Granskningskommitténs rapport till årsmötet 2002 Underlag till styrelsemöte 1-2 september 2002

1. Inledning

Granskningskommitténs uppdrag, enligt beslut på årsmötet 1996, är att genomföra en granskning av
sektionens verksamhet, förvaltning och räkenskaper. Arbetsfördelningen mellan sektionens revisorer
och Granskningskommittén innebär att revisorerna genomför räkenskapsrevision, medan
Granskningskommittén inriktar sig på förvaltningsrevision.

Syftet med granskningen är att genom konstruktiv kritik av sektionens och Amnestyfondens styrelser
samt annan formell och informell verksamhet inom svenska sektionen, bidra till den demokratiska
processen. I uppdraget ingår att kontinuerligt följa verksamheten.

Granskningskommitténs arbete sker främst utifrån skrivna dokument, men även muntlig information
har inhämtats, så att verksamheten löpande kan utvärderas och snabbt rapporteras till berörda
personer. Händelser och protokoll från mars 2001 till början av mars 2002 har granskats.

Granskningskommittén har från juni 2001 till mars 2002 haft fyra möten, varav två i Stockholm, ett i
Göteborg och ett i Malmö.


2. Granskning av sektionsstyrelsens arbete

Arbetsformer och agerande

Granskningskommittén har granskat samtliga protokoll från sektionens styrelse och arbetsutskott
(AU) under tiden mars 2001 till februari 2002. Protokollen har varit tydliga och rutinerna kring
dem har fungerat tillfredsställande. Det har varit lätt att ta del av de frågor som styrelsen har
diskuterat och fattat beslut om. Protokollen har visat på ett konstruktivt och fungerande
styrelsearbete. Styrelsens utvärderingssamtal bekräftade det goda arbetsklimatet.

Enligt beslut på årsmötet 2001 har en arbetsgrupp på tre personer arbetat med en översyn av
styrelsens arbete i syfte att minska arbetsbördan. Till styrelsens decembermöte förra året lade gruppen
fram en genomarbetad och konstruktiv rapport med tio rekommendationer, som styrelsen under året
har diskuterat. Rapport om vilka åtgärder som är genomförda eller skall genomföras kommer till
årsmötet i år.


Utskotten

Tidigare rapporter har konstaterat att utskottsarbetet har kommit igång alltför sent.
Granskningskommittén konstaterar att arbetet i utskotten har förbättrats. Tillsättningen av
utskottsmedlemmar och själva arbetet kom igång tidigare än föregående år. Direktiv för utskotten
antogs redan på styrelsens junimöte förra året. Däremot saknar Granskningskommittén
utskottsprotokoll från innevarande år. I skrivande stund föreligger anteckningar endast från C- och
D-utskotten för 2002.
Vad gäller utskottsarbetet konstaterar Granskningskommittén att styrelsen diskuterar en ny
beredningsorganisation, som bland annat innebär att ”uppdragsgrupper” för tillfälliga utredningar och
permanenta kommittéer för ständiga bevakningsområden inrättas i stället för utskott.


Uppföljning av årsmötesbeslut

Granskningen av styrelsens agerande med avseende på beslut från årsmötet 2001 har inte gett upphov
till några kommentarer. Flertalet av besluten är genomförda eller är på gång att genomföras. Till
årsmötet i år kommer styrelsen att avlägga rapport om hur ett antal beslut har genomförts.


Granskning av bokslut

Intäkter

Årets resultat är oroväckande på åtminstone två punkter. Den första är det stora totala underskottet på
6,5 miljoner kronor (Mkr), där styrelsen redan i budgetberedningen tog drygt 4 Mkr från
Humanfondsreserven och varifrån ytterligare 2,4 Mkr nu måste hämtas. Den andra är att flera
intäktsslag, bland andra medlemsavgifter och gruppavgifter samt gåvor och bidrag, inte har nått
upp till budgeterade nivåer, vilket är illavarslande.

Granskningskommittén varnade redan vid budgetmötet år 2000 för att öka utgifterna i den
utsträckning som föreslogs, men fick inget gehör för detta.

Kostnader

Positivt, ur ekonomisk synvinkel, är att styrelse och sekretariat har lyckats hålla nere kostnaderna
med drygt 2 Mkr mot budget. Om så inte hade skett, hade den ekonomiska situationen varit än värre.
Vad gäller övriga enskilda kostnadsposter har Granskningskommittén inget att anföra. Vi inser att det
har varit ett tufft år för styrelse och sekretariat ur ekonomisk synvinkel. Att ta på sig för stora
”spenderbyxor” sätter sina spår även för innevarande år.

Granskningskommittén anser att bokslutet som helhet är mycket överskådligt, för att inte säga
förnämligt upplagt och redovisat.


Granskning av budget 2002

Det av styrelsen framlagda förslag till budget för 2002, som diskuterades på budgetmötet i
november förra året, ansåg Granskningskommittén var för hög. Vi föreslog att styrelsen skulle
presentera en balanserad budget på 38 Mkr, för att inte ytterligare urholka sektionens ekonomi.
Ej heller detta förslag fick gehör på budgetmötet eller från styrelsen. Vi står därför inför ett år där
ytterligare medel tas från reserverna, samtidigt som kursfallet fortsätter, vilket kan medföra än mindre
bidrag från Humanfondens sparare. Detta är allvarligt!

Granskningskommittén har under flera år påmint om det beslut som togs 1997 om en ny
budgetmodell. Det måste vara dags att införa den nu. Budgeten skall innehålla en översikt över
det gångna året, innevarande år och de två kommande åren, inte en enkel ekonomisk plan som den
som lades fram för budgetmötet.
Budgeten bör också utformas så att kopplingarna till handlingsplanen blir tydligare och så att man
vid uppföljningar kan se utfall inom genomförda kampanjer och aktiviteter, med andra ord vad man
får för pengarna.


Uppföljning av styrelseprotokoll

Följande paragrafer har varit föremål för särskild granskning:

§ 169 (3-4 mars 2001) Arbetsmiljön på sekretariatet
Paragrafen behandlade Översynskommitténs rekommendationer. En av dessa rekommenderade
styrelsen att snarast åtgärda problemet med arbetsmiljön på sekretariatet och att organisationen på
sekretariatet borde ses över. Granskningskommittén konstaterar att den psykosociala arbetsmiljön
har förbättrats, samtidigt som den fysiska miljön på grund av ombyggnad under hösten och
flyttförberedelser, har varit mycket dålig. Den höga personalomsättningen tycks vara på väg att
minska.
Sekretariatet genomförde under förra året en omorganisation, som syftade till en bättre arbetsmiljö.
Där finns en arbetsmiljögrupp och utvecklingssamtal genomförs kontinuerligt. Personalen ges
möjlighet till friskvård genom Företagshälsovården.
Granskningskommittén betonar vikten av att ständigt bevaka och utveckla detta arbete och
konstaterar, efter kontakt med sektionens ordförande och generalsekreterare, att det även är deras
uppfattning.

§ 190 (3 maj 2001) IT-strategi
Under en följd av år har sektionens IT-strategi diskuterats. C-utskottet gjorde en utredning, som
behandlades av styrelsen 1998. Sedan dess har ingenting hänt, utom att Granskningskommittén har
anmärkt på att ingenting hänt.
Enligt protokoll från den 3 maj 2001 skulle ett diskussionsunderlag kring IT-frågan presenteras och
diskuteras på styrelsens utbildningshelg i oktober 2001. Underlaget blev inte klart, men styrelsen
diskuterade IT-frågan på utbildningshelgen.
Trots att beslut om en IT-strategi saknats, har mycket av utredningens intentioner genomförts under
åren.
Styrelsen tog på marsmötet i år beslut om en ny kommunikativ plattform, varifrån en mediapolicy och
en separat och anpassad IT-strategi skall utarbetas.
Granskningskommittén anser sig nöjd med det beskedet. Samtidigt skall ju beslut verkställas.
Därför bör styrelsen formellt fatta beslut om för att avföra den tidigare IT-frågan från dagordningen.

§ 64 (22-23 september 2001) Utvärdering insamlingsprojekt region Väst
Utvärderingen av det ettåriga insamlingsprojektet var starkt försenad och visade inga mätbara
effekter. Granskningskommittén understryker att det är av största vikt att sådana projekt i
framtiden förankras lokalt innan beslut fattas, vilket även styrelsen och sekretariatet har
poängterat. Dessutom bör projektplanen innehålla en ordentlig uppdrags- och arbetsbeskrivning
samt riktlinjer för utvärdering och uppföljning.

§ 75 (15-16 december 2001) Rapport från sekretariatet
Paragrafen innehöll bland annat en rapport om negativa reaktioner på Amnestys deltagande i en
manifestation den 24 oktober. Med tanke på dessa reaktioner och en ovisshet beträffande
Amnestys samarbete med andra organisationer, anser Granskningskommittén att det vore dags att
se över befintliga riktlinjer, vilket har visat sig, redan är på gång. Styrelsen och sekretariatet
svarade på kritiken och gav anvisningar till grupper och distrikt hur man skall hantera liknande
situationer.

§ 79 (15-16 december 2001) Idémöte sektionen-fonden
Ett idémöte om samverkan hade ställts in på grund av för få anmälda och frågan om en
samverkansgrupp bordlades. Granskningskommittén anser att arbetet med frågan om samverkan
mellan sektionen och Amnestyfonden är mycket angelägen och beklagar förseningen.


Handlingsplanen 2000-2004

Sekretariatet har genomfört en utvärdering av den rådande handlingsplanen. Styrelsen diskuterade det
fortsatta handlingsplanearbetet på sitt marsmöte i år och tillsatte en grupp för arbetet med kommande
handlingsplan från 2004.

Den nu rådande handlingsplanen har sex huvudmål:
1. Bekämpa tortyr och dödsstraffet
2. Arbeta mor övergrepp som drabbar kvinnor
3. Stärka asylrätten och flyktingars rättigheter
4. Agera för människorättsförsvarare
5. Öka aktivismen
6. Effektivare fundraising

Generellt kan sägas att handlingsplanen följs och att den fungerar bra, framför allt som ett
styrdokument för sekretariatet. Av de sex huvudmålen har man kommit i gång väl med arbetet
mot tortyr och för flyktingar. Arbetet mot övergrepp som drabbar kvinnor har inte prioriterats,
inte heller aktioner för människorättsförsvarare. När det gäller att öka aktivismen och att
effektivisera insamlingsverksamheten, är det tveksamt om målen kan nås.

Tabellen visar utvecklingen av intäkter, antal medlemmar och grupper de senaste tre åren: