Ökad transparens i FRII:s kodrapport Underlag till styrelsemöte 1-2 december 2012

Till: Styrelsen
Från: Sekretariatet
Datum: 30 november 2012

Ökad transparens i FRII:s kodrapport

Inledning

Styrelsen fattade följande beslut i mars 2012:

att uppdra åt sekretariatet att mot bakgrund av våra höga ambitioner gällande transparens se över hur vi kan öka transparensen kring vår rapportering enligt FRII:s kvalitetskod, till styrelsens decembermöte.

Sekretariatets arbete med kodrapporten

Kopplat till själva kodrapporten har sekretariatet ett arbetsdokument där vi specificerar den internt tillgängliga dokumentationen. Vi har hittills valt att inte ha explicita hänvisningar till de interna dokumentens namn i vår kodrapport, eftersom de inte är tillgängliga för andra än sektionens medlemmar och ibland inte ens det om det rör sig om sekretariatsinterna dokument. Arbetsdokumentet ses årligen över och uppdateras, men vår kodrapport har för att vara någorlunda lättillgänglig hittills haft en relativt avskalad form där vi istället valt att göra kortare inledningar till vart och ett av kodens sju avsnitt.

Man kan förstås tänka sig en mycket mer detaljerad kodrapport, men bör då ha i åtanke att det löpande produceras oerhört mycket information inom Amnesty, både internationellt och i sektionen, och att de “centrala styrdokumentens interna relation” är en komplex fråga. Att de flesta av dessa dokument dessutom är interna gör att vi anser att man bör vara sparsam med hänvisningar till dokumentation som allmänheten ändå inte kan ta del av. Vi vill också påminna om bilagan till kodrapporten som handlar om styrelsens internkontroll, här finns möjlighet att mer i detalj lyfta fram beslut och processer som ger en bild av organisationens arbete med kvalitetsfrågor.

I kodrapporten finns begreppen “inget särskilt info/dok-krav” respektive “internt tillgänglig dokumentation” och vi har hittills alltså genomgående inte angett namnen på de dokument som döljer sig bakom dessa två begrepp. I en del fall har vi tillgänglig information (oftast på www . amnesty . se ) även i sådana fall där koden inte ställer krav på hänvisningar till information/dokumentation.

Exempel på “inget särskilt info/dok-krav”

I avsnittet “3. Mål och måluppfyllelse” i koden finns två underavsnitt som inte har något särskilt informations- eller dokumentationskrav. Det är “3.1 Målen omsätts genom aktiviteter” samt “3.2 Måluppfyllelse”. Här valde vi i 2011 års kodrapport att ange att vi följer kodens rekommendationer, men hänvisade till att det inte finns något särskilt informations- eller dokumentationskrav för just dessa två avsnitt.

För att ändå ge läsaren en viss vägledning har vi genomgående i koden valt att ge en kort inledning till hur Amnesty arbetar med kodens sju olika huvudansvnitt. För avsnitt 3 står följande:

Amnesty International arbetar utifrån långsiktiga strategiska planer där konkreta målsättningar för verksamheten formuleras i operativa tvåårsplaner. Amnesty International antog 2009 en ny internationell strategisk plan, Integrated Strategic Plan, för perioden 2010-2016. Utifrån denna plan görs globala prioriteringar i operativa tvåårsplaner. Den svenska sektionen formulerar tvååriga operativa mål och aktiviteter utifrån de globala prioriteringarna och rapporterar årligen graden av måluppfyllelse dels till den internationella Amnestyrörelsen, dels till sektionens medlemmar, intressenter samt allmänheten.

Man kan förstås tänka sig att man gör dessa inledningar mer omfattande och i exemplet ovan t ex mer i detalj går in på hur vårt målstyrningsarbete ser ut med målkedjor för delmål, resultatmål och aktivitetsmål och att vi rapporterar halvårsvis både till sektionen och den internationella rörelsen. Eller att man lägger in motsvarande information som en förklaring i rutan i direkt anslutning till avsnittet. Det blir ytterst en fråga om hur omfattande man vill att koden ska vara.

Exempel på “internt tillgänglig dokumentation”

I avsnittet “2. Förhållningssätt till omvärlden” finns tre underavsnitt där vi satt “internt tillgänglig dokumentation”: “2.2 Riktlinjer för val av samarbetspartner”, “2.4 Krav på samarbetspartner” och “2.5 Motverka oegentligheter”. Här har vi inte angett namnen eller refererat till innehållet i de dokument som finns, men det rör sig om ett relativt stort antal, t ex policyn för företagssamarbeten, inköpspolicyn, riktlinjer för Amnestys varumärke, riktlinjer för samarbeten med andra organisationer, styrelsens arbetsordning, sekretariatets arbetsordning och beslutsgång, samt riskhanteringspolicyn med riskanalysmodellen. För 2012 tillkommer uppförandekoden och antikorruptionspolicyn och dessutom ingår ju revisorernas och granskningskommitténs arbete, i synnerhet i arbetet att motverka oegentligheter. Till detta kommer en lång rad internationella policies och riktlinjer som våra egna ofta är baserade på.

Även här har vi för att undvika en lång lista med interna dokument skrivit en kort inledning:

Den svenska sektionen av Amnesty International är en del av den internationella organisationen Amnesty International som har sitt huvudsäte i London, Storbritannien. Amnesty Internationals stadgar reglerar den svenska sektionens övergripande verksamhet och status i förhållande till den internationella organisationen. Amnesty International och tio andra internationella frivilligorganisationer bildade 2006 International Non-Governmental Organizations (INGO) Accountability Charter, som sätter standarder vad gäller ansvarstagande, öppenhet och transparens. Den svenska sektionen lämnar årligen en rapport till Amnesty International utifrån INGO Accountability Charter, som tillsammans med de övriga sektionernas rapporter utgör Amnesty Internationals rapport.

Man kan även här tänka sig en längre inledning eller att man listar alla eller de mest relevanta interna dokumenten i rutan bredvid varje underavsnitt. Ett problem med denna kategori dokument är att de just är interna och alltså inte kan lämnas ut till vem som helst.

Interna dokument

Den svenska sektionen följer Amnesty Internationals uppdelning av organisationens information i två huvudkategorier, publik respektive intern information. Den interna informationen är tillgänglig för samtliga medlemmar i sektionen. Till detta kommer information som är styrelse- eller sekretariatsintern.

Styrelsen har framhållit att det är viktigt att kunna ge specifika hänvisningar i kodrapporten och vi håller med om att ett sätt att öka transparensen är att ange dokumentens namn. Man bör dock vara medveten om att antalet förfrågningar om tillgång till dokumenten från grupper och personer, som egentligen inte har behörighet till informationen, förmodligen kommer att öka.

Hittills har vi bedömt förfrågningar om interna dokument från fall till fall och t ex varit relativt generösa att dela med oss av policydokument med organisatorisk inriktning till andra organisationer, som ett led i ett viktigt erfarenhetsutbyte ideella organisationer emellan. Svårare är det att bedöma förfrågningar som kommer från media. Med jämna mellanrum i samband med olika granskningar aktualiseras frågan om hur mycket av organisationers interna material, t ex styrelseprotokoll, som bör vara offentliga.

Andra sätt att öka transparensen

Ett annat sätt att öka transparensen generellt skulle förstås vara att göra flera av våra interna dokument publika, t ex styrelseprotokoll, policyer och riktlinjer, arbetsordningar och beslutsgångar och publicera dem på vår externa webbplats, helst då i samband med årsredovisningen och kodrapporten. Det kräver dock en helt annan diskussion, förmodligen med sektionens centrala styrdokument som utgångspunkt och i samråd med IS, eftersom en hel del av våra dokument är svenska bearbetningar av internationella förlagor som oftast klassificeras som “Internal - for AI members only”.

Kodrapporten 2012

Sekretariatet har för avsikt att i kodrapporten 2012 öka antalet hänvisningar till både publik och internt tillgänglig information/dokumentation, men ser samtidigt att det är viktigt att fortsatt ha en bra balans mellan de inledande texterna och mängden information i koden i övrigt, så att kodrapporten förblir någorlunda lättillgänglig. Även de inledande texterna kommer att ses över och vid behov kompletteras med mer information.

Vi kommer även fortsättningsvis behöva göra bedömningar på sekretariatet från fall till fall då obehöriga ber om att få ta del av intern dokumentation och ytterst är det generalsekreteraren som ansvarar för detta.