Förslag till internutredning av den nya beredningsorganisationen Underlag till styrelsemöte 1-2 december 2002

Till: Styrelsen
Från: Anja Persson
Datum: 26 november 2002

Förslag till internutredning av den nya beredningsorganisationen

Bakgrund
Sedan drygt tio år tillbaka har sektionen haft en beredningsorganisation bestående av fyra utskott (A-D) som tilldelats delar av det operativa utredningsarbetet och berett frågor åt styrelsen. En stor del av styrelseledamöterna under de här åren har varit verksamma i ett utskott och ofta även fungerat som sammankallande i sitt utskott. Utskotten har också fungerat som rekryteringsbas till sektionsstyrelsen. Utifrån demokratiutredningen (1999-2001) och den av demokratiutredningen föreslagna översynen av styrelsens arbete (2001) har framkommit att styrelsen på grund av hög arbetsbelastning och mycket operativt arbete inte kunnat prioritera och fokusera på de strategiska utvecklingsfrågorna i den grad som är önskvärt i en organisation av Amnestys storlek. I översynen av styrelsens arbete rekommenderades styrelsen att än tydligare utvecklas till att vara en uppdragsstyrelse där arbetet koncentreras till de strategiska frågorna och tydliga uppdrag läggs ut till operativt ansvariga. Som ett led i detta utvecklingsarbete föreslog översynskommittén att beredningen av styrelsens arbete bör förenklas och koncentreras i ett samlat beredningsuppdrag där styrelsen delegerar tydliga uppdrag åt operativt ansvariga som skall bereda styrelsens arbete i samverkan med aktuella grupper av aktivister inom rörelsen.

På sitt junimöte 2002 tog styrelsen beslut om att avskaffa utskotten och införa en ny beredningsorganisation bestående av tillfälliga uppdragsgrupper samt en av styrelsen årligen tillsatt internationell kommitté (AIK). Styrelsen beslutade också om en ny, icke beslutande, funktion för styrelsens arbetsutskott (AU) som har till uppgift att förbereda styrelsens möten.

Syftet med den nya beredningsorganisationen är att minska antalet beredningsformer och få en samlad beredningsorganisation, samt att minska styrelsens operativa arbete och stärka dess strategiska roll. Uppdragsgruppernas uppgift är att utifrån styrelsens direktiv göra utredningar och ta fram beslutsunderlag i olika frågor. Den internationell kommittén (AIK) skall fungera som remissinstans för internationella frågor, följa arbetet i de internationella permanenta grupperna, samt tillsammans med ICM-delegationen arbeta med förberedelser och uppföljning av ICM.

En fördel med uppdragsgrupper istället för utskott bedömdes av styrelsen vara att det skulle bli lättare att rekrytera aktivister till en tillfällig grupp med uppdrag att behandla ett specifikt uppdrag än till de permanenta utskotten. Styrelsen såg också en fördel i att uppdragen skulle komma att definieras av de frågor som skulle utredas och inte av utskottens definierade verksamhetsområden.

Farhågorna när det gäller den nya beredningsorganisation var att den skulle medföra en ökad arbetsbelastning för sekretariatets personal eftersom de skulle tilldelas ansvar för det operativa arbetet med att tillsätta och samordna uppdragsgrupperna. Här framhölls vikten av uppdragsgruppens, och särskilt den sammankallades, egna ansvar för arbetet. En annan farhåga var att arbetsbelastningen inom styrelsen skulle komma att öka eftersom det bedömdes kräva ett större helhetstänkande av styrelseledamöterna för att kunna förbereda beredningen av enskilda frågor och för att kunna överblicka konsekvenserna av många fristående lösningar. Det fanns också en oro för att antalet uppdrag i förhållande till utskotten skulle minska och att alltså färre frågor skulle beredas, vilket skulle få konsekvenser för styrelsens beslutsfattande. Styrelsen såg också en risk i att ett minskat antal uppdrag skulle leda till att färre aktivister engagerades i den nya beredningsorganisationen jämfört med det antal som arbetade i utskotten. När det gäller kostnader kunde styrelsen konstatera att de tidigare utskotten bara använt en mindre del av sin budget och att den nya beredningsorganisationen kunde komma att bli mer resurskrävande.


Syfte
Syftet med en internutredning av den nya beredningsorganisationen är att styrelsen i ett tidigt skede ska kunna se om den nya beredningsorganisationen drar åt fel håll och besluta om de förändringar som eventuellt krävs. Syftet med den interna utredningen är inte att alla frågeställningar skall besvaras utan att eventuella brister ska kunna åtgärdas så snart som möjligt. Frågeställningarna skall också ligga till grund för uppdraget att utvärdera den nya beredningsorganisationen, vilket utifrån styrelsens beslut på sitt septembermöte 2002 skall utföras av en extern uppdragsgrupp inom två år. Den externa uppdragsgruppen ska efter genomförd utvärdering och analys ge rekommendationer till styrelsen angående den fortsatta beredningsstrukturen.


Frågeställningar
Internutredningen och den externa uppdragsgrupp som tillsätts bör behandla följande frågor:

Rekrytering
Hur har rekryteringen av aktivister till uppdragsgrupperna gått till? Har det förekommit några urvalsprinciper när det gäller rekryteringen och i såfall vilka? Har det varit lättare att rekrytera aktivister till uppdragsgrupper än till de tidigare utskotten? Har uppdragsgrupperna präglats av mångfald avseende ålder, kön och etiskt ursprung? Har personer med den kompetens som eftersökts till de olika uppdragen kunnat rekryteras? Hur många personer utanför Amnesty har rekryteras till uppdragsgrupper (totalt och per uppdrag)?

Aktivister
Hur många aktivister har deltagit i uppdragsgrupperna (totalt och per uppdrag)? Vilka typer av uppdrag har engagerat flest aktivister? I hur hög grad har aktivisterna varit erfarna Amnestymedlemmar, kanske med tidigare erfarenhet från utskott eller förtroendeuppdrag, och i hur hög grad har ”nya” aktivister rekryterats till uppdragsgrupper? Har uppdragsgrupperna
fungerat som en inkörsport för nya aktivister? Har uppdragsgrupperna givit möjlighet till lärande? Har fler eller färre aktivister engagerats i uppdragsgrupper i förhållande till utskotten?

Styrelse
Har den nya beredningsorganisationen minskat styrelsens operativa arbete och medverkat till att förstärka styrelsens strategiska roll? Har den nya beredningsorganisationen medfört en ökad/minskad arbetsbelastning för styrelseledamöterna? Hur stor andel styrelseledmöter har deltagit i uppdragsgrupper (totalt och per uppdrag)? Vilka typer av uppdragsgrupper har styrelseledamöter deltagit i ? Har det i de fallen styrelseledamöter suttit med i uppdragsgrupper varit motiverat? Hur har rapporteringen till styrelsen från kontaktpersonerna för uppdragsgrupperna fungerat? Har den nya beredningsorganisationen lett till att medlemskåren fått en ökad/minskad insyn i styrelsens arbete?

Sekretariat
Har den nya beredningsorganisationen medfört en ökad/minskad arbetsbelastning för sekretariatets personal? Hur stor del av personalstyrkan har varit involverade i arbetet med den nya beredningsorganisationen?

Uppdrag
Hur många uppdrag har definierats? Hur många uppdragsgrupper har tillsatts? Har styrelsen varit för restriktiv/generös när det gäller definieringen av uppdrag? När på året har de olika uppdragen definierats och när har uppdragsgrupperna tillsatts? Har antalet uppdrag minskat eller ökat i förhållande till utskotten? Har den nya beredningsorganisationen med uppdragsgrupper medför ökade/minskade kostnader i förhållande till den tidigare beredningsorganisationen med utskott?

Uppdragsgruppernas arbete
Hur har uppdragsgruppernas arbete fungerat? Har uppdragsgrupperna fått klart formulerade direktiv från styrelsen? Har arbetet kommit igång på utsatt tid? Har arbetet slutförts på utsatt tid? I hur hög grad har uppdragsgrupperna slutfört sin uppdrag? Har uppdragsgrupperna upplösts efter uppdraget eller har de pålagts nya uppdrag? Har uppdragsgrupperna fått tillräckligt stöd från sekretariatet? Hur har kontakten mellan uppdragsgrupperna och styrelsens kontaktperson fungerat? Har uppdragsgrupperna fått tillräckligt med stöd från styrelsen genom kontaktpersonen?


AIK
Hur många uppdrag har AIK haft ( att jämföras med antalet besvarade enkäter tidigare år)? Hur många aktivister har deltagit i AIK:s adhoc-grupper? Hur många aktivister har deltagit i AIK:s nätverk? I hur hög grad har AIK fångat upp de medlemmar som har intresse för den internationella rörelsens arbete? Hur stor andel styrelseledamöter har deltagit i AIK:s arbete? Har AIK fått tillräckligt med stöd från styrelsen? Har AIK: haft en rimlig arbetsbelastning? I hur hög grad har AIK slutfört sina uppdrag? I hur hög grad har AIK lämnat sina uppdrag vidare? Hur stor insyn har medlemskåren i AIK:s arbete?

AU
Är ett icke-beslutande och enbart förberedande AU att föredra framför ett beslutande AU? Är kvaliteten på styrelseunderlagen på styrelseledamöternas underlag tillfredsställande trots att AU fått en nya roll? Har något gått förlorat i förändringen till ett enbart förberedande AU? Har det operativa arbetet för styrelseledamöterna ökat/ minskat genom förändringen av AU? Har det operativa arbetet för sekretariatet ökat/ minskat? Hur stor insyn har medlemskåren i AU:s arbete?

Förslag
Styrelsen föreslås genomföra en internutredning av den nya beredningsorganisationen under hösten 2003. Utredningen bör genomföras av en grupp på 3-5 personer bestående av representanter från styrelse och sekretariat. Gruppen föreslås inkomma med en rapport till styrelsens decembermöte 2003.


Förslag till beslut:

att tillsätta en internutredning av den nya beredningsorganisationen.

att uppdra åt sekretariatet att sätta samman en utredningsgrupp bestående av representanter från styrelse och sekretariat.

att interutredningsgruppen inkommer med en rapport till styrelsens decembermöte 2003.