna inom svenska Amnesty samt skyldigheten att årligen redovisa verksamhet och ekonomi till sektionen. I skrivande stund har 52 av sektionens 175 arbetsgrupper (inkl ungdomsgrupperna) valt att vara sektionsgrupper och 59 har valt att vara redovisningsgrupper. Övriga 64 arbetsgrupper har inte meddelat sekretariatet och betraktas därför per definition som redovisningsgrupper. Redovisningsgrupperna ska senast den 15 februari ha inkommit med sina ekonomiska redovisningar.

Intern kontroll (sektionen)
I samband med omorganisationen av sekretariatet 2008 gjordes en förändring av de interna rutinerna kring godkännande och attest av fakturor och avtal. En ny arbetsordning och beslutsgång för sekretariatet har tagits fram och firmatecknings- och attesträtt innehas nu av generalsekreteraren samt de tre avdelningscheferna. Under 2009 skärptes attestrutinerna ytterligare genom att en av avdelningscheferna "slutattesterar" alla utbetalningar, vilket innebär ett system med dubbelkontroll av alla utgående betalningar. Vi har stämt av detta med våra revisorer som tycker att det är en bra ordning.

Revisorernas uppdrag
Revisorerna har i sitt uppdrag att granska systemen för redovisning och intern kontroll och lämna rapport om eventuella brister som kommer till deras kännedom. I uppdraget ingår även att årligen göra vissa urval av verksamheten och närmare granska befintliga system och rutiner. Ett sätt att ytterligare förbättra riskhanteringsarbetet kan vara att utöka revisorernas uppdrag, men detta är förstås också en kostnadsfråga.

Granskningskommittén
Sektionen har en granskningskommitté som två gånger per år (till årsmötet respektive budgetmötet) lämnar en rapport om sin granskning.

Svensk Insamlingskontroll, SFI
Som innehavare av 90-konto står sektionen under granskning av Svensk Insamlingskontroll, SFI. Utöver SFIs generella riktlinjer som vi måste följa, gör de ibland stickprovskontroller avseende verksamheten och de regler och riktlinjer organisationerna tillämpar. Senast vi hade anledning att göra en förändring efter uppmaning från SFI var 2009, då SFI påpekat att sektionens stadgar var otydliga på punkten vad som skulle ske med sektionens tillgångar i den händelse både sektionen och Amnesty International upphörde att existera. Detta föranledde sektionsstyrelsen att föreslå en ändring av sektionens stadgar som röstades igenom av årsmötet 2009.

Allmän riskhantering - sammanfattning
Flera anställda har genomgått utbildningar i olika aspekter av riskhanteringsarbete. Det har t ex gällt inom områdena ekonomi och redovisning, marknadsföring/fundraising och varumärkesrisker. Det vi ännu inte gjort är att implementera ett enhetligt system för riskhantering som vi generellt använder, vilket vi anser vara ett naturligt nästa steg och som vi också föreslår i den kommande tvåårsplanen. En övergripande riskanalays behöver göras som inkluderar alla väsentliga arbetsområden.

Styrelsen har uppdragit till sekretariatet att göra en riskanalys till styrelsens junimöte i år vad gäller våra framtida intäkter. En sådan analys förutsätter en strukturerad genomlysning av hela verksamheten och vi kommer därför att behöva överväga olika metoder för att kunna göra en bra analys. Vi avser att på junimötet, utöver den analys styrelsen uppdragit oss ta fram, presentera ett förslag på hur det fortsatta arbetet med riskhantering och riskanalys ska bedrivas i sektionen.

Förslag till beslut

att uppdra åt sekretariatet att till styrelsens junimöte presentera ett förslag på hur sektionens fortsatta arbete med riskhantering och riskanalys ska bedrivas.

Bilaga 1

Policy för etisk upphandling inom svenska sektionen av Amnesty International

Godkänd av generalsekreteraren 20 oktober 2009

1. Inledning

Denna policy har tagits fram för att Amnesty som människorättsorganisation måste beakta etiska förhållanden i relation till och i kontakter med leverantörer av varor och tjänster till organisationen.

Policyn omfattar inköp av varor och tjänster som görs av svenska sektionen av Amnesty International och andra juridiska enheter inom svenska Amnesty. Med inköp av varor och tjänster menas även sådana som regleras av hyresavtal och liknande.

Policyn har utformats med hänsyn till att Amnestys verksamhet finansieras genom frivilliga avgifter och bidrag och att det således ligger i organisationens intresse att minimera utgifterna för varor och tjänster utan att ge avkall på kvalitet, service och krav på de förhållanden under vilka varor och tjänster produceras och tillhandahålls.

Det måste vara möjligt att efterleva denna policy utan att använda sig av oproportionerliga resurser som skulle leda bort från andra prioriterade uppgifter.

Tillämpningen av denna policy kommer således att vägledas av vad som anses vara möjligt och rimligt att genomföra inom ramen för organisationens åtagande och uppdrag. I detta sammanhang är det humanitära kravet oavvisligt. Då det krävs snabba insatser för att rädda liv kommer Amnesty att köpa nödvändiga varor och tjänster från den mest lämpade leverantören.

2. Huvudsyfte

Att Amnesty inte genom inköp av varor och tjänster medverkar till kränkningar av mänskliga rättigheter.

3. Överensstämmelse med andra Amnestypolicys

Denna policy ska i så hög utsträckning som möjligt tillämpas i överensstämmelse med följande organisationsinterna policies och riktlinjer:

Fundraising guidelines

Riktlinjer för företagssamarbeten

Policy för att skydda Amnestys varumärke

4. Överensstämmelse med andra riktlinjer Amnesty anslutit sig till

Denna policy ska i så hög utsträckning som möjligt tillämpas i överensstämmelse med följande policies och riktlinjer:

INGO Accountability Charter

FRIIs kvalitetskod

5. Vägledning och kontroll

Amnestys policy är att så långt det är möjligt och rimligt köpa varor och tjänster

- som produceras, distribueras och levereras under villkor som inte innebär kränkningar av mänskliga rättigheter,

- som har den minst skadliga inverkan på miljön,

- som produceras av leverantörer som främjar goda arbetsvillkor.

För att bedöma lämpligheten av en leverantör ska Amnesty främst använda sig av nedanstående fyra typer av kontroller:

a) Kontroll vad gäller Amnestys åtagande
Om en leverantör (eller delägare, dotter- eller moderbolag) agerar i direkt strid mot Amnestys åtagande, kan Amnesty inte göra affärer med leverantören.

b) Kontroll vad gäller mänskliga rättigheter
Om det är sannolikt att en leverantör (eller delägare, dotter- eller moderbolag) är direkt inblandad i verksamhet som direkt innebär allvarliga kränkningar av de normer som fastslås i FNs allmänna förklaring om de mänskliga rättigheterna eller andra internationella normer för mänskliga rättigheter, kan Amnesty inte göra affärer med leverantören.

c) Kontroll vad gäller den allmänna opinionen
Om det kan fastslås att den allmänna uppfattningen (och speciellt Amnestymedlemmars åsikt) är att Amnestys kontakter med en viss leverantör skadar Amnestys anseende, ska andra leverantörer sökas.

d) Positiv kontroll
När andra överväganden (t ex kostnader, kvalitet etc) inte är utslagsgivande ska Amnesty gynna leverantörer som antagit och efterlever en etisk policy som i största möjliga utsträckning sammanfaller med vår egen.

6. Krav på leverantörer

Amnestys utgångspunkt vad gäller krav på leverantörer ska utgå från de människorättsprinciper som definierats i riktlinjerna för samarbeten med företag (se bilaga 1).

Vid upphandling ska ett antal kontrollfrågor ställas enligt en speciellt upprättad check-lista (bilaga 2).

7. Amnestys ansvar

Amnestys skyldighet

Amnesty ska så långt det är möjligt och rimligt informera leverantörer om föreliggande policy för att ge leverantören möjlighet att yttra sig om i vilken grad man kan leva upp till den.

Amnestys krav då avtal föreligger

Amnesty ska då avtal föreligger så långt det är möjligt och rimligt informera leverantören om föreliggande policy och i den mån det är möjligt och rimligt se till att avtalet innehåller en klausul om att avtalet kan hävas av Amnesty om leverantören agerar i uppenbar strid mot denna policy.

Bilaga 1

Människorättsprinciper

Ur Amnestys policy för samarbete med företag:

Företaget måste visa på ett åtagande för att försvara de mänskliga rättigheterna i hela tillverkningskedjan (inklusive alla moderföretag och dotterföretag). Företaget (inklusive tillverkningskedja, moderföretag och dotterföretag) ska uttryckligen

a. inte ha begått och inte vara delaktig i kränkningar av de mänskliga rättigheterna;
b. visa på ett tydligt engagemang för arbetsrättsprinciper både i stadgar och i praxis;
c. visa respekt för principen om icke-diskriminering vid anställningsförfaranden;
d. vara öppen beträffande sin struktur och sina relationer med andra företag, till exempel dotterbolag, och större leverantörer;
e. inte medvetet dra fördel av barnarbete eller någon som helst typ av slavarbete, och ha vidtagit åtgärder för att försäkra sig om att detta inte förekommer hos deras större leverantörer;
f. motsvara kriterierna i följande sektioner:

(i) Vapen
(ii) Anställningsvillkor
(iii) Sexuellt utnyttjande
(iv) Miljöskydd
(v) Affärspraxis

(i) Vapen
Amnesty samarbetar endast med företag som aldrig har tillverkat eller handlat med några produkter som använts av militär, säkerhetsstyrkor eller polis vid kränkningar av de mänskliga rättigheterna. Däri inräknas utrustning som kan användas i samband med dödsstraff eller tortyr.
Amnesty samarbetar endast med företag som inte har någon koppling till vapentillverkning, däribland handeldvapen, strategiska eller icke-strategiska delar till vapensystem, eller hela vapensystem; som inte förser militär, säkerhetsstyrkor eller polis med strategiska tjänster; eller som inte säljer strategiska system eller strategiska tjänster till militär, säkerhetsstyrkor eller polis.
Amnesty samarbetar endast med företag som man vet inte får någon del av sin vinst från produktion av eller handel med varor eller tjänster som används för militära eller polisiära ändamål eller av säkerhetsstyrkor.

(ii) Anställningsförhållanden
Amnesty samarbetar endast med företag som har fungerande strategier på plats för att förhindra tvångsarbete eller exploaterande barnarbete, både inom den egna verksamheten och genom hela tillverkningskedjan.
Amnesty samarbetar endast med företag som respekterar rätten till en hälsosam arbetsplats genom att arbeta för att minimera hälsoriskerna i arbetet, som försäkrar sig om en hygienisk arbetsmiljö och som är engagerade i att förhindra arbetsplatsolyckor och i att inte negativt påverka befolkningens hälsa genom olika faktorer (framför allt mat, dricksvatten, sanitära anläggningar och en sund miljö).

(iii) Sexuellt utnyttjande
Amnesty samarbetar endast med företag som visar engagemang för att förhindra allt sexuellt utnyttjande och alla sexuella trakasserier inom affärsverksamheten, bland annat genom att anta och implementera uppförandekoder och strategier som skyddar kvinnor och barn från sexuellt utnyttjande och sexuella trakasserier.

(iv) Miljöskydd
Amnesty samarbetar endast med företag som aktivt förhindrar och ger upprättelse för all påtaglig skada på miljö, dricksvatten, matproduktion och/eller påverkan av skadliga ämnen på befolkningen, i den mån det är säkert eller troligt att dessa skador orsakats av företagets verksamhet.

(v) Affärspraxis
Amnesty ingår samarbete endast med företag vilkas anseende och praxis är av hög etisk standard.