- Skriv ut
- Uppdaterad 19 Sep 2013
Budgetmanual för svenska sektionen av Amnesty International Underlag till styrelsemöte 1-2 februari 1995
SVENSKA AMNESTYS
BUDGET
En beskrivning av hur den arbetas fram och hur den är uppbyggd
INNEHÅLLSFÖRTECKNING
-
INLEDNING
1. BUDGETPROCESSEN
1.1 Utgångspunkter
Sektionens handlingsplan
Andra årsmötesbeslut
Sekretariatets verksamhetsplan
1.2 Tidplan
11. BUDGETENS STRUKTUR
11.1 Inledning
11.2 Intäkterna
11.3 Kostnaderna för verksamheten
11.3.1 Programbudgeten
11.3.2 Basbudget och rörlig budget
Definition av basbudget
11.3.3 Kostnader för administration.Fördelning av kostnader
11.3.4.1 Administrativa kostnader
11.3.4.2 Fördelning av personal- o sekretariatsgemensamma kostnader
11.4 Balansräkningen
INLEDNING
I detta dokument beskrivs svenska Amnestys budgetarbete. Beskrivningen avser både budgetprocessen och budgetens uppbyggnad. Dokumentet innehåller också en hel del statistik. Syftet med dokumentet är att underlätta arbetet för de instanser som behandlar förslag till budget för det kommande verksamhetsåret, främst styrelsen och budgetmötet. Tanken är alltså att det skall fungera som en handbok och att själva förslaget till budget för det aktuella verksamhetsåret skall presenteras som ett separat dokument. Eftersom detta dokument skall fungera som en handbok är det - kanske mer än i andra sammanhang - läsaren som avgör dokumentets värde. Därför mottas alla synpunkter på dokumentet med tacksamhet (muntligt, skriftligen, per telefax, per 'e-mail etc). Kontakta gärna administrativa avdelningen på sekretariatet.
1. BUDGETPROCESSEN
1.1. Utgångspunkter
Det är en rad olika dokument, beslut etc som direkt eller indirekt utgör grund eller ram för den verksamhet som skall budgeteras. Bottenplattan utgörs av den internationella Amnestyrörelsens stadgar. Verksamhetsplaneringen påverkas också av t ex den internationella rörelsens handlingsplan, beslut tagna på det internationella rådsmötet och kampanjplaneringen på det internationella sekretariatet. Dessa beskrivs emellertid inte i denna budgetmanual.
På det nationella planet gäller också att det är en rad olika dokument, beslut etc som direkt eller indirekt utgör grund eller ram för verksamheten. Det som på ett mer direkt sätt påverkar budgetarbetet är sektionens handlingsplan, särskilda årsmötesbeslut, styrelsebeslut och sekretariatets verksamhetsplan.
Sektionens handlingsplan
Sektionens nuvarande handlingsplan omfattar åren 1992 till 1996. Nästa handlingsplan skall fastställas av årsmötet 1996 och omfatta åren 1996 till 2000. Handlingsplanen sammanfattas i ett antal huvudmål. Dessa huvudmål finns i själva dokumentet nedbrutna till ett antal delmål. Den nu gällande handlingsplanen (till och med årsmötet 1996) sammanfattas i de tre huvudmålen:
"1. Vi ska intensifiera arbetet för de mänskliga rättigheterna och fördjupa kunskapen om Amnestys åtagande.
2. Vi ska främja utvecklingen av den internationella rörelsen.
3. Vi ska bredda den finansiella basen för verksamheten.
Ett genomgående tema i den nu gällande handlingsplanen är decentralisering av sektionens verksamhet. Med decentralisering följer ökade krav på utbildning och en förändrad roll för både styrelsen och sekretariatet. I handlingsplanen ges en rad exempel på hur detta kan ske.
Särskilda årsmötesbeslut
Vid sidan av handlingsplanen fattar årsmötet beslut som påverkar budgetarbetet. Exempel på sådana är att vid sidan av den ordinarie utgivningen av Amnesty Press producera två 5 k temanummer (1992) och att öka utbildningsinsatserna för flyktingombuden (1994). Enligt sektionens stadgar skall också varje årsmöte fastställa gruppavgiften och medlemsavgiften.
Sekretariatets verksamhetsplan
Inför budgetarbetet utarbetar sekretariatet en verksamhetsplan. Den är en genomgång av målsättningar för det kommande året, hur dessa mål skall nås och vilka resurser det beräknas kräva. Utgångspunkten för utarbetandet av denna plan är - förutom handlingsplanen och årsmötesbeslut - de prioriteringar beträffande sekretariatets roll som styrelsen gjorde i samband med omorganisationen av sekretariatet 1991. Sekretariatets verksamhetsplan omfattar också en rad aktiviteter som egentligen inte medför andra kostnader än tjänstetid och som därför inte finns med i den samlade förteckningen över budgetens delprogram, annat än som fördelade kostnader (se )).
1.2. Tidplan
Budgetarbetet för det kommande året tar sin början i maj/juni då de övergripande målsättningarna för arbetet med sekretariatets verksamhetsplan fastställs och styrelsen beslutar om allmän inriktning, ekonomiska ramar och tidplan för det fortsatta budgetarbetet.
Under augusti arbetar sekretariatet fram ett budgetförslag som via arbetsutskottet föreläggs distriktsombuden och styrelsen i september. Styrelsen fastställer då det förslag som skall utgöra underlag för budgetmötets diskussioner.
I mitten av november hålls sektionens budgetmöte. På mötet deltar distriktsombuden samt representanter från styrelse och sekretariat. Distrikten har också möjlighet att skicka en ekonomisk sakkunnig person till mötet. Mötets funktion är att vara rådgivande till styrelsen.
Med eventuella förändringar föranledda av budgetmötet, den ekonomiska utvecklingen eller andra omständigheter fastställer styrelsen den definitiva budgeten i december.
1.3. Budgetprocessen är en del av demokratin inom Amnesty
För att handlingsplanen skall återspegla medlemmarnas syn på sektionens framtid föregås det beslut årsmötet tar om handlingsplanen av ett omfattande remissarbete. Sektionens budget kan ses som en årsvis konkretisering av handlingsplanen. För att också budgeten på ett riktigt sätt skall återspegla hela sektionens syn på verksamheten det kommande året är det viktigt att man deltar även i detta arbete. Det kan man göra -direkt eller på distriktsmöten - genom kontakter med distriktsombuden som sedan deltar på en första genomgång av budgeten i slutet av september och på budgetmötet i november. I oktober skickas också en sammanfattning av budgeten ut till alla grupper. Den som vill kan också rekvirera hela budgetmaterialet från sekretariatet.
11 BUDGETENS STRUKTUR
11.1 Inledning
I styrelsens verksamhetsberättelse för det gångna året, som behandlas på varje årsmöte, ingår i den ekonomiska delen tre siffersammanställningar. De kan ses som den mest övergripande sammanfattningen av sektionens ekonomi och utgörs av resultaträkningen, balansräkningen och programredovisningen. Resultaträkningen är en sammanfattning av årets intäkter och kostnader . Här gäller att intäkter - kostnader = över- eller underskott. Balansräkningen är en sammanfattning av sektionens tillgångar skulder och ackumulerade reserver vid årets slut. Här gäller att tillgångar = skulder + ackumulerade reserver. Programredovisningen anger i vilket sammanhang kostnaderna har uppstått.
Det finns naturligtvis ett samband mellan dessa tre sammanställningar. Resultaträkningens över- eller underskott, dvs skillnaden mellan årets intäkter och kostnader, skall läggas till (vid överskott) eller belasta (vid underskott) sektionens ackumulerade reserver (som också benämns eget kapital). Det aktuella beloppet förekommer alltså både i resultaträkningen, under rubriken 'Arets resultat' och i balansräkningen under rubriken 'Förändring eget kapital'.
Resultaträkningens kostnadssida är ett sätt att kategorisera kostnaderna, programredovisningen ett annat. I resultaträkningen indelas kostnaderna i kostnadsslag, t ex löner, porto, tryckning. I programredovisningen anges i vilket sammanhang (program) som kostnaderna uppkommit, t ex medlemsvärvning (som kan inkludera en projektanställning, dvs lön), Blixtaktioner (som inkluderar distribution) och Amnesty Press (som inkluderar tryckning). Eftersom resultaträkningens kostnadssida och programredovisningen är två sätt att kategorisera samma kostnadsmassa, är också totalsumman lika för de två kategoriseringssätten.
I budgetsammanhang koncentreras arbetet huvudsakligen till resultaträkningens intäktssida det egna kapitalet i balansräkningen och till programbudgeten . De enskilda komponenterna i resultaträkningens kostnadssida samt tillgångar och skulder i balansräkningen behandlas på ett mer indirekt sätt. Ett exempel: eftersom programbudgetens totalsumma alltid är lika med summan av kostnaderna i resultaträkningen så kommer ett fastställande av en ram för programkostnaderna också att bli en ram för summan av kostnaderna i resultaträkningen. Om intäkterna är kända eller fastställda innebär en sådan bestämning också ett angivande av resultat, dvs över- eller underskott i resultaträkningen, och förändring av det egna kapitalet i balansräkningen.
Då det gäller att fastställa det ekonomiska utrymmet för verksamheten det kommande året är två faktorer avgörande; dels bedömningar av vilka intäkterna kommer att bli, dels bedömningar av vilka möjligheter det finns att använda ackumulerade reserver från tidigare år (alternativt kan det anses vara nödvändigt att fylla på reserverna). Naturligtvis är de löpande intäkterna den viktigaste faktorn och de ackumulerade reserverna är i första hand ett instrument att utjämna kortsiktiga variationer i intäkter eller kostnader och därmed underlätta planering och ett långsiktigt sunt handhavande av de ekonomiska resurserna.
11.2. Intäkterna
11.2.1 lntäktsslagen
Sektionens intäkter delas in i sex huvudgrupper; medlemsavgifter, gruppavgifter, försäljning, prenumerationer, gåvor 0 bidrag samt övriga.
Medlemsavgifterna
För närvarande har sektionen ca 60 000 medlemmar. Enligt sektionens stadgar har varje årsmöte att fastställa kommande års medlemsavgift. Omsättningen av medlemmar har de senaste åren legat kring 15 procent. Det innebär att sektionen för att hålla ett medlemsantalet konstant måste ett värva ganska stort antal nya medlemmar (med ovanstående siffror blir det 9 000 st.). För närvarande utgör andelen helbetalande medlemmar två tredjedelar och andelen delbetalande medlemmar en tredjedel. Nedanstående diagram visar influtna medlemsavgifter och antal betalande medlemmar under den senaste tioårsperioden.
Diagram över Summa gåvor o bidrag, 1986-1996 (tk) Diagram över gåvomas andel av de samlade intäkterna, 1986-96
Gruppavgifter
Varje årsmöte skall också fastställa kommande års gruppavgift. Den är nu 7 000 kr per år. Antalet betalande grupper har under de senaste åren legat kring 300 st. De sammanlagda intäkterna från gruppavgifter ligger alltså kring strax över 2 Mkr.
Försäljning
Sektionens försäljningsverksamhet kan delas in i tre kategorier; den som avser rapporter och andra informerande dokument, den som avser försäljning av material som grupperna behöver i sitt arbete och den som avser 'prylar'. De två första sköts från sekretariatet, medan den tredje är utlokaliserad till Malmö. De sammanlagda intäkterna från försäljningsverksamheten har under de senaste åren utgjort 3-4 procent av de totala intäkterna.
Prenumerationer
Sektionen producerar för närvarande tre publikationer som intresserade kan prenumerera på; Amnesty Press, Pådraget och Kortkampanjen. Dessutom finns ett prenumerationssystem för '"Landinformation"', dvs landrapporter som huvudsakligen produceras på det internationella sekretariatet. När det gäller Amnesty Press är det bara en liten del av den tryckta upplagan som går till prenumeranter; ca 95 procent går till sektionens medlemmar. De sammanlagda prenumerationsintäkterna uppgår till ca 0.8 mkr eller ca 2 procent.
Gåvor och bidrag
Gåvor och bidrag har med åren kommit att utgöra en allt större del av de totala intäkterna. Intäktsgruppen delas in i följande konton: Gåvor från grupper, Insamlingsdagen, Spontana gåvor från medlemmar och allmänhet, Gåvor > 10 000 kr, Insamlingsaktioner, AmnestyGiro, Amnestykalendern och Humanfonden. Under de senaste åren är det kontona Insamlingsaktioner, AmnestyGiro och Humanfonden som stått för ökningen inom gruppen.
Det största enskilda kontot är 'Insamlingsaktioner', dvs utskick till sektionens centralt registrerade givare som görs fem till sex gånger per år. Därefter följer 'Spontana gåvor', dvs gåvor som sektionen får och där det inte tydligt framgår att gåvan är ett svar på en riktad aktion. En stor del av dessa är mycket stora gåvor (större än 10 000 kr) och då ofta testamentariska. Det för närvarande tredje största gåvokontot är Humanfonden; en allemansfond där 2 procent av den samlade förmögenheten fördelas bland anslutna organisationer i proportion till vilken organisation den enskilde spararen angivit som mottagare. Det fjärde största gåvokontot är AmnestyGiro, dvs månatliga avdrag från en ansluten givares konto. Nedanstående tre diagram visar Summa Gåvor och bidrag under den senaste tioårsperioden, deras andel av de samlade intäkterna och utvecklingen för de fyra största gåvoslagen. Diagram över Summa gåvor o. bidrag, 1986-1996 (tkr)
Diagram över gåvornas andel av de samlade intäkterna 1889-96
Som framgår av diagrammet nedan har det skett en kraftig förskjutning mot att de gåvoslag där sektionen i någon mening är aktiv, har blivit allt viktigare.
Diagram över Humanfonden, Insamlingsaktioner, AmnestyGiro och Spontana gåvor under perioden 1986-1996 (tkr).
Övriga intäkter
Denna klass av intäkter avser framförallt räntor (ca 0.6 Mkr per år).
11.2.2 Intäktsbudgeten
De beräknade intäkterna för det kommande året sammanfattas i intäktsbudgeten. Där finns också en jämförelse med innevarande års budget och utfallet för de två föregående åren samt de procentuella förändringar i förhållande till innevarande års budget och föregående års utfall. I materialet bifogas också en sammanställning av innevarande års utfall - så långt detta är känt - där en jämförelse görs med budget och med föregående års utfall för samma tidsperiod.
11.2.3 Intäkterna under den senaste tioårsperioden
Sektionens intäkter har under den senaste tioårsperioden ökat med i genomsnitt 13.6 procent per år. De största långsiktiga förändringarna ligger på medlemsavgifter samt gåvor och bidrag. Gruppernas bidrag (avgifter och frivilliga bidrag) har ökat något i kronor räknat. Justerat för inflation är det dock fråga om en minskning, liksom då man ställer dessa intäkter i relation till de samlade intäkterna. (Årsmötet 1995 beslutade att intäkterna från Insamlingsdagen fortsättningsvis skall tillfalla Amnestyfonden). Försäljning, Prenumerationer och Övrigt utgör en allt mindre del av sektionens intäkter. Centrala inslag i den nu gällande handlingsplanen är decentralisering, att bredda den finansiella basen och att den lokala organisationens andel av sektionens ekonomi skall öka. De två nedanstående diagrammen visar de sammanlagda intäkterna under de senaste tio åren samt hur dessa fördelas på intäktsslag.
Diagram över de intäktsslagen, 1986-1996 (tkr)
11.3. Kostnaderna
Kostnaderna för den föreslagna verksamheten kan indelas på olika sätt. En vanlig indelning ;;r i kostnadsslag (t ex hyra, löner, porto, tryckkostnader, telefon). Denna indelning förekommer t ex på resultaträkningens kostnadssida, men används endast undantagsvis i budgetsammanhang. De två viktigaste indelningarna av kostnader är i stället indelningen å ena sidan i en programbudget och i basverksamhet och rörlig verksamhet å andra sidan.
11.3.1 Programbudgeten
Programbudgeten består av fyra kategorier av kostnader; Programkostnader, Sekretariatskostnader och Personalkostnader (som tillsammans utgör Sektionskostnader) samt Avgiften till den internationella rörelsen. Alla dessa kategorier har, som sagts ovan, en del som är hänförbar till basverksamheten och en del som är hänförbar till den rörliga verksamhete n.
Programkostnader
Den föreslagna verksamheten finns sammanfattad i programbudgeten. Den delas in i ett antal programområden - det är samma indelning som den som används i den internationella rörelsens handlingsplan. Huvudprogramområdena är 1. Research and Action, 2. Membership Campaigning, 3. Human Rights Awareness 4. People and Organization, 5. Information and Communications och 6. Financial Stability and Growth. Varje programområde delas in i ett antal program, som i sin tur delas in i ett antal delprogram. Dessa delprogram hör antingen till basverksamheten eller den rörliga verksamheten. Delprogrammen kan sägas utgöra budgetens byggstenar; det är konkreta, beloppssatta aktiviteter, som också återfinns i sekretariatets verksamhetsplan. Ett program kan alltså bestå av både basaktiviteter (delprogram som hör till basverksamheten) och projekt (delprogram som ingår i den rörliga budgeten). Budgetförslagets allmänna inriktning och gjorda prioriteringar återspeglas framförallt genom vilka delprogram som planeras under det aktuella året.
Personalkostnader
Med personalkostnader avses kostnader för den fast anställda personalen. För närvarande har sektionen motsvarande 24.5 tjänst anställda på fast basis.
Sekretariatskostnader
Med sekretariatskostnader avses de omkostnader som inte direkt är hänförbara till något program (och som inte är personalkostnader). Exempel på sådana kostnader är hyra för kontorslokaler, kontorsmaterial (på sekretariatet), telefon (på sekretariatet), vissa portokostnader (på sekretariatet), försäkringar samt service, underhåll och avskrivningar på inventarier.
Avgiften till den internationella rörelsen
Sektionens bidrag till den internationella rörelsen, främst finansieringen av det internationella sekretariatet i London, utgör den största enskilda kostnadsposten i sektionens budget. Avgiftens storlek grundar sig framförallt på genomsnittet av intäkternas storlek två och tre år tidigare. Förutom det som betalas under året görs också en avsättning/upplösning till lav en IS-avgiftsreserv.
Diagrammet nedan visar de olika kostnadsslagens utveckling under den senaste tioårsperioden.
Diagram över kostnadsslagen, 1986-1996 (tkr)
11.3.2 Basbudget och rörlig budget
Sektionens budget delas också in i en basbudget och en rörlig budget.
Med basbudget avses den grundläggande verksamheten om vilken beslut fattas inför verksamhetsåret (december). Basbudgeten kan ses som kärnan i sektionen verksamhet och omfattar verksamhet som måste utföras även i en situation då tillgängliga resurser är knappa. I den meningen kan basbudgeten också liknas vid en krisbudget; den omfattar den verksamhet som är oundgänglig och som blir kvar även om sektionens intäkter plötsligt minskar.
Den rörliga budgeten består av fyra delar, indelade med avseende på tidpunkten för beslut om att avsätta medel för respektive verksamhet (december, mars, juni och september). Avsikten med denna indelning av budgeten är att den skall bli ett smidigt och effektivt planerings- och styrinstrument för styrelsen och att möjliggöra snabb anpassning till förändrade ekonomiska villkor.
Målsättning är att basbudgeten skall omfatta ca 80 procent och den rörliga budgeten ca
20 procent av den totala budgeten. I nedanstående tabell sammanfattas 1996 års budget
(i det här fallet som åskådningsexempel).
KOSTNADSBUDGET 1996 (tkr), Sammanfattning
| Basbudget | Rörlig | budget | med | beslut i | Totalt | ||
| Dec | Mars | Juni | Sept | % | |||
| Programverksamhet | 9 215 | 3 482 | 1 757 | 1 116 | 162 | 15 732 | 38,2 |
|
Sekretariatskostnader
(ink avskrivningar) | 5 065 | 100 | 100 | 100 | 100 | 5 465 | 13,3 |
| Personalkostnader | 7 225 | 60 | 145 | 75 | 60 | 7 565 | 18,4 |
| Sektionskostnader | 21 505 | 3 642 | 2 002 | 1 291 | 322 | 28 762 | 69,9 |
| IS-avgift | 11 002 | 0 | 0 | 0 | 1 406 | 12 408 | 30,1 |
| SUMMA | 32 507 | 3 643 | 2 002 | 1 291 | 1 728 | 41 170 | 100,00 |
| % | 79,0 | 8,8 | 4,9 | 3,1 | 4,2 | 100,0 |
11.3.2.l Basbudget - definition och programvis genomgång
Eftersom basaktiviteter avser den grundläggande verksamheten kommer den att vara i stort densamma år från år. Genom att fastställa vad som skall anses utgöra sektionens basbudget kan också budgetarbetet mer koncentrats på den verksamhet som är avgörande för den allmänna inriktningen. Styrelsen fastställde i december 1993 följande definition av basbudget:
-
"basbudget definieras som de resursinsatser som behövs för att sektionens aktioner och dess organisatoriska och ekonomiska styrka inte skall minska. Basverksamheten bör kunna bedrivas med ca 80 % av de fasta personella resurserna."
Nedan följer en programvis genomgång av vad som avses med sektionens basbudget. Så som definitionen av basbudget är utformad är det i många fall inte möjligt att dra någon exakt eller skarp gräns mellan basbudget och den rörliga budgeten.
För att sektionen skall kunna erbjuda grupperna ett kampanjmaterial ingår i basbudgeten i programmet 'Land- och Temakampanjer' kostnaden för genomförande av landkampanjer samt kostnaden för produktion av material i samband med Amnestyveckan. Exempel på verksamheter som ingår i den rörliga budgeten är (1995) 'Förberedelser inför 1996 års tortyrkonferens' samt 'Internationella möten Vikten av samarbete med andra organisationer ökar. I programmet 'IGO/NGO' ingår avgiften till EU-föreningen i basbudgeten - de sektioner som finns inom EU finansierar bl a ett kontor i Bryssel - liksom mindre omkostnader för att kunna upprätthålla kontakten med andra organisationer.
I programmet 'Specialgrupper' uppstår en del mindre omkostnader varav en del förs till basbudgeten medan andra ligger i den rörliga.
Omkostnaderna för 'Fackliga gruppen ingår i basbudgeten.
I 'MR-undervisning' ingår kostnaderna för att upprätthålla kontakterna med övriga organisationer inom SAMFI-verksamheter i basbudgeten (SAMFI är en samverkan mellan olika organisationer om MR-undervisning i skolan) samt ett mindre belopp för omkostnader. Exempel på verksamheter som ingår i den rörliga budgeten är (1995) kostnaden för internationella möten.
'Flyktingverksamheten' har på bl a på sektionens senaste årsmöten varit en mycket viktig fråga. Till basbudgeten förs omkostnader för det löpande arbetet, bidraget till Rådgivningsbyrån samt omkostnader för att följa det internationella flyktingarbetet, för flyktingfrivilliga och för flyktingombuden.
Kostnaderna inom programmet 'Arbetsgrupper' utgörs framförallt av arbetstid (som enligt beskrivning nedan kommer in i programmet som en fördelad kostnad). I basbudgeten avsätts endast medel för den centrala ungdomsgruppens verksamhet.
Distriktsombuden intar en mycket viktig roll i sektionens decentraliseringssträvanden. I programmet 'Distrikten' ingår omkostnader för styrelsens och sekretariatets besök på distriktsmöten och distriktsombudsmötet i basbudgeten.
Systemet med 'Samordningsgrupper' har utvecklats under de senaste åren. Att bereda samordningsgrupperna möjligheter till utbildning och seminarier, både nationellt och internationellt, är viktigt för att upprätthålla kompetensen hos grupperna. Behoven och vad som faktiskt erbjuds ett viss år varierar emellertid. En avsättning som motsvarar ca 3 tkr per år och grupp (sammanlagt 150 tkr) utgör ett ungefärligt riktmärke för hur mycket som bör reserveras i basbudgeten.
Vikten av 'Medlemsutbildning' har betonats i många sammanhang. Från och med 1995 finns på sekretariatet en heltidstjänst på området. Utbildning omfattar många grupper och är ett inslag i många sammanhang (t ex gruppsekreterare, flyktingombud, i samband med kampanjer, lobbyverksamhet). Sambanden mellan insatserna på detta område och definitionen på basbudget är naturligtvis svåra att fastställa och det kan därför vara lämpligt att se avsättningen till basbudgeten som ett uttryck för sektionens ambitioner på området. Kostnaden för distribution av 'Blixtaktioner', som utgör en av sektionens viktigaste aktionsformer, ingår i basbudgeten.
Programmet 'Medlemmarna' avser själva medlemskapet och har inte med medlemmarnas deltagande i olika aktioner att göra (det återfinns under respektive aktionsform). Programmet omfattar återvinning av gamla medlemmar och värvning av nya. I basbudgeten ingår kostnader den ordinarie aviseringen samt för tre påminnelser.
Bortfallsprocenten - dvs andelen som inte förnyar sitt medlemsskap - har varierat under årens lopp. Det innebär att sektionen - för att hålla ett konstant medlemsantal - måste nyrekrytera ett varierande antal) medlemmar. Kostnaden för detta redovisas under delprogrammet 'Medlemsvärvning'. Delprogrammet 'Medlemsvärvning' kan alltså sägas bestå av två delar, dels kompensation för bortfallet, dels nettoökningen. För att i samband med den ordinarie aviseringen och de första påminnelserna snabbt få ett uppdaterat register måste det läggas ner en del resurser på registrering. Denna kostnad ingår i basbudgeten.
För den 'Regionala verksamheten' avsätts i basbudgeten medel för vissa mindre omkostnader.
Kostnader som berör den internationella rörelsen ligger inom programmen 'Utveckling Amnestyrörelsen' och 'Kontakter andra sektioner'. Till basbudgeten förs kostnaden för stöd till den finländska sektionen (som kan ses som ett mycket gammalt åtagande av den svenska sektionen) samt kostnaderna för sektionens resor till andra sektioner (framförallt årsmöten).
'Kortkampanjen' och 'Pådraget' är viktiga för sektionens aktioner och ingår i sin helhet i basbudget.
För att programmet 'Massmediaarbete' skall uppfylla kraven på definitionen av basbudget ingår omkostnaderna för den löpande verksamheten i basbudget.
'Årsrapporten' är ett av organisationens viktigaste dokument och ingår därför i basbudgeten.
'Landinformation' dvs arbetet med att sprida Amnestys dokumentation i samhället, har vuxit i betydelse, bl a som en följd av den förändrade inriktningen av flyktingarbetet. Verksamheten ingår därför i basbudgeten. Häri ingår också prenumerationer på specialtidskrifter, som bl a är ett viktigt verktyg för samordningsgruppernas arbete.
14
'Amnesty Press' funktion kan - förutom att sprida Amnestyinformation - också
ses som ett sätt att hålla medlemmarna informerade och därmed motiverade (och kvar i Amnesty). Amnesty Press ges ut med sju ordinarie nummer och två 5 k temanummer. Av dessa ingår den ordinarie utgivningen i basbudgeten (inklusive kostnaderna för att göra den till taltidning), medan kostnaden för de två temanummer som årsmötet 1992 beslutade om, ingår i den rörliga budgeten.
'Marknadsföring Press & Publikationer' avser kostnader för marknadsföring av sektionens publikationer samt kostnader för produktion av mer allmänt hållen information om Amnesty (t ex 'Välkommen till Amnesty'). En del av den producerade information som faller under detta program kan betraktas som oundgänglig och ingår därför i basbudgeten. Hur stor del av programmet som skall föras till basbudgeten avgörs med utgångspunkt från vilka dokument det faktiskt är frågan om.
Intäktsslaget 'Gåvor och bidrag' har ökat stadigt under en lång följd av år och utgör -som tidigare nämnts - det numera största intäktsslaget. Kostnaderna för denna verksamhet redovisas under 'Insamlingsarbete'.
Det faller sig naturligt att kostnaderna för utskick av sex givarbrev ingår i basbudget (det är det "normala" antalet). För två av dessa brev förs den del av kostnaden för upplagan som riktar sig till medlemmar till den rörliga budgeten. För att hålla registret konsistent måste det också avsättas resurser för registrering.
En svårare fråga är hur stor andel av delprogrammet 'Utvidgning givarregistret' som skall anses höra till basbudget. Frågeställningen liknar den som gäller kompensation för bortfallet av medlemmar. Men eftersom bortfallet inte syns på samma tydliga sätt som då det gäller medlemsskap, är det också svårare att beräkna vilket bortfall som skall kompenseras. Förändringarna är små, både vad gäller tillskott och bortfall, samtidigt som vår kunskap om givarnas långsiktiga beteende är begränsad. Dessutom är det troligt att tillskottet av nya givare också beror på aktiviteter som inte är direkt kopplade till detta program, t ex större medlemsvärvningskampanj er. En viss avsättning till basbudgeten får anses nödvändig, men beloppets storlek får bli en allmän bedömning
Beträffande 'Amnestygiro', dvs månatliga bidrag som automatiskt dras från givarens bankkonto, är antalet givare fortfarande blygsamt - även om de sammanlagda intäkterna är drygt 2 Mkr - och det finns därför inte heller något större bortfall som behöver kompenseras, vilket i sin tur medför att det av den anledningen inte behövs någon avsättning till basbudget. Däremot ingår delprogrammet 'Bank- och Postgirokostnader' i basbudgeten.
Beträffande delprogrammet 'Humanfonden' gäller att Amnesty enligt avtal med ägaren skall bedriva viss marknadsföring. Kostnaden för minimiåtagandet i detta avtal - en annons i Amnesty Press och en ibladning i något utskick - kan uppskattas till i runda tal 20 tkr.
Avgifterna till FRII (Frivilligorganisationernas insamlingsråd) och SFI (Stiftelsen för insamlingskontroll, som lämnar tillstånd för sektionens 90-tusen-konton) är obligatoriska och ingår i basbudgeten.
I övrigt ingår en del allmänna omkostnader för verksamheten, såsom annonsering, direktsvarsporto och insamlingsverksamhet i samband med kampanjer.
Programmet 'Försäljning' består av tre delprogram. Ett av dessa är Malmöverksamheten, som än så länge bedrivs som ett projekt och därför ingår i den rörliga budgeten. De två andra delprogrammen är 'Inköp av IS-rapporter' och 'Inköp av grupp- och medlemsmaterial' (dvs material som grupperna behöver i sitt arbete). Båda dessa delprogram ingår i basbudgeten.
Beträffande 'Amnestykalendern' gäller att den utgåva som produceras för det kommande året, också kostnadsförs det kommande året (den kalender som avser och kostnadsförs 1995 trycks alltså i september/oktober 1994). När budget för ett år fastställs är det alltså en redan uppkommen kostnad och måste därför inga i basbudget.
Av förarbetet till och i själva beslutet om sekretariatets nya organisation framgår att ambitionerna beträffande 'Personalutbildning' är mycket höga, liksom utbildning i övrigt. Ett belopp motsvarande ca i0 tkr per anställd och år anses därför som en rimlig avsättning till basbudgeten.
Programmet 'Diverse' består just av diverse kostnader. Styrelsen beslutade i993 att Svenska Amnestyfonden skall erhålla ett administrativt bidrag på i.25 procent av budgeterade intäkter. Detta ingår i basbudgeten i sin helhet. Kostnaderna för 'Verksamhetsplaneringluppföljning', 'Allmänna resekostnader' (främst generalsekreterarens) samt 'Oförutsedda kostnader' fördelas ungefär lika mellan basbudget och rörlig budget.
Kostnaderna för beslutsprocessen omfattar programmen 'Årsmötet', 'Styrelsen', 'Valberedningen', 'Budgetmötet' och 'ICM'. Dessa ingår alla i basbudgeten.
Beträffande finansieringen av det 'Internationella sekretariatet' gäller att den avgift som sektionen betalar det aktuella året baseras huvudsakligen på genomsnittet av intäkterna två och tre år tidigare. Från detta genomsnitt görs avdrag för kostnaderna för insamlingsverksamhet och försäljning av PR-material och publikationer. Detta ger avgiftsunderlaget (- taxeringsbar inkomst).
Systemet med denna tidsförskjutning har den nackdelen att en kraftig ökning av intäkterna mellan under en tvåårsperiod slår igenom i IS-avgiften först två år senare. I värsta fall kan denna ökning komma i ett skede av stagnerande eller till och med sjunkande intäkter. För att i någon mån motverka denna risk görs en avsättning för kommande höjningar av IS-avgiften. Denna avsättning - vars storlek är beroende av intäkternas storlek - tas upp som en kostnad och löses upp två år senare. Den budgeterade/redovisade IS-avgiften ett år består alltså av tre delar; 1) det som betalas till IS under året, 2) en upplösning av den avsättning som gjordes två år tidigare och 3) en avsättning till kommande höjningar. Den IS-avgift som sektionen betalar (1) under året utgör en del av basbudgeten, medan upplösningen (2) och avsättningen (3) till IS-reserven är en del av den rörliga budgetens septemberdel (eftersom avsättningen endast blir aktuell i det fall intäkterna blir de budgeterade). I budgeten redovisas detta som en nettopost. Det är viktigt att hålla i minnet att ju högre de budgeterade intäkterna är, desto större blir den nödvändiga avsättningen till IS-reserven och - som en följd av det - desto högre blir de sammanlagda kostnaderna.
_____________________________________________________________
Sifferexempel beräkning IS.avgiften
Det som skall betalas till IS år X beräknas på följande sätt
1. Först fastställs ett avgiftsunderlag som utgår från genomsnittet av år X-2 och X-3 av nedanstående beräkning
Intäkter
- Det lägsta av Intäkter från/Kostnader för försäljningsverksamheten (exkl. publikationer)
- Det lägsta av Intäkter från/Kostnader för försäljning av publikationer
- Del lägsta av Intäkter från/Kostnader för insamlingsverksamheten
= Avgiftsunderlag
2. Detta avgiftsunderlag räknas om till brittiska pund och matchas mot en progressiv avgiftsskala. Den svenska sektionen ligger för närvarande i ett intervall som innebär en avgift på 43.50 % av avgiftsunderlaget (IEC - den internationella styrelsen kan justera denna skala med några procentenheter uppåt eller nedåt.
I samband med budgetarbetet finns ett antal osäkra faktorer: vilka blir intäkterna, vilka blir avdragen, vilken avgiftssats kommer IEC att använda, vilken är växelkursen. Därför görs en avsättning till en IS-avgiftsreserv som beräknas på följande sätt:
1. Utgångspunkten är att IS-avgiftsreservens storlek fastställs då utfallet året X-2 är känt, antingen i meningen budgeterat eller i samband med bokslut. Någon preliminärbokning eller liknande med avseende på år X-3 görs inte.
2. Den verksamhet som genomförs det aktuella året medför då en IS-avgift som skall betalas två år senare.
3. Under det aktuella året har det betalats en avgift (som baseras på utfallet två år tidigare).
4. Skillnaden mellan 2 och 3 kan då sägas vara den höjning av IS-avgiften som det aktuella året medfört.
5. Denna skillnad skall utgöra det utgående saldot i IS-avgiftsreserven.
6. Även två år tidigare gjordes en liknande beräkning - den görs ju varje år - som kan betraktas som avbetald under det aktuella året. Därför skall IS-reserven upplösas med detta belopp.
7. Därmed är tre komponenter kända: IS-avgiftsreservens ingående saldo, hur mycket som skall upplösas och vilket det utgående saldot skall vara. Med exempel från 1994 års bokslut ser det ut så här:
Ingående saldo 1994 IS-avgiftsreserven: 1 880 849
Vad som reserverades 1992 upplöses (eftersom det betraktas som
betalt under 1994) -626 000
Beräkning vad sektionen får betala 1996 11 085 797
Faktiskt betalt IS-avgift under året: 9 800 052
Differens (som också skall vara IS-avgiftsreservens storlek) 1 285 745 1 285 745
Frågan blir alltså hur mycket som skall reserveras för att 1 880 849 (IB) - 626 000 (upplösning) skall bli 1 285 745 (avgift-96). Svaret blir 30 896. Sammanfattningsvis blir det enligt följande:
Ingående saldo 1 880 849
Upplösning -626 000
Reservering 30 896
Utgående saldo 1 285 745
_______________________________________________________________________________________
Med ' Sekretariatsgemensamma kostnader ' avses som tidigare nämnts sådana kostnader som uppstår på sekretariatet - som inte är personalkostnader - och som inte är direkt hänförbara till något enskilt program. Några exempel är hyra för lokalerna, inköp av förbrukningsmaterial (pennor. papper 0 1), försäkringar, telefon, porto, datakostnader etc. Det är rimligt att anta att dessa kostnader till viss del varierar med verksamhetens omfattning. Hur detta samband ser ut kan emellertid vara svårt att fastställa. Som en mycket grov uppskattning och en markering av detta förhållande förs ca 10 procent av dessa (exklusive avskrivningar) till den rörliga budgeten och fördelas lika mellan den rörliga budgetens delar.
'Investeringar/avskrivningar ' har tidigare utgjort en del av de sekretariatsgemensamma kostnaderna. Under de senaste åren har det blivit allt vanligare att enskilda personer, samordningsgrupper 0 a använder kontorsutrustning och datorer som inköpts på sektionens bekostnad. Det finns flera skäl att anta att detta kommer att bli ännu vanligare. Denna utrustning är sektionens egendom och skall ingå i sektionens räkenskaper.
Avskrivningar på inventarier är vad man kallar en periodiserad utgift. Eftersom en investering ar tänkt att användas i flera år ;r det också rimligt att fördela inköpskostnaden på flera år. Eftersom Amnesty är inkomstskattebefriat finns heller inga skattemässiga effekter beträffande avskrivningar. Sektionen använder relativt långa avskrivningstider; för kontorsutrustning är den 7 år, för ADB-utrustning är den 6 år, vilket är en grov uppskattning av den tekniska livslängden. Avskrivningar på redan införskaffad utrustning måste naturligtvis ingå i basbudget (såvida det inte finns planer på att sälja denna). Beträffande avskrivningar på under det aktuella året planerade investeringarna måste bedömningen utgå från den vikt som läggs vid de investeringar som är aktuella, i vilket mån det är fråga om nyinvesteringar etc. Vilken del av avskrivningarna på nyinförskaffning som skall föras till basbudgeten kommer alltså att variera. När investeringen väl är gjord ingår avskrivningen i basbudgeten.
Beträffande 'Personalkostnader' gäller att kostnaden för den fasta personalen ingår basbudgeten, tillsammans med kostnaderna för frivilliga, rekrytering och personalvård. Eventuella projekttjänster, som inte redovisas på annan plats i budgeten, vikariatskostnader, övertidsersättning samt kostnader för informationsdagar för frivilliga på sekretariatet ingår i den rörliga budgeten.
Som framgår av definitionen ovan bör basverksamheten kunna utföras med ca 80 procent av de fasta personella resurserna. Ca 20 procent skall alltså avsättas för verksamhet inom den rörliga budgeten. Sett ur den synvinkeln är också 20 procent av kostnaderna för den fast anställda personalen hänförlig till den rörliga budgeten. Tanken med att arbeta med en basbudget och en rörlig budget är emellertid att på ett smidigt sätt kunna anpassa verksamheten till ändrade förhållanden, till exempel beträffande intäkterna. Sett ur den synvinkeln - dvs med de tidsperspektiv det i budgetsammanhang är fråga om - kan kostnaderna för den fasta personalen betraktas som en fast kostnad och ingår därför i basbudgeten. Det är det senare betraktelsesättet som styrelsen tagit fasta på.
11.3.2.2 Dokument som beskriver program- och verksamhetsbudget
Programbudgeten respektive basbudget och rörlig budget finns sammanfattad i två dokument; programbudgeten och verksamhetsbudgeten . Den första av dessa, programbudgeten, anger per programområde och per program hur mycket som avsatts i direkta kostnader. Dessutom finns där en fördelning av personal- och sekretariatsgemensamma kostnader på programmen enligt det sätt som beskrivs nedan. I programbudgeten anges också föregående budgetårs motsvarande siffror. Däremot görs ingen uppdelning i basbudget och rörlig budget (det skulle bli för oöverskådligt).
I verksamhetsbudgeten anges vilka delprogram som ingår i respektive program, kostnaden för dessa samt om de ingår i basbudgeten eller i någon av den rörliga budgetens fyra delar. I slutet av dokumentet finns också en sammanfattning av budgeten med avseende på programkostnader, IS-avgiften, sekretariatsgemensamma kostnader och personalkostnader och hur dessa fördelar sig på basbudget respektive den rörliga budgetens delar.
11.3.3 Kostnaderna för sektionens administration. Fördelning av personal- och sekretariatsgemensamma kostnader
På sekretariatet utförs en hel del arbetsuppgifter som inte direkt syns i program- eller verksamhetsbudgeten. Dessa kan delas in i dels direkta arbetsinsatser inom programmen dels i administrativa arbetsuppgifter.
11.3.3.1 Administrativa kostnader
De administrativa arbetsuppgifterna omfattar dokumentservice, ekonomiadministration, personaladministration, registerhållning, ADB-stöd och -utveckling, intern service till sekretariatet och distribution.
11.3.3.2 Fördelning av personal- och sekretariatskostnader
I programbudgeten fördelas personal- och sekretariatskostnader i två steg; direkta programlönekostnader och administration.
Summan av de direkta programlönekostnaderna motsvarar den andel av totalkostnaden för de fasta tjänsterna vars arbetsuppgifter är direkt hänförbara till arbete inom programmen. Denna kostnad fördelas i proportion till beräknad arbetsinsats inom respektive program.
Lönekostnaden för administration motsvarar den andel av totalkostnaden för de fasta tjänsterna vars arbetsuppgifter är direkt hänförbar till arbete med administration (till administration räknas också generalsekreterarens kansli exklusive pressekreteraren). Tillsammans med de sekretariatsgemensamma kostnaderna (dvs hyror, telefon, porto, avskrivningar etc) utgör lönekostnaden för administration totalkostnaden för sekretariatets administration. De administrativa kostnaderna fördelas på programmen enligt samma princip som den direkta programlönekostnaden. Den så erhållna summan per program (dvs direkta programkostnader + direkta programlönekostnader + fördelade administrativa kostnader) är den totala kostnaden för respektive program.
11.4 Balansräkningen
Resultaträkningen, antingen det är fråga om den budgeterade eller den som beskriver ett utfall, kan ses som en sammanfattning av ekonomiska händelser under en period (vanligtvis ett kalenderår). Balansräkningen, som är en sammanställning av sektionens tillgångar, skulder och reserver, kan ses som en sammanfattning av den ekonomiska situationen i ett givet ögonblick (vanligtvis 31 december). Det kanske kan underlätta förståelsen av balansräkningen om man tänker sig svenska Amnesty som en juridisk person. Denne(a) juridiska person har tillgångar som i det aktuella ögonblicket har en viss sammansättning (pengar på banken, fordringar, inventarier etc). Personen har också skulder (skatter till staten, till leverantörer, till den anställda personalen etc). Skillnaden mellan tillgångar och skulder utgör det 5 k egna kapitalet eller reserverna (m a 0 gäller att i varje läge är tillgångar = skulder + eget kapital). Det egna kapitalet kan ses som den juridiska personens skuld till sin styresman, dvs sektionens medlemmar. Sett ur medlemmarnas perspektiv är alltså det egna kapitalet en fordran på den juridiska personen, en fordran som medlemmarna kan disponera på det sätt man vill.
Det finns naturligtvis olika samband mellan balans- och resultaträkningarna. Det i budgetsammanhang mest aktuella sambandet är just den länk som det budgeterade (eller redovisade) resultatet utgör. Resultatet, som i resultaträkningen är skillnaden mellan intäkter och kostnader, återkommer alltså i balansräkningen som förändring av det egna kapitalet, dvs skuld till Styresmannen. Det omvända gäller också, dvs det är endast genom att intäkter och kostnader är olika (i budget eller utfall) som det egna kapitalets (dvs reservernas) storlek förändras; reserverna minskar då kostnaderna är högre än intäkterna och de ökar då intäkterna är större än kostnaderna. Något annat gives icke, vilket är viktigt att komma ihåg då behov av att öka eller möjligheter att minska reserven diskuteras.
Som nämndes ovan kan det egna kapitalet disponeras på det sätt som styresmannen önskar. Svenska Amnesty har, genom årsmötet, valt att dela in det egna kapitalet i två delar; en bunden reserv och en fri reserv. Fördelningen mellan dessa två delar görs i samband med fastställande av sektionens balans- och resultaträkning. Den bundna reserven fastställs vid årets början och skall uppgå till 13 procent av det kommande årets budgeterade kostnader. Återstoden av det egna kapitalet räknas till de fria reserverna. Den bundna reserven får endast användas efter särskilt årsmötesbeslut. Om den ekonomiska utvecklingen blir sådan att sektionens reserver sjunkit till en nivå där det är nödvändigt att ta bundna reserver i anspråk skall extra medlemsmöte utlysas. Diagrammet nedan visar intäkter, kostnader och eget kapital under den senaste tioårsperioden.
