Rev. samarbetsavtal mellan ABG och svenska sektionen Underlag till styrelsemöte 1-2 september 2002

Till: Styrelsen
Från: ABG
Datum. 13 september 2002

Samarbetsavtal mellan svenska sektionen av Amnesty International och Amnesty Business Group (rev 020812)

Inledning

Styrelsen för den svenska sektionen av Amnesty International har beslutat att samarbetet mellan specialgruppen Amnesty Business Group (nedan kallad "ABG") och den svenska sektionen av Amnesty International (nedan kallad "sektionen") skall regleras i ett separat avtal. Orsaken till detta är ABGs publika verksamhet och ekonomiska omslutning som väsentligt skiljer sig från andra specialgrupper, samt att ABG föreslås bedriva sin verksamhet inom den svenska sektionen som ideell förening med egna stadgar.

För att ABG ska kunna verka effektivt mot uppsatta mål krävs nära samarbete mellan sektionsstyrelsen, sekretariatet, ABG:s styrelse, anställda, aktivistgrupp en samt Advisory Council . ABG blir därmed en integrerad del av den svenska sektionen och ABGs arbete för att få företag att respektera de mänskliga rättigheterna en angelägenhet för hela sektionen. Det åligger således organisationenett gemensamt ansvar att stödja ABGs verksamhet.

Samarbete sektionen - ABG

ABGs stadgar skall i allt väsentligt ansluta till stadgarna för sektionen avseende övergripande mål och syfte och skall godkännas av sektionens styrelse. Sektionsstyrelsens mandat över en specialgrupp och dess medlemmar verksamma inom sektionen regleras i sektionens stadgar § 5.2.

I övrigt gäller för ABG de riktlinjer för specialgruppers arbete som sektionen antagit.

ABG finansieras huvudsakligen genom avgifter från de i Business Forum medverkande företagen , i huvudsak större svenska företag med internationell verksamhet. Avgiften skall främst täcka kostnader för personal, aktiviteter, resor och service. Av ett eventuellt ekonomiskt överskott skall en viss del tillfalla sektionen som årligt bidrag efter beslut av ABGs styrelse. Med överskott avses det belopp som ABG betalar efter det att personal- och andra kostnader täckts. Tio procent av de aktuella avgifterna går direkt till sektionen vid faktureringstillfället.

Om ett företag utesluts ur Business Forum efter beslut av ABGs eller sektionens styrelse, återbetalas ej av företaget erlagd avgift .

ABG skall årligen inkomma med förslag till verksamhetsplan och budget som godkänns av sektionsstyrelsen.

ABG skall upprätta en separat årsredovisning.

ABGs personal

ABGs personal skall formellt vara anställd av sektionen. Sektionen får därmed arbetsgivaransvar. Arbetsgivaransvaret utövas ytterst av generalsekreteraren. Sekretariatet ombesörjer all personal- och löneadministration.
ABG betalar lönekostnaderna för sin personal månadsvis till sektionen. Lönekostnaderna innefattar direkt lön, arbetsgivaravgifter och pensionskostnader.
Administration

ABG skall kostnadsfritt ha tillgång till samma "grundtjänster" som andra specialgrupper . Dessa innefattar rådgivning, viss administration, tillgång till konferensrum och vissa andra gemensamma utrymmen på sekretariatet. Sektionen skall dessutom ge ABG möjlighet att förfoga över permanent kontorsutrymme inklusive datorutrustning/stöd och kontorsmöbler på sekretariatet.

Om personalen eller frivilliga inom ABG inte kan utföra allt nödvändigt administrativt arbete kan detta eventuellt uföras av andra anställda på sekretariatet. Generalsekreteraren beslutar om detta.

Övriga kostnader

ABG ersätter sektionen för löpande kostnader avseende kontorsmaterial, kopiering, telefoni samt portokostnader. Sektionen avgör hur kostnadsersättningen skall beräknas. ABG betalar för specialbeställningar av trycksaker och kostnader för egna trycksaker.

Revision av ABG

ABG skall ha två revisorer. En revisor skall utses av ABGs årsmöte och en av sektionens styrelse. Sekretariatsanställd som sköter ABGs redovisning får inte vara revisor i ABG. Styrelseledamot i ABG får inte vara revisor i ABG.

Utåtriktad verksamhet och insamling av avgifter

ABG äger rätt att samarbeta och bedriva aktiv insamling från företag enligt överenskommen förteckning. Eventuella kontakter mellan sektionen och dessa företag skall tas i samråd med ABG. Om ABG vill komma i kontakt med andra företag än dessa skall detta ske i samråd medsekretariatets fundraisingteam. Detta för att undvika dubbelbearbetning av ett och samma företag.

Media- och annonskampanjer från ABG skall alltid godkännas av generalsekreteraren. Kontakter med media i syfte att be om annonsutrymme skall alltid ske i samråd med sekretariatets fundraisingteam för att undvika dubbelbearbetning. Generalsekreteraren äger rätten att fatta beslut om hur, när och vilka media som ska kontaktas i annonseringssyfte. Detta för att samordna med övrig Amnestyannonsering.

ABGs informationsmaterial med extern spridning, såsom broschyrer och foldrar, skall alltid slutligen godkännas av generalsekreteraren.

ABG förbinder sig att följa samma princip för annonsering som sektionen, d v s att all annonsering sker på kostnadsfri basis. Betalning för annonsutrymme får ej utgå. Undantaget från denna princip är rekryteringsannonser. Om sektionens princip förändras gäller motsvarande förändring för ABG.

Revidering av avtalet

Avtalet förlängs automatiskt på ett år i taget om inte endera parten begärt omförhandling före den 1 november varje år.