Sektionens planerings- och budgetprocess och styrelsens årscykel Underlag till styrelsemöte 1-2 mars 2010

Till: Styrelsen
Från: Sekretariatet
Datum: 19 februari 2010

Sektionens planerings- och budgetprocess och styrelsens årscykel

Inledning
Bakgrunden till detta underlag är den diskussion om sektionens budgeteringsprinciper och budgetprocess som fördes på styrelsemötet i januari i år. Styrelsen uppdrog till sekretariatet att komma med ett förslag på hur styrelsemötena under hösten ska ligga för att på bästa sätt kopplas till sektionens planerings- och budgetprocess och i synnerhet till sektionens budgetmöte. Vi har utvidgat detta uppdrag och lämnar även ett förslag på en något förändrad årscykel för styrelsens arbete.

Utgångspunkten när det gäller mötenas planering under hösten har varit att vi ser det som en stor fördel om styrelsemötena kan ligga i anslutning till de större möten som ordnas i sektionen, d v s distriktsombudsmötet (DO-mötet), budgetmötet och aktivistseminariet, så att styrelsens deltagande på dessa möten inte behöver innebära en stor utökning av ledamöternas totala arbetsbörda.

Nedan en kort genomgång av höstens möten, en genomgång av sektionens budgetprocess och budgetmötets roll samt ett avslutande förslag på en ny årscykel för styrelsen.

Budgetmötet
Budgetmötet hölls tidigare som ett separat möte i november, men har på senare år hållits samma helg som styrelsens oktobermöte och DO-mötet.

Distriktsombudsmötet
DO-mötet hölls i många år i september, eftersom det ansågs vara en lämplig tidpunkt för ett "uppstartsmöte" för distrikten efter sommaruppehållet. På senare år har DO-mötet lagts på samma helg som budgetmötet och styrelsens oktobermöte för att kunna utnyttja det faktum att DO då är samlade.

Aktivistseminariet
Tidpunkten för aktivistseminariet har varierat genom åren, beroende på vilka kampanjer som varit aktuella. Eftersom aktivistseminariet oftast omfattar utbildningar och praktiska genomgångar inför större aktionsdagar så är det i stort sett omöjligt att lägga dem på en fast tidpunkt varje höst. I fjol hölls aktivistseminariet i september, eftersom det var en förberedelse inför aktiviteterna på den internationella fattigdomsdagen 17 oktober. I år ligger de senare, preliminärt 6-7 november, eftersom de innebär förberedelser inför aktionsdagen 10 december.

Sektionens budgetprocess
Sektionens årliga budgetprocess börjar på styrelsens junimöte då de ekonomiska ramarna för nästkommande år fastställs. Därefter kan sekretariatets olika avdelningar mera i detalj påbörja budgetarbetet. I början av september hålls sekretariatets planeringsdagar som är det egentliga startskottet på sekretariatets budgetprocess. Vartannat år föregås planeringsdagarna av ICM, vilket innebär att en del beslut som påverkar sektionerna på två års sikt ska integreras i budgetprocessen och påverkar planeringsdagarnas innehåll och fokus.

Sekretariatets förslag till budget har under senare år presenterats för styrelsen och budgetmötet i slutet av oktober och förslaget ska vara klart två veckor före detta möte, omkring 10 oktober. Utöver det faktum att sekretariatet haft relativt lite tid att i detalj arbeta med budgetförslaget fram till detta datum, har budgetarbetet de två senaste åren komplicerats av det faktum att utdelningen från Postkodlotteriet, som ska utgöra de budgeterade intäkterna för nästkommande år, inte offentliggjorts förrän i oktober. Detta är inget vi kan påverka utan måste anpassa oss till. Efter oktobermötet har budgetförslaget gått tillbaka till sekretariatet med styrelsens eventuella ändringsförslag för slutgiltigt beslut i början av december.

Ett nytt inslag i den internationella planeringsprocessen är de globala prioriteringar, GPS, som kommer att arbetas fram efter ICM vartannat år. År 2009 kom beslut om dessa först i december och det finns skäl att tro att de även i fortsättningen kommer att bestämmas sent på året, vilket påverkar vår budgetprocess.

Vi ser därför flera skäl till att flytta styrelsens oktobermöte ett par veckor fram i tiden till första halvan av november, vilket får till följd att decembermötet bör flyttas till mitten av december. Det här kommer att påverka hela styrelsens årscykel, vilket vi redogör för nedan.

Budgetmötets roll
I många år efter sektionens bildande antogs budgeten för det nästkommande året av sektionens årsmöte, en hantering som var möjlig i en tid då Amnestys medlemmar i stort sett var synonymt med de aktiva medlemmarna. Budgetmötet kom till för att de aktiva medlemmarna i distrikt och grupper även fortsättningsvis skulle kunna ha direkt inflytande över budgeten.

Under första halvan av 00-talet sjönk antalet deltagare och mötet förlorade mycket av sin legitimitet då långt ifrån alla distrikt var representerade. År 2005 diskuterade styrelsen budgetmötets framtid och föreslog årsmötet att formulera ett nytt uppdrag för styrelsen angående detta. Årsmötet i Uppsala 2005 beslutade att "ge styrelsen i uppdrag att årligen anordna ett budgetmöte med syftet att ge grupper och distrikt demokratiskt inflytande i budgetprocessen, samt att förankra styrelsens förslag till budget". Mot bakgrund av att de senaste årens budgetmöte samkörts med distriktsombudsmötet och att de mer och mer kommit att behandla organisationsfrågor, anser vi att styrelsen bör överväga att förändra upplägget av budgetmötet.

Vi anser dessutom att orimligt mycket av styrelsens och sekretariatets resurser idag läggs ner på ett möte som i så liten utsträckning diskuterar faktiska budgetfrågor. Det senaste budgetmötet hade endast elva deltagare från åtta distrikt samt en representant från specialgrupperna, medan Amnestyfondens styrelse, sektionsstyrelsen och sekretariatet hade sammanlagt 17 deltagare. Det vore bättre att göra budgetmötet till en integrerad del av distriktsombudsmötet där aktuella organisations- och ekonomifrågor diskuteras med ett färre antal representanter från styrelse och sekretariat.

Förslag till nytt budgetmöte
Vi anser att DO-mötet fortsättningsvis bör hållas i september och att behovet av att vara flexibla med datumet för aktivstseminariet kvarstår. Om inte budgetmötet ska bli ett separat möte som riskerar att konkurreras ut av andra möten under hösten, ser vi ingen annan lösning än att ha budgetmötet i anslutning till DO-mötet i september. Vi tror också att mötet ska vara kortare än det nuvarande budgetmötet, men fortfarande utmynna i konkreta rekommendationer.

Ett problem med detta förslag är att det då inte föreligger något färdigt förslag till budget, å andra sidan ser vi det som en stor fördel att distrikten kan komma med sin input i ett tidigare skede i budgetprocessen och då diskutera verksamhet som får budgetkonsekvenser. Ett annat problem är att Granskningskommitténs (GK) rapport avseende sektionens ekonomi baserad på årets andra tertial rapport (t o m augusti) inte kan bli färdig till detta möte. Vi ser dock att GK bör kunna spela en viktig roll på ett budgetmöte placerat tidigare i budgetprocessen och att deras formella rapport kan ges till styrelsens novembermöte då sekretariatets förslag till budget ska diskuteras. Därutöver bör grupper och distrikt beredas möjlighet att skriftligen inkomma med synpunkter på förslaget till budget till styrelsens novembermöte.

Styrelsens årscykel
Om höstens möten har sin egen problematik, så har även vårens styrelsemöten inneburit vissa svårigheter. Januarimötet ligger i dagsläget för nära jul- och nyårsledigheterna och marsmötet ligger så tidigt att vi har problem att ta fram årsredovisningen inom föreskriven tid. I och med att årsmötet nu flyttats fram till början av maj, ser vi dock det som möjligt att hitta en bättre årscykel för styrelsearbetet. För att illustrrera detta har vi nedan lagt upp ett förslag på möteskalender för styrelseåret 2010-2011.

2010

9 maj - Konstituerande möte

11-13 juni - Styrelsemöte, inkl utbildningsdag på sekretariatet 11 juni

25-26 september - Styrelsemöte, DO-möte, Budgetmöte

6-7 november - Styrelsemöte (en dag), Aktivistseminarium

11 december - Styrelsemöte (beslut om budget)

2011

5-6 februari - Styrelsemöte

19-20 mars - Styrelsemöte (årsredovisning, motioner och förslag till årsmötet)

5-6 maj - Styrelsemöte

6-8 maj - Årsmöte

Förslag till beslut

att tillsvidare anta förslaget till möteskalender för styrelseåret 2010-2011 innebärande att budgetmötet tidigareläggs till september och att grupper och distrikt bereds möjlighet att skriftligen inkomma med synpunkter på förslaget till budget till styrelsens novembermöte.