IT-gruppens framtid Underlag till styrelsemöte 1-2 september 1996

Från: C-utskottet
Till: Styrelsen
Datum: 1996-09-15

IT-GRUPPENS FRAMTID

Bakgrund: Under två års tid har det nu i sektionen funnits en IT-grupp. Det arbete som gruppen har utfört är att ta fram en IT-strategi för den svenska sektionen, fungera som remissinstans för äskande av inköp av datorer, samt framtagande av en intern tidskrift för sektionen rörande IT-frågor. Resultatet av denna grupp inte är speciellt imponerande.

Vid en snabb analys har sammankallande kommit fram till att detta beror på ett antal faktorer.

Gruppens plats i organisationen.
Den har haft en diffus status som medfört att arbetsuppgifterna har varit diffusa. Avgränsningarna har varit oklara. Vad skall gruppen arbeta med och vad skall den inte arbeta med. Resultatet har blivit att det varken blivit hackat eller malet.

Fokusering på tekniken istället för funktionen.
Vi har fallit i fällan att fokusera oss på tekniken istället för funktionen. M a o har vi sysslat med Informations teknologi istället för Informations teknik

Felaktig sammansättning av gruppen.
Vi har samtliga personer i gruppen till största delen haft kompetensen kring ADB-utveckling. Däremot har vi inte haft någon person med informatörsutbildning. Ett annat exempel på denna felaktiga sammansättning är framtagandet av vår IT-strategi. Arbetet med denna strategi var under långa tider förlamat p g a att gruppen till en stor del bestod avrepresentanter för Internet- och BBS-systemen. P g a den upplevda konkurrenssituationen uppstod många onödiga låsningar som inte hade blivit om gruppen hade haft en bredare sammansättning.

Med dessa erfarenheter i bagaget har vi kommit fram till att vi vill ändra på en hel del för framtiden, avseende både gruppens status, gruppens sammansättning och dess arbetsuppgifter.



DEN NYA IT-GRUPPEN

När IT-gruppen tillsattes vara andemeningen att gruppen skulle vara en spjutspetsgrupp, med personer som hade speciell IT-kompetens. Denna grupp hade som sin viktigaste uppgift att ta fram en IT-strategi för den svenska sektionen. Nu när detta är gjort, är den viktigaste uppgiften denna grupp har är att se till att sektionens IT-strategi genomförs och följs. För att den skall göra detta måste gruppen ha möjligheter att få yttra sig över förslag rörande IT-beslut och investeringar i sektionen över en viss angiven summa, d.v.s en remissinstans. Vidare skall gruppen beredas möjlighet att yttra sig över sekretariatets förslag till IT-budget. Genom att få denna direkta möjlighet att påverka får gruppen en mer definierad plats i sektionen och bättre möjligheter att genomföra sektionens IT-strategi. Visserligen är det styrelsens uppgift att se till att IT-strategin genomförs, men denna uppgift bör delegeras. Anledningen är att detta kräver en viss kompetens, en kompetens som man inte kan kräva att styrelsen skall besitta.

Gruppen skall vara en rådgivande instans inom sektionen för distrikt och grupper, men även styrelse och sekretariat skall kunna vända sig hit. Den skall ha en sådan kompetens så att den kan vara behjälplig i upphandlingar. Vidare skall den kunna hjälpa till med att analysera befintliga informationsprocesser på uppdrag av styrelsen. Ett utmärkt exempel på detta är att få fram riktlinjer för en ny verksamhetsrapportering. Ett annat exempel är att gruppen kan studera hur sektionen kan vidareutveckla användandet av våra hemsidor på Internet.

Gruppen skall också hålla sig informerad om utvecklingen på IT-området, både internationellt inom rörelsen och utanför rörelsen. Den skall ligga ett steg före och förmedla information om nyheter på IT-området. Ett sätt är att informera genom ett informationsblad som skall ges ut en gång i kvartalet.

Denna utökning av arbetsuppgifter innebär att kompetens i den nuvarande gruppen måste vidgas, innebärande att vi måste få med personer med yrkeskunnande inom områden som information, kommunikation och IT. IT-gruppen bör bestå av ca 6 personer. I gruppen bör ingå representant/representanter från sekretariatet. Organisatoriskt skall gruppen vara en undergrupp till C-utskottet. Gruppen rapporterar direkt till styrelsen.

Förslag till Direktiv:
-Att vara en remissinstans, och ges möjligheter att yttra sig över förslag rörande IT-beslut och investeringar i sektionen över en viss angiven summa. Vidare skall gruppen beredas möjlighet att yttra sig över sekretariatets förslag till IT-budget.

-Att verka för att sektionens IT-strategi genomförs. Den skall också arbeta med att revidera och vidareutveckla sektionens strategi.

-Att bevaka och kontinuerligt informera om vad som händer på området inom sektionen och internationellt. Detta skall ske bl a genom att ge ut en informationsskrift 4 gånger/året.

-Att vara en rådgivande instans inom sektionen för distrikt och grupper, men även styrelse och sekretariat skall kunna vända sig hit.

-Att på uppdrag av styrelsen kunna hjälpa till med att analysera befintliga informationsprocesser.

FÖRSLAG TILL BESLUT:

- Att en ny IT-grupp bildas.
- Att IT-gruppen utgör en undergrupp till C-utskottet.
- Att IT-gruppen arbetar enligt ovan föreslagna direktiv.
- Att Christer Nordberg utses som sammankallande, samt att han i samråd med ordföranden och generalsekreteraren bestämmer sammansättningen av en sådan IT-grupp.
- Att medel avsätts för gruppen.