Budget 2013 Underlag till styrelsemöte 1-2 december 2012

Till: Styrelsen
Från: Sekretariatet
Datum: 23 november 2012


FÖRSLAG TILL BUDGET 2013
(3 bilagor)


INLEDNING
På styrelsens uppdrag har sekretariatet upprättat ett förslag till budget 2013.

Sekretariatet budgetförslag bygger på:
- Beslut om verksamhetens inriktning.
- Styrelsens direktiv från septembermötet.
- Eventuella förslag från verksamhetsmötet i september.
- De riktlinjer som beslutades om på internationella rådsmötet rörande “Ett finanisellt Amnesty”, ( One Financial Amnesty).
- De begränsningar som ges av Svensk Insamlingskontroll.- De reservkrav som styrelsen beslutat om.

Verksamhetens inriktning
Den svenska sektionens verksamhet bygger på den internationella handlingsplanen (ISP), de globala prioriteringarna (GPS) för 2012-2013 och de europeiska prioriteringarna (EPS), vilka finns tillgängliga på medlemssidorna på amnesty.se.

På årsmötet 2010 antogs en långsiktig inriktning för den svenska sektionens verksamhet utifrån fem målområden:
- Tillväxt och medlemsvärvning
- Kommunikation och trovärdighet
- Arbete för jämställdhet
- Aktivism, aktivt deltagande och partnerskap
- Demokrati och organisationsutveckling

Sektionens verksamhetsplan för 2013 fastställs på styrelsemötet i december.

Styrelsen direktiv från septembermötet
På styrelsens septembermöte presenterades en första intäktsprognos för 2013. Styrelsen beslutade då att budgeten tillsvidare skulle omsluta 97,7 mkr, att den tillsvidare ska vara balanserad och att budgetarbetet bedrivs enligt den föreslagna tidsplanen och sektionens verksamhetsmål. Dessutom tog styrelsen beslut om några verksamheter för 2013; en minimiupplaga om fyra nummer per år för Amnesty Press, sektionens medlemsavgift till Rådgivningsbyrån för asylsökande och flyktingar samt sektionens avgift till European Regional Space, ERS.

Förslag från verksamhetsmötet
De rekommendationer som verksamhetsmötet har lämnat bedöms rymmas inom budgetförslaget.

ICM-beslutet om ett finansiellt Amnesty
På internationella rådsmötet (ICM) i augusti 2011 togs beslut om ”Ett finansiellt Amnesty”, One Financial Amnesty. Beslutet är en del i processen mot “Ett Amnesty”, One Amnesty, vilket bland annat innefattar att de medel som samlas in globalt i Amnestys namn ska användas där de gör störst nytta i arbetet för mänskliga rättigheter. Målet är att 2021 ska i snitt 40% av sektionernas intäkter användas globalt jämfört med ca 30% idag. Beslutet innehåller också ett tillväxtmål på 5% per år fram till 2016 samt gemensamma internationella riktlinjer för redovisning som ska användas av alla sektioner från och med verksamhetsåret 2012.

Svenska sektionens redovisning utgår ifrån de internationella riktlinjerna för att sedan vid bokslut anpassas för att överensstämma med årsredovisningslagen, Bokföringsnämndens allmänna råd för ideella föreningar och Frivilligorganisationernas Insamlingsråds mall för årsredovisning. Eftersom en viktig anledning till att införa en gemensam kontoplan är att sektionerna ska kunna jämföra resursfördelning och resultat, så kommer de engelska benämningarna att användas.


INTÄKTSBUDGET
(Bilaga 1 och 2)

Under september månad gjordes en ny intäktsprognos för 2013. Intäkterna beräknades då till drygt 101 mkr efter Amnestyfondens andel. Anledningen till ökningen av intäkterna är främst att Postkodlotteriet då hade beviljat vår ansökan om medel till ett tvåårigt specialprojekt.

Jämfört med prognosen för intäkterna 2012 ökar intäkterna med nästan 8 mkr (8%).

Intäkternas uppställning följer den uppställning som anges i den internationella kontoplanen Cocoa. Intäkter och kostnader fördelas på samma intäkts/kostnadsställe (cost centre) vilket möjliggör en enkel form av resultatuppföljning på aktivitetsnivå. Rekryteringen av medlemmar och givare skiljer på kall och varm rekrytering. Kall rekrytering innebär värvning av medlemmar och givare som inte sedan tidigare har någon anknytning till organisationen medan varm rekrytering innebär bearbetning av personer som på något sätt har visat sitt intresse. Under rekrytering (donor acquisitions) är det intäkter resp kostnader under värvningsåret som ingår. Efterföljande år räknas intäkterna som ett pågående givande (donor continuing).

Nedan följer en uppställning av de olika intäktsgrupperna med korta kommentarer.

Kall rekrytering (Donor Acquisitions: cold recruitment)
Till största delen är nyrekrytering av medlemmar och givare så kallad kall rekrytering och sker främst via face-to-face (F2F). Värvningen via F2F i budget 2013 beräknas till samma nivå som prognos 2012. Värvningen via andra kanaler ser glädjande nog ut att öka och kommer främst att ske via internet och telefundraising.

Varm rekrytering (Donor Acquisitions: warm recruitment)
Den varma rekryteringen är ganska marginell och kommer under 2013 att ske via telemarketing och utskick av värvningsfoldrar.

Pågående givande (Donor Continuing)
Gåvor och medlemsavgifter via autogiro (recurring payments: unprompted) är det i särklass största intäktsslaget inom det pågående givandet och står för 68% av totala intäkter. Ökningen från prognos 2012 är drygt 6 mkr (10%). Andra större intäktskällor är givarbrev och medlemsavgifter via inbetalningskort (recurring payments: prompted mailings), som budgeteras något under prognos 2012, och årets uppgradering av gåvor via telefundraising (upgrade: telemarketing) vilka budgeteras i nivå med årets prognos. Intäkter från SMS-aktivism har flyttats och återfinns numera under recurring payments: prompted other channels.

Övrig fundraising (Other fundraising)
Intäkterna från Postkodlotteriet återfinns under trusts and foundations och uppgår till 17,3 mkr. Utöver den ordinarie utdelningen som budgeteras till senast kända utfall (13 mkr) så finns här 4,3 mkr som har beviljats till ett tvåårigt specialprojekt, Kvinnors liv, kvinnors rättigheter – rätten till mödrarvård och sexuella och reproduktiva rättigheter. Internationella sekretariatet har ansvaret för projektet som kommer att implementeras i respektive land av Amnestysektionerna i Sydafrika, Burkina Faso och Nepal.

Under investment funds finns intäkterna från Humanfonden och skänkt aktieutdelning. Utdelningen från Humanfonden budgeteras till 70% av prognosen för utdelningen 30 april 2012 och uppgår till 2,8 mkr. Intäkterna från grupper (groups) beräknas till 1,5 mkr. Under företag (corporations) återfinns intäkter från Bokningsbolaget och ett utökat samarbete med Nudie Jeans. Testamenten (legacies and bequests) budgeteras till 1,3 mkr.

Försäljning (Merchandise)
Intäkterna från försäljning av profilvaror via webbshopen beräknas till 264 tkr. Intäkter från kortkampanjen, årsrapporten och prenumerationer av Amnesty Press beräknas till sammanlagt 448 tkr.

Övriga intäkter (Other income)
Under övriga intäkter återfinns intäkter från Amnestyakademin (130 tkr) och räntor (375 tkr).

Amnestyfondens andel av insamlade medel
Amnestyfondens andel är den del av insamlade medel som enligt avtalet om gemensam insamling tillfaller Amnestyfonden. 2013 beräknas de till strax under 9 mkr.


KOSTNADSBUDGET
(Bilaga 3)

Kostnaderna, inklusive avgift och bidrag till internationella rörelsen, uppgår till drygt 101 mkr, vilket ger en balanserad budget. Budgetramen är nästan 10 mkr högre än prognosen för 2012, en ökning med 11%. Viktigt att notera är att det både 2012 och 2013 finns med stora frivilliga bidrag till den internationella budgeten.

I enlighet med den nya internationella kontoplanen delas kostnadsbudgeten upp i fyra huvudgrupper: fundraising (fundraising) , arbetet för mänskliga rättigheter (human rights work) , gemensamma kostnader (organisational support) och transaktioner inom organisationen (intercompany transactions) . Varje huvudgrupp delas i sin tur in i olika områden och sedan än mer detaljerat i kostnadsställen (cost centres) . I enlighet med de nya internationella gemensamma riktlinjerna för redovisning så är även uppskattade lönekostnader fördelade på kostnadsställen, vilket ger en mer rättvisande bild av verksamheten.

Fast och disponibel verksamhet
Enligt styrelsebeslut ska budgeten delas upp i fast och disponibel del. De disponibla delarna får användas först när styrelsen fattat ett sådant beslut.

I budgeten 2012 låg de frivilliga bidragen till internationella rörelsen (totalt 12,3 mkr) som disponibla budgetdelar. Sekretariatet hade för avsikt att 2013 hantera de frivilliga bidragen (totalt 13,2 mkr) på samma sätt. Nu när det internationella ekonomiska läget har förvärrats så föreslår sekretariatet att styrelsen i samband med att budgeten beslutas även tar beslut om att det första frivilliga bidraget om 9 mkr ska betalas ut och att beslut om det extra frivilliga bidraget på 4,2 mkr tas senare under året.

Fundraising (Fundraising)
Kostnaderna för fundraising uppgår till 20 830 tkr vilket är i nivå med prognosen för 2012. De nya internationella riktlinjerna för redovisning medger inte att kostnader fördelas mellan t ex kommunikation, information och insamling vilket medför att kostnaderna för huvudgruppen fundraising kommer att bli högre i redovisningen enligt Cocoa jämfört med årsredovisningen och redovisningen till Svensk Insamlingskontroll.

Kall rekrytering (Donor acquisitions, cold recruitmnet)
Kostnaderna för värvningen av medlemmar och givare via F2F ligger i nivå med 2012. Under 2013 blir det en utökad satsning på kall rekrytering via telefundraising där vi även kommer att spela in medgivanden på ljudfiler för att effektivisera procesen och slippa bortfallet som blir med utskickade medgivandeblanketter.

Varm rekrytering (Donor aquisitions, warm recruitment)
Kostanderna för den varma rekryteringen uppgår totalt till 789 tkr och det är främst rekrytering via telemarketing som avses. SMS-aktivism som låg här 2012 har flyttats till pågående givande (Donor continuing).

Pågående givande (Donor continuing)
Kostnaderna för det pågående givande är låga i förhållande till intäkterna. Till kostnaderna för det pågående givandet räknas bl a uppgradering via telefundraising vilket är det projekt där vi ringer till befintliga medlemmar och berättar om vårt nuvarande arbete och frågar efter en ökning av gåvan på autogiro. Här ingår även uppgraderingen till Amnesty Guard, gåvogivare som ger 150 kr i månaden eller mer. Dessutom ingår kostnaden för givarbreven som samlar in pengar från givare och medlemmar som ger gåvor på inbetalningskort. Vissa givarbrev har tema på aktuell kampanj för att informera om kampanjen och även mobilisera.

Övrig fundraising (Other fundraising)
Under 2012 tillsattes en tvåårig projekttjänst inom området stora gåvor med uppgift att bygga en fungerande, långsiktig verksamhet för stora donationer från privatpersoner och fonder/stiftelser. I det senare ingår även specialprojekt, till exempel via Postkodlotteriet. I arbetet ingår även att i mån av tid utveckla arbetet med testamenten.

Stöd till fundraising (Fundraising support)
Under stöd till fundraising ligger ett flertal aktiviteter samlade som t ex medlemsvårdande aktiviteter i form av vår medlemsservice och utskick, marknads- och medlemsundersökningar samt benchmarking men även ledning och kompetensutveckling på fundraisingsområdet. Dessutom ligger allt varumärkesarbete här, till exempel implementering av den globala identiteten som inte blev godkänd internationellt 2012 så det arbetet kommer att utföras 2013 istället.

Försäljning (Merchandise)
I samarbete med Lundagrupperna bedrivs en webbshop för försäljning av profilmaterial. Kostnaderna avser inköp av produkter samt driftskostnader.


Arbetet för mänskliga rättigher (Human Rights Work)
Arbetet för mänskliga rättigheter delas in i critical pathways (critical pathways), non critical pathways (non critical pathways), unikt sektionsarbete (unique country work), operational enabler global portfolios (operational enabler global portfolios) och stöd till arbetet för mänskliga rättigheter (human rights support). Kostnaderna uppgår till 27 453 tkr inklusive lönekostnader, vilket är en ökning med 10% jämfört med prognos 2012. En ny fast tjänst ingår i budgetförslaget.

Critical pathways (Critical pathways)
Flykting och migration (Defending people on the move) har den största budgetposten inom området critical pathways. Lönekostnader för två personer samt avgiften och det extra bidraget till Rådgivningsbyrån för asylsökande och flyktingar (totalt 230 tkr) ingår i budgeten.

Arbetet för individer (Individuals at Risk) är ett nytt kostnadsställe (cost centre). Kostnaderna för individarbetet har tidigare legat utspridda på andra kostnadsställen. Här finns bland annat kostnaderna för kampanjen Skriv för frihet , som nästa år kommer att förlängas och starta redan i samband med internationella dödsstraffdagen i oktober.

Under arbetet mot mödrardödlighet (Maternal Health) och sexuella reproduktiva rättigheter ligger förutom en aktivitetsdag den 8 mars och kampanjutbildningar också våra personalkostnader för specialprojektet inom ramen för Postkodlotteriet.

Arbetet på Mellanöstern och Nordafrika ( Crisis and transitions in MENA) är ett prioriterat område globalt och tema för en av de tre större utåtriktade kampanjer vi driver under nästa år.
Kampanjen innefattar bland annat en gruppstafett på Syrien, ett seminarium med aktivister från regionen i maj, en aktivitetsdag i maj samt aktiviteter på olika festivaler under sommaren.


Dessutom kommer sektionen att arbeta med ett flertal aktiviteter/kampanjer vars budgetposter redovisas i bilaga 3. För närmare information hänvisas till verksamhetsplanen 2013.

Non critical pathways (Non critical pathways)
Under rubriken återfinns sektionens arbete med utbildning inom mänskliga rättigheter (Human rights education) ; Angeläget, Amnestyakademin, Amnesty i skolan, A-day samt kurser för lärare. Total kostnad för MR-utbildningen inklusive löner är 3 379 tkr, vilket är en ökning med 14% jämfört med prognos 2012. Projekttjänsten inom Amnesty i skolan föreslås i budgeten övergå till att bli en fast tjänst då projektet avslutas i juni 2013.

Unikt sektionsarbete (Unique country work)
Som en del i One Amnesty ingår målet att alla sektioner enbart ska arbeta med våra gemensamma prioriteringar i den internationella handlingsplanen. Under en övergångsperiod ges sektionerna möjlighet att fortsätta med eget unikt sektionsarbete. Den svenska sektionen bedriver ingen verksamhet som kan anses ligga utanför handlingsplanens prioriteringar.

Operational enabler portfolios (Operational enabler portfolios)
Här ingår sektionens fortsatta satsning på digitala plattformar och kommunikation via digitala kanaler för att nå målet om One Digital Amnesty . Främst är det lönekostnader som avses.

Stöd till arbetet för mänskliga rättigheter (Human rights support)
Mest resurser inom Human rights support satsas på stöd till medlemmar, aktivister och grupper (members, activists and groups support) som uppgår till 5 062 tkr. Förutom de direkta kostnaderna för aktivisstöd så består budgetposten av lönekostnader för de personer som arbetar med aktivism. Anledningen till att budgetposten har minskat jämfört med 2012 är att kostnader har flyttats till andra kostnadsställen (t ex arbetet för individer).

Dessutom ligger också mycket av vår kommunikation i form av Amnesty Press samt mediaarbete både i traditionella och digitala medier under denna rubrik.


Gemensamma kostnader (Organisational support)
Gemensamma kostnader delas in i gemensamma kostnader (organisational support), s ty rni ng (governance) och övriga allmänna kostnader (other general expense). Kostnaderna uppgår till 16 380 tkr vilket är 7% över prognos 2012.

Gemensamma kostnader (Organisational support)
Under gemensamma kostnader ligger bl a alla kostnader för sekretariatet och även löner för sekretariatsgemensamma tjänster. Budget 2013 ligger i nivå med prognos 2012.

Styrning (Governance)
Kostnaderna för styrning beräkas bli 38% högre än prognos 2012 vilket beror på att det 2013 är ett internationellt rådsmöte (ICM) samt att kostnaderna för årsmötet blir högre.

Övriga allmänna kostnader (Other general expense)
Under övriga allmänna kostnader återfinns avskrivningar som beräknas öka jämfört med prognos 2012 eftersom utvecklingen av ett nytt CRM-system är försenad.


Transaktioner inom organisationen (Intercompany transactions)
Under internationella transaktioner återfinns alla transaktioner inom organisationen. I budgeten för 2013 finns det obligatoriska bidraget till internationella sekretariatet, frivilliga bidrag till internationella rörelsen samt bidraget till ERS (European Regional Space).

På internationella rådsmötet (ICM) i augusti togs beslut som har inneburit förändringar för beräkningsgrunden av IS-bidraget. Målet att sektionernas bidrag till det globala arbetet ska vara i genomsnitt 40% mot ca 30% idag flyttades fram från 2016 till 2021, och ett flertal underlättande övergångsregler antogs. Inkomstbortfallet för den internationella budgeten, fram till att förändringarna är helt genomförda, ska kompenseras genom att sektionerna skänker frivilliga extra bidrag (Additional Voluntary Contributions, AVC).

Inledningsvis leder dessa förändringar till att svenska sektionen ska betala ett betydligt lägre IS-bidrag. Till stor del beror det på att att de frivilliga extra bidragen som sektionen har bidragit med är avdragsgilla i beräkningen av IS-avgiften, att insamlingskostnaderna är fortsatt avdragsgilla (i en fallande skala fram till 2017) samt att även procentsatserna för IS-bidragen inledningsvis har sänkts.

Det obligatoriska IS-bidraget 2013 uppgår till 18 934 tkr. Därutöver har IS skickat rekommendationer om hur stora frivilliga bidrag sektionerna bör ge. För svenska sektionen rör det sig om 9 000 tkr. Dessutom föreslår sekretariatet att ytterligare 4 156 tkr läggs som ett extra frivilligt bidrag för att budgeten ska vara balanserad. De frivilliga bidragen har lagts som disponibla budgetdelar.

Under Internationella sekretariatet ligger dessutom den del av de medel som har beviljats av Postkodlotteriet till specialprojektet och som kommer att överföras under 2013.

Det obligatoriska bidraget till ERS uppgår till 812 tkr.


SVENSK INSAMLINGSKONTROLL
Svensk Insamlingskontroll avgör vilka insamlingsorganisationer som får ha 90-konto. Enligt deras regler måste minst 75% av en 90-kontohavares insamlade medel gå till organisationens ändamål och omvänt får alltså som mest 25% av insamlade medel gå till insamlings- och administrationskostnader. Svensk Insamlingskontroll gör sin bedömning över flera år och tar hänsyn till de förklaringar en organisation kan lämna vid ett tillfälligt överskridande av gränserna.

Prognosen för nyckeltalen 2013 visar på att nyckeltalen klaras. Nyckeltalet för ändamålsuppfyllelse hamnar preliminärt på 78% och nyckeltalet för insamling och administration på 22%.


RESERVERNA
Amnesty har valt att dela in det egna kapitalet i två delar; en budgetbaserad reserv och en resterande del (kallad "överreserven"). Humanfondsreserven är fr o m 2010 avskaffad. Den budgetbaserade reserven räknas enligt styrelsebeslut från maj 1998 fram som 75% av budgeterade personalkostnader och 25% av budgeterade sekretariatskostnader inkluderande avskrivningar. Under 2013 kommer anpassning till internationella riktlinjer (Global Reserves Guidelines) att genomföras.

Beräkningen av den utgående reservens storlek 2013 är beroende av hur det prognostiserade överskottet 2012 kommer att hanteras. Om man utgår ifrån ett nollresultat både 2012 och 2013 så förblir den utgående reserven oförändrad (25,3 mkr). Enligt reservpolicyn bör den budgetbaserade reserven 2013 uppgå till 21 mkr och den s k ”överreserven” blir då 4,3 mkr.


SAMMANFATTNING
Sekretariatet föreslår en balanserad budget på 101 165 tkr (inkl disponibla budgetdelar). På grund av att det internationella ekonomiska läget har förvärrats så föreslås att 9 000 tkr av de disponibla budgetdelarna överförs till internationella rörelsen redan i början av året och att beslut om de ytterligare 4 156 tkr tas i september.






Förslag till beslut om 2013 års budget

Sekretariatet föreslår styrelsen

att anta den av sekretariatet föreslagna budgeten i sin helhet.







Bilagor:
1. Sammanfattning budget 2013
2. Intäktsbudget 2013
3. Kostnadsbudget 2013