Kostnadsförslag för datorisering av styrelsen Underlag till styrelsemöte 1-2 februari 1995

Till: Styrelsen
Från: IT-gruppen
Datum: 19 september 1995





Förslag datorisering av styrelsen


Den referensgrupp för IT-frågor (informationsteknologi) som tillsatts av styrelsen har bl a till
uppgift att utforma förslag till och genomföra datorisering av styrelse. Gruppens målsättning
beträffande återstoden av 1995 är att styrelsen och D-utskottet senast vid årsskiftet skall ha
fått den utrustning och den utbildning som behövs för att kunna arbeta med dator på egen hand,
använda sekretariatets databaser och kommunicera elektroniskt inom styrelsen (och D-utskottet)
och med sekretariatet, IS och över internet och också skicka fax direkt från datorn.
Den övergripande tanken är naturligtvis att styrelsens och D-utskottets arbete skall effektiviseras.

I somras gick sekretariatet ut med en förfrågan till styrelsen angående befintlig utrustning och
kunskapsnivå. IT-gruppens bedömning att det för sex styrelseledamöter handlar om att inhandla
komplett utrustning (bärbar dator med inbyggt modem och en skrivare) samt att det eventuellt
kan behövas en till fyra skrivare och ett till två modem (det sista skall undersökas närmare).
Utbildningsmässigt tycks det som om samtliga styrelsledamöter har de elementära kunskaperna
i att hantera en dator. Utbildningen skulle alltså kunna koncentreras på den applikation som skall
användas (Lotus Notes). Vår bedömning är att X timmar måste avsättas för denna utbildning.

Kostnaden för inköp av 6 bärbara datorer med modem(kort) och skrivare samt ytterligare några
skrivare och modem kan uppskattas till 200 000 kr (i budgeten är det avsatt 350 000 kr). Till detta
kommer så några mindre kompletteringar till sekretariatets utrustning för att göra det möjligt att
fler än en extern användare samtidigt är uppkopplad mot sekretariatets datorsystem.

Tanken är alltså att styrelsen skall få en första utbildning i Lotus Notes vid sitt möte 28/29 oktober.
Därefter skall det i princip vara möjligt att utnyttja alla de funktioner som finns i Lotus Notes.
Till styrelsens möte kommer också en enklare manual att tas fram (det finns också en
hjälpfunktion i programmet). Det är emellertid viktigt att påpeka att det kvällstid - vilket
torde vara den vanligaste tiden på dygnet då en styrelseledamot arbetar mellan mötena -
inte kommer att finnas, eller i vart fall inte kan förväntas finnas, någon support att tillgå, vare
sig dessa har med Lotus Notes, den egna datorn eller med något annat att göra. I sådana fall får
problemen lösas med hjälp av den egna intuitionen, bekantskapskretsen, internt inom styrelsen eller
på annat sätt eller, i värsta fall, vänta till nästa arbetsdag.

Förslag till beslut

Att avsätta 200 000 kr för inköp av ovanstående samt de medel för kompletteringar
som behövs på sekretariatet

Att uppdra åt sekretariatet att förbereda en första utbildning i Lotus Notes vid
styrelsens möte i oktober