- Skriv ut
- Uppdaterad 19 Sep 2013
Protokoll marsmötet 2010 Protokoll från 1-2 mars 2010
PROTOKOLL FRÅN MÖTE MED SEKTIONENS STYRELSE
Tid: 6-7 mars 2010
Plats: Sekretariatet, Alsnögatan 11, Stockholm
Ordförande: Anna Nilsdotter
Vice mötesordförande: Sofia Halth
Justerare: Ida Burlin
Närvarande
Ledamöter
Ida Burlin
Maria Eklund
Sofia Halth
Ernesto Katzenstein
Maria Landenius
Anton Lidström
Anna Nilsdotter
Lars Olsson (§ 138 - 160)
Sara Ångström (personalrepresentant)
Sekretariatet
Lise Bergh (§ 138 – 157, 159 - 168)
Elisabet Dunder (§ 148 -149)
Dan Grundin
Miriam Isaksson (§ 148- 161)
Fredrik Kron (§ 148 - 158)
Hannah Laustiola
Valberedningen
Maria Lindgren (§ 164)
Tina Lundh (§ 164)
Övriga
Hanna Roberts (§ 161)
Torgny Palenius (§ 161)
Ej närvarande
Marie Norling
Madeleine Seidlitz (personalrepresentant)
Mahyad Hassanzadeh Tavakoli
§ 138 Mötet öppnas
Mötet öppnas av Anna Nilsdotter.
§ 139 Fastställande av dagordningen
Beslut
att
godkänna dagordningen såsom framgår av protokollet nedan.
§ 140 Protokoll från tidigare styrelsemöte
Sekretariatet vill under § 122 förtydliga att den kommunikationsplattform som togs fram 2006 även blev inaktuell i samband med beslutet på ICM 2007 om One Amnesty samt att det var ett
urval
aktiva medlemmar som skulle konsulteras i framtagandet av den nya kommunikationsplatformen.
Lars Olsson vill förtydliga att han under § 126 (handlingsplanen) ej deltog i diskussionerna om portföljen om att stärka kvinnors rättigheter på grund av intressekonflikt.
Beslut
att
med dessa kompletteringar lägga protokollet till handlingarna.
§ 141 Uppföljning av öppna beslut
Styrelsen går igenom listan över beslut som ska följas upp och stryker de som är åtgärdade.
§ 142 Utvärdering av tidigare styrelsemöte
Endast hälften av styrelsen svarade. Av de som svarat framkom det dock att det varit ett mycket bra möte. Däremot är det ej meningsfullt att fortsätta göra utvärderingar om inte fler svarar. Styrelsen var dock överens om att ge det en chans till. Påminnelse ska gå ut efter mötet.
§ 143 Rapport om per capsulambeslut
Inga beslut har fattats per capsulam sedan senaste mötet.
§ 144 Rapport från sekretariatet
Lise Bergh går igenom den rapport som skickats ut till styrelsen gällande sekretariatets arbete sedan
styrelsens januarimöte 2010. Hon tillägger under punkten om säkerhet och mänskliga rättigheter att den internationella diskussionen om Amnestys samarbete med Moazzam Begg fortsätter.
Lars Olsson påpekar angående avsnittet om face-to-face, att människor på stan enligt rapporten ofta frågar om våra ersättningsnivåer och att det uppfattas som en styrka för Amnesty att vi inte har en arvoderad styrelse. Han frågar hur sekretariatet kommit fram till det och Lise Bergh klargör att detta är rapporter från värvarna och ej kan beläggas med siffror.
§ 145 Rapport från styrelsemedlemmar
Styrelsemedlemmarna går igenom vad de gjort sedan senaste mötet.
§ 146 Rapport från Amnestys internationella kommitté (AIK)
Styrelsens representant är ej närvarande men Lars Olsson deltog på AIK:s senaste möte som hölls 6-7 februari där den 6 februari var en halvdag på sekretariatet öppet för intresserade medlemmar. Temat var aktivt deltagande och Action Aid och Elisabeth Abiri från Delegationen för Mänskliga Rättigheter var inbjudna talare. Action Aid berättade bland annat om sin organisationsform, styrningsformer, arbetsmetoder och aktvit deltagande samt deltagandet av icke-medlemmar i sina beslutsfattande organ.
§ 147 Rapport från Amnestyfonden
Maria Landenius rapporterar att Amnestyfonden ser över hur de hanterar sina medel. Revisorerna menar att det finns utrymme att göra mer inom ramen för de tillgångar fonden har. Fonden ska även ta fram en broschyr till årsmötet med information om sin verksamhet. Lise Bergh tillägger att sekretariatet har varit på IS för att diskutera om någon sektion helt ska ta över ansvaret för biståndsverksamheten. IS biståndsfunktion är dock förstärkt och för närvarande kommer det övergripande ansvaret att ligga kvar hos IS. Maria Landenius undrar hur IS motiverat detta men inget besked om det har lämnats från IS.
§ 148 Årsredovisning 2009
Elisabet Dunder går igenom det ekonomiska utfallet för 2009. Intäkterna uppgick till 72 620 tkr vilket är ca 4 800 tkr mer än budgeterat. Jämfört med 2008 är det en intäktsökning på 11 miljoner kronor. Den främsta anledningen till det är intäkterna från Postkodlotteriet som gav 10 miljoner kronor mot budgeterade 5 miljoner kronor. En positiv bieffekt av det är även att vi når ut till fler målgrupper via Postkodlotteriet.
Även de regelbundna gåvorna ökar och medlemmar och givare blir allt fler. Ca 13 000 nya medlemmar rekryterades förra året. Autogirointäkterna har ökat och idag använder 81 % av våra medlemmar och givare autogiro, mycket tack vare telemarketingavdelningens insatser. Antalet medlemmar och givare ökade med ca 5 000 personer under 2009.
På kostnadssidan landade utfallet på 70 198 tkr vilket är 4 300 tkr över budget. Huvudanledningen till detta är sektionens extra bidrag till Rådgivningsbyrån för asylsökande och flyktingar samt till IS.
Gällande SFI:s nyckeltal låg Amnesty 2009 på 78 % ändamålskostnader, 10 % insamling och 8 % administration. Totalt sett hade Amnesty 2009 ett överskott på 24 22 tkr och eget kapital på 22 853 tkr.
Beslut
att
godkänna årsredovisningen.
§ 149 Gruppernas redovisning
Elisabet Dunder föredrar. Enligt årsmötesbeslut 2009 ska samtliga grupper och distrikt inkomma med ekonomisk redovisning senast den 15 februari varje år. Per den 1 mars 2010 hade endast 52 % av grupperna gjort detta vilket är ett mycket nedslående resultat. Fredrik Kron meddelar att påstötningar på handläggarnivå kommer att behövas från sekretariatet för att få in fler redovisningar.
Anton Lidström undrar varför resultatet har försämrats så avsevärt jämfört med tidigare år. Då det är tredje året sedan beslutet om redovisning infördes, har sekretariatet inte lagt samma resurser på att ligga på grupperna via telefonsamtal och mail som tidigare år. Maria Eklund undrar om styrelsen eventuellt bör frånta de grupper som inte inkommit med redovisning i tid deras rätt att samla in pengar. Hon tillägger att de ju ändå kan bli sektionsgrupper. Sofia Halth framhåller att det är skillnad mellan att enbart gå ut med information om redovisning i Insats och att även göra påstötningar via mail och telefon. Eventuellt kan det faktum att information endast gått ut via Insats medfört att en del grupper helt enkelt missat att lämna in redovisning i tid. Att dra in insamlingsrätten för dessa grupper kunde möjligen vara ett bra sätt att få in rutinen med redovisning.
Diskussion uppstår om hur mycket resurser det är rimligt att sekretariatet lägger varje år på att få in redovisning från grupper och distrikt. Maria Landenius menar att det är värt att ge de grupper vars redovisning fattas en till chans, eftersom det möjligen kan vara grupper som tänkt bli redovisningsgrupper som inte kommit in med redovisning ännu. Hon menar att det vore önskvärt med ytterligare påtryckningar samtidigt som det är viktigt att tydliggöra att insamlingstillståndet kommer att fråntas dem direkt nästa år om samma sak upprepas. Dan Grundin påpekar att de grupper och distrikt som inte inkommit med redovisning egentligen redan förlorat sin insamlingsrätt enligt samma årsmötesbeslut.
Styrelsen har därmed två saker att ta ställning till: Att fatta beslut om att omedelbart frånta grupperna rätten att bedriva insamling i Amnestys namn eller inte. Det finns en majoritet i styrelsen för att låta grupperna behålla insamlingsrätten tillsvidare men med en ny deadline. Anna Nilsdotter föreslår att styrelsen påminner om detta i sina kontakter med distrikten.
Beslut
att
uppdra åt sekretariatet att påminna de grupper och distrikt som inte inkommit med redovisning att göra så senast den 31 mars,
att
de grupper som inte inkommit med redovisning senast den 31 mars förlorar sin rätt att bedriva insamling i Amnestys namn.
§ 150 Etappmålsrapport 2009
Lise Bergh tillägger till etappmålsrapporten att Amnesty nått ut väldigt bra i media under året som gått. Rapporten om universell jurisdiktion har fått stor täckning i media men även uppmärksammats av jurister och politiker. Även Amnestys publikationer om Gaza har nått ut väl och då inte bara om kriget utan även om exempelvis vattensituationen. Dödsstraffet är ett annat område där vi nått ut väl även till politiker, liksom med fallet Dawit Isaak.
Våra arbetsgrupper har haft mycket aktivitet kring mödradödlighet i Nicaragua och företagsansvar i Bhopal vilket fått bra täckning i media också. Styrelsen berömmer sekretariatet för ett strålande arbete.
Anna Nilsdotter för fram en önskan om ökad tydlighet när det gäller vilka mål vi inte uppfyllt helt och hållet och varför. Sekretariatet kommer framöver att rapportera resultat utifrån de indikatorer som tas fram för målen vilket bland annat borde förbättra resultatmätningen. Sekretariatet tackades för ett mycket bra år.
Beslut
att
lägga etappmålsrapporten till handlingarna.
§ 151 Kommentar till det ekonomiska utfallet 2009 samt bilaga 1-4
Styrelsen går igenom kommentaren till det ekonomiska utfallet 2009.
Beslut
att
lägga kommentaren till det ekonomiska utfallet 2009 till handlingarna.
§ 152 FRII:s kodrapport
Dan Grundin föredrar. Sekretariatet har bestämt att ett internt dokument ska tas fram som för varje punkt i kodrapporten anger exakt vilket/a dokument det hänvisas till och var det/de återfinns. Kodrapporten är inte en årsredovisning utan fungerar snarare som ett komplement till den. Då detta är första året som kodrapporten tagits fram kommer sekretariatet även avvakta och se hur de andra organisationerna inom FRII gör, vilken nivå rapporteringen läggs på etc. Revisorerna kontrollerar att en kodrapport tagits fram och därefter läggs den upp på hemsidan. Till skillnad från SFI är FRII själva inte något granskande organ.
Några i styrelsen önskar ett förtydligande om vad som menas med ”inget särskilt info dok krav” samt en förklaring i förordet till vad tabellerna visar då det inte framgår tydligt vad som menas under de olika rubrikerna/rutorna. Sekretariatet ska uppdatera rapporten enligt det önskemålet och Dan Grundin meddelar att det dessutom finns en kodförklaring från FRII där det står mer exakt vad som menas med varje kategori. Kodförklaringen kommer också att läggas ut på hemsidan.
Lars Olsson lyfter punkt 4.2.7. i rapporten som säger att vi inte publicerar information om vilka styrelseledamöter som närvarar på mötena och undrar om vi inte kan redovisa det löpande på hemsidan istället för enbart internt i protokollet som sker idag. Resten av styrelsen instämmer och skickar med en önskan till sekretariatet om att deras närvaro på styrelsemötena redovisas på den externa webben redan från och med i år samt en utökad förklaring av tabellen. Anna Nilsdotter undrar om det är något som hindrar att det även tas med i årets årsredovisning. Styrelsen samtycker och såvida det inte finns några hinder kommer sekretariatet att uppdatera årsredovisningen med den informationen. Vidare undrar Anna Nilsdotter om den andra punkt som vi inte uppfyller gällande styrelsens arbetsordning och hur den interna kontrollen är organiserad. Då strategigrupp ett kommer med ett förslag på reviderad arbetsordning till junimötet bör denna fråga tas med i det förslaget också. Sekretariatet äger alla frågor som rör kodrapporten och styrelsen skickar med en önskan om att bli uppdaterade om det kommer frågor utifrån om dessa punkter i allmänhet och sådana som rör styrelsen i synnerhet. Dessutom önskar styrelsen bli konsulterade i frågor av mer principiell karaktär och sådana som rör medlemsorganisationens arbete innan svar ges.
Ida Burlin undrar hur punkt 4.5.1.5. om jäv och oberoende bedömdes och Dan Grundin svarar att det är en svår avvägning att göra hur vi ska redovisa de punkter där vi följer nästan allt som föreskrivs. I det här fallet bedömde sekretariatet att frågan om jäv och oberoende finns med i arbetsordningen och att vi sammantaget följer det även om det finns mer kvar att göra. Det är viktigt att vara medveten om att detta endast är sektionens rapport, alla andra juridiska personer som finns inom sektionen är inte medtagna.
Beslut
att
godkänna sektionens kodrapport med de justeringar som diskuterats.
§ 153 Budgetprocessen
Dan Grundin föredrar. Underlaget är ett resultat av tidigare diskussion om sektionens budgetprinciper. Med nuvarande mötescykel ligger en hel del viktiga möten på hösten där aktivistseminariet tillkommit sedan några år tillbaka. Förslaget till förändrad budgetprocess syftar till att underlätta planeringsprocessen så att alla dessa möten följer varandra bra utan att konkurrera. Förslaget bygger på att dela upp budgetarbetet i två delar samt att distrikten ska komma in i budgetprocessen för konsultation i ett tidigare skede. Granskningskommittén (GK) får enligt förslaget komma in i september för planering men lämna sin rapport baserad på tertialrapport två först i november. Vidare innebär förslaget att årscykeln för styrelsen förskjuts en del.
Förslag till möteskalender för styrelseåret 2010-2011:
2010
9 maj - Konstituerande möte
11-13 juni - Styrelsemöte, inkl utbildningsdag på sekretariatet 11 juni
25-26 september - Styrelsemöte, DO-möte, Budgetmöte
6-7 november - Styrelsemöte (en dag), Aktivistseminarium
11 december - Styrelsemöte (beslut om budget)
2011
5-6 februari - Styrelsemöte
19-20 mars - Styrelsemöte (årsredovisning, motioner och förslag till årsmötet)
5-6 maj - Styrelsemöte
6-8 maj - Årsmöte
GK har inte konsulterats ännu och Sofia Halth menar att styrelsen inte bör glömma bort att möjligheten finns att konsultera GK även i de frågor styrelsen formellt inte är skyldiga att göra så. Anton Lidström är mycket positiv till att distriktsombuden får mer att säga till om. Anna Nilsdotter påpekar att det i årsmötesbeslutet från Uppsala 2005 står angående budgetmötets roll, att grupper och distrikt ska inbjudas och att styrelsens förslag till budget ska förankras. Fredrik Kron förtydligar att budgetmötet enligt detta förslag skulle bestå av två delar, en i september och en i november. GK är inbjudna till båda. Sofia Halth föreslår att styrelsen eventuellt borde ta frågan till årsmötet för konsultation då hon undrar hur medlemmarna skulle uppleva att styrelsen ändrar detta utan att de fått säga sitt. Diskussion följer om huruvida detta beslut skulle innebära att styrelsen avvek från det årsmötesbeslut som fattades om budgetmötet i Uppsala 2005. Styrelsen kommer fram till att så inte är fallet och enas därmed om att det inte är nödvändigt att rådfråga årsmötet i denna fråga.
Beslut
att
tillfråga Granskningskommittén om synpunkter och därefter fatta per capsulam beslut enligt nedanstående att-satser:
att
tillsvidare anta förslaget till möteskalender för styrelseåret 2010-2011 innebärande att budgetmötet tidigareläggs till september,
att
att grupper och distrikt bereds möjlighet att skriftligen inkomma med synpunkter på förslaget till budget till styrelsens novembermöte där beslut om budget fattas,
att
Granskningskommittén ombeds närvara vid det föreslagna budgetmötet i september samt i vanlig ordning inkommer med sin formella rapport avseende sektionens ekonomi till styrelsens novembermöte.
§ 154 Förslag till beredningsgrupper och yttranden över inkomna motioner
Inkomna motioner gås igenom och sekretariatets förslag på yttranden diskuteras. Ansvaret för att arbeta vidare med yttrandena fördelas på styrelse och sekretariat. Reviderade yttranden kommer därefter att diskuteras i styrelseforum.
§ 155 Medlemsavgifternas storlek
Sekretariatet föredrar förslaget gällande medlemsavgifternas storlek. Anton Lidström frågar hur sekretariatet har resonerat kring att behålla avgiften oförändrad. Miriam Isaksson svarar att denna summa fungerat väl ur värvningssynpunkt samt att det innebär en kostnad att gå ut till alla autogiromedlemmar om att man skulle höja kostnaden vilket i sig skulle innebära en högre kostnad för Amnesty än att behålla medlemsavgiften oförändrad.
Beslut
att
lägga fram förslaget om oförändrad medlemsavgift till årsmötet.
§ 156 Stadgeändring § 5.2
Dan Grundin föredrar. Detta förslag till årsmötet är konsekvensen av ett beslut som styrelsen fattade i januari och är ett rent formaliabeslut. Lars Olsson föreslår att ordalydelsen i paragraf 5.2 ändras till ”ska” istället för ”skall” vilket styrelsen bifaller.
Beslut
att
lägga fram förslaget om stadgeändring av § 5.2 till årsmötet med sagda justering.
§ 157 Förslag om arvodering av ordförande
Anna Nilsdotter meddelar att hon avstår från att yttra sig i diskussionen om arvodering samt avser att lägga ned sin röst vid eventuell votering.
Ida Burlin föredrar de två underlagen, det ena om att arvodera styrelseordförande och det andra om utgiftskompensation och ersättning för förlorad arbetsinkomst. Strategigrupp 1 (SG1) ser arvodering som en ersättningsnivå snarare än en lön. Angående ersättning för förlorad arbetsinkomst påpekar Ida Burlin att flera saker behöver klargöras i hur det praktiskt ska tillämpas. Det finns de som menar att ersättning kan vara ett alternativ till att arvodera ordförande, SG1 har dock valt att inte värdera hur dessa förslag förhåller sig till varann. Inför ICM 2009 presenterades en rapport av den grupp som har till uppdrag att löpande bevaka och även se över IEC:s ersättningssystem. Gruppen redovisar i rapporten att de gör en ny mer restriktiv tolkning gällande ersättning för IEC-ledamöter och finner att IEC-ledamöter fortsättningsvis inte ska ersättas för förlorad arbetsinkomst vilket tidigare varit möjligt i vissa situationer. Svenska sektionen föreslog på ICM 2009 att IEC ska arvoderas vilket avslogs.
Valberedningen och Amnestyfondens styrelse har getts möjlighet att kommentera strategigruppens förslag till årsmötet. Valberedningens synpunkter har kommit in sedan underlagen gick ut och gås därför igenom under mötet. Sammanfattningsvis är valberedningen emot förslaget till arvodering då man menar att det kan bli svårare att rekrytera och att det kan bli skillnader inom gruppen, samt att det finns en risk att övriga styrelseledamöter inte vill ta på sig ansvar. Valberedningen vill hellre se vidare utredning om ersättning för förlorad arbetsinkomst. Ida Burlin förtydligar att det inte handlar om att ordförande ska arbeta mer än idag, utan om att uppdraget i dess nuvarande form ska bli mer hanterligt. Sara Ångström lyfter en fråga från personalen angående huruvida ordföranden i förslaget om ersättning ska ha samma ersättning även om han/hon blir arvoderad. Ida Burlin svarar att i det fall förslaget om arvodering går igenom kommer ordföranden inte att ersättas för förlorad arbetsinkomst men däremot för utlägg såsom resor.
Olika argument för och emot arvodering av ordförande framförs. Sammanfattningsvis kan sägas att:
För arvodering anförs:
- Det gör uppdraget mer hanterligt och arbetssituationen för ordföranden mer långsiktigt hållbar.
- Det utökar rekryteringsbasen vilket skulle bidra till större mångfald då det möjliggör att kombinera ordförandeposten med annat jobb genom att man exempelvis kan gå ner i tid eller på annat sätt köpa sig tid.
- GK:s förslag om att halvera ersättningsnivån till 20% av ett prisbasbelopp är att föredra framför SG1:s förslag. Det torde dessutom vara mer rimligt om styrelsen vill få igenom förslaget på årsmötet.
- Det är värt att ta frågan till årsmötet och låta det avgöra, speciellt som årsmötesbeslutet från förra året sade att styrelsen skulle återkomma till årsmötet i frågan. Då kunde styrelsen förtydliga bakgrunden ytterligare med de synpunkter som framkommit i den internationella debatten och samhällsdebatten just nu och sedan överlämna det till medlemmarna.
- Det finns olika kulturella skillnader samt skillnad i lagstiftning som kan ha påverkat debatten internationellt. Det är fullt möjligt för styrelsen att respektera ICM-beslutet och ändå välja att göra annorlunda här i Sverige.
Mot arvodering anförs:
- Styrelsen kan inte kringgå det internationella beslutet att inte arvodera IEC:s ledamöter, vilket även gäller rapporten om förlorad arbetsinkomst, som också resulterade i ett ICM- beslut med skärpta regler för ersättning för förlorad arbetsinkomst. Någon menar att det är samma tyngd på dessa beslut och förordar därför att styrelsen inte lägger fram förslaget om arvodering och även säger nej till förslaget om ersättning. Det är inte fråga om att vara emot ersättning för förlorad arbetsinkomst i sig utan enbart på grund av det internationella rådsmötets beslut.
- Arvodering vore att gå fel väg av andra skäl kopplade till Amnestys identitet.
- Med tanke på den rådande samhällsdebatten om ersättningsnivåer och arvodering inom frivilligsektorn är tidpunkten för att lägga fram förslaget om arvodering olycklig. Istället föreslås vidare utredning av hur man kan avlasta styrelsen och speciellt ordföranden på andra sätt.
- I Norge, som är den enda Amnestysektionen med arvoderad ordförande, är ersättningen en blandning av ersättning för förlorad arbetsinkomst och arvodering. Om styrelsen ändå väljer att lägga förslaget om arvodering bör nivån vara ungefär densamma som den i Norge och inte mycket högre som i det nuvarande förslaget.
- Styrelsen kan gå tillbaka till årsmötet utan att lägga ett förslag och istället enbart återrapportera sitt beslut, alternativt be om mandat att få längre tid att utreda frågan.
Fredrik Kron frågar om styrelsen tolkar ICM-beslutet som prejudicerande för sektionerna. Enligt hans uppfattning gällde beslutet egentligen bara IEC. Flera ledamöter menar att beslutet ändå ger en fingervisning om vad hela rörelsen tycker i frågan.
Eftersom styrelsen är mycket oenig i frågan om arvodering blir det omröstning om huruvida man ska föreslå årsmötet arvodering. Förslaget faller med röstsiffrorna fyra emot och tre för, varpå resten av förslaget också faller.
Beslut
att
inte lägga fram förslaget om arvodering av ordförande till årsmötet,
att
uppdra åt SG1 att återrapportera beslutet till årsmötet.
Diskussionen fortsätter kring förslaget om ersättning för förlorad arbetsinkomst. Även här är styrelsen oenig då en del menar att förslaget såsom det ser ut idag inte skulle underlätta arbetsbördan på ett sådant sätt att det innebär någon reell skillnad för ordföranden. Sofia Halth menar att det var en viss skillnad mellan att ICM sade nej till arvodering och den rapport som presenterades av en kommitté om ersättning, hon menar att det inte går att dra slutsatsen att ICM sade nej också till ersättning för förlorad arbetsinkomst. Flera i styrelsen är för att utreda frågan ytterligare för att hitta ett bra kompensationssystem och få ett helhetsgrepp om frågan. Sekretariatet föreslås utreda principerna för ersättning vidare och då även se till hur andra organisationer har löst frågan. I det fall en majoritet av styrelsen redan nu vet att de är emot ersättning för förlorad arbetsinkomst ber sekretariatet styrelsen överväga om man trots det vill uppdra åt sekretariatet att genomföra en sådan utredning. Detta eftersom vidare utredning av frågan är resurskrävande. En majoritet av styrelsen är dock för vidare utredning av frågan före ett ställningstagande är möjligt.
Beslut
att
uppdra åt sekretariatet att till styrelsens septembermöte återkomma med ett underlag gällande ersättning för förlorad arbetsinkomst och kostnadsersättning.
§ 158 Årsmötet 2010: Handlingsplan 2010-2016
Lars Olsson från styrelsens handlingsplanegrupp föredrar styrelsen förslag, del 3 i det så kallade handlingsplanepaketet. Dokumentet utgår ifrån frågan om var vi i den svenska sektionen vill vara 2016 och hur vi behöver agera föra att komma dit. Förslaget är strukturerat efter fem rubriker: a) tillväxt och medlemsvärvning, b) kommunikation och trovärdighet, c) jämställdhetsintegrering, d) aktivism, aktivt deltagande och partnerskap och e) demokrati och organisationsutveckling.
Sofia Halth tillägger att dokumentet tillkommit som svar på sekretariatets önskan om långsiktig vägledning, bortom två-års planerna som ett sorts styrningsdokument. Det finns även en tanke om att det är ett pedagogiskt viktigt moment i att tala om för medlemskåren vad styrelsen vill uppnå.
En del upplever syftet med dokumentet något otydligt och att vissa mål kan komma att ställas mot varandra. Anna Nilsdotter förtydligar att målen inte är tänkta att ställas mot varandra utan mot sin motsats. En diskussion om dokumentets namn följer. Styrelsen är överens om att ”vägval” inte beskriver dokumentet på ett bra sätt. En majoritet av styrelsen vill heller inte kalla det för en vision då det uppfattas som ännu mer långsiktigt, alternativt som att det finns två visioner inom Amnesty då vi redan har en uttalad vision inom hela rörelsen. Dokumentet skulle kunna uppfattas som en viljeförklaring, kanske inte alltid i form av realistiska mål, utan snarare ett uttryck för styrelsens strävan. Slutligen fastnar styrelsen för namnet ”Svenska Amnesty 2016 – långsiktig inriktning” istället för vägval.
Flera ändringar diskuteras men i stort sett är styrelsen nöjd med denna delen av handlingsplanen som ska läggas fram till årsmötet.
Därefter diskuteras handlingsplanens övriga delar och en del ändringar föreslås. För att tydliggöra hur handlingsplanens olika delar hänger ihop samt hur de relaterar till den internationella handlingsplanen föreslås en schematisk bild inkluderas i inledningsdelen. Sekretariatet gör detta tillägg.
Sekretariatet tackas för en bra insats med handlingsplanen.
Beslut
att
anta planen för 2010-2011.
att
uppdra åt sekretariatet att arbeta vidare med det handlingsplanspaket som ska presenteras för årsmötet och återkomma till styrelsen för kommentarer.
§ 159 Förslag till årsmötesdagordning
Dan Grundin föredrar. Styrelsen diskuterar hur mycket tid som bör avsättas för de relativt få motionerna som kommit in i förhållande till hur mycket tid diskussion och beredning av handlingsplanen kräver. Hanteringen på årsmötet av förslaget kallet ”Svenska Amnesty 2016” diskuteras närmare. Styrelsen anser att det är önskvärt att hela årsmötet får höra hur framtagandet av handlingsplanen gått till och hur den svenska sektionens handlingsplan relaterar till den internationella strategiska planen. Styrelsen bör därför förbereda sig väl på frågor om handlingsplanen och de ICM- och ISP- beslut som fattats förra året.
Beslut
att
godkänna årsmötesdagordningen med hänsyn till de diskussioner som förts,
att
uppdra åt sekretariatet att i samråd med presidiet och handlingsplanegruppen göra en plan för hanteringen av handlingsplanen på årsmötet,
att
uppdra åt Anna Nilsdotter att planera styrelsens seminarium på årsmötet.
§ 160 Rapportering gällande Nordkorea
Fredrik Kron föredrar. Enligt ett årsmötesbeslut 2009 ska styrelsen verka för en viss uppgradering av bevakning och rapportering gällande Nordkroea samt klargöra hur landprioriteringarna inom Amnesty görs. Fredrik Kron meddelar att sekretariatet har varit i kontakt med IS utredare och även satt denne i kontakt med motionären som förklarat sig nöjd med det arbete som bedrivits i frågan. Däremot kvarstår en del frågetecken gällande landprioriteringarna eftersom detta är under översyn på internationell nivå.
Lars Olsson läser upp en skriftlig kommentar från motionären.
Beslut
att
uppdra åt sekretariatet att fortlöpande följa frågan angående landprioriteringar och återrapportera till styrelsen.
§ 161 Utredning om sektionens postorderverksamhet
Hanna Roberts föredrar via telefon. Torgny Palenius från Lundagrupperna är också deltagande per telefon. Bakgrunden till utredningen är den diskussion om sektionens postorderverksamhet som inleddes hösten 2007 av sekretariatet och som bl.a. handlar om sektionens behov av profilprodukter och ökade krav på screening av produktionsförhållandena. Hanna Roberts har utrett frågan på uppdrag av styrelsen och presenterar nu sitt förslag.
Sedan utredningen blev färdig har frågan uppkommit om huruvida det är rimligt att Lundagrupperna får ett bidrag på 75 000 kr även i det fall de inte skulle sälja för den summan. Hanna Roberts menar att det inte är det och att det naturligtvis alltid måste finnas med en rimlighetsbedömning varför punkten om att utvärdera verksamheten efter ca två år finns med. Om Amnesty då inte säljer för den summan bör styrelsen kanske fundera på om det är värt att fortsätta verksamheten över huvud taget. Hanna Roberts menar dock att alla verkar vara överens om att den upparbetade verksamhet som finns i Lund och som de flesta är nöjda med, bör tillvaratas.
Åtta punkter har identifierats för fortsatt verksamhet och samarbete mellan sekretariatet och Lundagrupperna. Utgångspunkten är att Amnesty enbart bör ha
en
försäljningskanal för att minska förvirring för medlemmar och allmänhet. Ett annat argument är att två olika försäljningskanaler skulle konkurrera ut varandra och att endast den ena då skulle överleva. I utredningen konstateras vidare att Lundagrupperna är beroende av god marknadsföring samt att den goda marknadsföringen var orsaken bakom framgången de två år Lundagrupperna sålde som bäst. Hanna Roberts förtydligar även att avtalet ska kunna sägas upp på ömsesidig basis. Momsfrågan har dykt upp, denna är under statlig utredning och resultatet som väntas komma under året kan vara viktigt att invänta före ett nytt avtal sluts. Hanna Roberts menar även att samarbeten såsom det Amnesty hade med Nudie Jeans fortfarande borde kunna ingås, det ena utesluter inte det andra och olika typer av samarbeten ryms under denna lösning.
Torgny Palenius och Lundagrupperna tycker att förslaget är bra och understryker att det är viktigt med en tydlig ansvarsfördelning. Sekretariatet framhåller att förslaget innebär att intäkterna räknas in i sektionens verksamhet på ett annat sätt än tidigare. Det innebär att intäkterna står under samma krav från SFI som övriga intäktskällor, varför det är viktigt att försäljningen är kostnadseffektiv så att sektionen kan fortsätta hålla sig till SFI:s nyckeltal. Vidare påpekar sekretariatet att det liggande förslaget innebär att det blir två juridiska enheter som får gemensamma uppgifter, vilket i sin tur innebär att vissa frågetecken måste rätas ut, t.ex. gällande momsen, men även redovisningstekniska aspekter såsom hur man bokför inkomster och kostnader.
Styrelsen undrar hur mycket verksamheten kan växa med nuvarande struktur, hur stor kapacitet det finns i Lund att hantera verksamheten om sektionen avser att göra den till en väsentlig fundraisingkanal. Lund har hanterat intäkter på upp till en halv miljon tidigare, och har jämfört med dagens inkomster alltså god kapacitet att utöka sin verksamhet. Hanna Roberts anser att en möjlig lösning är att ekonomin enbart ligger på en av parterna, till exempel sekretariatet och Lundagrupperna skulle då endast fungera som distributionskanal. Torgny Palenius instämmer och menar att ett sådant arrangemang skulle fungera för Lundagruppernas del också.
Styrelsen tackar Hanna Roberts för den väl genomförda utredningen.
Sekretariatet och styrelsen diskuterar den tidigare försäljningsverksamheten i sektionen som lades ner på grund av att den gick med förlust. Sekretariatet efterfrågar ett övergripande beslut om försäljningsverksamheten utöver de föreslagna punkterna för samarbetet med Lundagrupperna. Styrelsen har att ta ställning till två principfrågor där det första gäller huruvida man i och med ett beslut idag avser att ta tillbaka ansvaret för försäljningsverksamheten till sektionen (som då blir ytterst ansvarig) och för det andra under vilka förutsättningar den här verksamheten får fortsätta bedrivas. Det är sekretariatets mening att en verksamhet som går med förlust inte är bra för Amnesty oavsett andra fördelar den kan föra med sig. En förlustverksamhet missbrukar både medlemmarnas förtroende och medel samt riskerar skada vår trovärdighet. Styrelsen instämmer i detta och kommer självfallet inte att fortgå med verksamheten om den går med förlust samt understryker att det är en av de aspekter man kommer att titta på då verksamheten utvärderas.
Beslut
att
det är styrelsens åsikt att försäljningen av profilmaterial och andra Amnestyrelaterade produkter ska vara sektionens ansvar,
att
det är styrelsens önskan att denna verksamhet ska bedrivas i samarbete mellan sekretariatet och Lundaavdelningen i ett nytt avtal utifrån nedanstående utgångspunkter,
1. Postordergruppen och sekretariatet bör ha årliga planeringsmöten för budgetarbete och gemensam planering.
2. Postordergruppen bör strukturera sig med olika ansvarsområden och kontaktpersoner till sekretariatet.
3. Sekretariatet ansvarar för inköp/design/produktionsprocessen av profilprodukter.
4. Postordergruppen ansvarar för inköp/design/produktionsprocessen av andra produkter. Sekretariatet har dock vetorätt vad gäller utbudet utifrån en analys av nationella och internationella riktlinjer.
5. Försäljning via webbutik, distribution och packning av alla varor samordnas och utförs av postordergruppen. Sekretariatet ska även ha möjlighet att bedriva försäljning av profilprodukter via andra försäljningskanaler.
6. Marknadsföring av alla produkter sker via sekretariatet i lämpliga upparbetade kanaler.
7. Rutiner för granskning/screening utarbetas av sekretariatet för all postorderverksamhet och genomförs av både postordergruppen och sektionen.
8. Lundaavdelningen ersätts årligen med 75 000 kr samt 10% av nettoförsäljningsintäkterna överstigande 100 000 kr.
9. Redovisningstekniska aspekter ska utredas.
10. Klausul om uppsägning av avtal ska finnas med i avtalet.
att
styrelsen utvärderar verksamheten och samarbetet senast 2013.
§ 162 Uppföljning av ICM beslut 10 “Ett Amnesty – om beslutsfattande och demokrati”
Lise Bergh föredrar analysen av beslutet. Exakt hur beslutet kommer att tolkas framöver återstår att se och det är lite tidigt för sektioner att börja planera egna åtgärder inom alla områden. Sekretariatet anser dock att vi redan nu bör titta på punkten om externa intressenter i beslutsprocessen. Anton Lidström menar att det var ett komplicerat beslut som fattades på ICM och även om sekretariatets förslag är bra just nu kan styrelsen räkna med att övriga delar i beslutet kommer behöva tas upp vid ett senare tillfälle.
Beslut
att
uppdra åt sekretariatet att till styrelsens junimöte ta fram riktlinjer för hur externa intressenter kan inkluderas i sektionens beslutsprocesser.
§ 163 Rapport om årsmötesbeslut 2009
Punkten slås ihop med dem om rapportering gällande abortfrågan, rapportering gällande organisationsöversynen samt rapportering gällande motionen om dödsstraff och Individuals at risk, s k IAR-fall.
Trots att styrelsen formellt sett inte är förpliktigade att återkomma till årsmötet mer än i arvoderingsfrågan, organisationsöversynen och förra årets motion om dödsstraff anser styrelsen att fler årsmötesbeslut bör återrapporteras till årsmötet för att öka transparensen gentemot medlemmarna. Styrelsen önskar kommunicera ut till medlemmarna på ett tydligare sätt vad man har gjort under året och hur man har arbetat med de årsmötesbeslut som fattades förra året. Texterna kommer att diskuteras i styrelsens forum efter helgens möte.
§ 164 Valberedningens förslag till årsmötet
Maria Lindgren och Tina Lundh från valberedningen närvarar via telefon. De presenterar förslaget till förtroendevalda för sektionsstyrelsen, Amnestyfondens styrelse och granskningskommittén och styrelsen får möjlighet att ställa frågor.
§ 165 Sektionens arbete med riskhantering
Dan Grundin föredrar och meddelar att sekretariatet inte haft möjlighet att ta ett helhetsgrepp kring riskhanteringen på sektionens alla områden ännu och därför inte presenterat ett färdigt förslag till detta möte. Sekretariatet ville ändå göra en slags inventering för att se vad som hittills har gjorts. Mycket har redan gjorts, särskilt frågan om gruppernas redovisning som har varit av stor betydelse i detta arbete, inte minst för styrelsen. Det är en tydlig markering om hur sektionen vill hantera och minimera riskerna för ekonomiska oegentligheter. Underlaget försöker ge en bild av hur komplex frågan är. Inom rörelsen är det främst Amnesty UK och Amnesty Australien som jobbar systematiskt med riskhantering. Sekretariatet menar att det behövs en mer genomgående undersökning av hur vi kan jobba vidare med frågan. Ett helhetsgrepp på hela verksamheten kommer inte att kunna presenteras redan till junimötet, men sekretariatet återkommer med ett förslag om hur processen ske se ut i fortsättningen där en modell för arbetet samt prioriterade områden och en tidsplan kommer att presenteras för styrelsen.
Anna Nilsdotter påminner om vikten av att inkludera även icke-finansiella risker, exempelvis risker som handlar om vår kommunikation. Det är även viktigt att se över gällande vilka risker och när styrelsen ska kopplas in och/eller informeras i arbetet. Lise Bergh meddelar att sekretariatet kommer att ta ett brett grepp om frågan och självfallet inkludera mer än bara finansiella risker.
Dan Grundin upplyser om att en ytterligare möjlighet är att revisorerna gör en utökad revision, eller att man på annat sätt kopplar in professionell hjälp. Den svenska sektionen har även mycket gratis som medlem i SFI och FRII som redan utarbetat system som Amnesty följer idag. Att Amnesty är en öppen medlemsstyrd organisation innebär ju i sig vissa risker, som får vägas mot fördelarna med att sektionen har valt transparens och öppenhet. Anna Nilsdotter poängterar att alla olika risker med verksamheten kan identifieras utan att styrelsen för den skull är tvingade att dra slutsatsen att en särskild risk måste minimeras, ifall man anser att fördelarna med ett visst tillvägagångssätt väger tyngre. Ernesto Katzenstein påpekar att man kan välja att minimera risker på olika sätt, exempelvis genom att hjälpa våra medlemmar att minimera risker själva.
Beslut
att
uppdra åt sekretariatet att till styrelsens junimöte presentera ett förslag på hur sektionens fortsatta arbete med riskhantering och riskanalys ska bedrivas.
§ 166 Övriga frågor
Tillsättning av diskrimineringsombud
Inget beslut har fattats om detta per capsulam varför frågan lyfts nu. Nuvarande diskrimineringsombud Elin Hjelte och Ashwaq Hussein har blivit tillfrågade att ställa upp igen där den förre tackat ja och den senare nej. Ingela Andersson som tidigare tillfrågats att vara diskrimineringsombud har därför tillfrågats igen och tackat ja.
Ernesto Katzenstein framhåller att det är önskvärt med större mångfald när det gäller exempelvis ålder, bakgrund, geografisk spridning i tillsättningen av diskrimineringsombud. Kanske kan det vara en bra idé att utnyttja valberedningens kontaktnät i framtiden.
Beslut
att
tillsätta Elin Hjelte och Ingela Andersson som diskrimineringsombud fram till september 2010.
§ 167 Uppföljning av utvecklingssamtal med generalsekreteraren
[styrelseintern punkt]
Anna Nilsdotter och Ida Burlin rapporterar från utvecklingssamtalet med generalsekreteraren.
§ 168 Mötet avslutas
Sofia Halth avslutar mötet.
Anna Nilsdotter
Ordförande
Sofia Halth
Vice mötesordförande
Hannah Laustiola Frydman
Sekreterare
Ida Burlin
Justerare
Förklaringar:
AIK - Amnestys Internationella Kommitté - en arbetsgrupp som bistår styrelsen i det internationella arbetet
FRII - Frivilligorganisationernas Insamlingsråd
GK – Granskningskommittén
IAR – Individuals at Risk
IEC – (International Executive Committee) Amnestys internationella styrelse
IS – Internationella Sekretariatet
ISP – (Integrated Strategic Plan) den Internationella Strategiska Planen som omfattar en period på sex år
ICM – (International Council Meeting) det internationella rådsmötet
Per Capsulam - beslut som tas av styrelsen mellan styrelsemöten i deras interna forum på hemsidan